【台帳】算定基礎届処理マニュアル - Plus 新着情報

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平成25年度版
【台帳】算定基礎届処理マニュアル
Cells
〒 485-0014 愛知県小牧市安田町190
電子申請操作はP19~
営業時間 午前9時~午後6時
サポートセンターお問合せ E-mail info@cells.co.jp
FAX 0568-76-7432
算定処理の流れ
Step1
2012年度の4,5,6月の給与デー
タを被保険者ごとに入力
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Step2
「全ての処理ファイル」
から算定基礎届を起動
Step3
「算定入力」ボタンから被保険
者を抽出し、データを編集
Step4
データを保存し、算定基礎届
を印刷
z STEP3のデータ編集では支払基礎日数や現物支給の入力、7月変該当者の削除など
をおこないます。
z 保存したデータを利用して電子申請に使用したり、9月には個人の標準報酬の変更に
使用します。
2
事前準備
算定処理に必要な個⼈情報、給与データの確認
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1.個人情報に、算定処理に必要な項
目が入力されているか確認します。
算定処理の入力必須項目
✔
✔
✔
✔
✔
✔
✔
✔
氏名
フリガナ(※半角 電子申請の場合必須)
健保№
種別
生年月日
社会保険取得日(暫定的な日付で可)
改定年月
健保/厚年の標準報酬(国保加入や70歳以上被保険者は片方は空欄可)
2.給与データに、算定対象となる3
カ月の給与データを入力しておき
ます。
z 「台帳」では給与データを締日ベースで登録することを推奨している
ため、翌月支給の事業所においては、給与データを前年度の3月と
今年度の4,5月を使用する場合があります。
3
算定対象者の抽出
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1.事業所台帳画面の「全ての処理ファ
イル」から算定基礎届を起動します。
暫定的に各月の暦日を表示
しています。末締以外の場合
は手入力で変更します。
2.「算定入力」ボタンをクリックし、暫定
的な支払基礎日数を入力して「実行」
すると、算定対象者が抽出されます。
z 「算定入力」集計フォームの暫定支払基礎日数は全員に適用されます。日給
者・時給者が多い場合は実労働日数を入力したほうが、後で被保険者ごとの支
払基礎日数を変更する作業が少なくなります。
z 事業所台帳の処理年度が2013年度になっていないと、「算定入力」集計時に確
認のメッセージが表示されます。
z 翌月支払いの給与データで、前年度の3月、今年度の4,5月給与データを使用
する場合は集計フォームの「A 台帳の給与データは「3,4,5月」を適用する」に
チェックを入れてください。
z 社保喪失日が入力されていない被保険者を抽出していますが、7月2日以降に
社保喪失日が登録されている被保険者も抽出する場合は「E 算定基礎届の対
象は7月1日現在の…」にチェックを入れてください。
z 被保険者として抽出される条件は、事業所台帳の給与データにおいて「健保№
があり、社会保険取得日H25/5/31までであり、社会保険取得日が入力されてい
ないこと」です。
4
算定データ画⾯の構成
算定データの
編集関係機能
印刷機能
保存
関係
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その他の
帳票関係
電子申請や磁気
媒体申請に使用
する特有項目
健保№、台帳№、
社員№のいずれ
かに並び替え
70歳以上被用者は行が網掛けで表示
されます。
薄緑…S12.4.2以降生まれで、7月1日
時点で70歳を越える被保険者
黄色…75歳以上で70歳以上被用者算
定基礎届のみ提出する被保険者
等級差が2以上ある被保険者は
月変確認のため赤(降給)、もし
くは青(昇給)で表示しています。
年間報酬の平均
で算定をした場合
の標準報酬資料
z シート上で直接編集できる箇所は、カーソルを置くことができます。自動計算箇所等は保護がかかっており、カーソルを置いて直接編集することは
できません。
直接編集箇所:4-6月現物に寄るものの額、遡及支払額、昇(降)給差の月額、昇(降)給年月、備考
z 固定的賃金の変更があり、かつ2等級以上の変動があるデータには月変該当欄に『○』が表示されます。2等級以上の変動があるだけのデータに
は月変候補対象として『△』が表示されます。
なお、固定的賃金の変更は、事業所ファイル→給与データ画面の「給与入力」ボタンで設定します。
5
算定データの編集①
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算定対象者データが抽出された
ら、「日数等入力」ボタンから基
礎日数の変更や現物支給額、
備考欄に記載すべき内容を入
力します。
基礎日数が3か月とも17日未満のパートはチェック
パートにチェックをつけると、基礎日数が15日以上の月を
算定の対象月として計算します。ただし、1カ月でも17日以
上の月がある場合はチェックをつけません(備考欄には
“パート”と手入力して下さい)。
z 昇(降)給年月は「日数等入力」フォーム上では入力できません。算定データ画面を右側へスクロールし、シート上に直接入力してください。
z 備考には、よく使われる文言がリスト選択できます。該当する内容がない場合は手入力して下さい。
z 定期代が特定月にまとめて支給されている場合は、「日数等入力」フォーム上の“金銭による”欄の額を変更して下さい。算定データのシート上で
は直接編集できません。
6
算定データの編集②
中途⼊社や7⽉変該当者がいる場合
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中途入社の編集:
「対象データ編集」ボタンで、1年以内の社会保
険取得者がリストアップされます。4・5月の取得
者で算定に算入しない給与月があればクリアし
ます。
対象にしない月を「クリア」して実行
7月変該当者を削除:
「データ削除」ボタンで、7月変の該当者や算定
対象ではない被保険者を選択して削除します。
z 月変の記号は、固定的賃金の変更があり、かつ2等級以上
の変動があるデータには月変該当欄に『○』が表示されま
す。2等級以上の変動があるだけのデータには月変候補対
象として『△』が表示されます。
なお、固定的賃金の変更は、事業所ファイル→給与データ
画面の「給与入力」ボタンで設定します。
z 電子申請する場合は、7月変の被保険者は除外して申請す
ることとされています。
7
算定データの編集③
休業がある場合
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「日数等入力」ボタン休業のあった
月にチェックを入れ、備考欄に休
業内容を入力します。
複数社員まとめて「休業」を登録
するには「算定期間中の休業」タ
ブから設定します。
z 「台帳」での算定基礎届の休業設定は、休業にチェックをつけた月は算
定の対象月から除外しています。休業があれば修正平均を、対象とな
る月だけで計算して表示します。休業の扱いや記載方法は提出する年
金事務所により異なる場合があります。
z 電子申請する場合は備考欄に、半角英数やスラッシュなど電子申請で
エラーとなる記号を使用しないでください。
(例:H25/5休業 → 平成25年5月休業 )
8
算定データの編集④
【Cells給与】から勤怠を取り込むには…
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「日数等入力」ボタンの「Cells給与
から「日数」の取込」タブを選択し
ます。
取り込む月を指定し、「取込」をク
リックします。
確認資料として「Cells給与」の算定期
間における出勤状況と手当等の詳細
データをエクセルブックに出力します。
z 月給者・・・ 暫定基礎日数(暦日)を持ってきますが、欠勤があれば
フォーム内の所定基礎日数から欠勤日数を引いた日数を基礎日数とし
ます。
日給/時給者・・・ 出勤日数をそのまま基礎日数として取り込みます必
要に応じてフォーム内の「出勤日数に有給日数を加算する」にチェック
を入れてください。
z 【Cells給与】と個人情報の関連付けができないデータは、「取込」後に
基礎日数が“99”と表示されます。後で正しい基礎日数を入力してくださ
い。【Cells給与】との関連付けは「台帳NO」を参照しています。
z 【Cells給与】のデータは6月まで給与更新している状態で「Cells給与か
ら「日数」の取込」機能を使用してください。
z 【Cells給与】を支払日ベースでデータを管理していれば、取り込む対象
保存データは“4月、5月、6月”になります。
9
算定データの編集⑤
「賃⾦ファイル」から勤怠を取り込むには…
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「日数等入力」ボタンの「賃金ファ
イルから日数の取込」タブを選択し
ます。
「欠勤控除項目の指定」で賃金
ファイルの欠勤控除を指定し、
取り込む月を選択して「取込」をク
リックします。
「賃金台帳他」ボタンからは、賃金ファイ
ル各月のデータ内容が確認できます。
z 月給者・・・ 給与の欠勤控除額が発生している月は、所定基礎日数か
ら欠勤日数を引いた日数を支払対象基礎日数とします。
日給/時給者・・・ 出勤日数をそのまま基礎日数として取り込みます必
要に応じてフォーム内の「出勤日数に有給日数を加算する」にチェック
を入れてください。
z 【Cells給与】と個人情報の関連付けができないデータは、「取込」後に
基礎日数が“99”と表示されます。後で正しい基礎日数を入力してくださ
い。【Cells給与】との関連付けは「台帳NO」を参照しています。
z 賃金ファイルを支払日ベースでデータを管理していれば、取り込む対象
データは“4月、5月、6月”になります。
10
保存データの作成
算定データができたら保存をします。
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「保存」ボタンをクリックし、
事業所名+作成年月日で保存
データを作成します。
一度作成した保存データは、
後で読込で再編集ができます。
z
保存したデータは電子申請やFD申請(磁気媒体申請)、個人情報への新標準報酬月額適用に使用します。算定データができたら必ず保存
することをお奨めします。
z
保存ファイル名の作成年月日部分は日付を変えたり文字を入力して、変更することができます。
z
算定保存データを作成し、後で算定対象に漏れている社員があったら・・・
1.漏れていた被保険者の必要項目(個人情報、給与データ)を入力します。
2.「算定入力」で、漏れていた対象被保険者が含まれる内容で算定対象者を抽出します。
3.「保存データの読込」ボタンで、先に作成した保存データを選択し、「適用」ボタンをクリックします。
4.保存してある算定データに、漏れていた被保険者を追加したデータが表示されます。追加したデータを適宜編集し、再度、保存データを作
成してください。
11
算定基礎届をB5普通紙に印刷
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算定データ画面から「白紙用
紙」ボタンをクリックし、印刷
画面に切り替えます。
「被保険者選択」ボタンで印
刷する被保険者をリストで選
択し、「連続印刷」するとB5普
通紙に枠ごと印刷します。
z
z
z
z
被保険者選択フォームの「○枚目」を選択すると、対象者のデータを5名ずつ印刷画面上に表示します。
まとめて印刷する場合は被保険者選択フォームの「すべて選択」にチェックを入れて「連続印刷」ボタン、1ページずつ内容を確認して印刷したい場
合は「○枚目」のページを選択してからフォームを閉じ、シート上の「印刷」ボタンで1ページずつ印刷してください。
健保組合や厚生年金基金の独自様式には対応していませんが、年金事務所の配布様式でも受理される場合があります。「被保険者番号欄」を“基
金”や“組合”にチェックをつけると、被保険者の健保№欄を基金加入員番号や組合員番号を表示して印刷ができます。
決定後の標準報酬月額の文字色は、初期設定は赤色です。提出先によって別の文字色を指定される場合は、被保険者選択フォームの「文字色」
ボタンから赤・青・緑・黒のいずれかに切り替えができます。
社労士コード、算定基礎届通番、提出年月日は必要に応じて手入力してください。
12
算定基礎届を役所配布⽤紙に印刷
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算定データ画面から「役所用紙」ボ
タンをクリックし、印刷画面に切り替
えます。
「被保険者選択」ボタンで役所配布
用紙に記載されている被保険者を
確認しながら「→」ボタンで1ページ
ずつデータを設定して印刷します。
z
配布用紙にはあらかじめ事業所情報や被保険者情報が印刷されて
いるため、「決定後標準報酬月額」以外の情報は印刷しない設定に
なっています。白紙の役所用紙に印刷する場合は、事業所情報や被
保険者情報の項目チェックを外して印刷してください。
z
リストで1人選択し、「→5名」ボタンをクリックすると選択した被保険者
から5人分が自動で選択されます。
z
印字がずれる場合は、
1.印刷プレビューで余白を調整
2.行列の幅や高さを変更する
以上の2つの方法で印字位置を調整してください。調整後は「設定保
存」ボタンで印字位置を保存すれば、それ以降は他の事業所でも印
字調整は不要です。
13
算定基礎届の控データを印刷するには
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届出様式:
届出書の類似様式(A4/13名
分)で控えを印刷します。
顧問先に決定通知書が発行さ
れるまでの間に渡す控えとして
お使いください。
シート印刷:
算定データシートをA4用紙横に一覧で印刷します。作成した算定
データのチェックにお使いください。
z
「シート印刷」はソフト内の印刷ボタンを使わず、エクセルの印刷からからおこなうと、データが途中までしか印刷されません。
14
算定基礎届総括表の作成
電⼦申請の推奨機能です!
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1.算定データ画面から「参考データ」ボタン
をクリックして、算定総括表参考データ画
面に切り替えます。
2.「総括表JPG」ボタンをクリックし、総括表
画面に切り替えます。
3.昇給月や固定的賃金等の情報を直接入
力したら、「JPG」ボタンで画像ファイルを作
成します(紙提出の場合は「印刷」)。
4.保存データを「作成」しておけば、来年処
理する際の参考にできます。
z
z
z
z
z
z
z
ここで自動表示しているデータは算定基礎届総括表などを作成するための参考データです。「台帳」に登録されている情報をもとにしており、厳密には
人数等が実際と異なる場合ございますので参考に留めてください。
都道府県により附表がある場合は「附表」ボタンからJPGファイルを作成する画面に進めます。
社労士が電子申請をおこなう場合、算定総括表や附表は算定データにJPGファイルを添付ファイルで届出することが認められています。算定基礎届総
括表単独での電子申請も可能です(総括表画面の「e-Gov」ボタンより)。
算定基礎届総括表、附表は都道府県により多少様式に差異がある場合があります。異なる場合の提出可否は提出先の年金事務所にご確認ください。
作成した総括表の保存データは、「読込」ボタンからデータを戻して、内容を編集してJPGファイルを再作成できます。
役所用紙にデータを直接印刷する機能はありません。
作成したJPGファイルへの直接編集はできませんので、保存データを作成するようにしてください。
15
70歳以上被⽤者がいる場合
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70歳以上の被用者がいる場合、「算定入力」ボ
タンでデータ抽出時に次のメッセージが表示さ
れます。
「70歳以上」ボタンに進み「被保険者選択」ボタ
ンから該当者を選択して、印刷してください。
印刷後、通常の算定基礎届を提出しない75歳
以上の被用者は算定データから「データ削除」
ボタンで削除します。
z
z
z
z
70歳以上被用者の算定基礎届を提出する対象者は、昭和12年4月2日以降生まれで、算定する年の7月1日時点で70歳を越える被保険者です。
70歳以上被用者算定基礎届はe-Govでは電子申請がおこなえない手続きです。印刷して紙で提出します。
4-6月給与のうち算定から除外したい月がある場合は、被保険者選択フォーム上で、除外したい月の合計欄右のチェックを入れてください。
70歳以上被用者の抽出には、あらかじめ個人情報の被保険者状況に“70歳以上被用者”を選択しておく必要があります。
16
保険料のお知らせを作成する
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算定データ画面から「保険料計算へ」ボタンに
進みます。「データ読込」ボタンをクリックし、
“従前料率を現在料率とする。”にチェックを入
れて「実行」します。
必要に応じて一覧表、個人通知書、合計表を
それぞれ印刷してください。
個人通知書
一覧表
合計表
z
z
z
定時決定および厚生年金料率が改定されるのは9月からになりますが、この算定基礎届でお知らせを作成する時点では、料率パターンを9月の社会保
険料率に変更していないため、 “従前料率を現在料率”にチェックを入れると一時的に厚生年金料率に毎年定率アップ分を加味した率に変更します。
保険料のお知らせは処理ファイル「保険料通知」でも作成できます。ここでは算定対象者のお知らせのみを作成するため、7月変も含めてお知らせを作
成する場合は「保険料通知」でおこなってください。
算定基礎届内での保険料のお知らせ作成は7月時点の内容であり、8,9月変の該当者の発生や入退社により、厳密な9月時の保険料とは異なる場合
があります。 算定基礎届の処理後すぐに事業所に保険料のお知らせを一緒に渡す場合にお使いください。
17
保険者算定の年間平均標準報酬と⽐較する
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算定データ作成後、画面を右にスクロールし「年間
平均の集計(参考)」ボタンをクリックし、読込月を指
定して実行します。
当月払いは 上(前年7月~当年6月)
翌月払いは 下(前年6月~当年5月)を指定
z
z
z
この時、2等級差以上の該当者があれば、「修正平
均に」を設定すると算定基礎届の修正平均に年間
平均の標準報酬が記載されます(フォームは「×」閉じるボタ
ンで閉じてください)。
比較資料は印刷し、参考資料としてお使いください。
暫定的に資料を参考として確認したい場合は、「修正平均に」の機能は使用せずに、フォームを閉じてください。
保険者算定の際の記載ルールは、提出先年金事務所の指定にしたがってください。
保険者算定に必要な保険者算定申立書、保険者算定同意書は処理ファイル「書式集」に用意しています。
18
個⼈情報に算定の新標準報酬を反映するには
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事業所ファイル画面から、
「ツール」ボタン→「標準報酬」タブ→算定基礎届に
チェックを入れ「読込」→保存データを選択して「読
込」をクリックします。
算定処理の新報酬と、現在の個人情報(変更前)
の内容がシートに表示されます。
「更新」をクリックすると全員分の標準報酬データが
更新されます。
z
z
z
z
z
変更したくない場合は変更欄に“1”と入力
(表示は×)すると、更新されません。
この操作には、あらかじめ算定の保存データが必要です(P.11参照)
新標準報酬に変更するタイミングは、8月末~9月をお奨めします。一度変更す
ると、変更前の社会保険料が出せなくなります。
7,8,9月変の月変該当者がいる場合は、先に個人情報の標準報酬を変更してか
ら算定の新標準報酬の変更をおこなってください。
従前の標準報酬、改定年月がおかしくなるため、標準報酬の更新は2回以上お
こなわないでください。もしおこなってしまった場合は、事業所ファイルを「保存し
ないで終了」してください。
現台帳の改定年月がH25/7、H25/8、H25/9になっているデータ、社会保険喪失
日が入力されているデータはシートの変更欄に“×”が表示されています。
19
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【電⼦申請編】算定基礎届
e-Gov一括申請方式で算定基礎届を電子申請します。
・e-Gov一括申請をおこなうには台帳年間保守契約TypeG(47,250円/
年額)のお申込みが必要です。
・算定基礎届と算定基礎届総括表を別々に電子申請ができますが、ここ
では一緒に申請する方法で説明します。
【事前チェック】電⼦申請をする前に・・・
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社労士の登録情報をチェック
顧問先の登録情報をチェック
台帳MENU(起動画面)>[事務所情報他]ボタン>[事務所
情報]ボタン>[e-Gov電子申請関連]タブ>[e-Gov申請者情
報①]ボタン
事業所ファイル>[会社情報]ボタン> [電子申請]タブ
※印の項目は入力必須項目です。
この他に、法人・団体名(漢字/フリガナ)は社労士事務所名を必
ず登録してください。
z
社労士と顧問先の登録情報、提出代行証明書のファイル名などに電子申
請で利用できない文字や記号が含まれていないか確認してください。
電子申請で使用できない文字例:
囲み英数字(①②③)、ローマ数字(ⅠⅡⅢ)、囲み文字(㈱㈲)、半角カナ、
半角スペース、全角スペース、記号(/~$€¢£#%&¥[]{}”’―など)
第一水準・第二水準以外の漢字
z
z
社労士と顧問先の住所は、都道府県名から入力してください。
初めての電子申請や、新たに電子申請を始める顧問先についてはe-Gov
でエラーになりやすいため、入念にチェックすることをお奨めします。
21
Step1 算定保存データを読み込み
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処理ファイル「算定基礎届」
から「読込」をクリックして
保存データを選択し、
「e-Gov」ボタンをクリックし
ます。
●電子申請をする前にあらかじめ保存データの作成(本紙P11参照)、算定総括表や附表のJPGファイル作成(本紙P15参照)してください。
●算定の「日数等入力」の備考欄(本紙P6参照)には、申請には利用できない記号や文字は使用しないでください。
(エラーとなる例:H25/5休業→平成24年5月休業)
22
Step2 FD通番の設定
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「①マスター設定」をクリックし、
FD通番号を入力して「登録」
をクリックします。
●FD通番号とは、年金事務所がデータ管理に利用する3桁の連番のことで、社労士が年金事務所ごとに付番していきます。この番号はFD申請(磁気媒
体申請)とCSV形式の電子申請データ共通のもので、001から始まり通番する手続きごとに1ずつ番号を足していき999になったらまた001に戻ります。欠
番は問題ありませんが、すでに使用している番号を再使用すると年金事務センターで正しく処理ができないため返戻されます。
●FD通番号は、「台帳」でCSVデータを作成すると、過去時作成したデータを元に自動付番されるようになります。
≪エラー&お問合せ≫
こんな時は?
●マスター設定で「登録」すると「ファイル名または番号が不正です」というエラーメッセージは提出代行証明書が確認できないことが考えられます。
会社情報に戻り、「参照」ボタンで再設定して下さい。
●社労士コードは、台帳MENU(起動画面)>[事務所情報他]ボタン>[e-Gov電子申請関連]タブ
で登録している社労士コードが表示されます。
23
Step3 申請データの被保険者選択
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「②被保険者選択」をクリックし、リ
ストから一番最初の被保険者を選
択して「一括登録」をクリックします。
●データに問題がなければ一気に登録します。申請に利用できない文字
などがあれば、途中で止まりメッセージが表示されます。メッセージが表
示された部分をフォームで編集して「登録」し、続きの被保険者から「一括
登録」します。
●途中で止まった使用不可文字(氏名なら髙木の「髙」や渡邉の「邉」な
ど)は、漢字部分を削除するか平易な漢字に変更してから登録します。外
国の方はアルファベットは使用できませんのでカタナカで入力します。
●降給の場合、遡及支払額や昇(降)給差の月額にマイナスは使用できま
せん。整数で入力し、「昇(降)給区分」を「1差額が減算である場合」を選
択してください。
●7月変や2以上勤務者は、電子申請できません。紙の届書で役所の指
定にしたがって届出してください。
●「従前の改定年月」は個人情報
一括登録の途中でエラーになる社員がいたら、フォームでエラー部分
を修正し、「登録」します。また続きの人から「一括登録」します(一番
最初の被保険者から「一括登録」する必要はありません)。
の「現在の標準報酬改定年月」を
使用しています(右図)。
未入力などによりエラーとなる場合
は、個人情報に戻り、入力してから
算定基礎届保存データを作成し直
してください。
24
Step4 チェックプログラムの起動
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被保険者を登録し
たら「OK」をクリッ
クします。
「データチェック」を
クリックし、チェック
プログラムを起動
します。
●日本年金機構のチェックプログラムは、「台帳」で作成したデータ内容が、日本年金機構で指定されている形式に則って作成されているかチェックするた
めに必要です。また、電子申請データを作成するパソコンごとにインストールが必要です。チェックプログラムがパソコンにインストールされているか確認す
るには、Windowsスタートボタン(画面左下)>すべてのプログラムから、社会保険届書仕様チェックの項目があることを確認します。
●チェックプログラム起動時に「注意:字形がJIS2004対応フォントに…」とメッセージが表示される場合はそのまま使用しても差し支えありません。メッセー
ジフォーム上で次回からメッセージを表示しないように設定ができます。
●WindowsVista,7,8では、「チェックプログラムがインストールされていないか、ファイルが見つかりません」とメッセージが表示される場合があります。インス
トールしていても起動しない場合は、毎回「チェックプログラムで手動チェックする。」に☑を入れてから「データチェック」ボタンを押してください。
25
Step5 チェックプログラムのデータチェック
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①自動チェックの場合:そのまま待ちま
す(約5秒程度)。
②手動チェックの場合:提出方法を「電
子申請」にチェックし、「ファイルの場所」
で先に入力されているパスを消し、右ク
リックして「貼り付け」てから「チェック」を
クリックします。
エラーが無ければ、チェックプログラム
と被保険者登録フォームを閉じます。
●チェック後、「エラーは検出されませんでした」のメッセージが表示されたら、チェックプログラム内の「届出内容」ボタンでデータの内容を印刷でき
ます。
●Windows7,Vistaでは、「チェックプログラムがインストールされていないか、ファイルが見つかりません」とメッセージが表示される場合があります。
インストールしていても起動しない場合は、毎回「チェックプログラムで手動チェックする。」に☑を入れてから「データチェック」ボタンを押してください。
これはお使いのパソコンのWindowsアカウント制御機能やセキュリティの設定によります。
●Windows8は現時点(2013.5)でe-Govの動作環境ではありません。また、チェックプログラムは手動チェックでのみ「台帳」から起動することを確認
しています。
26
チェックプログラム こんな時は?
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●チェック後に「ドライブにアクセスできません。処理を終了します。」とメッセージが表示される場合は、「台帳」をネットワークで使用している場合に、共有
場所をドライブの割り当てがされていないことが原因です(ドライブの割り当て方法は台帳サポートサイトでマニュアルをご用意しています)。
●「SHFD0006.CSV/SHFD0006.TXTファイルが見つかりません。処理を終了します」とメッセージが表示される場合は、「被保険者選択」フォームで「登録(ま
たは「一括登録」)」ボタンを押されていない可能性があります。
●「パス名が無効です」とメッセージが表示される場合は、ウィルスセキュリティソフトが影響している可能性があります。一時的にセキュリティソフトを停止し
てお試しください。また、今後使用いただくにあたり、「台帳」システムフォルダをセキュリティ設定から除外して使用することをお奨めします。
●「事業所情報
1 ********** 都市区符号不正」のエラーメッセージが表示される場合は、会社情報の電子申請タブに正しく社会保険の記号と事業所
番号が登録されていないことが考えらます。なお、整理記号は半角数字2桁で登録しますが「99」は無効です。
●ドライブの割り当てがしてあっても「ファイルの場所」が
“¥¥パソコン名¥…”で始まっている場合は、チェック後に「ドライブにアク
セスできません。処理を終了します。」とメッセージが表示されます(右図)。
マイコンピュータから割り当てが設定してあるドライブに進み、「台帳」フォ
ルダから直接「台帳」を起動して、ソフトのショートカットアイコンを作成し
直してください。
●ドライブを割り当てていても、チェック後に「ドライブにアクセスできません。
処理を終了します。」とメッセージが表示される場合は、一時的にドライブを
認識していないことが考えられます。「参照」ボタンでドライブを確認すると
赤く「×」で表示されているので、これをダブルクリックすると再度接続されま
す。そのまま「フォルダーの参照」は閉じてチェックして下さい。
27
Step6 電⼦申請データの作成①
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チェック後、「③申請データ作成」をクリッ
クし、添付書類で算定の総括表(ある場
合は附表も)のJPGファイルを指定します。
●必要に応じて「紙の通知書を希望」「添付書類」のチェックを入れます。紙の通知
を希望すると事業所に決定通知書が送られます。「添付書類」は総括表・附表以外
に添付ファイルがあれば「電子」にチェックを入れます(総括表や附表のJPGは「電
子」ではない事を確認していますが、各都道府県日本年金機構事務センターより指
示が異なる場合はそれに従ってください)。
●総括表、附表ともにJPGファイル名に、使用できない記号や文字、半角カナが含
まれるとエラーになりますので使用しないでください。
●総括表や附表は都道府県ごとに、有無や様式が異なる場合があります。「台帳」
で作成せずに、実用紙をスキャナしたJPGファイルを添付書類で指定することもでき
ます。
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Step7 電⼦申請データの作成②
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届出件数を確認し、「電子申請
データ作成」ボタンをクリックします。
「作成しました」メッセージが表示さ
れたらOKをクリックして下さい。
●届出件数=申請する被保険者数です。実際に届出する被保険者数よりも少ない場合は、Step3の登録方法が誤っている可能性があります。
Step3まで戻って、不足する被保険者を登録をし直します。
●「電子申請データ作成」をクリックして「添付ファイル名に半角文字、機種依存文字が含まれています」とメッセージが表示される場合は、総括表、
附表、それ以外の添付ファイルに半角カナや記号、(スペースや㈱など)が含まれるとエラーの原因となります。
添付するファイル名を変更してから再度選択し直してください。
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Step8 申請データの送信
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電子申請データ作成後、e-Gov一括申
請画面が表示されます。
使用しているパソコンで初めて電子申
請する場合は、
①「パーソナライズIDの登録」でパーソ
ナライズ情報を登録します。
②未送信トレイをクリック→Aの自動送
信をチェック→リストを選択して「申請す
る」をクリック
③社労士は発行者がSECOM…で始ま
る証明書を選択してOKをクリック
④少し待ち、「申請しました」のメッセー
ジが表示されたら申請完了!!
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①のパーソナライズIDの登録は初回のみ必要です。2回目以降は登録不要です。
フォームA「申請書の表示」ボタンからStep2で作成した電子申請データを確認できます。「データフォルダ」ボタンでは添付ファイルを含んだ電子申請
データが確認できます。
送信方法には自動送信と手動送信があり、ここでは「自動送信」で説明しています(フォームAの「送信設定」で切り替えが可能)。
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申請した算定データの内容を確認するには・・・
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右下③へ
①e-Gov一括電子申請の
「③送信済リスト」をクリック
③「申請書の表示」をクリック
②送信済みリスト一覧から確認したい申請データ
をダブルクリックするとフォームが起動します。
④起動したエクセルで算定データ内容を
Internet ExplorerのCSV総括表で届出件数を確認
●申請する前にe-Gov一括電子申請「①未送信トレイ」からも、「申請書の表示」ボタンで同様に内容を確認できます。
●算定基礎届CSVデータは、届書のような様式形式で印刷することはできません。
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台帳で申請したデータの進捗状況を確認するには
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電子申請後しばらくして、更新ボタンをクリックするとパーソナライズ画面から情
報を自動取得し、到達番号が表示されます。
状況項目の種類について
申請
・・・ 到達番号が振られていない手続き(厚生労働省のサーバーに未到達)
到達
・・・ 到達番号が振られた手続き(厚生労働省のサーバーに到達)
審査中
・・・ 行政機関で申請した内容が正常に受理できるかを審査中の手続き
審査終了 ・・・ 行政機関での審査が終了、公文書やコメントが取得可能になります。
手続終了・・・ 公文書を取得した手続き
複数
・・・ 1つの送信番号に複数の手続きが含まれている手続き
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「更新」ボタンについて
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•
電子申請した直後は、「更新」ボタンをクリックしても、パーソナライズ画面で到達番号が振られていないため、
到達番号を取得できません。
•
パーソナライズ画面でエラーとなっている手続きは、状況項目が「エラー」となり到達番号を取得できません。
•
送信番号が表示されていない手続きは、更新ボタンをクリックしても到達番号を取得できません。手動送信で送信番号が入力されて
いないデータは手続きをダブルクリックして入力フォームから送信番号を入力してください。
•
申請済みリストの画面は常に直近14日の手続きが表示されます。(変更も可能)
•
パーソナライズ画面で「手続き完了」となっている手続きは、3ケ月経過すると内容が削除されます。
結果、送信済みリストで更新ボタンをクリックしても到達番号は取得できません。
•
「更新」ボタンをクリックしても、送信番号が入力されていない手続き、状況項目が「手続終了」になっている手続きは、パーソナライズ
画面から情報を取得しません。
•
過去の手続き内容を確認するときは、「検索」ボタンをクリックして日時枠の「指定する」項目にチェックをつけて日時を指定して実行
ボタンをクリックして下さい。
•
「状況」項目が複数になっている手続きは、手動送信や2012年2月以前に行った手続きで、複数の手続きをまとめて送信した手続きです。
複数の手続きが1つの送信番号に集約されている手続きは、「更新」ボタンをクリックしても到達番号を自動取得できません。
•
「更新」ボタンをクリックすると、パーソナライズ画面から、現在画面に表示されている手続きの情報を、全て取得します。(送信番号が
未入力、状況項目が「手続終了」「エラー」「複数」になっているものを除く)画面に多くの手続きを表示している場合は、「更新」ボタンを
クリックするとパーソナライズ画面からの情報取得に多くの時間を要します。(パソコンやインターネット接続環境により処理時間に差がでます)
•
「その他1」項目はメモ項目です。該当の手続きをダブルクリックするとメモを入力できます。文字色やセルの色変更はできません。
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画面に表示されている手続きのみ情報が更新されます。
「検索」ボタンで画面に表示されている件数を少なくすると、わかりやすく短時間で作業が行えます。「検索」により画面に手続きが表示されて
いなくてもデータは残っています。
「削除」は手続きをダブルクリックして「削除」ボタンをクリックすると削除されます。
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公⽂書やコメントの取得
•
•
•
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台帳から公文書やコメント通知の内容は取得できません。公文書やコメントは必ずパーソナライズ画面から取得して
下さい。
公文書を取得して3ケ月経過した手続きは状況確認の画面が表示されなくなります。
パーソナライズ画面の送信案件一覧画面は検索機能がありません。申請済みリスト画面でリストを印刷して、送信番号や送信
日時などを照らし合わせながら該当の手続きを探すと効率的です。
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電⼦公⽂書の取扱い
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発行された電子公文書は、XMLファイルを
開いて決定通知書とお知らせを印刷します。
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●公文書は「台帳」からは取得できません。e-Govパーソナライズ画面から1申請手続きごとにダウンロードしてください。
●公文書は同一フォルダ内にXSLファイルが存在しないと正常に確認できません。保存する際も一緒のフォルダ内に保存するようにします。メールなどで
送る場合は、PDFファイルなどに変換することをお奨めします。
●拡張子が表示されていないパソコンは拡張子を表示する設定に変更しておくことをお奨めします。フォルダオプション(Windows7の場合はALTキーをク
リックしてツール)から“登録されている拡張子は表示しない“のチェックを外します。
●公文書を取得し終わった申請は、約3カ月後にはe-Govパーソナライズの送信案件一覧から消えて、再度ダウンロードすることはできません。一度ダウン
ロードした公文書は、きちんと保管するようにしてください。
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