Wichtige Informationen zur Erasmusförderung

Stand: Februar 2016
Wichtige Hinweise zur ERASMUS – Studienbeihilfe
(SMS) 2016/17
Informationen zum Auszahlungsverfahren und den einzureichenden
Unterlagen (bitte genau lesen!)
Die Förderung des Auslandsstudiums durch das Erasmus-Programm umfaßt zum
einen den Erlaß der Studiengebühren an unseren Erasmus-Partnerhochschulen
im Ausland, und zum anderen eine finanzielle Förderung aus EU-Mitteln, welche in
zwei Raten ausbezahlt wird:
1. Rate
Um die erste Rate zu erhalten, müssen die folgenden Unterlagen vor der Abreise
vollständig und unterschrieben im International Office der Universität Bayreuth
abgegeben werden.
Diese sind:





Zulassungsbescheid (Letter of Acceptance) oder entsprechende E-Mail der
Partneruniversität
Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung der Universität Bayreuth
Unterschriebene Annahmeerklärung
Vorläufiges Learning Agreement (d.h. vollständig ausgefüllt und von Euch und
dem Bayreuther Fachkoordinatoren unterschrieben)
Antrag auf 2. Rate
Unmittelbar nach der Ankunft
 das Ankunftsdokument (Arrival-Form) an der Gastuniversität ausfüllen und
unterzeichnen
lassen
und
per
E-mail
senden
an
[email protected]
 Das Learning Agreement an der Gasthochschule unterzeichnen lassen und
per E-mail senden an o.a. Adresse.
 Im Falle von Änderungen diese im Abschnitt „During the Mobility“ (Changes)
des Learning Agreements entsprechend angeben, an der Gasthochschule
unterzeichnen lassen und per E-mail nach Bayreuth schicken (Adresse s.o.)
Je nach Zielland
Studienaufenthalte:

gelten
folgende
voraussichtliche
Förderbeträge
für
Gruppe 1 (monatlich circa 300 Euro): Dänemark, Finnland, Frankreich,
Großbritannien, Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich,
Schweden.
1


Gruppe 2 (monatlich circa 240 Euro): Belgien, Griechenland, Island, Kroatien,
Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei,
Zypern.
Gruppe 3 (monatlich circa 180 Euro): Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen,
Malta, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Polen, Rumänien,
Slowakei, Ungarn.
Beachte: Diese Zahlen sind nicht verbindlich und nur eine Schätzung aufgrund der
von der EU zu erwartenden Fördergelder!
In der ersten Rate werden von den o.a. Förderbeträgen circa 70% ausbezahlt.
Durch die zweite Rate werden im Anschluss an den Auslandsaufenthalt und nach
Eingang
aller
relevanten
Dokumente
die
verbleibenden
30%
der
Gesamtfördersumme ausbezahlt. Maßgebend für die endgültige Berechnung der
Fördersumme ist die tatsächliche, taggenaue Aufenthaltsdauer, die die
ausländische Gasthochschule (durch das Certificate of Arrival sowie die Letter of
Confirmation) bestätigt. Dieser tatsächliche Förderanspruch wird dann in der zweiten
Ratenzahlung mit der ersten Rate verrechnet. Die erste Rate ist damit lediglich eine
Vorauszahlung auf den endgültigen Anspruch und legt nur die geplante
Aufenthaltszeit zugrunde!
2. Rate
Um die zweite Rate zu erhalten, müssen innerhalb von vier Wochen nach
Beendigung des Auslandsaufenthalts die restlichen Unterlagen im International
Office abgegeben werden.
Diese sind:







Letter of Enrolment (Immatrikulationsbescheinigung der Partneruniversität,
ersatzweise Kopie des Studentenausweises der Gastuniversität o.ä.)
Letter of Confirmation, von der Gasthochschule unterschrieben (bestätigt
die Beendigung des Auslandsstudiums)
Erfahrungsbericht (eigener Text, s. Hinweisblatt auf der Dokumente-Seite)
gegebenenfalls eine Bestätigung über Sprachkurse, die vor oder nach dem
Erasmus-Aufenthalt an der Partnerhochschule absolviert wurden (mehr dazu
s.u.)
Teil III des Learning Agreements („After the Mobility“), von der
Gasthochschule unterschrieben ODER
Transcript of Records in Kopie (Zeugnis der erbrachten Leistungen an der
Partnerhochschule).
Dieses braucht traditionell etwas länger (in der Regel 6 Wochen oder mehr)
und kann daher nachgereicht werden!
Zusätzlich wird von der EU ein online-Erfahrungsbericht (sog. LLP-survey) in
einer separaten Email einige Wochen nach Eurer Rückkehr angefordert
werden (Absenderadresse: ec.europa.eu) und muß verpflichtend ausgefüllt
und versandt werden (Fördervoraussetzung!). Dieser hat nichts mit den oben
2
aufgeführten Unterlagen zu tun, und muß daher weder in Papier noch
elektronisch im International Office abgegeben werden.
Sobald uns diese Dokumente vorliegen, wird - nach Eingang der EU-Fördergelder der Restbetrag (die zweite Rate) überwiesen (vss. Juni 2017). Bis dahin bitten wir,
von dahingehenden Rückfragen abzusehen!
Um einen reibungslosen und möglichst schnellen Ablauf der Auszahlungen zu
gewährleisten, bitten wir Euch, folgende Punkte unbedingt zu beachten:
1. Ausfüllen und Rücksenden der Formulare
Alle Formulare sind über die Homepage des International Office  DokumenteSeite als Downloads verfügbar. Bitte füllt die Annahmeerklärung vollständig aus,
unterschreibt sie auf der letzten Seite und sendet sie zusammen mit der Letter of
Acceptance, der Immatrikulationsbescheinigung der Uni Bayreuth und dem von
Euch UND dem Bayreuther Fachkoordinatoren Eures Studiengangs
unterschriebenen Learning Agreement vor der Abreise an das International
Office der Universität Bayreuth, z.Hd. Frau Wischnat, Zimmer 1.89.
Unvollständig ausgefüllte oder abgegebene Unterlagen werden nicht bearbeitet!
2. Rückerstattung der Auslandsbeihilfe
Gegenüber dem DAAD und der EU muss das International Office die
ausgezahlten Fördergelder u.a. durch die Vollständigkeit der Förderunterlagen
nachweisen. Sollten die Unterlagen für die 2. Rate bis Ende August 2017 nicht
vollständig abgegeben worden sein, so müssen wir die gesamte Auslandsbeihilfe
zurückfordern.
Ebenso verhält es sich, wenn Ihr den LLP-survey, der von der EU direkt per Email angefordert wird (s.o.) nicht bearbeitet!
3. Sprachkurse im Ausland
Falls Ihr unmittelbar vor Beginn des Auslandsstudiums an einem Sprachkurs im
Gastland teilnehmt, lasst Euch die Teilnahme, Dauer und die Ergebnisse des
Kurses ebenfalls bestätigen und reicht uns diese Bescheinigung mit den übrigen
Unterlagen ein. Damit verlängert sich die Förderdauer um die Dauer des
Sprachkurses.
Eine Kostenübernahme für den Kurs selbst erfolgt jedoch nicht!
4. Verpflichtender Online-Sprachtest
Die EU möchte sich über zwei Online-Sprachtests, die einmal zu Beginn und
einmal nach Eurem Auslandsaufenthalt durchzuführen sind, über die
sprachlichen Fortschritte informieren, die durch ein Auslandsstudium oder –
praktikum erzielt werden. Der Test ist verpflichtend für alle Erasmus+ Studenten
und Praktikanten und wird rein online durchgeführt. Hierzu bekommt Ihr direkt von
der EU eine email (Absender: Erasmus+ Notification System
[email protected]) mit den persönlichen Zugangsdaten für den Test
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sowie weiteren Erläuterungen. Eure Ergebnisse werden jedoch nicht an die
Gastuniversitäten weitergeleitet und haben auch keinen Einfluß auf Euren
Erasmus-Studienplatz!
5.
Bericht über den Auslandsstudienaufenthalt
Es sind folgende Berichte über den Auslandstudienaufenthalt erforderlich:
-
6.
Euer eigener Erfahrungsbericht (Hinweisblatt dazu s. Dokumente-Seite)
Der online LLP-survey der EU (s.o.)
Verlängerung des Auslandsstudienaufenthaltes
Falls Ihr Euren Studienaufenthalt an der ausländischen Hochschule verlängern
wollt, muss die Antragstellung hierfür per E-mail bis spätestens zum 31. Januar
2017 beim International Office der Universität Bayreuth (Frau Wischnat –
[email protected]) erfolgen. Eine Zusage für die
Verlängerung der Beihilfe kann nur erfolgen, wenn noch Restmittel zur Verfügung
stehen. Des Weiteren ist für die Verlängerung des Aufenthaltes die Zustimmung
der
Gasthochschule
erforderlich
(E-Mail
reicht
aus).
Beachtet bitte, dass die Förderhöchstdauer 12 Monate beträgt und der
Förderzeitraum zwischen August 2016 und September 2017 liegen muss!
7. Korrespondenz während des Auslandsaufenthaltes
Ihr könnt auch aus dem Ausland jederzeit mit dem International Office der
Universität Bayreuth in Kontakt treten über [email protected]
oder per Telefon: 0049 921 55 5320.
Bitte
beachtet
aber,
daß
wir
aus
Kapazitätsgründen
keine
Eingangsbestätigungen über erhaltene Unterlagen versenden und Fragen
nach der Vollständigkeit Eurer Unterlagen nicht beantworten können. Wenn
Ihr sichergehen wollt, verwendet die automatische Lesebestätigungs-Funktion
Eures E-mail-Providers und verschafft Euch selbst einen Überblick über die
bereits eingereichten und noch einzureichenden Dokumente!
8. Wichtige Termine
bis 31.10.2016
Abgabe der Unterlagen für die 1. Rate (WS)
bis 31.01.2017
Abgabe der Unterlagen für die 1. Rate (SoSe)
bis 31.01.2017
Anträge auf Verlängerung des Auslandsaufenthaltes
outgoing-[email protected]
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bis 15.08.2017 (nur
SoSe!), sonst 4
Wochen nach
Rückkehr!
vollständige Unterlagen für die 2. Rate an folgende Adresse:
Universität Bayreuth
International Office
Frau Dorothea Wischnat (Zi. 1.89)
Universitätsstr. 30
95447 Bayreuth
Nach dem
Auslandsaufenthalt
2. OLS-Online-Sprachtest sowie EU-LLP-survey (beide
werden direkt per email von der EU angefordert!) Bitte ggfs.
auch im Spamordner nachschauen!
Alle Unterlagen können unter „ERASMUS - Studium SMS“ jederzeit von der
Homepage des International Office heruntergeladen werden:
http://www.international-office.uni-bayreuth.de/de/02_Documents/index.html
9. Anmerkung zum Auslands-BAföG:
Eine Förderung des Auslandsaufenthaltes durch Auslands-BAföG kann auch dann
möglich sein, wenn kein Anspruch auf Inlands-BAföG besteht.
Grundsätzlich bleiben 300 € pro Monat an ERASMUS- oder sonstigen Stipendien auf
die Höhe des BAföGs anrechnungsfrei. Darüber hinausgehende Zahlungen werden
als Einkommen angerechnet.
Genauere Infos hierzu erteilen die entsprechenden BAföG-Behörden, die in ihrer
Zuständigkeit vom Zielland des Studienaufenthaltes abhängig sind:
http://www.bafög.de/de/ausland---studium-schulische-ausbildung-praktika-441.php
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