"Plan de Trabajo, para una mejor gestión de - Biblioteca, FES-C

UNIVERSIDAD NACIONAL
AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS
SUPERIORES CUAUTITLÁN
“PLAN DE TRABAJO, PARA UNA MEJOR
GESTIÓN DE PROYECTOS”
TESIS PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA:
AARÓN ALVAREZ MUÑOZ
ASESOR: M. A. JUAN SILVA HERNÁNDEZ
CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO 2014
Dedicatoria
“Dedico esta herramienta a:
-Emprendedores de alto rendimiento
[email protected] y Consultores
-Directivos, Gerentes y Administrativos.
-Investigadores, Profesionistas y Estudiantes”.
“El valor de una idea radica en el uso de la misma”
– Thomas Alva Edison.
“Si no te esfuerzas hasta el máximo, ¿Cómo sabrás dónde está tu límite?”
...Desconocido
PARA REVISAR POR COMPLETO ESTE PROYECTO DE TESIS,
ES NECESARIO DESCARGAR LA PLANTILLA DEL WORK_PLAN,
ASÍ COMO LOS MANUALES Y MATERIAL DIGITAL EN
http://1drv.ms/1pjZeXS
vii
Agradecimientos
A
mis padres Irma Muñoz y Juan Gerardo Alvarez por
darme la vida, y formarme como hombre de bien, ya que
de no ser por mi familia no hubiera sido posible llegar hasta aquí.
A la Universidad Nacional Autónoma de México, a la Facultad de
Estudios Superiores Cuautitlán, donde el espacio y el tiempo ha sido
y es maravilloso, donde mis profesores me prepararon para el mundo
real, y sin su apoyo no sería el profesionista que ahora soy, gracias por
sus conocimientos, su experiencia y sus consejos: ya que no importando
su carácter, actitud, nivel de exigencia, compromiso, sea bueno o malo,
me preparo para el mundo real, donde no puedes elegir a tus superiores
y cada jefe o gerente representa una diferente situación a la que uno se
tiene que adaptar y nuestro trabajo representa si estamos preparados o no.
A todos mis profesores con quienes pude tomar clase, dentro y fuera del
aula y aunque me gustaría agregar a todos y cada uno de ellos en esta
parte, temo omitir alguno o bien escribir mal su nombre, sin embargo
profesor/a, mentor/a y amigo/a quiero que sepas que me formaste
como universitario y aunque desee hacer este trabajo lo mejor posible,
tus consejos, experiencia y enseñanzas me ayudaron a lograrlo, así que
espero que este trabajo final de licenciatura alcance un sobresaliente.
Gracias profesor José Filemón Mondragón Domínguez,Francisco Ramírez
Ornelas, Jorge Enrique Reyes Torres (Q.D.E.P.), Blanca Nieves Jiménez
y Jiménez, Francisco Alcántara por su amistad, guía y sabios consejos.
Especialmente a los profesores: María Teresa Muñoz García, Ernesto
Herrera Molina por su apoyo y retroalimentación con el “Proyecto
DIA”, proyecto que al ser presentado en diferentes incubadoras, llama la
atención de un estimado amigo, consultor y mentor Gerardo Alejandro
Mendoza Sansalvador con quien comencé mi formación como consultor,
y cuyo aprendizaje valoro más que mis trabajos o emprendimientos,
pero sin estos no hubiera sido posible de llegar y formarme como tal.
ix
A mi amada Graüben Martínez González, quien se volvió
más que la chica de mis sueños, en mi fortaleza y debilidad, mi
corazón, mi motor de vida, porque es con ella, que he recuperado
la inspiración, y me han dado ganas de comerme al mundo y cuyas
aportaciones se volvieron muy valiosas para la conclusión de este
proyecto. Debo resaltar su valentía y paciencia durante todo este
proceso puesto que mis arranques y frustraciones en el desarrollo
de esta herramienta y elaboración de la tesis, si eran muy seguidos.
A mis compañeros y amigos Guillermo Antonio Jurado Jiménez y Luis
Fernando Salazar García, por su valiosa aportación durante el desarrollo
del Workplan, (Plan de trabajo conceptual en Excel). A Paola Nayely
Jurado Jiménez, por tus valiosas observaciones en esta trabajo de tesis.
A la profesora Margarita Ángeles Parra, quien al conocer el desarrollo
en ese entonces del Workplan 1.0 como herramienta de gestión de
proyectos, tuvo la visión de que este podría ser un proyecto de tesis,
ayudándome con sus consejos a delimitar esta proyecto de titulación.
A todos aquellos que se acercaron conmigo y me permitieron aportar
en sus casos como: Plan de negocios, una consultoría especializada, de
computación o un consejo, ya que me permitieron aprender un poco
más, madurando mi forma de pensar y entender porque: “el que enseña,
aprende 2 veces”, valorando aún más a quienes se dedican a la docencia.
A mi comité de evaluación quienes me aportaron retroalimentación para
dar el visto bueno de este trabajo, a los profesores que lo integran: L.A.
Martha Patricia Santana Velázquez, M.D.F. Sonia Leticia de la Cruz
Trejo, L.A. Ana Gabriela Artéaga Zarazua, L.A. Sandro Flores Alvarez
y al profesor, mentor y amigo M.A. Juan Silva Hernández, mi asesor
por su retroalimentación, apoyo y guía en la elaboración de esta tesis.
x
Mensaje y 2 Consejos
A las futuras generaciones de la Comunidades Universitarias
C
reo que la tesis no debería de considerarse como un trámite más
para titularnos, ya que ofrece la oportunidad única de aplicar
lo que aprendimos durante la carrera, recibiendo y ofreciendo una
retroalimentación con nuestros compañeros y profesores, lo que nos
da la oportunidad de poder compartir; por otro lado existen tesis que
se plantean desde casos específicos y muchas veces se ven desde el
punto de vista de un empleado y por lo tanto son muy limitadas ya
que esos conocimientos difícilmente se podrían aplicar a otros casos.
Y esto es muy importante ya que de alguna forma debemos
comenzar a cambiar el hecho de que, de las Universidades públicas
salgamos solo empleados. Cuando ingrese a la carrera y elegí
que deseaba titularme por tesis era porque pensaba plantear un
proyecto de negocio realizado, sin embargo será el próximo año.
1er consejo
Lo podrás usar al leer está tesis y durante, lo que te resta de vida: “Escucha
o lee todo con atención, ponte en el lugar de los demás, al final no sabes
si habiendo vivido, lo que esta persona vivió, tal vez reaccionarías igual,
y después de entenderlo, toma lo que te sirva y lo que no deséchalo”.
2do consejo
Hoy en día ante una creciente demanda de empleo y una vasta
oferta de profesionistas, la necesidad de ser independiente es
cada vez más fuerte, es decir ser dueño de tu propio negocio.
¿Cuál es la diferencia principal entre 2 profesionistas que después de 20 años uno de ellos
alcance una dirección General o sea el dueño de su propio negocio, y otro que este quebrado
y desempleado?;
xi
Esto se debe a que uno logro desarrollar sus habilidades gerenciales y
directivas, lo que lo puso en posiciones estratégicas para desarrollarse
como supervisor, para pasar después por la gerencia hasta llegar a la
dirección, o bien logro emprender un proyecto que se convirtió en
un negocio, integrando un equipo de trabajo y dirigiéndolo para
que este pudiera llegar a ser viable y con el tiempo ser rentable.
En otras palabras “Lo difícil cuesta mucho, y lo imposible un
poco más” o bien “Las cosas fáciles, fácil se van, y las cosas
que verdaderamente valen la pena, nos cuestan más trabajo”.
Busca tu mejor pasatiempo y trata de volverlo negocio es decir “jugar
al empresario”, lo que en resumen para la sociedad puede es ser muy
ambicioso, pero te servirá mucho más de lo que puedas aprender en
las aulas, en la biblioteca, con tus compañeros o en el trabajo, ya que te
obliga a moverte por tu cuenta y no depender de los demás, lo explicare
de la siguiente manera: -Cuando era niño, mi padre solía decirme:
“Hijo, Si estudias para un 8, podrías sacar 6, pero si estudias para un 10,
seguramente lo más bajo que saldrás será que saques 8, entendiste”...en
ese entonces yo era un niño de 8 años, que lo que pensaba era “de todas
formas la calificación es aprobatoria”, pensaba yo...Pero cuando entre a la
Universidad lo entendí y es que esto se aplica a la vida en general; veras
“Si aspiras a una gerencia, tal vez no la consigas y máximo llegues a una
supervisión, pero si aspiras a una supervisión, tal vez del auxiliar no pases...
De esta forma el pasatiempo de ser empresario te abre opciones, al darte
habilidades, aptitudes, actitudes y una visión más amplia sin limitaciones,
es lo que te permite desarrollarte potencialmente como profesionista
Es decir
“Aspiremos a las estrellas para alcanzar el cielo” …correr ese riesgo y ganar, y aunque no
sea así caer mil veces y subirnos al ring otras 20; alcanzar la meta y jamás desistir; dejar
un legado esa huella en los demás.
¿Qué podemos perder?, Además de quedarnos como estamos, al contrario podemos ganar
mucho, ¿Cuál es el miedo entonces?
xii
Índice
Dedicatoriavii
Agradecimientos ix
Mensaje y 2 Consejos xi
Introducciónxix
Narrativa por capítulos
xxi
Prologoxxiii
Objetivoxxvii
Justificaciónxxix
Hipótesisxxxi
Capítulo 1
Fundamentos de la Gestión de Proyectos
3
1.1.1 Antecedentes
1.1.2 Conceptos Generales
1.1.2.1 Ciclo de Deming
4
6
7
1.1.2.2 Ingeniería Concurrente
8
1.1.2.3 Gestión del Conocimiento
1.1.3 Planeación Estratégica
1.1.4 Estrategias
1.1.5 Técnicas de planeación
1.1.5.1 Técnicas Cualitativas
1.1.5.2 Técnicas Cuantitativas
9
10
12
15
16
18
1.1.5.2.1 Investigación de Operaciones
18
1.1.5.2.3 PERT
21
1.1.5.2.2 Ishikawa
1.1.5.3 Métodos Gráficos
19
23
1.1.5.3.1 Ruta crítica
23
1.1.5.3.2 Diagrama Gantt
1.1.5.4 Software Especializado
xiii
24
25
El Proyecto
29
1.2.1 ¿Qué define un proyecto?
1.2.2 Ciclo de vida de un Proyecto
1.2.3 Tipos de proyecto
1.2.3.1 Elementos de un proyecto emprendedor
30
32
36
38
1.2.3.1.1 La oportunidad
38
1.2.3.1.3 Recursos
40
1.2.3.1.2 Equipo
39
1.2.3.2 Recursos de una empresa
1.2.4 Viabilidad de un proyecto
42
44
Capítulo 2
Desarrollo Empresarial en México
47
2.1.1 Madurez y crecimiento
2.1.1.1 Elitecamaleón
48
49
2.1.1.2 Caso Abarrotes Vs Walmart
2.1.2 Sistemas Vitales
2.1.2.1 Analogía Sistema Respiratorio
50
51
52
2.1.2.2 Analogía aplicada a un caso Empresarial
2.1.3 Ejes de crecimiento
2.1.3.1 Secuencia lógica de su Desarrollo
54
57
58
2.1.3.2 Estrategias Organizacionales
2.1.3.3 Cuadro de Mando Integral
2.1.4 Clasificación de las Empresas
60
61
62
Habilidades Gerenciales
67
2.2.1 Gestión del Tiempo
2.2.1.1 Primer Paso 68
70
2.2.1.2 Segundo Paso
71
2.2.1.3 Tercer Paso
72
2.2.1.4 Cuarto Paso
73
2.2.1.4.1 Característica SMART y META
75
2.2.1.5.1 Matriz del tiempo
76
2.2.1.5 Quinto Paso
xiv
76
2.2.1.6 Sexto Paso 78
2.2.1.7 Séptimo Paso
79
2.2.1.7.1 Usa efectivamente la tecnología: 79
2.2.1.7.2 Mejora el contacto con los demás:80
2.2.1.7.3 Mejora individualmente:81
2.2.2 Delegar
83
2.2.2.0.1 Argumentos comunes en contra de delegar:
85
2.2.2.0.2 Señales de alerta para aprender a Delegar
2.2.2.0.3 Niveles de Delegar
2.2.2.1 Evaluación
86
87
88
2.2.2.1.1 Evaluación 1er parte “la Actividad”
89
2.2.2.1.3 Asignando las Tareas
94
2.2.2.1.2 Evaluación 2da parte “tu Equipo”
2.2.3.2 Entrega
2.2.3.2.1 Preparación
2.2.3.2.2 Analizar los Detalles.
2.2.3.2.3. Entrega
2.2.3.3 Ayuda
92
98
98
100
101
102
2.2.3.3.1 La importancia del Couching
102
2.2.3.3.3 Miedo a soltar la Responsabilidad
106
2.2.3.3.2 Evita la micro gestión
2.2.3.4 Informe
105
108
2.2.3.4.1 Repaso de la Tarea
109
2.2.3.4.3 Fase de entrega
110
2.2.3.4.2 Repaso del proceso de delegar
2.2.3.5 Problemas frecuentes
2.2.3.6 ¿Y si no soy gerente?
109
111
112
Capítulo 3
Bases del plan de Trabajo
117
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
118
122
123
125
Importancia de los planes de Trabajo
Aplicación del plan de Trabajo
Objetivo y función principal
Fases para su elaboración
xv
Fases del plan de Trabajo
127
3.2.1 definición del proyecto
3.2.1.1 Concepción de un nuevo proyecto
129
130
3.2.1.1.1 Análisis de la cadena de valor
130
3.2.1.1.3 Identificamos la oportunidad
132
3.2.1.1.2 Principales Participantes
3.2.1.1.4 Pasos para el desarrollo del Concepto
3.2.1.1.5 Concepto del proyecto
3.2.1.1.6 La Segmentación de Mercados
3.2.1.1.7 Criterios de Segmentación 3.2.1.2 Plan de mejora
131
133
135
136
138
141
3.2.1.2.1 Lista de todos los problemas
141
3.2.1.2.3 Gráficos de los problemas
143
3.2.1.2.2 Análisis EDT de la lluvia de ideas
3.2.1.2.4 Camino a seguir, para el plan de mejora
3.2.2 Previsión del tiempo
3.2.3 Planeación y Organización
3.2.3.1 Planeación (Reuniones)
3.2.3.1.1 ¿Quién redacta la minuta de la reunión?
3.2.3.1.2 ¿Cómo redactar una minuta de reunión?
142
145
146
147
150
151
152
3.2.3.2 Organización (Seguimiento)
3.2.4 Integración, Dirección y Control
3.2.4.1 Integración (Programación)
154
155
155
3.2.4.3 Control
3.2.5 Entrega y Termino
157
158
3.2.4.2 Dirección
156
Capítulo 4
Especificaciones para su desarrollo 161
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
162
163
164
167
168
Elección de la base para su desarrollo
Aspectos Generales a Considerar
Colaboración en la nube
Seguridad
Retos y complicaciones
xvi
“Work_plan 2015 versión 3.0 Beta”
169
4.2.1 Descripción del Work_plan
4.2.2 Primeros Pasos
4.2.2.1 Habilitar Macros
170
172
172
4.2.2.2 Creación del usuario Único
4.2.2.3 Cargar Tutorial
4.2.3 Tutorial Integrado
4.2.4 Hoja por Hoja “Estructura”
4.2.5 Manual Express
4.2.5.1 Diagrama de Flujo de Información
4.2.5.2 Uso por Usuario
175
178
179
180
182
182
184
4.2.5.2.1 Creación de usuarios y alta en Directorio
185
4.2.5.2.3 Seguimiento del Plan de trabajo
187
4.2.5.2.2 Durante las Reuniones y llenado de Minutas
186
4.2.5.2.4 Visualización de Reportes e Informes 4.2.6 Portada Log in
4.2.7 Nueve de diez Tips 4.2.7.1 Consejo 1 “Informe previamente de la Reunión”
187
188
189
190
4.2.7.3 Consejo 3 “Establezca y siga una agenda”
192
4.2.7.2 Consejo 2 “Minimiza el número de participantes”
4.2.7.4 Consejo 4 “Establezca y siga una agenda”
4.2.7.5 Consejo 5 “Intente involucrar a cada miembro”
4.2.7.6 Consejo 6 “Use diagramas, cuadros y gráficos”
4.2.7.7 Consejo 7 “Agende los tópicos importantes”
4.2.7.8 Consejo 8 “Registre las acciones a tomar”
4.2.7.9 Consejo 9 “Escriba un sumario de la Reunión”
4.2.7.10 Consejo 10 “Mida periódicamente la efectividad”
4.2.8 Configuración Avanzada
4.2.8.1 Configuración de su propio CMI
4.2.8.2 Configuración de los Kpis del CMI
4.2.8.3 Datos de Captura
4.2.9 Planes de crecimiento y mejora
4.2.9.1 Sobre el Work_plan 4.2.9.2 Sobre Otras herramientas
xvii
191
193
194
195
196
197
198
199
200
200
205
207
210
210
211
Capítulo 5
Metodología
215
5.1.1 Redacción y estructura de la encuesta 5.1.2 Revisión de la encuesta
5.1. 3 Agregar macros a encuesta
5.1.4 Armar carpeta compartir
5.1.5 Recolección de datos Fase 1 y 2
5.1.6 Recolección de datos Fase 3 5.1.7 Carpeta respaldo de las encuestas
5.1.8 Consolidado, Análisis y formulación
5.1.9 Elección de tipos de gráficos
217
217
221
223
223
226
227
228
230
Resultados231
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
Segmentación
Preguntas Filtro
Plan de trabajo y Planeación
Reuniones de Trabajo
Técnicas y Software
Minutas
Puntos para la gestión de proyectos
Evaluación del Work_plan
Observaciones en General
Conclusiones 232
233
234
237
240
241
244
245
246
247
Work_plan 3.0 FODA
250
Fortalezas250
Oportunidades252
Debilidades252
Amenazas252
Anexos253
Plan de Negocios
Métodos de Investigación de Mercados
254
261
Bibliografía262
xviii
Introducción
L
a planeación es un proceso de toma de decisiones, para alcanzar
un futuro deseado. Sin esta etapa el desarrollo de un proyecto
es el equivalente a emprender una carrera con los ojos cerrados, sin
saber la dirección en la que se encuentra la meta y ya sea en tu vida
personal, laboral, profesional o empresarial, planear adecuadamente es
la principal diferencia entre lograr tus objetivos y no lograrlos, superarte
constantemente o tener la incertidumbre de si lograras tus metas o no.
El diseño de un nuevo producto, es un proyecto donde ya sea de
forma independiente o como empleado, existen participantes que
se involucran en la cadena de valor para colaborar en el diseño,
producción, comercialización y entrega del producto; dónde además
se tienen fondos, materiales y tecnologías que se necesitan administrar
en un espacio y tiempo, con un objetivo principal que responde
a los requisitos del proyecto o empresa que ha logrado reunirlos.
A lo largo del tiempo se han creado herramientas que facilitan la gestión
de proyectos evolucionando al grado de volverse la base en el desarrollo
de nuevos proyectos, que permiten transformar un simple concepto
de idea, en un sistema medible y cuantificable, que cumpla con los
requisitos de la gestión directiva. Un plan de trabajo es esta herramienta
xix
administrativa de planeación, de nivel gerencial que permite ordenar y
sistematizar información relevante al realizar un trabajo, interrelacionando
recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles,
estableciendo un cronograma, designando responsables, marcando
metas, cursos de acción, objetivos, y tiempos de entrega; en un
periodo determinado, buscando por medio de la gestión del plan de
trabajo asegurar éxito alcanzando los objetivos y entrega del proyecto.
Sin embargo a pesar de la vital importancia que tiene el plan de trabajo,
algunos administradores o líderes de proyecto lo ven como un inconveniente
necesario, en vez de reconocerlo como la principal herramienta para
la gestión de su trabajo, esto por el tiempo que requiere para poderse
elaborar. “Y sin tiempo para la planeación, no hay tiempo para hacer un
plan de trabajo y esto se traduce entonces a: ¿Cómo sabes...Hacia dónde vas?,
...Qué haces lo mejor que puedes hacer?,
...Cómo llegar a donde quieres estar?,
...Qué eres productivo?,
...Qué tu equipo está trabajando o son productivos?,
...Qué estas siendo lo más rentable que puedes ser?,
...Si ganas o pierdes dinero?.
...Dónde está el control de tu proyecto/negocio?,
...Avance/desarrollo/crecimiento de tu idea/negocio/proyecto entonces?,
...Qué tienes una buena distribución del trabajo?,
...Cómo alcanzaras los resultados?
...Qué aprovechas de manera óptima los recursos que tienen en el proyecto?”
Que en conclusión es pasar de la parte operativa a la administrativa,
es decir comenzar a pensar en los objetivos para el futuro
crecimiento y desarrollo de nuestro proyecto, negocio o empresa
Este proyecto de tesis propone un plan de trabajo conceptual, que
ayuda en la elaboración, gestión y análisis de todo lo que implica la
administración de proyectos, con ventajas claras sobre otras aplicaciones
y programas especializados, para poder colaborar en la nube y
desarrollado en una plataforma que a nivel empresa es el más utilizado,
así que lo invitamos a que lo ponga a prueba y los juzgue usted mismo.
xx
Narrativa por capítulos
Capítulo 1. Son las bases y fundamentos de la planeación de proyectos,
donde se revisan los antecedentes generales, conceptos, planeación
estratégica, tipos de estrategias, técnicas de planeación, ¿Que define un
proyecto?, ¿Cuál es su ciclo de vida?, ¿Qué tipos de proyectos existen?, ¿Qué
sucede cuando se inicia un nuevo proyecto? Y que define su viabilidad.
Capítulo 2. Abordamos con una serie de analogías el análisis del desarrollo
empresarial en México, donde se exponen ejemplos prácticos de cómo
es su crecimiento y madurez empresarial, así como identificamos sus
sistemas vitales, ejes de crecimiento. Para entender mejor su clasificación.
Posteriormente analizamos a fondo dos habilidades gerenciales (“Gestión
del tiempo” y “Delegar”) para el desarrollo de un plan de trabajo.
Capítulo 3. Se revisan las bases, la importancia, la aplicación,
el objetivo y la función principal del plan de trabajo, para pasar
a mencionar y revisar a detalle las etapas para su elaboración.
Capítulo 4. Se establecen las especificaciones, la base y los aspectos
generales que se consideraron para el desarrollo del Work_plan (Plan
de trabajo Conceptual en Excel 2010), posteriormente se analizan los
tipos de servicios de cloud storage o almacenamiento en la nube, para
establecer los puntos de seguridad, retos y complicaciones durante
su creación; después se describe a grandes rasgos la herramienta,
presentando un manual de los primeros pasos de su uso, para poder
crear tu usuario y cargar un tutorial que te ira guiando para entender los
puntos fundamentales de la misma, finalmente se presentan 9 de 10 tips
en los que esta herramienta te ayudara a tener reuniones más efectivas.
Capítulo 5. Es la Investigación de campo de la herramienta,
lo que opinan las personas de la misma, si en conclusión
se cumple con la hipótesis y si es una buena herramienta.
xxi
Prologo
C
uando ingresé a la carrera de Administración, lo hice por una
razón, porque independientemente de lo que estudiamos o a que
nos dediquemos, todos buscamos tener nuestro propio negocio y esto
es la esencia de Administración, al darte las herramientas para entender
los negocios/empresas y así poder crearlas, desarrollarlas o mejorarlas.
Antes de ingresar a la Universidad tuve tiempo para reflexionar, y
trabajar, pero aún más importante pude poner un propio negocio, y ver
los matices que te da esta experiencia que defino como una flama que
llevamos dentro y depende de nosotros hacerla crecer o extinguirla. Al
entrar a la universidad, en mi formación como profesionista rescato que
me enfoque más a la parte práctica y al combinarla con el objetivo de ser
empresario, logre aptitudes, actitudes y habilidades que me permitieron
desarrollarme en los trabajos, alcanzando puestos administrativos.
Pero aún más importante que todo esto y los años de experiencia,
los contactos y las personas que conocí, fue que en todos los trabajos
seguí desarrollando proyectos propios, hasta que cambie la pregunta
¿De todos estos proyectos tan maravillosos, Cuál elegir y porque solamente uno?
a
xxiii
¿Cómo poder echar andar todos y cada uno de estos proyectos al mismo tiempo y en uno
sólo, asegurando que se lleven a cabo, y que no queden solo en papel y lápiz?
Esta pregunta se ha convertido en mi razón de ser, mi misión día a
día y aunque le he podido dar respuesta, y he planteado un proyecto
a largo plazo que involucra proyectos estratégicos para darle aún
más fuerza y lograrlo; aun no puedo generar ese pilotó que permita
conseguir la inversión necesaria para verlo funcionar; que espero se
convierta entonces en proyecto de maestría o doctorado; o mejor
aun realmente funcione y de esta forma de las Universidades
crearíamos empresas, en vez de egresados en busca de empleo.
Es este proyecto el que después de tocar varias puertas, en diversas
incubadoras, contacto a un consultor GAMS, quien me da una beca
de México Emprende como empresario, y al realizar mi diagnóstico
en la CANACO que esta sobre Reforma, se determina que tengo una
madurez empresarial de 5 a 7 años en cada subsistema, después al conocer
la magnitud del proyecto y al evaluar mi formación y experiencia, se
me invita a formarme como Consultor Empresarial y Financiero en
metodología DIES (Diagnóstico Integral Empresarial con Seguimiento),
programa a nivel Nacional para MiPyME´s por parte de Secretaría
de Economía, después el mismo camino me llevó a formarme como
Facilitador del MJE (Modelo Jóvenes Emprendedores), 1 año después.
Durante mi formación como profesionista, además de trabajar,
dar consultorías, emprender otros proyectos, vinieron más cursos
y certificaciones; esto me permitió entender que el factor más
importante durante el desarrollo de las empresas y nuevos proyectos
de emprendimiento, es la planeación y contar con un equipo de negocios
exitoso, en concreto dar un espacio y tiempo para armar un plan de trabajo,
es decir pensar de forma estratégica en el futuro del proyecto/negocio,
en otras palabras salir de la parte operativa para pasar a la administrativa
es buscar lo que permita poder madurar el proyecto y hacerlo crecer.
A
continuación
comparto
xxiv
mi
Curriculum
Vitae.
Aarón Alvarez Muñoz
Educación
2007-2011
UNAM
FESC
Situación
EGRESADO
Curriculum
Vitae
Lic. En Administración
Especialidad en Finanzas
Objetivo Personal
Habilidades
“Desarrollar habilidades y actitudes, que me permitan madurar profesionalmente, participando activamente en una
empresa pública o privada enfocada al desarrollo de ideas;
gestionando recursos, proyectos y equipos de trabajo…”
Liderazgo, Negociación, Aprendizaje rápido, desarrollo de sistemas y procesos, dar soluciones a
problemas, Asumir Responsabilidades, proactivo,
emprendedor; Trabajo en equipo y bajo presión…
Experiencia Profesional
Experiencia Laboral
CNBV DGA de Sociedades de Inversión y Emisiones Globales
Docsolutions www.docsolutions.com
“Capturista”
(Ene.10 - Mar.10)
Carpintería y Herrería Hernandez
“Ayudante de tornero”
( Jul. 07- Oct. 07)
Puesto El buen tamal
“Encargado”
(Mar. 07 -May. 07)
Sportortas franquicia plaza la Vía
“Ayudante general”
(Sep. 06 - Nov. 06)
Elitecamaleon “UMA de reptiles”
“Administrador General”
(Sep. 04 - May. 06)
Empresa constructora
“Apoyo de encargado de obra” (May. 05 -Ago. 05)
Farmacia la Luz
“Encargado”
(Ene. 03 - Mar. 03)
“Becario”
(Abr. 13-Oct. 13)
“Sales & Operation Analyst”
(Feb. 12-May. 12)
VANS VF Outdoor www.vans.com.mx
(May. 12-Mar. 13)
“Key Account Representative”
Universidad www.lucerna.edu.mx & www.hqsconsultoria.com
Facilitador del taller “Yo emprendo”
(2011)
“Trainee Supervisor de Transportes”
(Ago.10 - Oct.10)
“Aux. Supervisión”.
(Sep. 08 - May. 09)
“Capturista logística”
( Jun. 08 - Ago. 08)
COMEX, Distribuidora Kroma SA de CV
Pasión Mexicana SA de CV
MINSA SA de CV
Experiencia como Emprendedor
Elite camaleón
“UMA criadero de camaleón velado y accesorios para mascota”
2004/06
Ventas a nivel Nacional
Encapsuladora de Ideas
Resina plástica
2008
1er lugar a mejor producto
DIA PGU
ES UNI
“Desarrollo Integral Administrativo de Proyectos Generales
Únicos & Espíritu Universitario
2009 a
la fecha
CEF Independiente
Certificaciones y
Reconocimientos
Prototipos, Derecho de autor
Reconocimiento Plan de Negocios Exitoso; SoyEntrepreneur.
Instructor de Cadenas de Valor y Clústers de negocios; Fundación E, Making Cents International.
2013
2011
Facilitador del Taller Yo Emprendo; Modelo Jóvenes Emprendedores, de Secretaria de Economía.
Actualmente estudiando Habilidades Gerenciales; Harvard Manage Mentor.
2010
Consultor Empresarial y Financiero “MDIES y SAFE, Programa México Emprende
www.diesconsultor.com
2010 &
2012
Reconocimiento como ponente, en la “XI” y “XII” Feria Empresarial unidad de seminarios FESC
UNAM Por Desarrollo Integral Administrativo, de Proyectos Generales Únicos.
2009
& 2010
“X” feria empresarial, UNAM FES CUAUTITLÁN 1er lugar a mejor producto.
2008
Constancia Plan de negocios, administración básica PyME y formación de nuevos proyectos del IME
2007
Reconocimiento en la Universidad Mercadolibre.com.mx
2006
Computo
Desarrollo
Excel
Ingles
50% Comprensión y escritura
Avanzado
Excel, Power Point, Word, Internet, Prezi
Mi filosofía de Vida
Intermedio
Publisher, Outlook, Photoshop, InDesign, Visio, Sketchbook
Pro, Axapta, Astus, SuA, Project
Básico
Autocad, Lotus, COI, Access, Project, Camtasia, Flash, Illustrator, Dreamweaver, Corel Draw, SPSS, MySQL, SAP
“Aspira a las estrellas, para alcanzar el cielo”…correr
ese riesgo y ganar, y aunque no sea así caer mil veces
y subirnos al ring otras 20; alcanzar la meta y jamás
desistir;
dejar un legado esa huella en los demás.
Objetivo
E
l objetivo principal de esta tesis, es mostrar los pasos para la
elaboración de un plan de trabajo, recordando la importancia de
este, como una herramienta administrativa de nivel gerencial, como
parte de la planeación estratégica, que es vital para el desarrollo y la
gestión de proyectos, recordando que el plan de trabajo es necesario
para la planeación, ejecución, implementación y supervisión de cualquier
proyecto o conjunto de proyectos; sólo para poder introducir al lector al
entendimiento del Work_plan “Plan de trabajo conceptual desarrollado
en Excel 2010”, que nos ayudara con 3 de las 5 etapas del plan de trabajo,
así como con 9 de 10 consejos para llevar tus reuniones en equipo, de
manera más eficaz. Que al ser usada esta herramienta con aplicaciones
y programas en la nube, potencializamos nuestro trabajo, al tener la
posibilidad de: tener reuniones en tiempo real, documentos compartidos
sincronizados directamente con nuestros computadores personales,
poder agregar notas y dar soporte remoto a los usuarios; para poder llevar
los proyectos al siguiente nivel de madurez empresarial, es decir de un
administrador de sistemas; buscando la sustentabilidad económica de los
proyectos, comenzando con la tesis, al tenerla en formatos digitales como
Pdf y Epub, lo que también nos permite compartirla de forma integral
junto con la herramienta, que permite el ahorro en el uso del papel de
minutas, así como la reducción de emails innecesarios, para empezar.
xxvii
Justificación
E
xisten varias herramientas para poder desarrollar una idea/proyecto/
negocio hacia sus objetivos, sin embargo, hay una que es la base de
las demás, que las origina y las gestiona: estableciéndolas, asignándolas,
supervisándolas, dándoles seguimiento, analizándolas, estableciendo
fechas, tiempos, generando una programación, informes y resúmenes
del avance del proyecto o los proyectos para un óptimo desarrollo.
Hablamos del “Plan de trabajo” herramienta administrativa en
planeación estratégica que atiende el principal factor de madurez de
las empresas y profesionistas, es decir, el tiempo y espacio para planear,
donde radica el detonante principal para el desarrollo y crecimiento
de proyectos, que es lo que le agrega valor a las ideas, el trabajo y a las
empresas, permitiendo abrir un espacio de las actividades cotidianas para
poder visualizar los planes para el futuro, buscando aprovechar mejor los
recursos, tener un mejor desarrollo y ser más productivos en el proceso.
“Una persona que planea su futuro, traza su camino, y consigue sus metas; una persona
que no planea su futuro, difícilmente terminará una carrera y podrá ofrecerle un buen
nivel de vida a su familia, y esto mismo ocurre con las empresas”... A.AlMuz
xxix
Hipótesis
E
l Work_plan (Plan de trabajo conceptual y genérico), es una
herramienta administrativa gerencial completa, detallada y
automatizada, que permite llevar una mejor gestión de proyectos en
menor tiempo de lo que llevaría hacerse normalmente, enfocado a
las comunidades de: emprendimiento (emprendedores, empresarios y
consultores), Universitarias (investigadores, profesionistas y estudiantes)
y empresariales (Directivos, Gerentes y administrativos) que; se dan
tiempo para planear, que tienen la iniciativa de desarrollar proyectos
y saben ¿Cómo se desarrollan?, que contando con recursos y equipos
de trabajo, han desarrollado sus habilidades gerenciales para gestionar
a su equipo por medio de planes de trabajo, que buscan tener un
crecimiento alineado de su operación a sus sistemas, e identificaron
su etapa de madurez empresarial, que conocen el tipo de herramientas
adecuadas para su desarrollo, que entendieron que un plan de trabajo
correcto les permite saber: ¿Qué hace el equipo?, ¿Cuál es el avance
de las actividades?, ¿Se están alcanzando los objetivos?, Entre otras
cosas y que un buen plan de trabajo se elabora con el manejo de Office
y las Tecnologías de la Información y Comunicación; aprendiendo
lo anterior, el Work_plan los ayudará entonces para tener una
mejor planeación en el futuro cada vez, desde el momento en que
se aprende a usar la herramienta, usándose por completo o partes.
xxxi
Capítulo 1
“Fundamentos
para el desarrollo
y gestión de
Proyectos”
“Existen 3 factores importantes al inicio de un proyecto: la oportunidad, el equipo y los
recursos que se tienen para llevarlo a cabo, y durante cada paso del desarrollo de este,
debemos cuidar que sea viable, es decir: rentable, productivo y solvente”
1
2
Fundamentos
de la Gestión de
Proyectos
1.1
U
n proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, por lo
general involucran a un grupo de personas trabajando en torno a
un objetivo o meta en común, en un período de tiempo determinado.
Los proyectos se realizan en todos los niveles en una empresa y bien
pueden exigir el esfuerzo de una sola persona o de todos. Su duración puede
variar desde una semana a más de dos años. Algunos proyectos son por
área y otros sobrepasan incluso los límites funcionales u organizacionales;
es decir, involucran a más organizaciones, o hasta naciones.
Las herramientas que se han desarrollado en el transcurso del tiempo
buscan garantizar el éxito del proyecto; lo que significa cumplir el objetivo
del mismo en el tiempo establecido y cubriendo una serie de requisitos que
se plantearon para su inicio. La gestión de proyectos es la planificación,
programación, seguimiento, control y entrega de las actividades del
proyecto para alcanzar los objetivos dentro de un plazo determinado.
No es de extrañarse que la gestión de proyectos requiera fuertes
habilidades gerenciales, para su eficaz desarrollo y gestión.
3
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.1 Antecedentes
1900-1930
Taylor
Gantt
Fayol
En los primeros
años del siglo XX,
Taylor sienta las
bases de los sistemas
organizativos
Henry Laurence Gantt
quien, entre 1910 y
1915, desarrolló y
popularizó su tipo de
diagrama en Occidente
En 1916, Henry
Fayol estableció los
14 principios de
la administración
Taylor 1; Gantt 2; Fayol3
1930-1950
En 1938 por
Alex Faickney
O s b o r n
desarrolla
la
técnica
de
Brainstorming
En 1943 Kaoru
Ishikawa desarrolla
el diagrama de
causa & efecto
para
asesorar
una
empresa
En los años 50 se ponen
en
práctica
mediante
la
metodología
PERT
y CPM en Oficinas de
Proyectos de Fuerza Aérea
y de Marina de EEUU
Brainstorming4; Ishikawa5; PERT y CPM6.
1 Lourdes Münch Galindo, “Administración: Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor” Editorial Pearson, Primera edición, 2007, pp. 75-76
2http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt
3http://es.wikipedia.org/wiki/Henri_Fayol
4http://es.wikipedia.org/wiki/Lluvia_de_ideas
5http://es.wikipedia.org/wiki/Kaoru_Ishikawa
6 Klastorin. “Administración de Proyectos”, Alfaomega, 2008: p. 17
4
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1960-1970
En los años 60 surgen
los conceptos de: Ciclo
de Vida del Proyecto,
Estructura
Desagregada
del Proyecto y Estructura
Desagregada del Trabajo
Los planes de negocios surgen en
las décadas de los 60 y 70 en como
una necesidad para determinar con
mayor certeza y menor riesgo donde
se debían invertir los excedentes
financieros de las empresas
EDT7, Planes de negocios8
1980-2000
En 1969, se estableció la primera conexión de computadoras, conocida
como Arpanet, entre tres universidades de Estados Unidos; En los
años 80, el auge de las TIC´s (Tecnologías de la Información y
Comunicación) hace que se desarrollen nuevas técnicas de gestión
de proyectos y metodologías como la Ingeniería Concurrente9 y
Gestión del Conocimiento10; en 1990 Internet comenzó a usarse
como medio de transmisión y uno de los servicios que más éxito
ha tenido es la World Wide Web (WWW o la Web), durante este
tiempo la evolución de las computadores personales propicio el
desarrollo de programas especializados para las empresas. y gestión
de proyectos. Actualmente se buscan mejoras de competencias,
de procesos y de sistemas de soporte para la gestión de proyectos.
7http://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_de_descomposici%C3%B3n_del_trabajo
8http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060038/lecciones/modulo%201/
capitulo%203/plan.htm
9 Ecodiseño: Ingeniería del ciclo de vida para el desarrollo de productos sostenibles Capuz
Rizo, Salvador Yeyo. Publicado por Ed. Univ. Politéc. Valencia, 2002 pag 63
10 ANDREU, R. & SIEBER, S. (1999): “La gestión integral del conocimiento y del aprendizaje”,
Economía Industrial, no. 326, pp. 63-72
5
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.2 Conceptos Generales
L
a Administración 11(lat. ad, hacia, dirección, tendencia, y minister,
subordinación, obediencia) es la ciencia social aplicada o tecnología
social, que tiene por objeto de estudio las organizaciones, y técnica
encargada de la planificación, organización, dirección y control
de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos,
del conocimiento, etc.) De una organización, con el fin de obtener
el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico
o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
Proyecto12: Serie de actividades relacionadas entre sí, dirigidas
hacia un resultado u objetivo común, con un comienzo y fin definidos.
Administración de proyectos13: Es la planeación, dirección
y control de recursos (personas, tecnológicos, financieros) para
cumplir con el objetivo o propósitos en común con restricciones
de: parámetros, especificaciones, presupuesto y tiempo.
Estrategia14: Camino o ruta a seguir, que involucra un conjunto
de planes de acción, que se tienen que seguir para llegar a una meta
determinada en la cual una organización pasa de una situación
actual a una deseada, con el logro de la visión, misión y objetivos.
Planeación15: La planificación, planeamiento o planeación
es un proceso metódico de toma de decisiones diseñado para
obtener un objetivo determinado que para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores
internos y externos que pueden influir en el logro, que va de lo
simple a lo complejo dependiendo el medio en donde se aplique.
11 Chiavenato Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, 7a. ed., McGraw-Hill Interamericana, 2004, p. 10.
12 Ángel Díaz Martín. Dirección de proyectos: Experiencia, arte y Excelencia, Editorial Alfaomega Grupo Editor, México D.F. 2011
13 Zacarías Torres Hernández- Heli Torres Martínez. Administración de Proyectos, Editorial
Grupo Editorial Patria, México 2012.
14 Seminario Virtual, Nacional Financiera, 2010
15http://es.wikipedia.org/wiki/Planeamiento
6
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.2.1 Ciclo de Deming
El ciclo de Edward Deming16, es una estrategia de mejora
continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado
por Walter A. Shewhart. Es muy utilizado por los Sistemas de
Gestión de Calidad (SGC). Los pasos, son el acrónimo de PHVA
Planificar, Hacer, Verificar, Actuar (“PDCA” Plan, Do, Check, Act).
Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas
una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios,
mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando
la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación
del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización.
Plan (Planificar).- Establecer las actividades del proceso, necesarias
para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones para el
resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones
a lograr se convierten también en un elemento a mejorar.
Do (Hacer).- Es ejecutar el plan estratégico lo que contempla:
organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar la ejecución.
Check (Verificar).- Después de un periodo previsto, volver a recopilar
datos de control y analizarlos, comparándolos con los requisitos
especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y en su caso,
evaluar si se existe alguna mejora. Documentando las conclusiones.
Act (Actuar).- En base a las conclusiones del paso anterior
ofrecer una retroalimentación y/o mejora en la Planificación.
16http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming
7
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.2.2 Ingeniería Concurrente
La Ingeniería Concurrente (IC) o Paralela17, es una filosofía
orientada a hacer más eficiente los sistemas, al integrar sistemáticamente
y en forma simultánea el diseño de productos y procesos.
Propone redes de funciones apoyadas por tecnologías (ej: computadores
en red y en bases de datos). Puede definirse como la unión de varios
procedimientos que sirven para reducir los tiempos que se utilizan
en el desarrollo de proyectos, teniendo en cuenta la calidad del
producto, considerando desde un principio todos los elementos del
ciclo de vida de un producto, desde la concepción inicial hasta su
disposición final, pasando por la fabricación, la distribución y la venta.
La realización de diferentes actividades y el trabajo en diversos
equipos simultáneamente ayudan a posicionar los productos en el
mercado en un menor tiempo, es decir: “Un sistema de trabajo donde
las diferentes actividades de ingeniería en los procesos de desarrollo
de producto y de proceso de producción se integran y se realizan
en paralelo, siempre que sea posible, en vez de secuencialmente”.
Los objetivos que se persiguen con la implementación de la IC son:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Acortar los tiempos de desarrollo de los productos.
Elevar la productividad.
Aumentar la flexibilidad.
Mejor utilización de los recursos.
Productos de alta calidad.
Reducción en los costos de desarrollo de los productos.
Establecer conocimiento y cultura de Ingeniería Concurrente
Integrar los departamentos de la empresa
Asegurar el cumplimiento de los requerimientos y
expectativas del cliente
17 Ecodiseño: Ingeniería del ciclo de vida para el desarrollo de productos sostenibles Capuz
Rizo, Salvador Yeyo. Publicado por Ed. Univ. Politéc. Valencia, 2002 pag 63
8
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.2.3 Gestión del Conocimiento
La gestión del conocimiento (del inglés Knowledge
Management)18 es un concepto aplicado en las organizaciones, que
tiene el fin de transferir el conocimiento desde el lugar dónde se
genera hasta el lugar en dónde se va a aplicar e implica el desarrollo
de las competencias necesarias al interior de las organizaciones,
buscando ser compartido y utilizarlo entre sus miembros, así como
para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas.
Otras estrategias de gestión de conocimiento incluyen: Recompensas
(para motivar el intercambio de conocimiento), Contar historias (como
medio de transferir conocimiento tácito), Mapeo de Conocimiento,
Comunidades de Prácticas, Directorio de Expertos (para ayudar al
buscador de conocimientos a llegar a los expertos), Evaluación de
acciones, Transferencias de buenas prácticas, Ferias de Conocimiento,
Gestión de Competencias, Proximidad y arquitectura, Repositorios de
Conocimiento, Tecnologías Colaborativas, Agentes de Conocimiento
(algunos miembros organizacionales toman la responsabilidad por
un “campo” específico y actúan como primera referencia sobre con
quién hablar sobre un tema específico), Computación en Nube.
La computación en la nube, conocido también bajo los términos
servicios en la nube, informática en la nube, nube de cómputo
o nube de conceptos, del inglés cloud computing, es un medio
que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet.
18http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_conocimiento
9
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.3 Planeación Estratégica
E
19
l éxito de una organización depende de la determinación exacta de los
resultados que se pretenden obtener, es decir el planteamiento de los
objetivos, que con un análisis del entorno, los riesgos, las oportunidades
y los recursos con los que se cuentan; y no solo es visualizar lo que se
debe hacer, o el camino a seguir, sino poder anticiparnos a los posibles
problemas y con esto si es posible, mejorar las condiciones futuras.
La planeación estratégica es un proceso que se inicia con el
establecimiento de metas, define estrategias y políticas para lograr los
objetivos, también se utiliza para decidir de antemano que tipo de
esfuerzos de planeación deben hacerse, ¿cuándo? y ¿cómo realizarse?,
¿quién o quiénes lo llevaran a cabo? y ¿que se hará con los resultados?.
J e r a r q u í a Tipo
de
planeación P
l
a
z
o
Directivos E s t r a t é g i c a Largo
plazo
Ej: Tener un crecimiento anual del 15 %, en los productos de
temporada mediante el desarrollo de un portal de e-comerce
Gerentes T á
c
t
i
c
a Mediano
plazo
Ej: Realizar una investigación de mercados para definir el tipo de
cliente que compra por Internet; Realizar una matriz sobre las paginas
disponibles de e-comerce de nuestros productos para identificar
sus principales características; Reclutar a desarrolladores de TI,
Web para la creación del contenido y la plataforma; Digitalización
de todos los productos en alta resolución y reunión de material.
Operativos O p e r a c i o n a l Cortó
plazo
Ej: Se requiere de salida de muestrario de temporada para la
realizar un catálogo digital del producto, por lo tanto la planeación
es abrir un espacio entre el surtimiento de pedidos y así poder
cumplir con el requisito de los gerentes y darles el producto.
19 Seminario Virtual, Nacional Financiera, 2010
10
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
Otros ejemplos de Estrategias en las Empresas son: ¿Cómo
disminuiremos los cotos un 5% anual?, ¿Cómo vamos a poder asegurar
la calidad y precio de los insumos?, ¿Cómo negociaremos términos
con los clientes grandes?, ¿Qué hacemos si la inflación supera nuestras
expectativas?, ¿Qué hacemos para obtener las certificaciones ISO?
Características de
no son decisiones
(Cada estrategia
de trabajo y
una estrategia: 1) No son cotidianas (es decir
del diario) , 2) Son de costosa implementación
involucrara importantes proyectos, equipos
recursos), 3) Generalmente irreversibles
La planeación estratégica responde las siguientes preguntas20:
1 ¿Que tenemos y en dónde estamos?
2 ¿Qué queremos y hacia dónde vamos?
3 ¿Cómo
lograrlo?
El equivalente de un emprendedor sin plan de negocios, es el equivalente a un capitán sin
barco, un plan de negocios es un plan estratégico sin embargo el máximo exponente de este
es sin duda el plan maestro...
El plan maestro es el documento donde se establecen todos
los objetivos estratégicos de la organización, que se alinean
a la misión y visión de la empresa, estableciendo políticas,
programas y presupuesto para el desarrollo de los proyectos.
20 Seminario Virtual, Nacional Financiera, 2010
11
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.4 Estrategias
L
as estrategias21 son cursos de acción que muestran los medios,
recursos y esfuerzos que deben emplearse para lograr los objetivos
en condiciones óptimas. A través de las estrategias se plantea el cómo
lograr eficazmente es decir específicamente y de la mejor manera los
objetivos. Por ello es que existen más estrategias que los objetivos que
se planteen. Sin embargo a nivel corporativo se determinan cuatro tipos
de estrategias básicas, que se refieren al rumbo que puede tomar la
empresa, estas son: de estabilidad, crecimiento, contracción, combinadas:
Estrategias de estabilidad22.- Se busca mantener la posición actual
para plantear diversos escenarios donde se determina el tamaño,
rentabilidad y estabilidad del mercado mediante una evaluación del
entorno, la competencia, las oportunidades, los riesgos y los escenarios que se le presentan a la empresa.
21 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 50
22 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 49
12
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
Estrategias de crecimiento23.- Da respuesta a ¿Qué crecimiento
debe darse?, ¿Cuando?, ¿Donde? y ¿Cómo ocurrirá?. Se divide en las
siguientes categorías:
Estrategias de Integración.- Buscan el control de la operación
mediante la absorción de procesos que normalmente
lo llevan otras organizaciones, se da en 3 sentidos:
1 Hacia adelante.- La finalidad es además de producir también
distribuir, de esta forma se logra un alto grado de dominio
2 Hacia atrás.- Se realiza para tener un mayor control de
los suministros, es decir los proveedores para asegurar la
calidad, el precio y cantidad de las materias primas, lo que
se logra cuando la empresa produce sus propios insumos
3 Horizontal.- Se refiere a efectuar un mejor control sobre
la competencia mediante alianzas o fusiones estratégicas.
Estrategias Intensivas.- Buscan el aprovechamiento de las
oportunidades que se presenten para intensificar la participación
y penetración en el mercado, como medios de crecimiento.
1 Desarrollo de producto.- Ya sea un nuevo producto o mejora de
los actuales, se busca incrementar las ventajas en su mercado.
2 Desarrollo de mercado.- Se expande a otra línea de
productos o se busca participar en otros mercados existentes.
Estrategias de consolidación.- El propósito es lograr el equilibrio
de todas las áreas de la empresa, para lograr un desarrollo integral.
Estrategias de Diversificación.- Buscan oportunidades para el
desarrollo futuro de los productos y encontrar nuevos mercados.
1 Concéntrica.- La finalidad es agregar un nuevo producto
a la línea de productos ya existente aprovechando
los recursos y tecnologías con las que se cuenta.
2 Horizontal.- Se busca la expectativa del cliente,
mediante la mejora o creación de un nuevo producto,
sin limitación a los recursos o tecnologías actuales.
Se
aplica
cuando
se
busca
3 Conglomerada.un
cambio
de
giro
total
de
la
empresa.
23 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 49
13
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Estrategia de contracción24.- Se realiza una revisión y evaluación
de los segmentos de Mercado establecidos por la Organización con el
objetivo de identificar los que son rentables y cuales son innecesarios.
Como resultado los segmentos se agrupan de tal manera que se reducen
el número de ellos, buscando que todos los segmentos sean rentables,
reduciendo los costos de producción y esfuerzos de comercialización; el
principal riesgo es perder clientes por retirar productos que los satisfacían.
Estrategias combinadas25.- Se usan cuando los objetivos de las
empresas que se buscan no se alcanzan con la aplicación de una sola estrategia,
se recurre entonces a la mezcla de dos o más estrategias, para lo que es
necesario un especial cuidado con el fin de que estas no se contra pongan.
Existen herramientas de planeación especializadas de acuerdo al
área, a continuación se mencionan algunas de estas herramientas:
Mercado.- Pronostico de Ventas, Investigación de mercados,
segmentación, Mix de mercadotecnia, SIM (Sistema de Información
de Mercado), Benchmarketing, FODA´s, matriz de competencia.
Producción.- Diagramas de flujo, diagramas de proceso de
operaciones, curso gramas, planos de distribución de planta, estudios
de tiempos y movimientos, presupuestos, ingeniería del valor,
planeación y control de inventarios, sistemas de inventario, etc...
Personal.- Pronósticos, Fuentes de reclutamiento, Análisis de
puestos, Técnicas de selección de personal, Inventario de personal,
Valuación de puestos, Encuesta de valuación del salario, etc...
Finanzas.- Análisis del entorno, Estados Financieros, Razones
financieras, Presupuestos, Flujo de efectivo, Punto de equilibrio,
Estados de Origen y aplicación de recursos, Proyecciones
Financieras, Tasa Interna de Retorno, Valor Presente Neto.
En este trabajo no abordaremos estas técnicas especializadas
por área ya que el desarrollo del plan de trabajo que se desea
desarrollar debe aplicarse de forma general a cualquier área
24 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 50
25 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 50
14
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.5 Técnicas de planeación
E
xisten diversas herramientas o técnicas que auxilian al
administrativo, profesionista o emprendedor para efectuar
el proceso de planeación, las técnicas de planeación nos ayudan
a anticiparnos al futuro, minimizar riesgos y optimizar recursos,
además de que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso
administrativo, especialmente a la hora de tomar de decisiones.
En este tema se analizaran brevemente las técnicas de
planeación que pueden ser cuantitativas cuando se aplican
métodos matemáticos o estadísticos, o cualitativos cuando se
utilizan métodos de criterio y/o experiencia estos métodos son:
15
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.5.1 Técnicas Cualitativas
Tormenta de ideas
(Brainstorm/Brainstorming)26.También denominada Lluvia de ideas, es una herramienta de
trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un
tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de
grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Esta
herramienta fue ideada en el año 1938 por Alex Faickney Osborn.
Lo principal es aplazar el juicio y aceptar todas las ideas, y una vez
generados una gran cantidad de alternativas se toma la decisión
por consenso; se busca la innovación de las ideas, la cantidad de
ideas, se estimula la mejoría de las mismas y todos participan.
Lluvia de ideas “manzanas”
Delphi27.- Es una técnica para tomar decisiones de manera individual. Se
pide a los implicados que generen por escrito sus opiniones o alternativas
en forma anónima, se recopilan todas las ideas, se analizan y se elige la mejor.
26 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 52
27 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 52
16
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
Grupos TGN28.- La técnica de grupo nominal (TGN) es una
reunión estructurada en la que participan varios gerentes para generar
ideas acerca de un problema o tomar decisiones bajo el siguiente proceso:
-Todos los participantes en silencio ponen sus ideas por escrito,
-Los miembros del grupo retroalimentan sus ideas utilizando los
recursos disponibles como un proyector, un pizarra o rota folió.
-Se presentan y evalúan las ideas con fines de aclaración.
-Se vota de manera individual sobre
de las ideas; la decisión final se toma
la prioridad
por votación.
Círculos de calidad y equipos de mejora29.- Son grupos que
se reúnen periódicamente para compartir ideas con el fin solucionar
problemas o mejorar sus funciones y productos, desde sus respectivos roles
o áreas con el objetivo de incrementar la calidad y la productividad; en su
desarrollo se analizan los problemas, las causas y se proponen soluciones.
Árbol de decisión30.- Este modelo consiste en una representación
de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión, su
forma de diagrama se inicia en un punto de decisión donde surgen
rutas de acciones o sucesos posibles, una de ellas toma el camino
positivo, lo que espera en el mejor de los casos, otro camino se basa
en lo negativo, lo que pasaría en el peor de los casos, posteriormente
de estos surgen otros; el diagrama se representa con líneas
rectas que llega al punto de tomar la forma que parece un árbol.
28 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 53
29 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 53
30 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 53
17
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.5.2 Técnicas Cuantitativas
1.1.5.2.1 Investigación de Operaciones31
La investigación de operaciones consiste en el uso de
modelos matemáticos, estadística y algoritmos con objeto de
realizar un proceso de toma de decisiones, tratando con sistemas
reales, con la finalidad de mejorar (u optimizar) su funcionamiento;
tomando en cuenta la escasez de recursos, para determinar cómo
se puede optimizar, maximizar o minimizar un objetivo definido.
La resolución de un modelo analítico de Investigación de operaciones
se apoya matemáticamente sobre una o más de las siguientes teorías:
teoría de juegos, teoría de colas de espera, teoría de la decisión, teoría
de los grafos, Teoría de control, programación lineal, probabilidad y
estadística matemática, programación dinámica, Cadena de Markov.
La situación con este tipo de herramientas es que se centran más al
área de producción o ingeniería Industrial, es decir la parte Técnica
Operativa del proyecto que ya está puesto en marcha y para este
trabajo esta parte representa una limitante ya que me estoy centrando
en las comunidades de emprendimiento, comunidades universitarias
y comunidades empresariales; que comienzan a desarrollar
proyectos y no en la cadena productiva o un área de producción.
Sin embargo, es importante mencionar que se tiene conocimiento
del uso de estas herramientas y que existe un complemento en MS
Excel Office, llamado “Solver”, que ocupa el método Simplex y
ayuda a resolver este modelo de una manera más automatizada.
31 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:pp. 58-59
18
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.5.2.2 Ishikawa
Kaoru Ishikawa32 (13 de julio de 1915 - 16 de abril de 1989),
fue un químico industrial japonés, administrador de empresas y
experto en el control de calidad, cuyo aporte fue la implementación
de sistemas de calidad adecuados al valor de procesos empresariales, se
le considera el padre del análisis científico de las causas de problemas
en procesos industriales, dando nombre al diagrama Ishikawa, cuyos
gráficos agrupan por categorías todas las causas de los problemas.
Las
7
herramientas
administración de la calidad
Hojas de verificación.- Son
formatos claros, precisos y de
fácil llenado para recopilar
información
de
manera
simultánea al proceso, para
detectar tendencias, frecuencias
y periodicidad de los eventos.
básicas33
de Kaoru
para
Ishikawa
la
son:
Histogramas.- Son diagramas de
barras que permiten analizar cómo
se distribuyen las variaciones, con
el fin de concentrarse en estudiar
y resolver aquellas que rebasan los
límites previamente establecidos.
Análisis de Pareto.- Señala que el
20% de las variables causa el 80%
de los efectos, es decir la mayoría
de los problemas se originan en
20% de las causas, mediante la
gráfica colocamos los “pocos que
son vitales” a la izquierda y los
“muchos triviales” a la derecha.
32http://es.wikipedia.org/wiki/Kaoru_Ishikawa
33 Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:pp. 235-242
19
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Análisis de causa y efecto
o Diagrama de Ishikawa.También se le conoce como
diagrama de pescado, a través de
esta busca el efecto principal de
la suma de todos los problemas
a analizar, identificando las
posibles causas, determinadas
de una lluvia de ideas previa.
Estratificación.- Se dividen en
áreas/procesos o funciones todos
los problemas para agruparlos
en categorías o clases, y de esta
forma tomar acciones correctivas
de todos los factores que
intervienen en los resultados.
Diagrama de Dispersión.- Es
un método para representar
gráficamente la relación entre 2
variables, lo que permite observar
la relación que existe entre un
supuesto y su efecto, se usa para
verificar la hipótesis que surge
del diagrama de causa y efecto.
Gráficas y cuadros de control.Son diagramas lineales que
se usan paralelamente a la
operación, que se hacen sobre la
marcha, lo que permite analizar
las variables en función de
límites previamente establecidos.
20
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.5.2.3 PERT
34
Las Técnicas de Rutina y Evaluación de Peritos, comúnmente
abreviada como PERT (Project Evaluation and Review
Techniques), es un modelo para la administración y gestión de
proyectos inventado en 1958, por la firma “Allen and Hamilton”
de Chicago, Illinois, desarrollo para la Marina de Estados Unidos,
método empleado para controlar el programa de lanzamientos del
proyectil “Polaris”, afirmándose que dicha programación permitió
reducir en 2 años la duración del proyecto.(Suarez, C. 2013)
Existen tres principios para diagramar una red PERT35:
1
2
3
Principio de designación sucesiva: se nombra a los vértices
según los números naturales de las actividades, de manera
que no se les asigna número hasta que han sido nombrados.
Principio de unicidad del estado inicial y el final: Sólo existe
una situación de inicio y otra de terminación del proyecto.
Principio de designación unívoca: no pueden existir dos
aristas que tengan los mismos nodos de origen y de destino.
A continuación un ejemplo PERT en la apertura de un nuevo local.
Predecesor
Actividad
Nodo
Elección de Local
1
1
Diseño
2
1
Requerimientos de Personal
3
3
Selección de Personal
4
2
Construcción
5
4
Mudanza
6
5, 6
Entrenamiento
7
6
Contratación
8
3
Disposiciones Financieras
9
Duración
3
4
3
2
8
2
3
1
5
34 Klastorin. “Administración de Proyectos”, Alfaomega, 2008: p. 17
35http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_de_revisi%C3%B3n_y_evaluaci%C3%B3n_
de_programas
21
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Los datos que se requieren para realizar el diagrama de red son:
Nombre de la actividad, duración de la actividad, predecesor, tiempo
de inicio temprano, tiempo de termino temprano, tiempo de inicio
tardío, tiempo de termino tardío, tiempo de holgura por actividad.
36
La holgura total es el intervalo durante el cual una operación, que
se inicia a partir de las fechas más tempranas, se puede desplazar
hacia el futuro sin que se vean afectadas las fechas más tardías
de las operaciones sucesoras o la fecha final de la programación.
El camino crítico es el camino a través de la red en el que se
ordenan las operaciones y sus relaciones de ordenación de manera
que la holgura total es mínima. Por lo general, el camino crítico
es el tiempo más largo que se necesita para elaborar el diagrama.
A diferencia de la técnica de revisión y evaluación de programas
(PERT), el método de la ruta crítica usa tiempos ciertos (reales o
determinísticos). Sin embargo, la elaboración de un proyecto basándose
en redes CPM (Critical Path Method) y PERT son similares.
36 Gráfico 1.1.5.2.3 Ejemplo Diagrama PERT
22
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.5.3 Métodos Gráficos
1.1.5.3.1 Ruta crítica37
El método de la ruta crítica o del camino crítico es un algoritmo
utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de
proyectos. Este sistema de cálculo conocido por sus siglas en inglés
CPM (Critical Path Method), fue desarrollado en 1957 en los
Estados Unidos de América, por un centro de investigación de
operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand, buscando
el control y la optimización de los costos mediante la planificación y
programación adecuadas de las actividades componentes del proyecto.
En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la
secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con
la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto
en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta
crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso
en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término
planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica.
38
Ruta crítica en RED PERT
37 Klastorin. “Administración de Proyectos”, Alfaomega, 2008: pp. 86-95
38 Gráfico 1.1.5.3.1 Ejemplo ruta critica
23
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.1.5.3.2 Diagrama Gantt39
Desarrollado por Henry Laurence Gantt (aprox. 1915), desarrolló
el diagrama Gantt, que consiste en un eje vertical donde se
establecen las actividades del proyecto, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duración de cada una de ellas, lo
cual resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.
40
El diagrama Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades dependientes, a
menos que se combine su gráfica con una metodología PERT o CPM
39 Klastorin. “Administración de Proyectos”, Alfaomega, 2008: pp. 95-97
40 Gráfico 1.1.5.3.2 Ejemplo Diagrama Gantt
24
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.1.5.4 Software Especializado
Se pueden diseñar y elaborar diagramas de Gantt con Excel,
en una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando
determinadas celdas con diferente formato o formato condicional
para representar gráficamente con barras por cada tarea.
Software libre para trabajar con diagramas de Gantt:
•OpenProj, •KMKey, •Plan, •GanttProject, •Planner, •NavalPlan, •ProjectLibre
Sin embargo una de las mejores opciones en la planeación de proyectos
es sin lugar a dudas Office Profesional, ya que cuenta con Excel, y
de manera separada se puede adquirir también Project y Visio; la
principal ventaja de estos últimos es que ya cuenta con plantillas, menús
y herramientas especializados para la gestión de proyectos que facilitan
la elaboración de cronogramas, gráficos Gantt, diagramas de pescado,
diagramas de árbol, diagramas de flujo, redes, organigramas, etc...
Y en el caso de Project contempla una Estructura de Descomposición
del Trabajo o EDT, también conocida por su nombre en inglés Work
Breakdown Structure o WBS41, es en gestión de proyectos una
división del trabajo jerárquica orientada al entregable, a ser ejecutado
por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y
crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la
EDT representa una definición a detalle del trabajo del proyecto.
41 Klastorin. “Administración de Proyectos”, Alfaomega, 2008: p. 43
25
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo
requerido para completar el proyecto, sin embargo, para que esta
herramienta sea verdaderamente útil se debe atender a que su
característica fundamental es ser orientada a los entregables o “productos
del trabajo” que son el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en sí;
a continuación se presenta un ejemplo donde el proyecto X seria el
proyecto total, que a su vez se divide en grupos de trabajo o sub proyectos,
y a su vez cada división tendría sus propias actividades específicas.
Proyecto X
Administración
Estudio de
Mercado
Estudio
Técnico
Estudio
Financiero
Microsoft Excel 2010
Microsoft Visio 2010...
26
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"Microsoft Project 2010...
Estos son los programas mas usados por las empresas con Sistema Operativo Windows; ya que en este momento usar una mac, en dónde los proveedores, clientes y
usuarios usan Windows solo representarían complicaciones a la hora de comunicarnos con los contactos de la red de trabajo, tal es el caso de la incompatibilidad
de archivos hasta incompatibilidad de programas, o que en cuyo se generen problemas a la hora de sincronizar los archivos, o perdida de características al abrirse en
diferentes Sistemas operativos.
27
El Proyecto
1.2
C
uando tengas una idea, que pueda ser una buena oportunidad de
negocio, te recomiendo que hables, todo lo que te venga a la cabeza,
“No lo calles”..., comparte todo lo que se te ocurra, y hay de 2 posibilidades:
1) Que te aplaudan y te motivan con esa idea o bien 2)
Te destrozan y te insultan por plantear ese tipo de idea
En ambos casos la decisión es tuya, si seguir a delante o No, “Las
negativas te fortalecen o te hacen desistir, nos ponen a prueba de
aquellas cosas que realmente queremos”... y en el caso de proyectos,
tu idea es como un pequeño cerillo, y las cosas positivas son oxígeno
para mantener la flama viva, y las negativas son leña que alimentan
tu idea o la apagan; y si sigues adelante esto te crea una mentalidad
ganadora, “de que te pongan lo que te pongan tu iras por ese sueño y
lo lograras, desarrollando en el camino habilidades gerenciales. Al final
¿Qué puedes perder? De “quedarte como estas”, logra que tu equipo
se case con esta mentalidad “De que les pongan lo que les pongan,
alcanzaran su objetivo” y tendrás el 50 % de lo necesario para poder
concretar el proyecto y lo demás es cuestión de tiempo para lograrlo.
Recuerda “Si por alguien se crean, desarrollan o mejoran las cosas, es por las personas; las
personas les damos valor a las cosas, no al revés”...Anónimo
29
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.1 ¿Qué define un proyecto?
L
os proyectos en la actualidad abarcan desde planear un fin de
semana, pasar por el desarrollo de una presentación, armar tu
plan de negocios, hasta el lanzamiento de un nuevo producto, una
capacitación de los planes del siguiente año, reforzamiento de fuerza
de ventas, un evento social (graduación, boda, bautizo, XV años, etc...)
hasta la construcción de un edificio o planear el viaje a la luna, etc...
-“Este trabajo se desarrollará desde el punto de vista de”:
Comunidades de
(Emprendedores, Empresarios y consultores),
Emprendimiento
Comunidades
Investigadores, Profesionistas, Estudiantes)
Universitar ias
Comunidades
Directivos,
Gerentes,
Administrativos)
Empresar iales
Que
buscan,
una
mejor
gestión
de
proyectos.
A continuación analicemos algunas definiciones de proyecto.
“Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que,
con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único”.
(Ajenjo, 2000)
“Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo),
se especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con
unos requisitos de calidad (acabado) y coste (presupuesto)”.
(Courter, 2000)
“Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un
producto o servicio único”. Project Management Institute (PMI)
30
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
Proceso único consistente en un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización,
llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos
específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos”
(ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad en la gestión de proyectos).
Un proyecto es una serie de actividades y tareas que:
Tiene un comienzo definido y fecha de terminación, Tiene un objetivo
específico para ser completado dentro de ciertas especificaciones (tiempo,
recursos, etc.),Tiene un presupuesto límite (si es aplicable), Utiliza recursos
humanos y materiales (equipo, dinero, etc.), Frecuentemente es multifuncional (ej. involucra a varios funciones dentro de la organización).
Kerzner, 2001, Project Management
Actividades coordinadas y controladas; con carácter temporal
y secuencia lógica, donde el resultado será un Producto o un
Servicio: prototipo de vehículo, el diseño de un restaurante,
investigación de mercados, desarrollo de una página web, plantilla
informática, sistema de gestión: inventarios, calidad, producción,
finanzas, ventas, crédito y cobranza, reclutamiento y selección, etc.
En síntesis se podría decir que las características de un proyecto
son: buscan alcanzar uno o varios objetivos, son realizados por
personas, son actividades planificadas, ejecutadas y controladas,
se tiene una disponibilidad limitada de recursos y tiempo limitado.
Un proyecto es una oportunidad, que gestiona recursos
y se apoya de un equipo de trabajo interno o externo.
31
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.2 Ciclo de vida de un Proyecto1
L
as distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa
el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las
actividades. En general podemos hablar de. 2 etapas con 4 fases principales:
En la imagen se muestran las 4 fases del ciclo de vida de un
proyecto y la división por etapa. A medida que el proyecto
avanza por todo su ciclo de vida, el equipo de trabajo y los
recursos juegan papeles preponderantes en su desarrollo.
La primer etapa, la planificación da origen al plan de trabajo para
llevarse a cabo, se podría decir que son los planos de construcción
de la casa que se desea construir.; Es decir el ¿Que queremos?
La segunda etapa, la ejecución que es lo que se busca hacer para alcanzar
el objetivo principal del plan de trabajo se podría decir que es lo que se
tiene que hacer para construir la casa; es decir ¿El cómo lo vamos a lograr?
Los proyectos “nacen” de necesidades, son el resultado
de identificar en los problemas las soluciones, son
productos, son servicios para satisfacer esa necesidad.
Por ejemplo: Para una persona que planea salir de viaje, la necesidad es
juntar el dinero; o bien para una empresa el problema puede ser un alto
1
Klastorin. “Administración de Proyectos”, Alfaomega, 2008: pp. 12-13
32
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
índice de rotación de personal en su fuerza de ventas, lo que incrementa
los costos y tiempo de reclutamiento y capacitación de la organización.
A veces el problema se identifica con rapidez, como por ejemplo
cuando ocurre una explosión, o un sismo; pero en otras situaciones
puede tardar mucho identificar el problema o necesidad, requerir meses
para establecer con claridad la situación; por ende en estos casos es
vital recabar toda la información posible para entender el problema
y establecer los requisitos que deben cumplirse para darle solución.
“Piensa que tú eres el cliente y aunque seas consultor, diseñador,
programador, ingeniero, capacitador; ¿Qué es lo que le ofreces al
cliente?,¿Cuáles son tus principales productos o servicios que le estas
ofreciendo y vas a entregar?; Por definición esto es el concepto del
proyecto, la base de lo que tratara, aunque posteriormente se podrían
desarrollar estos productos o servicios como sub proyectos en uno solo
que identifique la necesidad u oportunidad para esa idea, de la cual inicia
el desarrollo del proyecto; y bien esto se puede definir como la propuesta
de trabajo e imagina que compites con varios por ganar el proyecto.
Sin embargo no en todas las situaciones se necesita de una propuesta
formal, a veces se define en una reunión, donde se discute la necesidad
y se anotan las principales ideas entorno a este potencial proyecto; y
es a través del mismo equipo interno que se emprende. Un ejemplo de
esto podría ser establecer el servicio de comedor dentro de la empresa;
evaluar si se requiere que este dentro de la empresa, es vital, ya que de esto
dependería el hecho de construir o adecuar un espacio exclusivamente
para esto o bien por la zona llegar a un acuerdo en establecimientos
cercanos por una cuota preferencial, o en el caso de un evento contratar
el servicio de comedor para los empleados. Otro ejemplo pudiera ser que
en un hospital se evalué ¿contar con una guardería dentro del hospital
o contar con el servicio de guardería para los empleados del hospital?
Se podría decir que es la misma necesidad, pero es muy
importante evaluar ambos casos, ya que evidentemente la
33
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
implementación de un proyecto al otro es muy diferente, y en costo
e implementación de tiempo, ademas de las ventajas y desventajas
que pudiera tener, es necesario evaluar a conciencia cada propuesta.
La etapa 1 establece el concepto de la necesidad, las bases es decir en su
caso la solución u oportunidad, el nacimiento del proyecto. En resumen
contesta a la pregunta ¿Que se tiene que hacer?. Esta etapa es conocida
como Concepción: Los administradores definen el proyecto y su alcance,
se considera su impacto en la planeación estratégica, suponiéndose que el
proyecto se desarrollara, consiste en establecer la necesidad u oportunidad
a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de
proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones:
Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no
se toma medidas al respecto.
Porque existen potencialidades o recursos sub aprovechados que pueden optimizarse y
mejorar las condiciones actuales.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen
en el mismo lugar y con los mismos involucrados.
La etapa 2, por su parte es el desarrollo de una propuesta de solución
donde se plantean los espacios y tiempos para el desarrollo del proyecto,
de esta forma poder dividir el trabajo a través de una lista esta es la etapa
en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir, teniendo
como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la
aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la revisión del perfil de
proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad.
Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un
proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y
los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto,
asimismo establece la asignación o requerimiento de personal respectivo.
La etapa 3 es la implementación, donde se elige la solución propuesta
y da comienzo la realización del proyecto, aquí se da la planeación
detallada del proyecto y después se pasa a la parte de su asignación
de actividades, seguimiento, control, desarrollo, análisis e informes de
34
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
los avances hasta que se satisface la necesidad principal, es decir dar
seguimiento a todas las actividades para alcanzar el objetivo del proyecto.
La etapa 4 o etapa final, es en la que éste es revisado, y se llevan a
cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado,
así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos
planteados, es la conclusión del proyecto. Una parte vital del cierre
es analizar el desempeño del proyecto con el fin de evaluar que se
podría mejorar en el futuro si se realizara un proyecto similar, parte
de esta evaluación es una retroalimentación por parte del equipo,
escuchar sus recomendaciones para mejorar futuras iniciativas.
Cabe mencionar que la duración de un proyecto varía mucho de
pendiendo de su complejidad, número de participantes, tipo de contenido,
y magnitud del proyecto; que además no todos los proyectos pasan por
la 1era fase de planeación. A veces simplemente se pasa directamente
a la etapa de implementación, cuando ya se sabe que se quiere hacer
o por instrucción de un nivel superior dentro de una organización.
Ejemplo: El director General da la instrucción de remodelar las oficinas, para convertirlas en show room, para
presentar las muestras de la nueva temporada a los clientes.
En general, el ciclo de vida de un proyecto se debería de seguir
de una manera más formal y estructurada como cuando éste
se realiza en el ámbito empresarial o profesional y no verse
menos formal como cuando una sola persona o voluntarios de
una comunidad son los que tienen la iniciativa del proyecto.
35
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.3 Tipos de proyecto
2
2 PMBOK Tercera Versión en Español Project Management Institute (2000). «Capítulo 1».
Guía de los Basicos e implicitos Fundamentos de la Dirección de Proyectos (3ª edición).
36
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
Para esta tesis nos centraremos en 2 tipos de proyectos que son:
1) Proyecto emprendedor.- Se establece como un nuevo desarrollo,
por ejemplo un nuevo producto o servicio, el desarrollo de un proyecto
aplicado a profesionistas, emprendedores, profesores, investigadores,
académicos, empresarios, gerentes, administrativos o consultores.
2) Proyecto de mejora o consultoría.- Establece una forma de abordar
los problemas dentro de un proyecto en marcha, es decir ya operando
como una empresa para definir los cursos de acción de un plan de mejora.
37
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.3.1 Elementos de un proyecto emprendedor
Las grandes ideas son el resultado de lo apasionante que puedan
resultar ser; no son destellos de la divinidad, no son herencia de nuestros
genes, no se encuentran encerradas en una bóveda del vaticano, o
en las agencias centrales de seguridad de todo el mundo, o quizás
algunas... Pero lo que las genera en mi experiencia es nuestra visión
en el mundo donde nos desenvolvemos, y nuestra actitud ante la vida.
1.2.3.1.1 La oportunidad
Nace de la necesidad, identificada con anterioridad por nuestra
visión, es sencillo tenemos que volvernos sabuesos de los problemas,
ser cazadores de problemas, el truco es identificar los peores y
ver las soluciones, es decir las oportunidades para resolver esos
problemas o necesidades, así de sencillo pensar de manera exitosa,.
“Las personas exitosas vemos retos y soluciones, no problemas ni pretextos”...A.AlMuz
“Lo difícil cuesta mucho y lo imposible un poco más”...autor desconocido
Una vez enlistados los problemas principales se puede decir
que se ha identificado la necesidad fundamental, y de ahí se
puede establecer la oportunidad, es decir la idea que se volverá
proyecto; esto es lo que necesitamos comenzar a gestionar para
desarrollar la idea en proyecto y son 3 puntos clave principalmente:
La oportunidad el ¿Qué?, El equipo ¿Quiénes?, Y los recursos ¿Qué tenemos?
La oportunidad.- Es el equivalente del desarrollo de esa
idea o necesidad en un proyecto potencial, que crecerá con la
retroalimentación que se obtenga al ser compartida y expuesta.
38
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
1.2.3.1.2 Equipo
Normalmente tardamos en encontrar a ese espécimen raro en la
sociedad, que explota de ideas, y de ganas de salirse a comer el mundo,
denominados locos, soñadores, surrealistas, revoltosos, los que van en
contra de la sociedad, por romper los esquemas de los grupos sociales,
con quienes todos se identifican pero pocos, de verdad muy poco pueden
lograr ser, así de sencillo: si quieres ser zapatero, vas con un zapatero
aprender del oficio y no le preguntas a un carpintero qué onda con el
negocio de zapatos, ¿Correcto?, Por esto mismo si deseas ser empresario
ve con un empresario y no con una persona que ha sido empleado toda su
vida y nunca a puesto un negocio propio; y la razón de esto es que como
te va a enseñar algo que no sabe, y si sabe ¿Por qué nunca llego ahí?...
Bien el equipo puede parecer un tanto conflictivo si estas comenzando
a establecer tu idea y podrías pensar que lo harás tu solo; pero sin
embargo si necesitaras de proveedores, asesores, inversionistas, clientes,
desarrolladores, vendedores, compradores, distribuidores, etc. Y aunque
no los consideres dentro de tu equipo aun porque tú en este momento estas
[email protected] y eres hombre orquesta; si tienes que verlo como tu red de trabajo,
es decir los contactos que necesitaras para desarrollar esta idea, es decir
las personas y contactos que te ayudaran de alguna forma en tu proyecto.
Verifica que en tu equipo tengas a los contactos necesarios o por
lo menos las habilidades, aptitudes, conocimiento y experiencia,
que aporten al proyecto, todo es bueno y más si comparten el
mismo objetivo o visión del proyecto, solo asegúrate de colocarlos
en el área o dirección correcta, buscando que ellos tengan la
oportunidad de mejorar o de poner aprueba lo que ya saben.
39
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.3.1.3 Recursos
Recursos materiales: Es todo aquello que pueda servir para el
proyecto, ejemplo: tu calculadora, bueno tu computadora, laptop,
mac, o desktop, una cámara digital, un ipod, una extensión, barra,
cuadernos, plumas, toda la información que tengas, algunas
muestras, prototipos, tus tarjetas de negocios, contactos en el
Facebook, google+, ese auto heredado, maquinaria para el tipo
de negocio, algunas sillas, libros de consulta, ese horno, la pantalla.
Recursos intelectuales: Tal vez la más importante ya que estos
seguramente atraerán a los demás recursos y en este caso si aplica que la
verdadera riqueza de ser rico, es poder compartir, y una idea mientras más
se comparte más se enriquece y no tengas miedo de que alguien más vivo
que tú la haga realidad, ya que está demostrado que es de quien nace y se
origina la idea, y es solo entendiendo las verdaderas razones por las que
nace esa idea, es decir la fuente, quien puede llevarla a su máximo potencial.
Recursos financieros: En este sentido hay que apostarle a todos los
caminos posibles, al final si la idea es rentable, podremos escalarlos,
empezando con nosotros mismos (camino Particular): ¿Cuánto dinero
tengo?, ¿Cuánto genero mensualmente? Y ¿Cómo generare más?; Es
decir como convertiré esos 20$ pesos en 100$, esos 100$ en 500$, esos
$500 en $2,000 y así hasta llegar a la inversión que necesito; después
nuestros círculos cercanos, familiares y amigos (camino Social): es
decir ¿Quién me podría comprar?, ¿Quién me podría prestar?, ¿Qué
podría organizar de rifa para poder generar un fondo de inversión?.
Estos son los escalones que te recomiendo cuando vas iniciando
hasta que ya tengas pruebas y la habilidad para detectar un
nicho de negocio, aprendas a administrarte y procures recuperar
tu inversión inicial, dominado lo anterior y ya con experiencia
manejando negocios, busca ahora si esa oportunidad, donde tú seas
el que le genere aún más valor y potencialices una idea de negocio.
40
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
Tardaras algo pero después podrás apostarle al siguiente escalón,
es decir el institucional, donde participaras en convocatorias, con
incubadoras, con los fondos de inversión, concursos de tu facultad, etc.
Y te vas a dar unas caídas muy grandes en pro del aprendizaje; para
solo después seguir adelante con el siguiente escalón es decir el Privado;
que son los dueños, y empresarios exitosos, con quienes tienes que
presentarte con opciones de inversión y ofrecerles un esquema de
rentabilidad o de acciones de tu empresa; en estos momentos aun no
llego a ese paso en mi vida, pero ya desde hace 6 años, lo hice; es
decir hablar con el dueño de una empresa, y te puedo decir que es la
experiencia más asombrosa de buscar emprender un propio proyecto,
el feedback que medio, los consejos que medio, el apoyo que me dio,
es algo increíble y altamente recomendable, yo le sigo muy agradecido
a este personaje en mi vida, y sigo trabajando para algún día llegar y
presentarle 3 planes de negocios y bueno ver con cual empezamos.
“En un principio le aposte a las 3f´s para el financiamiento...Family, friends, & Fool”
Miguel Ángel Dávila Guzmán, creador de CINEMEX, lo emprendió a los 25 años
41
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.3.2 Recursos de una empresa3
A partir de la creación de una empresa surge la necesidad de elegir,
combinar y armonizar los diferentes, con el propósito de darles el
mejor empleo y la más adecuada distribución. Estos recursos son:
a ) F i n a n c i e r o s Capital de inversores, Financiamiento.
Incluyen
inmuebles,
maquinaria,
herramientas, equipos y materias primas.
c ) H u m a n o s . Constituido
por
el
personal
Todos los instrumentos y la tecnología
d ) Te c n o l ó g i c o s . que ayudan a obtener una mejor eficiencia
en las operaciones de la empresa.
b) M a t e r i a l e s
Las cantidades y cualidades de los recursos que tienen que utilizarse en cada
empresa, difieren de acuerdo con las circunstancias de cada organización.
Recursos financieros.- El inicio de un negocio y su funcionamiento,
requiere de la existencia de capital, de donde se pueda disponer para
financiar a las mejoras, desarrollo de la operación e inversiones, dicho
fondo proviene del propietario y de los socios. También se puede obtener
financiamiento a través de los préstamos bancarios o de créditos industriales.
Durante su arranque, toda empresa exige la necesidad de un capital
suficiente para mantener la operación sin dificultades, hasta poder lograr
las primeras ventas y llegar al punto de equilibrio. Las ventas dependen
del tiempo, de su calidad, el precio, la publicidad y la comercialización.
Recursos materiales.- Materia prima. El abastecimiento
de éstas, con la calidad y el precio óptimos, asegura
una
operación
adecuada
de
cualquier
empresa.
Recursos materiales.- Instalaciones (planta y oficina).- El éxito o
el fracaso puede depender de lo siguiente: ¿Construir, comprar o
rentar un edificio?, tipo de producto o servicio, ubicación cerca de
3
Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:pp. 28-29
42
Capítulo 1 -"Fundamentos para el desarrollo y gestión de Proyectos"-
la materia prima, proveedores, clientes o competencia, servicios
públicos (electricidad, agua, teléfonos, alumbrado público, gas,
vigilancia, drenaje, carreteras, etc.), Maquinaria, equipos y herramienta,
disponibilidad de servicios de transporte, posibilidad de expansión.
Recursos Materiales.- Distribución de la planta.- Para determinar la
distribución de las instalaciones se debe de considerar el tipo de sistema
de producción, que incluye el orden de los procesos, el tipo de maquinaria,
la recepción de la materia prima, la salida del producto terminado,
las condiciones en la elaboración y transformación del producto, etc.
Recursos Humanos.- El factor humano es el elemento
clave para lograr los objetivos de cualquier organización, el
personal debe ser seleccionado con base en las cualidades y los
conocimientos necesarios para desempeñarse eficientemente.
Recursos Tecnológicos.- El análisis y aprovechamiento de la tecnología
necesaria para optimizar todos los recursos son indispensables
para la producción de artículos y servicios realmente competitivos.
43
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
1.2.4 Viabilidad de un proyecto4
E
xisten 3 características que se deben considerar para realizar
negocios, es decir sin estos no existiría la viabilidad del proyecto.
Productividad.- Se refiere a si el negocio es negocio, si realmente se
obtendrá una rentabilidad-utilidad de proyecto; en términos coloquiales
si va a dejar ya quitando los costos, si la utilidad realmente es útil.
Solvencia.- Se refiere a si se cuenta con recursos para pagar
la operación o recuperar la inversión inicial, es decir si se
tendrá con que pagar en caso de quedar corto, si la empresa
tiene algo con que responder en el caso de que esta quiebre.
Estabilidad.- Se refiere a si existirá continuidad por la persona que
lo implementa es decir si su experiencia, conocimientos, trayectoria,
logros alcanzados, ganas; le darán la oportunidad de concretar
la misión es decir que si se puede confiar en que hará lo que dice.
COSTOS
PERSONAL
VIABILIDAD
PRODUCTIVIDAD
RECURSOS
“Quién crea, desarrolla y mejora un producto, son las personas; las
personas le damos valor a las cosas no al revés”...
“El potencial de las personas, está en lo que nos apasiona”...
INGRESOS
SOLVENCIA
“Si tu idea es rentable, lo de menos es el financiamiento; observa de
manera particular, social, institucional, público y privadamente tus
fuentes”...
OTROS
ESTABILIDAD
“Elimina cualquier factor que pudiera usarse como pretexto, para
no llevar acabo la tarea establecida o el seguimiento”...
“Por ejemplo asegúrate de que todos cuenten con los programas
necesarios para colaborar y antes de eso que tengan computadora”...
4 CPC Y MCE Blanca Nieves Jiménez y Jiménez,
Contabilidad Intermedia, Semestre 2007 II, Grupo 2210
44
Capítulo 2
“Desarrollo
Empresarial en
México y Habilidades
Gerenciales”
“Para gestionar un proyecto es necesario identificar nuestro nivel de madurez empresarial,
y a su vez desarrollar habilidades gerenciales que nos ayuden a: planear, establecer y
alcanzar los objetivos SMART-META, de este”
45
46
Desarrollo
Empresarial en
México
2.1
En una analogía con las etapas de
madurez y crecimiento humano,
imaginemos a un chico de
secundaria que mide 2 metros, y
con esto nos referimos a 14 años,
es decir se encuentra por encima
del promedio lo cual es bueno, pero
con su mentalidad de 14 años tal
vez no sirva de mucho, ahora bien
que sucede con este caso si en vez
de ser un chico es una chica, en
este caso, ¿Una chica a sus 14 años
de edad podría ser madre?, Tal vez
biológicamente esté preparada,
pero a esta edad, donde conseguirá
trabajo para darle un techo a su
hijo, pagar la ropa, medicinas, como
educara a su bebe si contrabajos tal
vez paso a 2do año de secundaria y si tal vez biológicamente podría ser
madre, pero ¿Realmente podría cumplir con su papel como madre?1.
1
Elisany da Cruz Silva, Brasileña, alcanzo los 2 metros a sus 14 años.
47
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.1 Madurez y crecimiento
E
n México 97 % de las empresas son MiPyMEs, es decir tortillerías,
papelerías, tiendas de abarrotes, farmacias, talleres mecánicos,
puestos de comida, y generan 79 % del empleo del país1. 67% de
las empresas que se dan de alta en el IMSS registraron menos de 5
empleados2, y sin embargo este 97 % representan el 70% del PIB del
país, no obstante la diferencia principal entre un taller y un a empresa
como Minsa, Comex, Bimbo, etc. Es su nivel de madurez empresarial.
Pensemos por un instante en estas empresas: ¿Cómo iniciaron?,
“Como micros o pequeñas empresas donde si buscamos el origen de
quienes las formaron encontraremos que empezaron como hombres
orquestas, es decir una sola persona quien tenía que hacer labor de
ventas, producción, personal, finanzas, etc ; al final encontraremos que
hay relación en las operaciones de las mismas y cuya única diferencia
entre una u otra es el nivel de crecimiento y de madurez de las mismas.
Es de vital importancia establecer que el factor más importante para
lograr el crecimiento y desarrollo de las empresas, es la planeación,
lo que logra el crecimiento de las operaciones y la madurez de
sus sistemas, y que el plan de trabajo es el enlace entre planeación
y ejecución para lograr los objetivos del proyecto o empresa.
Nos referimos a crecimiento y madurez ambos tienen que ir de la
mano para asegurar un correcto desarrollo, ahora bien ¿Existirán
empresas como el caso de Elisandy, la chica brasileña de 14 años que
alcanzó los 2 metros de altura?, Por supuesto que sí y tal vez tienen
un crecimiento muy rápido en su primer año pero sus sistemas no
maduran lo suficientemente rápido para mantenerse en el mercado.
1http://www.pepeytono.com.mx/crea_tu_empresa/las_pymes_en_mexico
2 David Ibarra, Centros México Emprende, MDIES 2010, www.diesconsultor.com
48
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.1.1.1 Elitecamaleón
E
n mi caso me paso. “Inicie a los 16 años y en cuanto cumplí 18 años,
tuve que darme de alta en Hacienda para poder contar con precio de
mayorista con mis proveedores, en un principio tarde 1 año en producir, y
después de más de 7 meses de no vender nada, comencé con la página web
y anuncios en Mercadolibre, y enseguida con clientes de Monterrey, Cd
Juárez, Cabo San Lucas, Guadalajara, Veracruz, DF, Edo Méx, Chiapas,
Tabasco, Puebla, Querétaro, Cuernavaca; -¿Impresionante verdad?Clientes de todos lados, hasta que me contactaron de Chile, Colombia
y Brasil, lamentablemente ahí si ya no pude mantener la operación;
ya que no contaba con los permisos de exportación e importación y
era hombre Orquesta y después Operativo, y entre otras situaciones el
tamaño de la operación fue mayor al de la madurez de la administración,
pero bueno por esa razón es que me decidí por estudiar Administración.
3
3 El negocio fue Elitecamaleón “UMA (Unidad de Manejo Ambiental) de Camaleones, y
accesorios para mascotas” 2005-2006.
49
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.1.2 Caso Abarrotes Vs Walmart
B
ien analicemos otro caso para aclarar esto un poco más, pensemos
en una tienda de abarrotes “La esperanza”, y en un “Wallmart”
por ejemplo, en esencia ambos son tiendas de abarrotes, o al menos así
iniciaron, la diferencia entre una y otra es que la tienda sigue siendo
el mismo dueño, y empleado desde hace 20 años y Wallmart se ha
desarrollado para poder madurar su empresa y tener presencia a nivel
internacional es decir ha crecido su equipo de trabajo, sus instalaciones,
sus operaciones, sus sistemas, mejorando su nivel de madurez empresarial.
¿Cuál fue el detonante que logro la diferencia entre ambos
casos? ¿Qué logro que uno madurara su operación y el otro no?
Simple y complicado, uno planeo como volver su modelo de negocios
en algo aún más exitoso y el otro debido a su zona de confort no planea
a futuro el crecimiento de su empresa y nunca salió de lo operativo, es
decir trabajo para el negocio, en vez de que el negocio trabajara para él.
Larry E. Greiner publicó un artículo en 1972 titulado “Evolución y
revolución conforme las empresas crecen“, que tuvo muy buena acogida
y que explica las distintas fases por las que pasa una empresa desde sus
inicios hasta su madurez, que en resumen concluye “que en mayor o
menor grado, todas las organizaciones atraviesan por un esquema de
desarrollo corporativo que presenta características semejantes en los
estilos de y estructuras de gestión, Greiner postula que al igual que los
individuos, las empresas atraviesan por distintas etapas de crecimiento”4.
Entonces existen empresas que su operación crece muy rápido
y sin embargo sus sistemas administrativos no alcanzan
a responder a dicha operación correctamente, es decir su
madurez no es acorde al tamaño de la operación que manejan.
4
Lourdes Münch Galindo. “Fundamentos de Administración”,Ed Trillas,2006:p. 204
50
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.1.2 Sistemas Vitales
E
“Una persona podría vivir sin un brazo, pero no sin un corazón o cerebro...”
n un cuerpo humano sea bebé o adulto, existen sistemas
vitales que le permiten a este organismo vivir, desarrollarse
y crecer; pero ¿Cuáles sistemas son vitales? Y ¿Cuáles no?.
Los Sistemas del cuerpo humano serian: Sistema nervioso,
Sistema cardiovascular, Sistema linfático, Sistema óseo,
Sistema muscular, Aparato respiratorio, Aparato reproductor,
Aparato digestivo, Sistema endocrino, Sistema inmunitario,
Aparato excretor, Sistema articular, Aparato circulatorio.
No explicaremos cada uno de ellos solo ejemplificaremos con
algunos, si una persona perdiera un brazo o una pierna, esta persona
podría aun seguir viviendo, tal como es el caso de: Aron Ralston Lee
(nacido el 27 de octubre 1975) es un montañista estadounidense y
orador público, que en mayo del 2003 cuando en una excursión
descendiendo de barrancos en Utah, se vio obligado a amputarse el
brazo derecho con una navaja “multi-usos” sin filo con el fin de liberarse,
después de que su antebrazo derecho quedara atrapado por una roca.
El incidente se documenta en la autobiografía de Ralston de 2004 Entre la espada y la
pared, y es el tema de la película de 2010 “127 horas”.
Pero si una persona recibiera un impacto de bala en el corazón o en
el cerebro, las posibilidades de sobrevivir serian casi nulas, de esta
manera es como establecemos los sistemas vitales en un ser vivo.
51
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.2.1 Analogía Sistema Respiratorio
I
maginemos ahora que tenemos un mismo sistema afectado en 2
casos diferentes, en este ejemplo; una persona de 70 años de edad y
un bebé de 7 meses, imaginemos en ambos casos la misma enfermedad.
Ambos comenzarían con la fiebre es un aumento en la
temperatura corporal por encima de lo que se considera normal, y
que es causado por un evento fisiopatológico (infección, inflamación),
que es un mecanismo presente en todos los animales que actúa
como respuesta adaptativa ayudando al cuerpo a combatir los
organismos que causan enfermedades y surge en respuesta a unas
sustancias llamadas pirógenos que se derivan de bacterias o virus
que invaden el cuerpo, o que son producidas por las propias células.
Entendamos algo los niños son más propensos a que se les aumente la
temperatura con mayor rapidez y en este caso el riesgo es mayor para ellos.En
el caso de los cuerpos adultos, el avance de la temperatura es más tranquilo
y pausado es decir el avance de la temperatura no es un riesgo potencial.
Niveles de Temperatura a considerar5: 37 °C: temperatura normal
del cuerpo; esta puede oscilar entre 36 y 37 °C 36.5 aprox. +- 0.5
38 °C (febrícula): temperatura superior a 37 °C pero inferior a 38 °C
durante 24 horas. 39 °C (pirexia): existe abundante sudor acompañado
de rubor, con taquicardias y disnea. Puede surgir agotamiento. Los
epilépticos y los niños pueden sufrir convulsiones llegados a este punto.
40 °C: mareos, vértigos, deshidratación, debilidad, náuseas, vómitos,
cefalea y sudor profundo. 41 °C (urgencia): todo lo anterior más acentuado,
también puede existir confusión, alucinaciones, delirios y somnolencia.
42 °C: además de lo anterior, el sujeto puede tener palidez o rubor. Puede
llegar al coma, con hipertensión o hipotensión y una gran taquicardia.
Normalmente suele haber daños cerebrales graves, aunque hay casos de
personas que tras alcanzar esa temperatura, ha llevado una vida normal.
5http://www.nlm.nih.gov/medlineplus/spanish/ency/article/003090.htm
52
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
43 °C: normalmente aquí se sucede la muerte o deja como
secuelas diversos daños cerebrales, se acompaña de convulsiones
continuas y shock. Puede existir la parada cardiorrespiratoria.
44 °C: en la mayoría de los casos la muerte se sucede a
los 43 °C de temperatura, no obstante, hay algunos casos
de gente que ha alcanzado los 44 °C de temperatura.
45 °C: muy pocas personas han sobrevivido a los 45 °C de temperatura,
ya que normalmente la muerte suele producirse entre los 42 y 44 °C.
El riesgo principal en un ser humano de llegar a los 42° entonces es
que se quede en estado de coma, es decir el daño cerebral e inclusive la
muerte cerebral., Este riesgo aumenta en los niños y más en un bebé
Bien las posibles soluciones en el caso del bebe, sumergirlo en
agua fría para bajar la temperatura y controlar con fomentos de
agua fría, adicional darle medicamento tomado, o en supositorios.
En el caso del Sr. de 70 años si aplicamos la misma medicina se
corre el riesgo de que al señor le dé una pulmonía, o hipotermia
y la situación se complique, y en su caso el riesgo del aumento
de temperatura a los 42° no se da, en este caso la solución
es un medicamento compuesto de esos de 500mg, potente
inyectable, acompañado de pastillas para controlar la temperatura.
Al final hablamos de una misma enfermedad en 2 organismos de
diferente edad pero de la misma naturaleza, y en cuyo caso la solución
del bebé no es aplicable al caso del señor, y la del señor no es aplicable
al caso del bebe, por el nivel de madurez que tiene cada organismo.
53
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.2.2 Analogía aplicada a un caso Empresarial
B
ien en relación a la enfermedad que aflige a 2 organismos
de diferente edad este mismo caso ocurre en las empresas
donde un hombre orquesta es la infancia del negocio y un consejo
Administrativo es un nivel mayor de madurez; para entender
mejor la madurez y el crecimiento analicemos los siguientes casos:
Imaginemos un mismo problema para estas 2 empresas que se
dedican a la venta de abarrotes pero con diferente nivel de madurez
empresarial, y por consiguiente sus sistemas y operaciones son
muy diferentes. Es decir un problema de inventarios; entonces
¿Cuáles son los sistemas de almacenamiento que tiene cada uno?.
1 tienda de abarrotes
y 2 Walmart, que inicio como un supermercado.
54
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
La tienda cuenta con una solución donde con la vista puede
identificar qué es lo que se tiene que comprar, debido al acomodo de
su producto que por lo regular es de 3 niveles, y donde aplica a los
productos que tiempo de vida en anaquel es menor, y que son productos
del diario; es decir la tienda implementa el sistema de semáforo, que
es más que suficiente ya que quien lleva el control de los inventarios
es el mismo que quien las vende; es decir el color rojo iría en el
nivel más bajo, luego amarillo y verde; cuando este en rojo “solicitar
de inmediato”, en amarillo “planear compra” y en verde “suficiente”.
Dicha solución es sencilla de implementar y no requiere de una
gran inversión por lo que en tiempos de implementación y costos,
es una buena solución; sin embargo si creciera la operación dicho
sistema sería el equivalente hacer cuentas con papel y lápiz, cuando
se tiene una cola de 30 clientes o más es decir cuando se necesitan
cajas de cobro para procesar las ventas, es decir seria obsoleto.
Sin embargo en una cadena como Walmart se requiere de
sistemas de información de varias categorías de negocio, y cuadrar
constantemente sus inventarios de acuerdo a sus salidas en: ventas,
desperdicios, defectuosos, devoluciones, etc. Es decir necesita de
un ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning),
o bien para el caso de los inventarios un control de inventarios
como: MRP (Material Requirements Planning), en cuyo caso es
lo último en gestión de Inventarios de costosa implementación.
Ahora bien que nos diría el caso 1 si le ofrecemos el MRP y el dueño no
tiene conocimientos en computación o son muy básicos; le estaríamos
haciendo un bien o un mal; muy probablemente un mal ya que la
inversión en el desarrollo y aplicación de estos sistemas es muy costosa.
Y ahora bien que pasa si al caso 2 le damos la solución del caso 1, de
igual forma seria muy costoso ya que el tiempo en que se manejan los
informes de sus operaciones les permite planear mejor su operación
y mientras más tarda en llegar, es dinero que se está perdiendo.
55
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Es decir un mismo problema, afectando el mismo sistema, pero la solución
depende del nivel de madurez del organismo y en este caso de la empresa.
Sin embargo nos hemos casado con la idea de seguir de ejemplo a las
grandes empresas tractoras o tras-nacionales y nos han hecho creer que es
correcto, es decir que todas las empresas deben acatar ese mismo modelo de
negocios, lo cual es como si a una persona de primaria se le preguntara que
maestría hará, sin siquiera haber elegido carrera, o su vocación principal.
Es este tipo de frustraciones las que llega a tener el empresario
cuando le solicitan sus sistemas de contabilidad, o su organigrama
con: producción, mercadotecnia, ventas, almacén, personal y
finanzas; siendo que él es un puesto de jugos, donde solo está
él y su chalan, es decir ¿De dónde te saco las otras 5 cabezas?...
Por esta razón no puedes compararnos con un país de desarrollo tecnológico
como lo es Alemania o Japón, o completamente Comercial como lo es
Estados Unidos, o bueno al final si se pueden revisar y analizar pero no
demandar que las empresas acaten sus modelos tal cual se desarrollan.
Cuando entendamos que al igual que en la vida existen etapas de madurez para las
empresas y que esos monstruos corporativos tuvieron el mismo origen, podremos llevar de
la mano al siguiente nivel de madurez al empresario.
La Metodología DIES consultor,6 nace de la iniciativa de Secretaria
de Economía (2009-2012), para a través de los CME (Centros
México Emprende), situados en las Cámaras empresariales
como: COPARMEX, CANACO, CANACINTRA, CMIC,
CANAIVE,etc... Apoyar a las MiPyME´s, que en resumen proponía
un plan de mejora para atender sus problemas identificados con un
diagnóstico y los encaminaba al siguiente nivel de madurez empresarial,
un MDIES también es conocido como un médico de Empresas.
6
V. http://www.diesconsultor.com/
56
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.1.3 Ejes de crecimiento
“Dimensiones de Estrategia, Sistemas Vitales en las Empresas”
Son 5 subsistemas o sistemas principales en las
organizaciones, estos son: “Mercado”, “Procesos-Producción”,
“Organización-Personal”, “Finanzas” y “Legal y Fiscal”; en
todo momento apoyados por la Administración del proyecto.
7
Estos sistemas son considerados como los sistemas vitales
dentro de las organizaciones, o como las dimensiones o ejes de
crecimiento, aunque a veces se les cambia el nombre u orden
Pero ¿Cuál de ellos va primero?, ¿Cuál va al último? Y ¿Porqué?
7
Diagrama de los susb sistemas principales de una empresa
57
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.3.1 Secuencia lógica de su Desarrollo
Sistemas vitales de la Empresa
E
l 1er punto que se desarrolla es el Mercado, seguido del Estudio
Técnico que equivale a Producción, para seguir con la parte de
Personal y finalizar en Finanzas, por supuesto todo dentro de un marco
legal y fiscal, pero este se desarrolla con la planeación del plan de arranque.
Ahora explicaremos ¿Cuál va primero? Y ¿Porqué?, Si bien es cierto
que lo ideal es que estén los 5 desarrollados en el mismo nivel de madurez
empresarial, existen puntos o tópicos que por su grado de desarrollo
en cada subsistema nos resultan un poco más complicados que otros,
dependiendo de nuestra formación y estos a su vez crean esa secuencia
lógica, necesaria para el desarrollo del proyecto, y los cuales son importantes
para asegurar el correcto funcionamiento y crecimiento del proyecto.
-El punto 1 representa la decisión de querer emprender, es decir:
“Ya tome la decisión de que no quiero ser empleado toda mi vida,
quiero desarrollar un proyecto, un propio negocio, etc...No sé ¿Qué?,
58
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Ni como?, Pero comenzare a planear para desarrollar las ideas y que
tome forma esto, el resultado es la visión y objetivo del proyecto.
-Después viene el punto 2 a desarrollar que es el mercado, donde
conoceremos las expectativas del cliente, las necesidades a resolver,
la propuesta de valor, es decir el concepto del negocio (Producto,
cliente, segmento); y lo más importante el tamaño del mercado que
pretendemos abarcar lo que nos dice el tamaño de la operación si es
local, estatal, nacional, internacional, continental, etc; para aclarar este
punto un poco más reflexionemos acerca de la siguiente pregunta
¿Sera la misma operación de una papelería que vende de forma local,
es decir en su colonia solamente, a una que vende a nivel estatal?...
El tamaño del mercado nos determina el tamaño de la operación.
Y el siguiente es el punto 3 que es el estudio Técnico “Producciónprocesos” la operación del proyecto, una vez determinado el tamaño
de la operación, viene el 3er punto donde se establecen los procesos,
lo que define las funciones y en este caso los puestos, para dar origen
al siguiente punto que es el 4to punto el de Personal y la Organización.
Una vez bajados los números del tamaño del mercado, posible
demanda, y el pronóstico de Ventas, del estudio de mercado; bajados
los números de la inversiones en equipo, maquinaria, plantas, oficinas,
etc...Se bajan los sueldos y número de personal; todo esto al estudio
Financiero para determinar mediante herramientas como: Punto de
equilibrio, flujo de efectivo, proyecciones financieras, balance General,
Estado de Resultados, Edo de Costo de producción y Ventas, razones
financieras, TIR (Tasa Interna de Retorno), VPN(Valor Presente
Neto); al final en finanzas se ve si el proyecto será viable, y en el caso
del plan de negocios ahí se evalúa si realmente es un buen negocio.
En el sistema de Entorno Legal cae, el pago de impuestos, elaboración
de contratos, registros de marca, adquisición de licencias, derechos
de autor, pago de permisos y licencias de funcionamiento, todos los
aspectos legales y fiscales; que se abordaran en un plan de arranque.
59
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.3.2 Estrategias Organizacionales
E
l desarrollo lógico anterior se aplica en el caso de nuevos proyectos,
sin embargo las cosas que se hicieren en el sistema de mercado
afectarían a las operaciones, de esta forma al personal, y caería
en Finanzas, es decir ese mismo proceso afecta a los sistemas de
proyectos que actualmente ya están en marcha, solo que para ese caso
las dimensiones estratégicas se plantean de diferente manera como:
-Estrategia del mercado: se refiere a la situación macro económica,
social y cultural de la región donde hacemos negocios, por ejemplo:
tenemos un negocio de exportación de productos mexicanos a
Argentina, y el peso argentino se devalúa 40% en un año.¿Qué le va a
pasar a nuestras ventas de exportación? Seguramente se verán afectadas
negativamente. Otra Empresa produce artículos de lujo en México. El
peso se devalúa, la inflación sube al 25% anual, y la gente deja de comprar
bienes de lujo. Y cuando las son buenas para lanzar un nuevo producto
entonces, se refiere a ¿Cómo vamos a comercializar el producto?, ¿Por
qué el cliente, lo va a querer comprar?, Y ¿Cómo van a reaccionar
nuestros competidores?. Esta estrategia involucra mercadeo, precios,
diferenciación de productos, promociones y todo lo relacionado a ventas
-Estrategia de Operaciones: define la integración vertical es cuando
una empresa hace de manera propia diversos procesos dentro de la
cadena productiva. Ejemplo Bimbo tiene molinos, hornos y canal de
distribución, en cambio un cine no se dedica a la producción de películas
-Estrategia de Recursos humanos: se refiere al talento necesario para
emprender un negocio exitoso. Se refiere a la forma en ¿Cómo vamos
a integrar a nuestro equipo de trabajo?. Contar con personal calificado
y adecuado a las diversas áreas de oportunidad en nuestro negocio.
-Estrategia de financiamiento: una empresa requiere de recursos
internos y externos para financiarse. Cuando comienza una empresa
no produce suficientes recursos para auto-financiarse, pero una
vez que se consolida en el mercado puede re invertir las utilidades
o emitir su propio papel comercial y/o bonos para seguir creciendo.
60
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.1.3.3 Cuadro de Mando Integral8
El concepto de Cuadro de Mando Integral – CMI (Balanced
Scorecard – BSC) fue presentado en el número de enero/febrero
de 1992 de la revista Harvard Business Review, con base en un
trabajo realizado para una empresa de semiconductores. Sus
autores, Robert Kaplan y David Norton, plantean que el CMI es un
sistema de administración o sistema administrativo (management
system), que va más allá de la perspectiva financiera con la que
los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.
Es un método para medir las actividades de una compañía en
términos de su visión y estrategia. Proporciona a los gerentes una
mirada global del desempeño del negocio. A la hora de elaborar
un cuadro de mando, se puede hacer mediante diversos criterios
por ejemplo: los niveles de responsabilidad y/o delegación, las
áreas o departamentos específicos, la división del proyecto o sub
proyectos que lo componen, por el sistema de información, etc.
En la actualidad, no todos los cuadros de mando integral están
basados en los principios de Kaplan y Norton, aunque sí influenciados
en alguna medida por ellos. De forma genérica, un “CMI” engloba
a varias herramientas que muestran información relevante para
la empresa a través de una serie de indicadores de rendimiento
o productividad, también denominados KPIs (key performance
indicators). Un dashboard es un CMI Personalizada a las características
y necesidades de quien lo implementa, por ejemplo: un emprendedor,
un consultor, un gerente de área, un estudiante universitario, etc.
Ejemplo de estos Dashboards o CMI Personalizado son: Plan de
Negocios, Canvas Model, Balanced Scored Card, Proceso Administrativo,
Consultoría Empresarial y Financiera, Desarrollo de Pre incubación, los
puntos a considerar para la entrega de ese trabajo final de universidad.
En conclusión es tomar una base como modelo y personalizarlo de
acuerdo a nuestros requerimientos para enfocarnos en los objetivos.
8http://blog.apesoft.es/blog/2006/5/22/tipos-de-cuadro-de-mando-conozca-las-diferencias.
html
61
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.1.4 Clasificación de las Empresas
L
a Siguientes clasificaciones de las empresas fue obtenida de
los periodos de Secretaria de Economía que comprendió las
presidencias de Vicente Fox (1 de diciembre de 2000 al 30 de noviembre
de 2006) y Felipe Calderón (1 de diciembre de 2006 al 30 de noviembre
de 2012), ya que fue cuando se inició la Semana Nacional Pyme y
el programa México Emprende, porque tuvimos la oportunidad
de integrarnos a sus programas y de esta manera entenderlos.
La primera clasificación se da por: mano de obra, operación o ventas
Clasificación
Mano de obra por sector
Industrial
Comercial Servicios
Ventas
Mensuales
Alcance de
Operación
Micro
0-10
0-10
0-10
5-55 mil $
Local
Pequeña
11-50
11-30
11-30
50-200 mil $
Estado
Mediana
51-250
31-100
31-100
200-800 mil $
Nacional
Grande
+ de 250
+ de 100
+ de 100
800 a + $
Nacional y
Extranjero
se
De
esta
clasificación
se
puede
basaron en el nivel de crecimiento
establecer
que
de la empresa
La siguiente clasificación se da por nivel de gestión y tiempo
Años
Evolución
15-20
Consejo
Administrativo
10-15
Sistemas
5-10
Administrativo
3-5
Operativo
1-2
Hombre Orquesta
Lo importante de esta última clasificación es que considera el
crecimiento de la operación, pero además su nivel de madurez
empresarial, y tiempo en el mercado, destacando a las grandes
industrias que integran las cadenas de valor denominadas
62
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
“Tractoras” y a las empresas de tecnologías de la Información
como un Mercadolibre, facebook que se clasifican como “Gacelas”.
9
En este diagrama podemos apreciar una serie de preguntas, donde la
respuesta nos indica el nivel de madurez empresarial en el que estamos
y de esta forma entender la clasificación que tenemos, o bien que
deberíamos de tener de acuerdo a nuestro nivel de madurez empresarial.
Como comentario personal: “Esta metodología junto con la Metodología Jica, fueron
la base de los apoyos para las empresas en México, a nivel empresa dada de alta en
hacienda; sin embargo una metodología Jica10 suponía una serie de requisitos como: 2 años
de operación, un mínimo de 14 empleados, ventas mensuales arriba de 200 mil pesos,
etc; que por consiguiente descartaba al 97% de las empresas en México, y sin embargo
demostró un punto importante ya que es lo que actualmente ocurre en las Universidades
9http://www.contactopyme.gob.mx/semanapyme/2012/memorias/1832/Desarrolla_tu_Negocio_desde_Hombre%20_Orquesta.pdf
10http://www.contactopyme.gob.mx/archivos/jica/consultorespymejica.pdf
63
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
e incubadoras del país donde se les enseña a los estudiantes sobre las grandes empresas y a
comparar a los empresarios mexicanos estándar con estas, caemos en el error constante de
comparar una tienda de abarrotes con un Wallmart o una tienda de ropa con un VANS,
o un NIKE, o una Fonda de comida con un Vips y esto es el equivalente de preguntarle a
un estudiante de primaria ¿Qué maestría estudiara? Por esta razón muchos empresarios
y emprendedores se sienten frustrados al toparse con profesores, consultores e incubadoras
que hacen estas comparaciones, cuando los fundadores originales de estas poderosas
empresas que sirven como comparación en su origen iniciaron como todos, siendo hombres
orquesta.
Es por esto que es tan importante conocer esta metodología que
plantea de una forma lógica, el desarrollo de las empresas en México,
para no generalizar nuestra clasificación en una sola categoría a los
empresarios, lo que busco en su momento este programa fue equilibrar
las áreas de su empresa, en el nivel en el que le correspondía según su
nivel de madurez empresarial y por medio de diagnósticos y planes
de mejora buscar llevarlo al siguiente nivel de madurez empresarial.
Pero pongamos un ejemplo mas claro para entender
mejor la frustración de los empresarios y emprendedores.
Analizas el caso y determinas que el siguiente organigrama es la
mejor manera de organizar las áreas necesarias para este proyecto
El empresario regresa a casa y pretende comenzar asignar
responsabilidades según el organigrama que le acabas de entregar.
64
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Y nos preguntamos después ¿Porqué el empresario no regresa?, -Pues claro
no se siente identificado, y termina diciendo: “no eso no es mi caso o ¿De
dónde saco a las personas que me faltan si voy iniciando?, Yo creo que mejor
me espero, y ya cuando tenga más personas continuo con las consultorías”.
La herramienta que se desarrollara en esta Tesis es para quienes ya
manejan equipos de trabajo y trabajan con equipos de cómputo por
lo que se podrá implementar a partir de la etapa “3.1 Administrador
de Gente”, siendo lo ideal que se encuentre en “3.2 Administrador de
Sistemas”, para sacarle mayor provecho, y sin embargo que se desee
utilizar en etapas anteriores solo ayudara a madurar al empresario
al darle un panorama general de las herramientas de gestión y
puntos clave que debe considerar en la gestión de un proyecto y
podrá usarla considerando los campos clave, y una vez entendidos
estos podrá usar campos opcionales que le dan una mejor visión
de la gestión de su proyectos, así como los campos avanzados para
completar la herramienta y llevar sus reuniones al siguiente nivel .
Como comentario personal, en el 2009 me dieron una beca MDIES, pero por la
naturaleza del proyecto que presente, junto con la trayectoria laboral y como emprendedor
que tenía, y a esto que en el diagnostico empresarial en la CANACO que determino
que en ese momento estaba en un nivel de madurez empresarial equilibrado por cada
subsistema de 5 a 7 años, me colocaba en la etapa “3.2 Administrador de Sistemas”. Es
por esto que se me invita a formarme como consultor Empresarial y financiero en el 2010.
65
Habilidades
Gerenciales
2.2
D
urante la gestión de proyectos es importante recordar que más que el
proyecto, y más que los recursos del mismo, es por el líder de proyecto
“su principal promotor”, en quien se decide depositar la confianza para el
desarrollo del proyecto, ya que es quién tendrá la responsabilidad de buscar
el mejor aprovechamiento de los recursos y sacar lo más productivo del
equipo de trabajo, ya sea en sus áreas de oportunidad o en sus fortalezas,
siempre con las metas y objetivos claros, por esto es necesario desarrollar
ciertas habilidades gerenciales que le permitan al líder de proyecto
desempeñar un mejor rol, es decir Administrar y gestionar eficazmente
el proyecto, para poder evaluar las alternativas y posibles escenarios
durante la ejecución del plan de trabajo y poder resolver los problemas
que se presenten, para así poder alcanzar el logro de los objetivos.
Al tener una Administración y Gestión eficaz del proyecto se generan
múltiples beneficios entre los cuales están: se aseguran que las cosas se
realicen a tiempo y dentro del presupuesto, los recursos son optimizados,
se agrega valor al a la organización donde se desarrolla el proyecto, se
tiene un mejor control de los costos, la comunicación de los planes y
objetivos es clara. Por esto es importante mencionar el tipo de habilidades
gerenciales a aprender, pulir y mejorar para la gestión de proyectos.
En este link “http://1drv.ms/1ve1F3p”, encontraras plantillas y material de apoyo.
67
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.1 Gestión del Tiempo
E
l factor más importante en una organización o para una persona en su
operación o vida, es el tiempo. El cual si es organizado adecuadamente
nos permite combinar varias áreas de nuestra vida para poder equilibrarla,
elegir las actividades que llevan prioridad para alcanzar nuestras metas.
“Por ejemplo como estudiante universitario para poder estudiar,
trabajar, hacer ejercicio, tener novia, salir con los amigos, convivir
con la familia, tener tiempo para desarrollar un propio negocio
y todo esto mientras estudiamos la carrera, ¿Cómo le hacemos?”
-Cada semana, todos contamos con 168 horas, de las cuales 1/3 se
nos va en dormir y aproximadamente 6 hrs diarias en el transporte
(como estudiante de la casa a l trabajo, del trabajo a la escuela,
y de la escuela a la casa) algo así como 40 hrs en el transporte
y 56 durmiendo a la semana lo que nos arrojan 72 hrs para poder
aprovecharlas al máximo, y es por esto que cada minuto que le
dediquemos al desarrollo de las áreas de nuestra vida y a esos proyectos
que nos interesan, que nos será recompensado para nuestro futuro.
La administración del tiempo es entonces lo que nos permitirá
organizar nuestras vidas y tomar decisiones de cómo lo invertiremos
para seguir creciendo como personas y como profesionistas, desde
ahora. Para esto es importante tener claros nuestros objetivos
de vida, es decir saber que queremos ser y que deseamos tener.
Administración del tiempo o mejor dicho Gestión del tiempo
es una habilidad gerencial que nos ayudara principalmente para
poder pensar en nuestro futuro, planear y organizarnos para
buscar ser más productivos cada día y alcanzar nuestras metas.
Peter Drucker uso esta frase “No confundamos movimiento con
progreso”11. Lo que trato de explicar con esto es que puedes estar ocupado
¿Pero realmente eres productivo?, Es decir ¿Tienes la oportunidad de
11 Peter Druker, Documental en Televisión, por Discovery Channel.
68
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
hacer lo que mejor sabes hacer? O esto que haces te permite: Seguir
aprendiendo, mejorar día con día, o tener un buen desarrollo profesional.
Llegará un momento con el paso de los días en tu desarrollo
profesional al finalizar el día ¿Si realmente has hecho algo en ese
día?; es decir algo importante con tu tiempo. Cuando esta pregunta
llega es una pregunta acertada porque la realidad es que gestionar el
tiempo no se nos da muy bien y es un poco triste ya que lo que es
lo más preciado que tenemos en nuestro desarrollo profesional y en
nuestras vidas. Cada minuto que pasa, es un minuto que no se puede
recuperar, y cada día perdemos tiempo de muchas formas distintas.
Imagina la siguiente analogía “Si hubiera un banco que te diera todos los días en la
mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que no
has usado”, ¿qué harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda.
Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final
del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciadas
monedas llamadas tiempo.
Eso me lleva a una pregunta ¿Qué es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que
no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se
puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso
correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo o Gestión del tiempo
(cómo usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos).
12
Sin embargo a veces nos centramos en la tarea o el momento erróneo
o dedicamos demasiado tiempo a tareas cotidianas o conflictivas,
temas personales o a socializar, la lista es larga. Por esto es importante
identificar algo de claridad en medio del caos, que es tu día a día.
Para poder concentrarte y comprometerte con la forma en como analizas tus
propósitos y desarrollas tus herramientas,para poder transformar tu día a día
en algo más productivo. Para lo que te compartiré 6 pasos de cómo lograrlo.
12http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=1218
69
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.1.1 Primer Paso
“Divide las áreas de tu vida”.- Haz una lista de los aspectos
que son tu prioridad”. Divide las áreas de tu vida en diferentes
categorías y pregúntate: ¿Cómo ando en mi desarrollo profesional,
estoy contento con lo que hago, o estoy alcanzando?, ¿Cómo ando
con mi vida sentimental con mi pareja, con mi familia y amigos?,
¿Cómo estoy de salud y acondicionamiento físico, me siento bien
conmigo mismo, con cómo me alimento?; ¿Cómo ando en la parte
financiera, tengo ingresos, estoy generando lo suficiente para poder
avanzar, tengo un buen empleo?, ¿Cómo me encuentro en mi
espíritu, estoy ayudando a los demás, hago mi parte en este mundo?;
Normalmente se te recomienda que cultives tus 4 cuerpos (Físico,
Mente, Corazón y Espíritu); sin embargo en que parte se considera lo
material o las finanzas, y es por esto que te recomiendo dividir en las
categorías que desees para ti, ejemplo: Universidad, Trabajo, NoviaFamilia, Ejercicio, Proyecto de negocio, Consultoría. Y trates de invertirle
en la medida de lo posible a cada una de estas áreas de tu vida, poniendo
como base las que generan para ayudarte a alimentar a las demás.
De esta forma las cosas que hagas tendrán un propósito y para esto
estarás trabajando. Por ejemplo mi lista sería: Pareja Amor, Trabajo,
Desarrollo Negocio, Universidad, Cursos, Físico Salud, Personal, Deberes Casa
70
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.1.2 Segundo Paso
“Realizar un calendario de 1 a 4 semanas para identificar todas
las actividades que haces”. - Una vez que tengas la semana dividida
en días, divide por día en intervalos de 30 minutos para empezar,
desde la hora que te levantas hasta la hora a la que te vas a dormir.
Y asigna según tus tiempos en que categoría estarás usando
ese intervalo de tiempo, colocando algo que la distinga de
las demás, en mi caso es una letra y un formato condicional.
En resumen el color rojo es de trabajo, verde es de personal, azul claro es la carrera, verde
fluorescente es amor, naranja es salud ejercicio, azul marino cursos capacitación, amarillo
desarrollar un negocio propio, morado los deberes y apoyo en casa; tu usa los colores que
mejor te parezcan.
71
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Una vez distribuido el tiempo de las categorías que tienen prioridad
en tu vida, hazlo en 1 semana si es repetitivo, o a 2 semana si
cambian cosas o tal vez quieras dejar cosas para final de mes y
necesites hacer esto a 4 semanas, como sea este es el inicio, ahora
en esos intervalos ve colocando las tareas que realizas por día.
2.2.1.3 Tercer Paso
“Genera un espacio para planear de mínimo 3 horas a la semana”.Analiza las actividades que realizas buscando los tiempos muertos, y
tiempos que posiblemente estés dedicando demasiado tiempo a una sola
actividad; por ejemplo tal vez le dedicas 1:30 para comer; con el objetivo de
establecer un espacio a la semana para planear, es asignar un espacio para
pensar en el futuro, este espacio asígnalo para que por lo menos cuentes
con 3 horas a la semana, puedes dividirlo en 4, 5 o 6 días de 45 a 25 minutos
cada día. Este espacio es vital para planear la Gestión de tu tiempo.
Como sugerencia trata de establecerlo en el momento que sientas que
tu cerebro es más ágil y productivo, no importando si es temprano por la
mañana, después del 1er café, a medio día, por la tarde o antes de ir a dormir.
Los siguientes pasos será lo que trabajaras en este
momento que acabas de establecer para planear tu futuro.
72
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.1.4 Cuarto Paso
Establece tus objetivos SMART y sus respectivas Metas, o lo que
deseas lograr por área de tu vida y como lo lograras. Una vez que hayas
establecido las áreas importantes de tu vida, y hayas evaluado el tiempo que
le dedicaras a cada área de acuerdo a tu evaluación diaria del tiempo, usa este
tiempo para planear los objetivos a los que quieres llegar en cada aspecto, y
posteriormente divídelo en etapas para convertirlos en objetivos SMART
y Metas; pero ¿Cuál es la diferencia entre un “Objetivo y una Meta”?
Pues una meta son los pequeños pasos o procesos a seguir para
poder llegar al objetivo. Todo objetivo está compuesto por una
serie de metas, que unidas y alcanzadas conforman el objetivo.
Es decir el objetivo es el resultado de todas las metas, es la cristalización
del plan de trabajo, integrado por metas, y estas a su vez por planes de
acción que a su vez se conforman de series de actividades y acciones.
Un objetivo es por ejemplo cuando decides estudiar esa
carrera universitaria, bien el objetivo es terminar la carrera
y las metas son aprobar las materias de cada semestre.
Otro ejemplo seria armar el plan de negocios de ese proyecto que te
gustaría emprender, sin embargo te das cuenta de que cada estudio
que los compone requiere de cierto grado de esfuerzo, dedicación y
responsabilidad así que realizas una división del trabajo quedando:
Administración, Estudio de Mercado, Estudio Técnico, Personal,
Estudio Financiero. Por lo que en algunos estudios deberás acercarte
a expertos para poder desarrollarlos y de esta manera tal vez incluso
formar un equipo de trabajo y delegar algunas funciones; y solo en
este caso cuando se han delegado esas responsabilidades y en vez de
tu asumir la responsabilidad directa de dicho punto se convierten
en objetivos principales, es decir cuando le delegas a otra persona
73
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
la cantidad de trabajo que bien se puede convertir en un proyecto a
mediano o largo plazo; las metas serán entonces los sub-procesos o
puntos de cada estudio que se tengan que realizar para completarlos.
Otro ejemplo es construir un edificio. Para lo que se debe: elegir
la ubicación de la obra, limpiar el terreno, hacer los estudios y
diseños del inmueble, comenzar la cimentación, armar y montar la
estructura del edificio, colar la losa, levantar las paredes, terminar
los pisos, armar las ventanas, terminar los interiores, iluminación,
electricidad, etc. Las metas son cada uno de los pasos anteriores para
poder construir dicho edificio, sin embargo que 1 persona se haga
responsable del proyecto completo podría comprometer demasiado el
éxito del objetivo, por lo que tal vez sea necesario dividirlo en varios
proyectos y de esta forma apoyarse en varios responsables para lograrlo.
Las metas, son lo que nos conduce a lograr el objetivo, y en
consecuencia, el objetivo es el resultado de haber alcanzado
las metas planteadas para lograr el objetivo del proyecto.
Una vez que hayas identificado tu objetivo principal y por consiguiente
hecho una lista de todas las metas necesarias para alcanzar dicho objetivo,
tendrás más claro lo que quieres lograr, es decir ¿A dónde quieres llegar?.
Anécdota.- De niño me todo ver la película de “Alicia en el país de las maravillas”; y
quiero hacer una analogía con nuestra realidad cuando Alicia aparentemente se encuentra
perdida y ve muchos caminos y no sabe cuál tomar, entonces parece el Gato de Cheshire y
le pregunta ¿Que camino debo tomar?, El gato le contesta “Pues depende, a donde quieras
ir tu”, Alicia le responde “Eso no importa”; el Gato concluye “Entonces el camino no
importa tampoco”.
El punto es claro si no sabes hacia dónde vas, ¿Cómo llegaras ahí?
Una vez estableciendo tus objetivos principales, en cada área de
tu vida el siguiente paso es lograrlo y para esto debemos convertir
esa idea ambigua en algo más claro, medible y alcanzable.
74
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.1.4.1 Característica SMART y META
La característica SMART fue
T. Doran13 en noviembre de 1981
Management Review y manejan 5
para lograr el establecimiento de
propuesta por George
a través de la Revista
elementos fundamentales
objetivos más efectivos.
El significado de las siglas S.M.A.R.T14 en ingles en una sola palabra
se refiere a ser “LISTO” y este es el significado por cada letra de la
característica que nos ayuda a establecer mejor nuestros objetivos.
Specific (Específico)
Measurable
(Medibles)
Assignable
(Asignable)
Realistic
(Realistas)
Time Related
(Límite Relacionado)
Dirigirse a un área específica para la mejora.
Cuantificar
o
al
menos
sugerir
un
indicador
de
progreso.
Especificar
quién
lo
hará.
Qué el resultado se pueden lograr
de manera realista, teniendo en
cuenta
los
recursos
disponibles.
Especificar cuándo se puede lograr el resultado.
O bien podemos apoyarnos en nuestra propia definición
en español del tipo de característica M.E.T.A. Es decir:
Medible, Especifico, Tiempo y Alcanzable. Que significan:
Medible Que sea posible cuantificar los fines y beneficios
Especifico Claros sobre qué, dónde, cuándo, quién y cómo se hará
Estableciendo el periodo para completarlo,
Tiempo
es decir se establezca fecha de entrega.
Alcanzable Que
sea
posible
lograr.
Si analizamos bien la característica de la META tiene una
gran similitud con la caracterizara SMART, sugerencia: “Usa
la característica meta cuando trabajes en un proyecto Personal
y la característica SMART cuando sea un proyecto en Equipo
13http://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
14http://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
75
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.1.5 Quinto Paso
“El momento 80/20, clasifica tus actividades15”.- La regla 80/20
basado en el principio de Pareto que nos dice “En una población en la
que aproximadamente el 20 % ostentaba el 80 % del poder político y la
abundancia económica, mientras que el otro 80 % de población, «las masas»
se repartía el 20 % restante de la riqueza y tenía poca influencia política.
Aplicado
a
la
has
escuchado
Gestión
los
empresarial
siguientes
seguramente
supuestos:
El 20 % de tus productos representan el 80 % de tus inventarios
El 20% de tus clientes representan el 80 % de tus ventas
El 20% de tus clientes tiene el 80% de la cobranza
El 20% de tu personal representa el 80% de tu nomina
Como es casi invariable que puedas aplicar esta regla a diversas
áreas, ahora tendrás que aplicarlo a tu tiempo es decir ya que el
trabajo no siempre es igual. Tienes que analizar cada actividad, y
cada proyecto, para preguntarte: ¿Es esta tarea tan importante como
para considerarla Estratégica o vital?, ¿Nos ayuda avanzar mucho
más rápido o a desarrollarme? O ¿Solo es algo que se tiene que
hacer y ya? Aquí es donde encuentras el 80% de las tareas, mientras
que lo estratégicamente o de vital importancia está en el 20%. Y si
cada vez que llegue cada tarea no te preguntas si es del 80% o del
20%, acabaras invirtiendo demasiado tiempo en el 80%, por esto:
nunca inviertas más de la mitad de tu tiempo en tareas del 80%.
2.2.1.5.1 Matriz del tiempo16
Para tener un panorama más completo sobre esta clasificación,
acudiremos a la matriz del tiempo de Steven Covey en la cual se combina
las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones
de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en este cuadro:
15 Todd Dewett https://www.video2brain.com/es/cursos/como-gestionar-mejor-tu-tiempo
16http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=1218
76
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Como se puede observar en el gráfico, la dimensión ideal es la que
combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona
se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza
lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.
En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I),
están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan,
porque en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles
tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III)
están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es
lo importante y son reactivos porque su vida está en función de lo
que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas
de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir.
Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante
IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales,
cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.
El 20% de lo que hacemos se encuentra en el cuadrante I y
II17, mientras que el 80% se encuentra en el cuadrante III y IV.
17 Todd Dewett https://www.video2brain.com/es/cursos/como-gestionar-mejor-tu-tiempo
77
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.1.6 Sexto Paso
“Simplifica el 80%18 (Automatiza, Delega, Subcontrata o Elimina)”.Cuando termines de clasificar las actividades, aunque no sepas si
son tan vitales o de importancia estratégica, piensa y pregúntate:
¿Cómo puedo automatizar, delegar, Subcontratar o Eliminar esta
tarea? Y ¿Cuento con personas que me pueden ayudar en esto?
Automatizar.- ¿Hay alguna herramienta que pueda usar para acelerar
las cosas que tengo que hacer?, por ejemplo alguna macro en Excel
que me permita simplificar el proceso y disminuir el tiempo que
me lleva elaborar ese reporte, que tengo que enviar cada semana.
Delegar.- O ¿Tal vez haya alguien que pueda hacerse cargo de esta tarea?,
Se pueden delegar tareas simples como hacer una presentación de power
point, es decir que alguien se ocupe del 1er borrador. A veces caemos en el
error de realizar todo por cuenta propia, ya que pensamos que si deseamos
que se hagan las cosas bien, debemos hacerlo nosotros mismos, viéndonos
apretados en tiempo a la hora de entregar o descuidando otros aspectos
o actividades con mayor importancia o reduciendo otras actividades,
en estos casos es importante aprender a delegar, es decir a preparar a
las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los
trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
Subcontratar.- Buscar un proveedor que se encargue de
la mayoría de las actividades porque es su trabajo y así
tú te liberas para enfocarte en lo realmente importante.
Eliminar la actividad.- Si al evaluar las actividades de plano vez
que no te estas aportando nada, y no te ayuda a mejorar o avanzar
más rápido en lo que haces, y es algo que tratas de automatizar,
delegar o subcontratar con alguien más. Lo mejor será aceptar la
derrota y volverlo a intentar o bien renunciar a esa responsabilidad.
18 Todd Dewett https://www.video2brain.com/es/cursos/como-gestionar-mejor-tu-tiempo
78
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.1.7 Séptimo Paso
“Minimice los distractores del tiempo”19.- Cuando trabajas en
tu momento “80-20” o en la “simplificación del 80%”, lo siguiente
es asegurarte de protegerlo para darle a ese tiempo integridad y
concentración total. Desafortunadamente no siempre lo hacemos e
invertimos ese tiempo en tareas menos importantes, esto hay que evitarlo.
2.2.1.7.1 Usa efectivamente la tecnología:
-Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad,
revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es
necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo
sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos
que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir
o responder a cadenas o los famosos spam porque le quitarán tiempo
y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.
-Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto
uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo
importantes o vitales, ya que son algunos de los elementos que más
nos interrumpen y disminuyen nuestra productividad. En ese momento
de concentración total, busca eliminar las alertas de sonido como de
tu celular o email, nos encanta que suene el celular pero si quieres
maximizar tu capacidad cognitiva durante ese momento, tienes que
crear momentos en los que esas alertas no suenen. Te aseguro que el
mundo no se acabara si lo haces durante 30 minutos y te mantienes
concentrado. Con respecto a la tecnología, creo que lo más sano es darse
cuenta de que no tenemos ninguna obligación legal o moral de contestar
el teléfono o los mensajes cuando llegan. Somos nosotros los que
tenemos que definir las prioridades y no la persona que está llamando.
-Uso correcto de Internet.- El uso de Facebook, Youtube,
Google+, Twitter, Skype; se ha convertido en un pan diario
de los profesionistas de ahora, sin embargo hay veces que es
mejor desconectarnos para enfocarnos y ser más productivos.
19http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=1218
79
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.1.7.2 Mejora el contacto con los demás:
-Evitar distracciones.- La política de puertas abiertas, es decir
cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo
por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a
establecer horarios en los cuales puede recibir visitas o bien escapar
del lugar buscando una sala de conferencia que no estén utilizando,
donde las personas no te interrumpan durante esos momentos.
-Aprende a decir que no.- Muestra que tienes tus tiempos ocupados,
es decir respeta las actividades que has asignado a tu día a día, borrando
de la mente de las personas lo que ven en ti; es decir que cuando la gente
te mira en el trabajo, ¿Qué ve? ¿Piensan que estas siempre disponible,
que siempre pueden acercarse e interrumpir lo que estás haciendo?,
¿No? es la respuesta a esa pregunta, pero debería de ser así, bien debes
ir un paso más allá. Comienza a ser proactivo en la comunicación de tu
disponibilidad. Encuentra forma de que la gente sepa de tu disposición a
la interrupción. Por ejemplo: Cuando un colega, o tu jefe entran a pedirte
ayuda. “¿Puedes leerte este informe y decirme si hay algún error?”, o algo
parecido, en vez de responder: “claro”, “por supuesto”, “si”. Míralos y di
“Si, puedo ayudarte, pero no ahora mismo”. Consulta tu agenda y diles
algo como: “Mejor sobre las dos, me paso a verte y lo solucionamos, ¿sí?”.
Casi siempre te van a responder que sí y se van a ir. ¿Y sabes lo que habrás
hecho? Habrás minimizado la interrupción de tu mejor momento del
día para pensar. Solo has necesitado de diez segundo para despachar a tu
colega y volver a lo que estabas haciendo, en ese momento no podemos
centrarnos en el 80%, ni podemos decir siempre que sí y a todo el mundo.
-Hacer un buen manejo de reuniones.- Minimice la cantidad de
reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión
sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una
reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o
participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar
con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora
de inicio y de termino. Hay algunas personas y organizaciones que tienen
una tendencia “enfermiza” hacia las reuniones para discutir algo que
fácilmente podría haber sido tratado por teléfono o e-mail. Otras veces,
se cita a una reunión simplemente porque la persona no está dispuesta
o en condiciones de tomar una decisión por su cuenta. Se utilizan las
80
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
reuniones y el “equipo” para evadir la responsabilidad de las decisiones.
Después de todo, si la decisión fue equivocada, fue una decisión “de todos”.
-Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos
innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias
que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los
problemas buscando relaciones de ganar-ganar, sólo ingresar
a conflictos cuando son por el bien de la organización.
-Sea selectivo con respecto a las personas que le rodean.- Todos hemos
tenido una cantidad importante de personas que no generan ningún
aporte a nuestras vidas y lo único que logran es hacernos perder el
tiempo. Tenemos que ser muy cuidadosos y, en cierta medida, “egoístas”
con nuestro tiempo. Tenemos que darnos cuenta de que “la mayoría
de las personas van a tomar tanto tiempo como les permitamos”. Es
por ello que tenemos que ser extremadamente selectivos con respecto
a quiénes tienen acceso a nuestro tiempo. Obviamente, esto no es fácil.
Es una decisión que tenemos que tomar día a día, minuto a minuto.
-Sea puntual y exija puntualidad.- Si usted no es puntual,
sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le
robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar
una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
2.2.1.7.3 Mejora individualmente:
-Elimine sentimientos inútiles.- Elimine sentimientos que le quitan
tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos
de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son
sentimientos que no ayudan a nada, porque nos ocupa de cosas antes de
tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que
vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos
mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando
en ambos casos el tiempo porque lo que hacemos no contribuye a nada.
-Aprender a ir al grano.- Muchas personas no saben ir al grano
y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados
y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
81
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
-Menos papeles es mejor. Genere un sistema ordenado de
archivo de documentos, por fecha de ingreso y priorice rápidamente,
una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente.
Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta
terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón
para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
-Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos
muertos para volverlos productivos,por ejemplo durante el transporte,lleve
una lectura de utilidad para mejorar lo que ya haces y aprovechar el trayecto.
Empieza entonces a pensar en 1) Qué áreas de tu vida, invertirás
tu tiempo, 2) Analiza tus actividades diarias para poder 3) Abrir un
espacio a la semana para planear (mínimo por semana: de 3 horas), 4)
Para plantear tus objetivos SMART y Metas, después 5) Clasifica tus
actividades si son del: 80% o el 20%, 6) Simplifica el 80%: automatizando,
delegando, subcontratando o eliminando la actividad. Y por último
7) Protege este momento reduciendo todas las distracciones para
respetar la integridad de estos momentos en el que te concentras en
las actividades importantes que te ayudaran a mejorar y seguir creciendo.
Sigue estos 7 pasos y veras como tu productividad alcanza otro nivel
aportándote todo tipo de éxitos, porque habrás aprendido a gestionar
tu tiempo. Como podemos observar la base de la administración
del tiempo está en planear y cumplir con el plan que se tiene.
82
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.2 Delegar20
A
lo largo de nuestra vida se nos asignaran actividades que
tenemos que realizar y otras simplemente las delegamos
a alguien más, desde la presentación de un nuevo proyecto en
tu empresa, o encargar a alguien que compre leche en casa.
Delegar es una habilidad fundamental de gestión que
significa “proceso de pedir a otra persona que realice una
tarea, manteniendo la responsabilidad sobre dicha tarea”.
Delegar abarca desde una actividad cotidiana simple, hasta nombrar
a alguien líder de un proyecto complejo. Los nombramientos
pueden ser a corto plazo, de minutos a un par de semanas o a largo
plazo, independientemente del tamaño de la empresa o proyecto,
delegar ayuda en la gestión y correcto desarrollo de los proyectos.
Un organigrama es un claro ejemplo de la autoridad delegada
y si estas de manera independiente, seguramente delegas con
tus proveedores, vendedores u otros servicios profesionales
que son indispensables en la operación de tu negocio.
Delegar es una importante interacción que se base en 3 factores: Quien
Delega (Gerente), Encargado (empleado), Organización (Proyecto).
Como responsable de delegar es importante asegurarte que el proceso
funcione adecuadamente, ya que generalmente se piensa que solo hay
una etapa, la de asignar actividades algunos empleados y ellos la llevaran
a cabo, pero en realidad delegar con éxito es mucho más complejo; ya que
requiere de habilidades de gestión de proyectos, como de comunicación.
20 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
83
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Delegar eficazmente, dará ventajas a tu equipo y tus proyectos, lo
que te convierte en un mejor jefe, al mejorar tus habilidades en estas
áreas podrás establecer mejores relaciones y más eficaces con tus
empleados y esto a su vez aumentara el respeto hacia ti como líder.
Al delegar eficazmente tienes la oportunidad de retener al
personal, ya que un colaborador o empleado que se siente
que progresa son los que más disfrutan con su trabajo.
Cuanto mejor se delegue, más eficaz será el equipo, y por lo tanto
aumentara su productividad. Así podrás distribuir la cantidad
de trabajo de una manera razonable para poder dedicarle el
tiempo a más actividades que te ayudan a mejorar y crecer
personalmente, esto a su vez ayudara a reducir los niveles de estrés.
Delegar es una habilidad clave para
proyectos y es usada frecuentemente
delegar no siempre es un proceso
empleado, no siempre comparten la
el éxito del desarrollo de
por gerentes, sin embargo
fluido, porque gerente y
misma visión del proceso.
Delegar incomoda a algunos ejecutivos. Ya que éstos temen perder
el control del personal y los proyectos y se preocupan de que puedan
estar abandonando sus responsabilidades. A veces, simplemente
creen que hacer el trabajo ellos mismos, será lo más eficiente. Sin
embargo, a la larga, estos temores y creencias rara vez se justifican.
84
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.2.0.1 Argumentos comunes en contra de delegar21:
Argumento
Respuesta
“Yo puedo hacer esto más Quizás es verdad, pero su
rápidamente y mejor que mis objetivo es apoyar a su equipo
empleados o colaboradores”. en la ejecución de tareas.
“No confío en mis empleados”.
“Es más fácil hacerlo yo
mismo, en vez de organizarlo,
explicarlo
y
revisarlo”.
“Prefiero
cosas
a
hacer
las
mi
manera”.
“Mi equipo van a resentir la carga
de trabajo extra” o “Mi equipo
esperan que yo resuelva los
problemas y tome las decisiones”.
Empiece delegando pequeñas
tareas y proyectos que le permitirán
ir confiando gradualmente en ellos.
Esta es una perspectiva en el corto
plazo. En general, el tiempo que
se dedica a planificar un proyecto
valdrá la pena y, con el tiempo,
su equipo será más capaz de
asumir más responsabilidades.
Concentre su energía en comunicar
sus preferencias y estándares de
calidad en vez de controlar las
tareas. Esta inversión tendrá sus
frutos no solamente en el trabajo
actual sino que en proyectos futuros.
Gestione las expectativas de
su equipo. Deje muy en claro
que su rol es apoyarlos para que
tomen sus propias decisiones.
Además, establezca claramente
que esto significa que tendrán
oportunidades para realizar
trabajos nuevos e interesantes.
Asegúrese de cumplir esa promesa.
21 1er Bloque/Tema 7,http://www.canaco.net/servicios/mexicoemprende-harvardmentorplus.
html
85
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.2.0.2 Señales de alerta para aprender a Delegar22
Echemos un vistazo a algunas “señales de alerta” comunes para aprender
a delegar mejor ¿Reconoce algunas de las siguientes situaciones?
• Su bandeja de entrada siempre está llena. Regularmente tiene
una sobrecarga de trabajo al ejecutar tareas que “sólo usted” puede hacer.”.
• Es
para que
interrumpido
frecuentemente
con
los oriente y aclare los trabajos
peticiones
delegados.
• Sus empleados sienten que se les está “asignando más del trabajo
que pueden realizar y no tienen autoridad para completar las tareas”.
• Sus
preparado
equipo
no
para
ejecutar
se
las
• Interviene
con
frecuencia
proyectos que ha delegado para
siente
labores
debidamente
establecidas.
en
las
lograr su
tareas
o
finalización.
• Siempre cuestiona y revisa las decisiones de su
equipo y se encarga personalmente de volver a realizar tareas
delegadas que no han sido ejecutadas satisfactoriamente.
• Los miembros de su equipo no asumen la
responsabilidad por las tareas o proyectos que usted delega.
• La moral ha decaído y la rotación de personal va en aumento.
• Las tareas delegadas no se completan y los plazos no se cumplen.
22 1er Bloque/Tema 7,http://www.canaco.net/servicios/mexicoemprende-harvardmentorplus.
html
86
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.2.0.3 Niveles de Delegar23
Delegar por tarea.- Delegar una tarea es el enfoque más simple y es una
buena forma de comenzar un proceso de delegar, implica la asignación de
tareas o sub tareas específicas a su personal. Éstas pueden ser la redacción
de un informe, realizar una investigación o planificar una reunión.
Delegar por proyecto.- Un proyecto involucra un grupo de tareas diseñadas
para alcanzar una meta específica, al delegar por proyecto aumenta el
alcance de la responsabilidad y generalmente requiere de un individuo
que sea capaz de manejar una variedad más amplia de responsabilidades.
Ejemplos al delegar por proyectos incluyen el desarrollo de una guía
para empleados, dirigir una investigación de campo o encargarse de
capacitar a empleados nuevos en el uso de un software para computadora.
Delegar por función.- Algunos gerentes con muchas personas a su
cargo, encuentran pueden encontrar más conveniente delegar por
función. La palabra función en este contexto se refiere a una actividad
permanente, tal como ventas, marketing o capacitación. En este
modelo, cada función se delega a una persona, quien debe reportar
periódicamente sobre las actividades involucradas en la función.
Hay muchas formas de delegar sin embargo aquí presentaremos
una que consiste en 4 etapas: Evaluación, Entrega, Ayuda, Informe.
23 1er Bloque/Tema 7,http://www.canaco.net/servicios/mexicoemprende-harvardmentorplus.
html
87
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.2.1 Evaluación
24
El objetivo de esta etapa es tomar en cuenta las necesidades
de la empresa o proyecto, revisar nuestra carga de trabajo
para seleccionar lo que vamos a delegar y a quienes de
nuestro equipo consideraremos para
esta responsabilidad.
Para llevar a cabo esta evaluación se divide en 2 partes: la de evaluar la
tarea y la de evaluar al personal, es decir ¿Qué se delega? Y ¿A quién?
Lamentablemente esta etapa es la que la mayoría de los gerentes se salta,
porque se sienten presionados por el tiempo, esto puede crear un modelo
en lo que los gerentes intentan hacer las cosas solos, y luego cuando
la carga de trabajo se vuelve demasiado grande, entregan sus tareas a
otros en el último momento, esto por consiguiente afecta el éxito de
las tareas que se están llevando a cabo, perjudicando la relación en el
equipo de trabajo, entre gerente y empleados; por esto asigna y respeta
un tiempo para esta etapa y aunque tal vez te lleve algo de tiempo,
es una fuerte inversión para obtener buenos resultados en el futuro
Antes de evaluar las tareas, debes empezar por evaluar la
empresa o el proyecto y tus responsabilidades en el mismo o
con el mismo, es decir comprender la situación general de la que
partes, lo que te ayudara a tomar mejores decisiones en el futuro.
24 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
88
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.2.1.1 Evaluación 1er parte “la Actividad”
Paso 1. ¿Cuál es tu carga de trabajo?.- (Se vio en la habilidad
gerencial de “Gestión del tiempo”) Anota en este horario en
qué empleas tu tiempo de trabajo. No olvides incluir el tiempo
dedicado a proyectos, tareas, reuniones, coaching, envío de emails, y
tareas intelectuales, como reflexión, análisis y diseño de estrategias.
Se incluyen noches y fin de semana para que agregues todo el tiempo que
le dedicas al trabajo, no solo las horas que estás físicamente en la oficina.
Paso 2. Visión de futuro.- (Se vio en la habilidad gerencial de
“Gestión del tiempo” como establecimiento de metas) Usa esta
tabla para anotar comentarios sobre proyectos, tareas y otros trabajos
futuros en los próximos meses. No olvides anotar todo aquello que
podría afectar a tu trabajo, como mudanzas o reducciones de personal.
89
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Paso 3. Análisis de tareas25.- Primero haz una lista general de las tareas
asociadas a tu puesto,incluyendo los trabajos en los próximos 12 meses.Esto
será un resumen de en qué empleas tu tiempo. Esta lista debería ajustarse
a tu perfil de trabajo, pero intenta ser un poco más detallado y específico.
Ahora, puntúa 3 factores principales con una de estas notas:
bajo, medio o alto e indica el nivel de habilidad necesario, cuánto
tiempo conlleva y su importancia para las metas de la empresa.
Paso 4. Lista de posibles tareas que se podrían delegar.- Basándote en tu
análisis, crea una lista de tareas que podrías delegar. Los mejores candidatos
son tareas que precisan de un nivel de habilidad bajo o que conllevan
mucho tiempo. Intenta identificar si las tareas que has marcado como
de poca relevancia para la empresa podrían eliminarse completamente.
Pero no pueden estar limitado tus argumentos para delegar sino
que también depende del propósito o propósitos de delegar, es
decir: ¿Es para disminuir la carga de trabajo? ¿Motivar al equipo
para desarrollar nuevas habilidades? ¿Lanzar un proyecto o función
nuevos? ¿Brindar visibilidad y reconocimiento a alguien?, En base
a esto define que actividades son candidatas a delegar, evaluando
consigo sus requisitos en Habilidades, Tiempo e Importancia.
25 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
90
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
El proceso de Evaluación podría llevarte 1 semana completa, la idea es
identificar tu carga de trabajo, así como las actividades y proyectos que
decidas delegar. Como gerente tu tiempo es valioso, y las actividades que
puntúan en medio y bajo son idóneas para ser delgadas, de esta manera
tendrás más tiempo para atender actividades que requieren más atención
como la gestión del proyecto, analizar las estrategias, o desarrollar
herramientas que mejoren tu trabajo y el desarrollo del equipo y del proyecto.
Te sorprenderás de muchas cosas que haces ahora y que podrías
delegar, luego analiza la importancia de las tareas en relación a las
metas de la empresa o proyecto, considera si algo poco importante
realmente se debe delegar o si en verdad vale la pena hacerse, recuerda
que tienes más opciones como sub contratar o automatizar esta.
Dato curioso26- “En 1803, durante el reinado de Napoleón, Inglaterra
creo un puesto público, esta persona tenía que hacer guardia en los
acantilados de Dover y vigilar si los franceses se acercaban este puesto
fue ocupado y financiado hasta 1945, casi 150 años después, de dejar de
ser necesario”... Es un ejemplo de cómo se toman decisiones apropiadas
para un momento concreto, pero no se dispone de buenos mecanismos
para cambiar dichas decisiones ¿Cómo te preparas para Napoleón?
Evalúa ¿Qué posiciones, procedimientos o proyectos ya no
son útiles? Para que identifiques todo lo que se puede eliminar
26http://es.wikipedia.org/wiki/Acantilados_de_Dover
91
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.2.1.2 Evaluación 2da parte “tu Equipo”
Una vez evaluados las tareas o proyectos potenciales, es hora de evaluar
al personal, conocer su puntos fuertes y débiles del equipo previamente
te ayudara a optimizar cada oportunidad de delegar y justo esto es
delegar, dar una oportunidad. Ya que: delegar permite a tu equipo
desarrollar habilidades y capacidades, y al realizar nombramientos
estratégicos, lograras moldear el desarrollo profesional de tu equipo.
Para encontrar a la persona adecuada primero tendrás que
evaluar a tu equipo, para buscar que alcancen su mayor
potencial, para que al delegar el colaborador alcance el éxito.
A continuación te presentamos algunos campos que debes
de considerar como ejemplo para la evaluación de tu equipo:
Datos Generales Ayudan a Identificar el Perfil del Responsable
Nombre, Formación Académica, Años de Experiencia, Ubicación,
Delegación/Municipio, Fecha de nacimiento, email, celular.
Sobresalientes Ayuda a conocer sobre sus Rendimientos
Ultima Actividad sobresaliente que realizaste, Ultimo Proyecto
sobresaliente que realizaste, Puesto sobresaliente que tuviste,
consulta la duración de estos también en tu evaluación
C a t e g o r í a s Elige las más importantes para tu gestión
Servicio al cliente, Planificación y organización, Calidad del
trabajo, Comunicación y trabajo en equipo, Herramientas Técnicas,
Iniciativa e Innovación, Aprendizaje continuo, Crecimiento
S o f t w a r e Según los programas que requieres que manejen
Office (Word, Power Point, Excel, Publisher, Visio, Project, Outlook,
One Note, Share Point, Access); Adobe (Flash, Fireworks, After
Effects, Dreamweaver, Encore, Illustrator, In Design, Photoshop);
Otros (Inventor, Edgecam, Maya, Blender, 3dMax, Corel Draw,
Xampp, Camtasia, MySql, Rhino3D, Solidworks, Moodle, etc.)
¿Qué habilidades y aptitudes tiene?, ¿Cuáles son sus mayores fortalezas
y debilidades?, ¿Cómo lo podrías ayudar para que continué mejorando?
27
27 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
92
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Trata de dividir sus habilidades y aptitudes en categorías por ejemplo:
Planeación
-Técnicas
-Gestión de
Proyecto
-Gestión del
tiempo
-Atención al
detalle
Comunicación
-Comunicación
-Entablar relaciones
-Solucionar Conflictos
-Servicio al
cliente
Herramientas
-Capacidad de
análisis
-Dominio de
principales programas
-Mejorar constantemente procesos
Iniciativa
-Visión
-Innovación
-Inspiración
-Motivación
-Planeación
estratégica
Posteriormente evalúa con escalas del 1 al 5, cada categoría siendo 1
débil-inaceptable y 5 fuerte-excepcional, adicional puedes colocar alguna
respuesta clave para identificar el nivel que representa, por ejemplo:
C
O
M
U
N
I
C
A
C
I
Ó
N
5 Su
forma
de
comunicarse
es
permanente,
clara y objetiva, en ambos sentidos con todos.
4 Se comunica permanentemente, de forma clara y
objetiva, en ambos sentidos pero NO con todos.
3 Se
comunica
cuando
requiere,
de
forma
clara
y
objetiva,
aunque
casi
no
escucha.
2 Se comunica muy poco, de forma clara y objetiva, además no escucha.
1 Comunicación
prácticamente
nula
y
es
difícil
de
entender,
además
de
no
escuchar.
Habiendo concluido la evaluación por categorías, lo siguiente es
definir un objetivo de desarrollo por cada integrante de tu equipo,
para que desarrollen o fortalezcan ciertas habilidades en específico.
Una vez conociendo más sobre las habilidades y aptitudes del
personal, podemos comenzar a pensar en delegarles tareas.
93
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.2.1.3 Asignando las Tareas28
Una vez en lista las tareas, proyectos y funciones que serán
delegados, transfiere estas a un formulario, con contemple
los requisitos para desempeñar la misma, así mismo incluya
los posibles candidatos para delegarle dicha actividad.
A c t i v i d a d
Desarrollar
Catálogo
de
Productos
de
disponibilidad
para
clientes
en
Excel
Requisitos
Manejo de macros avanzadas
en Excel
Encargado Potencial
Guillermo,
Fernando,
Juan Carlos,
Posteriormente compara con tus resultados en tu Evaluación de personal,
busca las coincidencias relacionadas en habilidades o experiencia, después
si solamente una persona cuenta con esa habilidad, asigna a esa tarea a esa
persona, pero si más de 1 persona podría realizar dicha actividad ocupa
otro criterio, por ejemplo elegir a alguien que pueda aprender y crecer
con esta tarea, busca oportunidades deliberadamente para desarrollar los
puntos débiles y no solo sus puntos fuertes, así fortalecer a tu equipo,
aumentando su interés y promoviendo la mejora continua; este proceso
debe de ayudar a mejorar las habilidades y productividad de todo el
personal, su crecimiento ayuda a crear nuevas oportunidades para ti.
28 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
94
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
También podrás delegar a varias personas, sin embargo
deberás asegurarte que se haga un buen trabajo en
equipo y que tengan una buena comunicación entre ellos.
Si
este
pensar
en
es un proyecto muy
diferentes
formas
de
complejo, deberás
como
asignarlo:
-Opción 1.- Asignas un responsable del proyecto, que lo supervise del
principio al fin, esto le permitirá adquirir una amplia gama de habilidades a
lo algo del proyecto,pero también podría crear desafíos si es débil en un área.
Proyecto A Guillermo P
Proyecto B Fe r n a n d o P
Proyecto C Juan Carlos P
l a n Producir Resumen
l a n Producir Resumen
l a n Producir Resumen
-Opción 2.-Se podrían agrupar las actividades similares,
aunque correspondan a diferentes proyectos, esto permite la
especialización y fortalecimiento de sus habilidades, y profundizar
en su área de desarrollo, pero puede terminar aburriéndolos.
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Guillermo
A P l a n
B P l a n
C P l a n
Fe
Pr
Pr
Pr
rnando
oducir
oducir
oducir
Juan
Carlos
Resumen
Resumen
Resumen
Sin embargo al trabajar en equipo, podemos capacitarnos en
otras áreas, de esta forma la siguiente actividad a considerarse
para delegar, será la que le sigue a la que he realizado.
95
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Para concluir establece: Nombre del proyecto que delegas, A
quien delegas, Fecha en que lo harás, comentarios y observaciones
Delegar
Quién
Inicio
Apuntes
Control de Nomina Juan Carlos 2 1 - 0 8 Presentar a Fernando
Plantilla
Ventas Guillermo 2 2 - 0 8 Compartir con todos
Otros puntos para evaluar al equipo y decidir a quién
delegar, que te aportara más transparencia en el proceso
y no solo esto sino conocer que motiva a tu equipo son:
Realiza un una
prueba previa
individual
especializada
Pide ideas al
grupo
Pregunta
directa
Ya sea por correo o en la entrevista, poner una
prueba de un caso, para conocer su solución y
análisis nos dará un panorama completo de lo que
se puede esperar de la persona con esta actividad
Ha una presentación para mostrar los proyectos,
y pide su opinión, los que aporten mejor sobre
estos, y lo fundamenten, serán tus candidatos
o bien serán el filtro entre tus posibles elegidos
Convoca a los candidatos ¿Qué proyectos
les interesaría desarrollar y Por qué?
Al delegar hay que analizar los posibles pros y contras de a quien se le
delega, un factor muy importante a la hora de delegar es distribuir por igual
actividades importantes, fáciles o desafió equitativamente en el equipo,
asegúrate que cada integrante reciba por lo menos una tarea que lo ayude
a crecer profesionalmente así tendrás un equipo con múltiples aptitudes.
96
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Resumen Delegar 29
29 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
97
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.3.2 Entrega
En la segunda etapa, lo principal es comunicar las expectativas
sobre: Metas, Recursos y Calendario, ya que quieres prepararlos
para tener éxito y no solo para deshacerte de tus tareas.
Esta
etapa
1
2
3
se
divide
en
3
partes:
Te preparas para las Reuniones
Hablas sobre los detalles
Entrega Formal de la tarea
2.2.3.2.1 Preparación
Al delegar quieres dirigirte a cada persona de la mejor manera
posible, es importante reflexionar sobre la relación que ya se tiene
con esta persona, porque sera la guía de la forma de interactuar
con ello, analiza: ¿Qué tipo de relación tenemos?, ¿Hemos ganado
la confianza mutua?, ¿Tiene disposición a aprender nuevas cosas?,
¿Tiene disposición a aceptar nuevas tareas? ¿Y por qué?, Existen otros
factores a tomar en cuenta, por ejemplo si solicito sus vacaciones,
durante un momento crucial del desarrollo del proyecto; todo esto
ayudara a prevenir y preparar a esta persona para el éxito, de la tarea,
también considera como debes contactarla, si deberías enviarle un
email, llamarla por teléfono, o ir a su oficina, estas preguntas se pueden
responder del proceso que seguiste de evaluación para contactarlo.
A continuación plantea te preguntas claves sobre el proyecto en sí:
¿Cuáles son las metas de este proyecto?, ¿Qué recursos necesitara el
proyecto?, ¿Cuál es la fecha de entrega y su duración?, ¿Se presentaran
avances?, ¿Cómo necesito recibir la información, para estar actualizado?,
¿Qué tipo de ayuda necesitara esta persona de mi parte?, ¿Cómo se
deben manejar las cosas si surge algún problema?, ¿Qué podría afectar el
éxito de esta tarea?, ¿Cuanta autonomía o autoridad se le esta asignando?
Es conveniente realizar un informe con esta información,
para que el encargado y tú lo puedan analizar profundamente.
98
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Hay que dejar en claro cuanta libertad de autonomía (Es
el nivel de independencia que uno tiene para llevar a cabo
una tarea) le darás al encargado para realizar esta tarea
30
Uno de los problemas más frecuentes al delegar, es la falta de claridad
en el nivel de autonomía que se asigna, y esta parte en especial
hay que enfatizar que es muy importante de hacerse ya que define
el nivel de responsabilidad con la entrega y ejecución de la tarea.
Hay 8 niveles de autonomía, siendo el 1 el menor y el 8 el mayor.
Estos niveles se diferencian por el nivel de análisis de la persona
que recibe la tarea, quién toma las decisiones y quién debe actuar.
Nivel D
e
s
c
r
i
p
c
i
ó
n
1 La persona delegada no tiene autonomía en este
nivel. Debe estudiar el problema, recoger información
y dársela al gerente, que es el que toma la decisión.
2 La persona delegada estudia las diferentes alternativas,
anotando pros y contras de cada una y presenta su análisis
al gerente, que decide qué hacer y actúa en consecuencia.
3 La persona delegada estudia las opciones y toma una
decisión, recomendando al gerente una actuación. El
gerente aprueba la decisión y actúa en consecuencia.
4 La persona delegada estudia las opciones y toma una
decisión sobre cuál debe ser la acción que debe tomarse,
pero no la implementa hasta que el gerente la aprueba.
Solo entonces, la persona delegada acomete la acción.
5 La persona delegada informa al gerente sobre sus planes
y puede actuar aunque el gerente le diga que no lo haga.
6 La persona delegada actúa e informa al gerente de qué
acciones ha tomado y cuáles han sido los resultados.
7 La
persona
delegada
toma
acciones
y
solo
las
comunica
si
no
fueron
las
correctas.
8 La persona delegada tiene autonomía total: lleva a cabo
las acciones y no necesita comunicárselas al gerente.
30 Britt Andreatta, https://www.video2brain.com/es/cursos/como-delegar-tareas-en-la-empresa
99
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Al conocer los 8 niveles, mejora la forma de delegar, al ser más
claros entre quien delega y el delegado, y así el proceso es mejor para
todos. Estos niveles se diferencian en 4 aspectos principalmente:
¿Quién analiza? ¿Quién
decide?
¿Quién actúa? Cuanta comunicación se establece
Esta parte es muy compleja, la falta de claridad sobre la autonomía
es la fuente de casi todos los problemas, por esto te tienes que
asegurarte de tomarte el tiempo para decidir qué nivel asignas y luego
comunicase lo porque es muy importante que ambos estén de acuerdo.
Finalmente tendrás que comunicar vía email o con una pequeña
reunión que la actividad se ha delegado otorgando autoridad a
dicha persona, para que quienes estén relacionados a dicha actividad
lo analicen con el responsable delegado de esta forma desviaras las
consultas a la persona responsable del desarrollo de dicho proyecto.
2.2.3.2.2 Analizar los Detalles.
En esta 2da parte se hablan de los detalles que surgen al delegar,
en la 1era reunión analiza todos los detalles haciendo todas tus
preguntas, explica las razones que tienes para delegar esta actividad,
¿Se debe por sus habilidades o porque esto le estaría brindado la
oportunidad de desarrollarse y crecer?, Considera su carga de trabajo
actual y cuanta disponibilidad tendría para este nuevo proyecto.
En esta oportunidad invítalos a que aporten sus idas, y sugerencias, lo cual
muestra que los respetas y valoras sus aportes, cuando hagas las preguntas
fíjate si desean que se les deleguen tareas. Si no lo pueden aceptar no
hay problema, sigue con la siguiente persona que hayas considerado.
Tal vez te conviene darles tiempo para reflexionar sobre lo hablado,
pacta una fecha en la que te tengan que darte una decisión, si acepta
organiza la próxima reunión para entregar la tarea oficialmente.
100
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.3.2.3. Entrega
En la entrega formal de la tarea se elaboraran 5 piezas claves:
1 Material Importante Informes, datos, archivos, etc.
Asegúrate de que se haya revisado y lo que significa para la tarea
2 Hitos
y
Plazo Fechas de avances y entrega final
3 Autonomía y autoridad Ambos tienen que estar de acuerdo
4 Informes de progreso ¿Cuándo iniciara con el proyecto?
¿Qué recursos se requiere?, ¿Puede comenzar ya o depende de
otras actividades previas?, Debes asegurarte que no queden dudas.
5 Ayuda
Necesaria Analizar la ayuda que le darás
La primera vez o si la tarea es compleja, el encargado necesitara de
varias reuniones de orientación, pero en la medida que avance, se
sentirá más seguro y aumentara su capacidad, entonces estas reuniones
serán más espaciadas, lo más importante es que tome las decisiones;
debes informar ¿Cómo y cuándo quieres que te consulten? Si surgen
desafíos, se debe definir que es para cada uno un desafió o crisis,
No debe de haber sorpresas aquí, solo se debería de ratificar lo ya
antes hablado en los puntos clave. Trata de que todos los implicados
o a quienes les delegas se encuentren en la reunión, debes asegurarte
que todos entienden su trabajo y como se relaciona con los otros.
Al
finalizar
la
reunión
todos
debe
de
saber
¿Qué se debe hacer?, ¿Cómo? y para ¿Cuando?
101
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.3.3 Ayuda
La 3er etapa se denomina “Ayuda”, en esta provees los recursos que
ofreciste en la etapa 2, lo que genera confianza y respeto con tu personal, lo
que ayuda que la tarea sea exitosa, se debe supervisar el progreso completo
tal como se ha acordado durante la entrega, toma en cuenta lo siguiente:
¿Entregué
los
recursos
y
la
autoridad
prometidos?
¿Comunique a todos los afectados que se ha delegado el proyecto?
¿Existe
¿Cómo
algún
problema
ayudo
para
que
podría
aumentar
afectar
su
esta
tarea?
confianza?
¿Cómo ayudo a resolver preocupaciones y ayudo al empleado?
Esta etapa es la más complicada, ya que generalmente queremos
asegurarnos de que el proyecto tenga éxito, en este momento puede
aparecer la micro gestión recuerda que para tu equipo, la mejor manera
de aprender es hacer el trabajo, si no está saliendo como se planeó, intenta
encontrar la forma de ayudarle, sin hacerte cargo de la tarea, recuerda
que su mayor crecimiento de aprendizaje profesional será cuando tenga
que hacerse cargo de los desafíos, resiste la tentación de rescatar al
delegado, o a la tarea misma, en esta etapa tu función será la de guía aquí.
2.2.3.3.1 La importancia del Couching
Delegar una tarea es una oportunidad increíble para ayudar
a tu equipo a crecer y desarrollarse, pero dicho crecimiento
solo se da si participan en su proceso de aprendizaje.
El couching es un habilidad que puedes utilizar para maximizar
su aprendizaje, couching no es lo mismo que gestión en lugar de
dirigirlo, ayudas a la persona a aprovechar su propio conocimiento
e inteligencia, al formular las preguntas correctas les ayudas a
reflexionar sobre su experiencia para darse cuenta por ellos mismos.
102
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
Una reunión en persona es lo mejor para poder dialogar,
haciendo preguntas clave para ayudar al encargado aprender.
Lo mejor es que el/la comience por reflexionar sobre sus propios éxitos
(Recuerda que en la parte de evaluación le preguntas algunos ejemplos
de estos, puedes usarlos como referencia) esto es intencionado,
ya que al pensar en el éxito, mueve al cerebro a su mejor estado de
funcionalidad y permite optimizar el pensamiento crítico, esto es
parte de un proceso que se conoce como indagación apreciativa31.
Algunas preguntas que se pueden hacer durante este proceso son:
• Cuéntame qué tal te va, hasta ahora (esto al iniciar las preguntas).
• ¿Qué está funcionando bien? ¿De qué partes del
proyecto estás especialmente satisfecho/a u orgulloso/a?
• ¿Con qué problemas te has encontrado? (Deja que sea el encargado
mismo quien haga una lista de todos los problemas antes de continuar a
la pregunta siguiente. Puede que tengas que ayudarlo con frases como
“¿Algo más?” Hasta que sienta que ya ha terminado). Es muy importante
que de momento lo centres en los problemas y no en las causas.
• Veamos estos temas uno por uno. ¿Cómo podríamos solucionar
cada uno de ellos?, ¿Qué crees que los esté causando? (De nuevo, haz esto
con cada uno de los problemas, hasta que el/la sienta que ha terminado).
Asegúrate de que el encargado/a elabore un plan de acción,
que deberá especificar qué, con quién y fecha de finalización.
Incluye estas tareas, y observaciones en los informes de progreso.
31http://es.wikipedia.org/wiki/Indagaci%C3%B3n_apreciativa
103
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
El truco de hacer couching es que en vez de dar la respuesta, uno debe
transmitir esa confianza haciendo preguntas que lo lleven a la respuesta,
esto es el mejor couching, en el proceso trata de no frustrarte, después
de hacer una pregunta 2 o 3 veces mejorara tu habilidad de couching.
• Si pudieras alejarte y tener una visión más general de cómo este
proyecto encaja en nuestra empresa, ¿qué aprenderías de todo ello?
• ¿Hay otro tipo de problemas menos obvios que podrían estar
poniendo en peligro la tarea (relaciones en un departamento,comunicación,
confianza, presupuesto)? (Personaliza esta lista según tu empresa).
• Basado en mi forma de trabajar y mi estilo de gestión, ¿cómo crees
que me enfrentaría yo a esta situación? ¿Qué medidas tomaría y por qué?
Con este couching estas aumentando la competencia del
encargado, no solo para esta tarea, sino para el futuro, si
necesita tu consejo o ayuda dalo, pero espera a que te lo pida.
Recuerda que es importante que tú no le des la respuesta para que con
tus preguntas él o ella sea capaz por sí mismo/a de dar con la respuesta.
Hay muchas formas de ayudar le usando su propio pensamiento
crítico y creatividad, más que diciéndole los tuyos, cuando hagas esto
veras cuanto aprendes de tus encargados, de esta manera gestionas el
conocimiento de tu equipo, descubriendo lo que saben para resolver
problemas, lo que te permite identificar temas para su futuro desarrollo.
En resumen es realmente importante atenerse al nivel de autonomía
acordado, de lo contrario llegarías al temible tema de la micro
gestión, si controlas, estas encima o interfieres demasiado no vas
a mostrar confianza en tu encargado y su desarrollo estará limitado.
104
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.3.3.2 Evita la micro gestión
¿A quién le gusta que lo supervisen?, Es decir que este el jefe contigo todo el
tiempo para que cumplas con tu responsabilidad, creo que coincidiremos
muchos en que no es de nuestro agrado esto, es decir preferimos nos
informen que es lo que se debe hacer, así como los parámetros generales
de cómo se debe entregar, y después nos den la libertad de hacerlo.
Aunque existen muchas formas de control a todos nos ha
sucedido que nos micro gestionan o nosotros aplicamos
la micro gestión, y esto en concreto es estar en el preciso
momento supervisando al encargado. Esto sucede debido a:
1.
la
Se
un
Evaluación incompleta:
etapa de evaluación
es decir se
para delegar
han
bajo
saltado
presión
encuentran apuros por librarse de trabajo en
momento estresante, y eso nunca termina bien
2. Falta de claridad en el nivel de autonomía: cuando un empleado
se siente micro gestionado se debe a que pensó que recibiría más
autonomía de lo que en realidad se le asigno, es responsabilidad del
gerente dejar en claro el nivel de asignación, sino esto se debe a que
se saltó el proceso de evaluación o no conocer los diferentes niveles.
Cuando comunicas el nivel que asignas, evitas confusiones y suposiciones
erróneas, si con el tiempo asignas niveles bajas de autonomía, demostraras
que no confías en tu equipo, así que esfuérzate para promover el
crecimiento de tu equipo, revisa los informes de avance y los resultados, a
medida que tu equipo progresa, asegúrate de otorgarles mayor autonomía
3. Violación del nivel de autonomía acordado.- Es cuando el Gerente
rompe el acuerdo del nivel de autonomía acordado, si este es
innecesario al encargado le parecerá una micro gestión, es diferente
a las situaciones donde es necesario que el gerente intervenga,
hay que evaluar los casos y revisar si el encargado realmente es el
adecuado para llevar a cabo la tarea, hay que cuidar si en ocasiones
el encargado hubiera podido terminar la tarea de manera exitosa,
105
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
pero el gerente intervino ayudar sin su solicitud, esto frustra al
encargado , lo que le reduce las posibilidades de aprender y crecer.
Esto ocurre por falta de comunicación ya que la intervención fue
necesaria pero el gerente no comunico lo que estaba ocurriendo
ni porque, pero generalmente este problema surge cuando el
gerente tiene dificultades en otorgar responsabilidad, mientras
que tal vez tienes la iniciativa de dejar y respetar autonomía no
puedes manejar tu reflexión personal y dejar responsabilidad.
2.2.3.3.3 Miedo a soltar la Responsabilidad
La razón por la que un gerente viola el acuerdo de autonomía, se
debe generalmente al miedo de soltar responsabilidad esto es muy
común y contra la que muchos gerentes luchan, es inconsciente
y a veces se piensa que se está ayudando no considerando que
realmente se está perjudicando, algunas de estas razones son:
1 Hacerlo tú mismo es más fácil y rápido.- Esto es complicado ya
que realmente es más fácil ir y hacerlo tú mismo, sin embargo de
mucho esfuerzo llevar adecuadamente las etapas al delegar, piensa
que este tiempo lo debes invertir en proyectos de mayor nivel, y
que al final dejar que el encargado se haga responsable representara
una inversión, ya que cuando este una vez haya aprendido y
domine dicha actividad, tu tendrás una preocupación menos.
Cuando utilizas tu tiempo eficazmente, estarás delegando
actividades de nivel medio y bajo, para concentrarte en las
actividades de nivel alto, de esta forma gestionas la carga de
trabajo para ocuparte en las indicadas de acuerdo a tu experiencia.
106
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2 Personal esta sobrecargado.- Te preocupa que tu equipo este
sobrecargado de trabajo y este no puede aceptar ninguna otra tarea,
recuerda que las personas están más motivados cuando tienen la
oportunidad de crecer y desarrollarse, cuando tu personal está muy
ocupado es porque normalmente están haciendo cosas que no deberían
hacer o que podrían delegar, en este caso comparte con tu equipo el
mismo proceso por el que has pasado en Gestión del tiempo y delegar,
si parte de este trabajo se puede delegar, tal vez puedas agruparlo
conseguir algún nuevo integrante o bien un estudiante de medio tiempo.
Existen personas que responden a la sobrecarga de trabajo,
aceptando aún más trabajo hasta que con el tiempo esto se
vuelve insostenible, y lleva a que tus mejores encargados se
agoten, literalmente son absorbidos por el trabajo, por esto es
importante que desarrolles sistemas para poder cuantificar la
carga de trabajo que estas asignando. Lo mejor en este caso es
aumentar el personal, automatizar la tarea o eliminar ciertas tareas.
3 Miedo a perder control o importancia.- Cuando se delega se pierde
el control directo sobre dicha actividad , y este sentimiento de pérdida
a veces causa malestar en ciertos gerentes, esta lucha ocurre a seguido
cuando uno es muy exigente y profesional, por lo que te preocupa que
la persona a la que le delegas no se encuentre a la misma altura, esto
se vuelve más conflictivo cuando sabes que el trabajo o la calidad de
la entrega, reflejara tu trabajo también, el problema principal es que
uno termina absorbiendo tareas que otros podrían y deberían hacer.
Recuerda que para alcanzar la meta, existen diversos caminos para
alcanzarla, mientras sepa que la persona puede alcanzar la meta, puedo
dejar la responsabilidad de controlar la forma en la que llega a esta.
Otra preocupación de algunos gerentes es que si delegan ciertas
tareas pondrán en peligro su propia seguridad en la organización,
cuando en realidad ocurre lo contrario, ya que al delegar a
terceros, te encuentras más disponible para aceptar nuevas
107
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
responsabilidades, estos demuestra una gran aptitud como gerente,
ya que estas ayudando a crecer a tu equipo profesionalmente.
4 Falta de confianza en tu equipo.- Esta es la más importante, ya
que si no confías en tu personal existen mayores problemas que
necesitan ser resueltos, si no confías en ellos analiza la razón.
Si se trata de ética o juicio considera si esta persona debe estar en tu
equipo, si no confías en su nivel de habilidad seguramente podrás
generar confianza al evaluarlo y ayudarlo a identificar sus áreas
de oportunidad ayudando le a crecer, si el problema es la falta de
confianza es recomendable mejorar en los próximos meses, ya que
la confianza entre gerentes y encargados es el ingrediente clave para
tener un ambiente de trabajo exitoso. Apartar la micro gestión ayudara
a tu equipo a crecer, busca las causas e implementa las soluciones.
2.2.3.4 Informe
La última etapa, ocurre una vez finalizada la tarea, y es el fin del proceso
de Delegar. Piensa en que: Problemas surgieron, que lecciones se
aprendieron y que sugerencias hay para mejorar. Deseas crear una cultura
que recompensa el éxito evita culpar los fracasos, un gerente debería evitar
nunca debería buscar chivos expiatorios si las cosas no salen bien, porque
daña la confianza y hará que el resto del personal no prefiera no aceptar
tareas en el futuro, asegúrate de resaltar el buen trabajo hecho, tanto el
esfuerzo como los resultados, Analiza que se pudo haber hecho mejor.
Para este proceso, mantén una reunión con la persona delegada
y comenta los resultados de la tarea y del proceso de delegar.
Comienza con el Resumen de delegar, que se creó durante la fase de
entrega. Anota tanto los comentarios de la persona delegada, como
de su supervisor, ya que es importante identificar las diferencias.
108
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.3.4.1 Repaso de la Tarea
las
•¿El
resumen
de
tareas,
hitos
y
•¿Se
de
los
•Calidad
delegar
fecha
cumplieron
los
plazos
previstos?
Si
del
incluía
final
correctamente
de
entrega?
objetivos
no,
¿por
trabajo
dentro
qué?
realizado.
•¿Se respetó el nivel de autonomía acordado? Si no, ¿por qué?
•¿Surgieron problemas inesperados? ¿Podrían haberse evitado?
•¿Cuáles
fueron
las
lecciones
aprendidas
durante la tarea? ¿Cómo afectan a futuros proyectos?
•¿Algo
más
que
mencionar?
2.2.3.4.2 Repaso del proceso de delegar
•Comentarios
funcionó bien y
sobre
la
fase
Evaluación.
qué se podría haber hecho
¿Qué
mejor?
•Comentarios sobre la fase Entrega. ¿Hasta qué
punto fue útil el documento “Resumen Delegar” como
preparación para la tarea? Haz referencia a la claridad en
la comunicación, expectativas e información relevante.
•Comentarios sobre la fase Ayuda. ¿Se entregó todo lo prometido
en la fase Entrega? ¿Qué funcionó bien y qué se podría mejorar?
•¿Se respetaron el nivel de autonomía y el nivel de autoridad acordados?
Si no, ¿por qué no? Si hubo cambios, ¿se comunicaron adecuadamente?
•¿Surgieron problemas? En caso afirmativo, ¿cómo se
resolvieron? ¿Fue correcto el coaching que llevó a cabo el supervisor?
•¿Qué lecciones se aprendieron durante este proceso
de delegación? ¿Cómo afectan a futuros proyectos?
•¿Algo
más
que
109
mencionar?
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
2.2.3.4.3 Fase de entrega
•Cuando te prepares para esta reunión, ten en consideración los
siguientes puntos. Si lo deseas, puedes comentarlo con la persona delegada:
• ¿Cuál es la forma más clara de describir el trabajo
que debe hacerse y cómo afecta a las metas de la empresa?
¿Existen procedimientos o detalles que deba comunicar?
• ¿Qué recursos serán necesarios para llevar a cabo
la tarea con éxito? Por ejemplo, autoridad, acceso o
responsabilidades
necesarias
para
realizar
el
trabajo.
• ¿Cuál es la fecha final de entrega del proyecto y cuáles son los hitos
que deben ir cumpliéndose hasta llegar este momento, si los hubiera?
• ¿Cuándo y de qué manera quiero recibir información sobre
el progreso de la tarea? Algunas opciones pueden ser emails con
una cierta regularidad, reuniones individuales, informe final, etc.
• ¿Qué tipo de apoyo o guía necesita o quiere esta
persona de mí? (Esta podría salir de una conversación
con la persona delegada para conocer sus opiniones).
• ¿Cómo y cuándo quiero que se me consulte si surgen problemas?
• ¿Existen otras consideraciones que podrían afectar
el éxito de la tarea, (por ejemplo, cambios inminentes,
relaciones
internas
de
la
empresa,
presupuesto...)?
Al finalizar reconoce su trabajo, por medio de una nota frente a tus
superiores, o agradeciendo ele éxito en un foro público, asegúrate de que
parte del informe incluya comentarios sobre como manejaste cada etapa
del proceso habla sobre las evaluaciones, la entrega y las etapas de ayuda,
presta especial atención a los comentarios del resumen de entrega y
ayuda, si buscas los comentarios estas abierto a escucharlos reforzaras la
confianza y el respeto que tienes con tu equipo también te brindara valiosa
información para mejorar tu habilidad de delegar, asegúrate de escribir
comentarios sobre el proyecto y el proceso de delegar, incluyéndolos
en informes correspondientes, con el tiempo cuanto más delegues más
fácil será, lo que te ayudara a trabajar en equipo más eficientemente.
110
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
2.2.3.5 Problemas frecuentes
Estos son algunos problemas típicos que se pueden dar al
delegar. Presta atención a ellos y a las soluciones recomendadas.
1. La persona que recibe la tarea te interrumpe pidiendo ayuda.
•
Este
comunicación
puede
ser
un
signo
de
que
la
no
ha
sido
clara
por
tu
parte.
Aclara el nivel de autonomía pactado y los parámetros de la tarea.
• Pregunta al empleado si necesita más información,
coaching o formación adicional para completar la
tarea con seguridad y encárgate de que se le brinde.
• Si el empleado está inseguro, demuestra que confías
en él/ella reconociendo sus habilidades y puntos fuertes.
2. Tu cantidad de trabajo no se ha reducido aunque has delegado tareas:
•
Asegúrate
de
que
has
delegado
completas
y
no
solamente
partes
de
tareas
ellas.
Intenta agrupar las tareas de otra manera para aumentar su eficacia.
• Analiza de nuevo tu carga de trabajo para ver
si hay otras tareas que se podrían eliminar o delegar.
• Puede ser interesante buscar formación sobre
estrategias de gestión del tiempo y de gestión de proyectos.
3. Las tareas delegadas vuelven a ser responsabilidad tuya.
• Reúnete con el empleado para dialogar sobre lo que está pasando.
Puede que la tarea sea demasiado compleja y que tenga que
dividirse en tareas más pequeñas o deba repartirse entre más personas.
• Estudia si el encargado
recibir
nuevos
recursos
o
111
de la tarea debe
formación
adicional.
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4. Estás empleando demasiado tiempo ayudando a tus empleados.
•
puede
Ya
cuando
Si
esto pasa al
que
esto
no
verás cómo
tú
y
tus
adoptar el
constituya
tu tiempo
empleados
nuevo modelo,
un
problema.
de ayuda reducirá
adquieran
confianza.
Recuerda que este es un cambio natural en tus tareas:
emplearás más tiempo en tareas más intelectuales y a la vez estarás
ayudando a tu equipo, en lugar de hacerlo todo por ti mismo/a.
• Tal vez hayas sobre estimado las habilidades de tus empleados.
En este caso, ajusta la tarea o consigue más formación para ellos.
• Si de verdad crees que son capaces de
acometer la tarea, deja de reunirte tan a menudo.
Anímales a que vengan a ti después de haber hecho una auto reflexión.
Deberán aportar sus propios análisis de la situación y soluciones posibles.
2.2.3.6 ¿Y si no soy gerente?
La situación que tienes que cuidar ahora es ¿Cómo aceptas la tarea de tu
jefe? Es decir lo más probable es que no se ocupe el proceso de delegar
en 4 etapas; si tienes una relación buena con tu gerente podrías invitarlo
a probar el modelo, los gerentes suelen estar dispuestos a implementar
nuevas herramientas, pero si tu jefe no es receptivo, no desesperes, ya que
al conocer el proceso te ayudara a guiarlo como empleado, puedes usarlo
pero velo desde el lado del encargado, formula las preguntas para cada
etapa que guían al gerente, buscando dejar más claridad y transparencia
en su relación , de esta forma tú te fortaleces y aumentas la posibilidad
de éxito, tu actitud debe ser cuidadosa ya que debe parecer que le quieres
hacer preguntas y no que le quieres impartir una lección a tu jefe.
Lo más probable es que la etapa de evaluación, se haya omitido o delegado
a un área de recursos humanos, por lo que se pasara directamente a la
etapa de entrega donde se especifican: el materia importante, las fechas
de revisión y el plazo de entrega, así como el nivel de autonomía y
autoridad, como se entregaran los informes de progreso, y que ayuda
112
Capítulo 2 -Desarrollo Empresarial en México y Habilidades Gerenciales-
necesitaras para cumplir la actividad, realiza tus preguntas en relación
a los puntos tocados en la etapa de entrega y dale una copia a tu jefe
Ten mucho cuidado en el tono en el que lo dices, esto ocasiona
mucho problemas y malos entendidos, recuerda que tu objetivo es
compartir algo que te resulto beneficioso, si suenas como si estuvieses
juzgando a tu jefe provocaras una actitud defensiva, al término de
la reunión debes de tener detalles sobre el proyecto y sus procesos.
Si tienes una buena relación con tu jefe, podrías proponerle que analice su carga de trabajo para identificar los
proyectos que se pueden delegar, si se muestra abierto podrías
compartir tus conocimientos sobre el sistema de delegar.
Podrías comenzar mencionado tu análisis sobre el rendimiento y
planteando tus metas para el desarrollo, podrías plantear las habilidades
que deseas desarrollar, así como tus puntos fuertes y débiles que deseas
mejorar,lo importante es plantear un beneficio entre ambos,tu oportunidad
de mejorar y la oportunidad de librar de la carga de trabajo a tu jefe.
Al proponerte asumir la responsabilidad y cargo de una tarea, que
puede tener agobiado a tu jefe, mostraras iniciativa y podrás parecer
le una salvación, cuando pases a la etapa 3 asegúrate de recordar
le a tu jefe, los recursos y ayuda que han acordado, asegúrate
de cumplir con las fechas y los informes de progreso acordado.
Al finalizar evalúa el proceso, y revisa como puedes seguir
mejorando, para fortalecerte y seguir logrando el éxito. Cuando se
termine la tarea programa una reunión informativa con el gerente.
Con el tiempo podrás mejorar la relación con tu gerente, asegúrate
de realizar las preguntas correctas para recibir retroalimentación,
recuerda que el éxito constante ayudara a la confianza de su
relación, lo que abrirá oportunidades para futuros proyectos.
113
Capítulo 3
“Plan de trabajo”
“Un plan de trabajo no es solo desarrollar los objetivos de un proyecto, sino que implica
también la gestión del equipo y los recursos, que ayudarán alcanzar dichos objetivos.
Un plan de trabajo no es solo colocar actividades, asignar un responsable, tiempo y fechas
de entrega; sino que además, es establecer la organización, comunicación y seguimiento de
todas las actividades durante todo el proceso.”
-Un plan de trabajo debe buscar el éxito del proyecto y del equipo-
115
116
Bases del plan
de Trabajo
3.1
U
n plan de trabajo es una herramienta administrativa de planeación
estratégica, de nivel gerencial que permite ordenar y sistematizar
información relevante al realizar un trabajo, interrelacionando recursos
humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles, estableciendo
un cronograma, designando responsables, marcando metas, cursos de
acción, objetivos, y tiempos de entrega; en un periodo determinado que
en la mayoría de los casos es a 1 año, sin embargo se arma de acuerdo a
las necesidades del proyecto, pudiendo ser de un periodo menor, o mayor.
Mientras más personas estén involucradas en el proyecto, se volverá
prioridad aclarar los puntos importantes del plan de trabajo ya que este
proporciona transparencia a cada miembro del equipo sobre lo que se está
haciendo y por qué,estableciendo los objetivos del proyecto,la participación
necesaria y colaboración requerida para lograr los objetivos exitosamente.
Un plan de trabajo provee transparencia, manteniendo a las
personas informadas y manteniendo la visión/objetivo del proyecto.
117
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.1.1 Importancia de los planes
de Trabajo
A
pesar de la importancia del mismo plan de trabajo para el
crecimiento y buen desarrollo de un área, una carrera, una idea de
negocio, un proyecto de investigación , un evento, una campaña, una
investigación de mercados, etc... Es un verdadero reto armar un plan
de trabajo correcto y aun más complicado poderlo llevar a cabo, ya
que por diferentes situaciones a veces es más fácil abandonar el barco.
La función principal de un plan de trabajo es ser una herramienta
de planificación estratégica y gestión de proyectos, que es de donde
se generan las actividades y proyectos como: Plan de negocios,
Capacitación de ventas, lanzamiento de un nuevo producto, investigación
de mercados, proyección financiera; de no haber establecido
esto proyectos previamente en un plan de trabajo ¿Cómo sabes?:
¿Qué hace tu equipo?, ¿Qué nivel de avance llevan?, ¿Cuál es el estatus de las
actividades?, ¿Se están alcanzando los objetivos?, ¿Qué recursos se están utilizando?,
¿Cuáles son las actividades próximas a revisar?, ¿Cuál es la Ruta critica de tu
proyecto?,¿Cómo sabes que tienes una buena distribución del trabajo?, ¿Cómo sabes que
eres productivo? Etc...
O visto desde otro punto de vista, y para esclarecer la importancia
de la planeación a nivel negocio, analicemos la siguiente pregunta:
¿Usted trabaja para su negocio o el negocio trabaja para usted?
En el 1er caso si yo trabajo para el negocio, establecemos que
si yo llegara a faltar, llegara tarde o enfermara; esto mismo
le ocurriría al negocio; es decir la empresa deja de funcionar
Sin embargo en el 2do caso si el negocio trabaja para mí, no importa
si llegara a faltar, o si enfermara, el negocio seguiría generando
y dándome los ingresos que necesito es decir se ha creado un
sistema, con un equipo de negocios exitoso y en este caso solo me
debo presentar para las ocasiones de supervisión y seguimiento.
118
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
Y es ahí donde recae la habilidad gerencial de poder planear y generar
objetivos, el ¿Qué? Por ejemplo: aumentar las ventas, desarrollar un nuevo
producto, llevar a cabo una investigación, o elaborar un plan de negocios;
sin embargo no sirve de nada solo establecer las ordenes de lo que se debe
hacer, es importante también el ¿cómo se hará? y todas las implicaciones
que esto conlleva, como asignar responsables, tiempos y recursos y
es aquí donde entra el plan de trabajo es decir el ¿Cómo lograrlo?.
Y no solo al emprender un negocio, sino desde un trabajo final del
semestre, una investigación de mercados, un equipo de estudio, los
planes de una incubadora, o de un corporativo de una importante
organización; todos aquellos casos que necesiten de gestionar equipos
de trabajo y recursos; generan planes de trabajo que van desde papel
y lápiz, hasta minutas por correo electrónico o bien desarrollos en
alguna plataforma especializada para esto, y no es ser paranoico, sino
simplemente administrar correctamente el proyecto, ante cualquier
posible situación como malos entendidos, o si un compañero se enferma
y hay que ayudarle con su parte, el plan de trabajo ayuda a mantener una
mejor comunicación, una clara dirección de hacia donde se llegara y como
se hará, a medida de que se avanza en el desarrollo de nuevos proyectos
y debido a la magnitud de cada proyecto, así como el nivel de madurez
empresarial de los integrantes, el plan de trabajo se vuelve más complejo.
“Desde una libreta, hacia unas minutas en Word, pasando por algunas plantillas
especializada, hasta conocer Project o llegar al Work_plan (desarrollo de esta tesis)”...
Dedicarle tiempo a planear, nos ayuda a organizar nuestra vida, nuestra
empresa; a desarrollar controles para poder medir los avances, del
crecimiento y dirección de nuestros objetivos; en otras palabras es buscar el
espacio y tiempo para salirnos de la operación y concentrarnos en los planes
a futuro, es decir la administración directiva de nuestro proyecto/negocio.
Para aclarar aún más la importancia de un plan de trabajo haremos
unas analogías en 2 casos de diferentes etapas de nuestra vida.
119
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
-Imagina una chica que no tuvo educación sexual y a los 14 años queda
embarazada, ella no sabe que pasa en su cuerpo sin embargo solo le crece
un bulto, el cual trata de tapar con ropa ajustada o fajándose; deja de
comer y después de varias amenazas de aborto, no sabemos como pero
alcanza a seguir adelante, hasta que un día surgen complicaciones y no
alcanza a recibir la ayuda necesaria para poder dar a luz perdiendo la vida
junto con su pequeño, esto en el peor de los casos, en un escenario no tan
dramático, ya sea la madre o el hijo lo logra, pero el otro muere, y en el mejor
de los casos ambos sobreviven, sin embargo sin el monitoreo adecuado
y atención especializada, ¿que podría pasar con la salud de ambos...?
Este es un ejemplo de no contar con un plan de trabajo, ya que durante el embarazo, se
tienen fechas monitoreadas por el médico, quien da una serie de indicaciones a lo largo
de la gestación como: cuidados, medicamentos, vitaminas, calcio adicional, ejercicios,
alimentos saludable y se programa las fechas de monitoreo y la fecha de nacimiento.
Por otra parte imagina a un bebe recién nacido, que pasado el tiempo
el niño crece como le da a entender la vida, aprende a comer, a
vestirse y hablar lo que hacen sus padres sin embargo no es instruido
en el estudio y no acude a la escuela, en resumidas cuentas es un
niño que no va a la escuela, y cuyo futuro es incierto ya que no se
sabe si optara por un trabajo completo, o a delinquir o quien sabe
a lo mejor se pone a estudiar algún día; ¿Qué futuro le espera?.
Bien aunque no escribes como tal tu plan de trabajo en los casos
anteriores, existe el especialista que lo lleva por ti en el caso de una
mujer embarazada es el doctor quien te registra las fechas, y establece
las actividades y próximas citas para el seguimiento y monitoreo
de la gestación, los planes del nacimiento y cuidados de la madre y
recién nacido; y en el caso de la escuela es el profesor o los padres
quienes guían al niño hacia el estudio para pasar sus materias, seguir
aprendiendo, cursar al siguiente grado, y llegar a ser profesionista.
Ya sea en nuestra vida personal, académica, laboral o emprendedora,
tener un plan de trabajo sin lugar a dudas ayuda para poder alcanzar
los objetivos que nos plantemos, y poder medir nuestros resultados para
futuros desafíos, metas, sueños, propósitos y superarnos constantemente.
120
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"Es decir saber planear estratégicamente: ¿Que tenemos y en dónde estamos?,
¿Qué queremos y hacia dónde vamos?;
Y ¿Cómo lograrlo?
El plan de trabajo nos ayuda a pasar de la parte operativa a
la administrativa, no es un camino fácil pero es el único para
desarrollarnos en las áreas que nos propongamos y a medida que
avancemos buscaremos hacerlo mejor, y en el camino aprenderemos
a desarrollar mejores y más completos planes de trabajo.
121
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.1.2 Aplicación del plan de
Trabajo
L
a habilidad de planear a futuro, y establecer planes de trabajo
para el desarrollo de proyectos son el factor que genera esa vital
diferencia entre las empresas y profesionistas que logran grandes
cambios en sus organizaciones/vidas, y los que pueden pasar 20
años y no tendrán grandes cambios en sus vidas/empresas, es decir
seguirán ganando el mismo sueldo, seguirán vendiendo lo mismo,
haciendo lo mismo, tal vez aumentaron un poco sus clientes o
disminuyeron, pero sus ingresos o estilo de vida seguirá siendo el mismo.
Conforme crezcamos en cada aspecto de lo que hacemos, nos
daremos cuenta que estando solos se puede, pero con un equipo
será más rápido alcanzar dichos objetivos, bajo la guía de alguien,
con el apoyo de alguien, delegando las actividades repetitivas,
para concentrarnos en las que impulsaran al negocio/proyecto,
es decir las de gestión del equipo de trabajo, y del proyecto.
“Si quieres caminar rápido camina solo, pero si quieres llegar lejos camina en equipo”...
proverbio africano
Un plan de trabajo proporciona más detalles sobre las oportunidades
para la retroalimentación y así entenderemos que necesitamos asesores,
consultores, desarrolladores, inversores, proveedores, clientes, usuarios,
comisionistas, promotores, comercializadoras, distribuidores, etc...Que
serán los contactos necesarios para lograr el objetivo principal de ese
proyecto, es decir nuestra red de trabajo o networking. La aplicación de
un plan de trabajo se da en todos los aspectos de nuestra vida, sin embargo
en el ámbito profesional, laboral y de emprendimiento, los usamos para
alcanzar los mejores resultados de: esa investigación, la presentación
final, el proyecto en equipo, nuestro desarrollo profesional, ese plan de
negocios, canvas model, balanced scoredcard, proceso administrativo, la
administración de un proyecto en específico, o los planes de desarrollo
de esa área a mi cargo, el desarrollo de un nuevo negocio o producto.
122
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.1.3 Objetivo y función principal
U
n plan de trabajo puede funcionar para varios
propósitos, sin embargo su principal función y objetivo
a veces se olvida con frecuencia, ya que es una herramienta
de planificación estratégica y gestión de proyectos/empresa.
Para llevar a cabo tu proyecto en cuestión, un plan de trabajo se
estructura, estableciendo los objetivos a realizar con un esbozo de lo que
se necesita hacer para completar el proyecto, estableciendo tareas, plazos,
responsables; para lo que es fundamental que se sepa a dónde se quiere
llegar y se planifiquen los pasos para llegar, basados en la situación actual.
Un plan de trabajo establece objetivos
Los objetivos establecidos de manera clara ayudan al proceso de
planificación, facilitando el desarrollo y gestión del proyecto, ya que
así el equipo está alineado a donde se sabe que se tiene que llegar.
Un plan de trabajo te mantiene enfocado
Los planes de trabajo eficaces deben estar actualizados. Puedes determinar
el estado de tu proyecto teniendo en cuenta todo el trabajo realizado hasta
la fecha, el progreso y la programación de tareas. La comunicación regular
con el equipo sobre el horario del plan de trabajo te ayudará a mantenerte
en el camino o revisar tu calendario en busca de plazos más realistas o
para implementar las horas extras si el calendario no se puede cambiar.
De cualquier manera, el plan de trabajo te ayudará a realizar el trabajo.
El plan de trabajo es importante en la planificación de las operaciones
del proyecto y las actividades subsecuentes o colaterales, ya que
facilita las presentaciones y negociaciones para el financiamiento u
otras necesidades del proyecto, entendiéndose este como el equipo y
sus necesidades también. El líder del equipo es capaz de identificar
a través del plan de trabajo de las tareas a realizar y los plazos para
la finalización, así como los roles asignados para la rendición de
123
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
cuentas para una gestión eficaz, para lo que se establecen fechas
de supervisión y monitoreo para la evaluación y éxito del mismo.
Algunos administradores o líderes de proyecto lo ven
como un inconveniente necesario, en vez de reconocerlo
como una herramienta vital para la gestión de su trabajo.
“Sin embargo veamos lo así, es una herramienta para el nivel de dirección y demanda de
una buena administración del tiempo y desarrollar la capacidad de planeación”....
También se usa como documento de comunicación y
transparencia ya que se puede repartir copias del plan de
trabajo a las personas u organizaciones que tengan necesidad
o derecho de saber lo que se hace, como se hace y porque se hace.
Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación,
ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto, o
cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa.
La responsabilidad principal de la ejecución de los planes de
trabajo están en la Administración del Proyecto; si eso es así la
Organización será ganadora y acreedora de mucho éxito Empresarial.
124
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.1.4 Fases para su elaboración
T
oda persona o empresa que decida diseñar un plan de trabajo
para poder conseguir los objetivos que se ha marcado es
importante que conozca el proceso necesario para establecerlo.
En concreto, los pasos que se deben seguir son los siguientes:
1. Definición del proyecto: Se establecen las ideas principales
a analizarse, los temas de interés, después se selecciona el sistema o
cadena de valor, sus posibles participantes, procesos y necesidades;
donde se identifican los problemas enlistándose para poder
visualizar las posibles soluciones, se diagraman problemas y
soluciones, para separarse con los de la misma naturaleza y así
poder identificar la oportunidad o camino a seguir; lo que define el
concepto del proyecto y sus alcances, se estima la duración y el costo.
2. Previsión del tiempo: Se hace un análisis de la
administración el tiempo, se revisa y plantea el objetivo general
y principal del proyecto, se visualizan los avances en el periodo
establecido y se establece la estructura base del proyecto.
3. Planeación y Organización: Se integra el equipo de
trabajo, se realiza una evaluación por integrante, se asignan
responsabilidades y se negocian metas por la división del trabajo.
4. Integración, Dirección y control: Se inicia el proyecto con
el equipo, realizando reuniones de trabajo, donde se establecen
las actividades y planes de acción para la concepción del mismo,
supervisando, dando seguimiento, controlando, analizando y generando
informes del progreso del proyecto en términos de costo, tiempo y
calidad; se solucionan los posibles inconvenientes o problemas.
5. Entrega y cierre del proyecto: Se evalúa el desempeño del equipo,
se archivan los documentos relacionados con el proyecto; se realiza una
presentación ejecutiva del proyecto, se da la retroalimentación de las
lecciones aprendidas y hay una celebración por el cumplimiento del proyecto.
125
Fases del plan
de Trabajo
3.2
A
unque existen diversas formas ya establecidas y en casi su mayoría
todos los relacionan con las fases de desarrollo de un proyecto, es
decir en total 4 para la elaboración de un plan de trabajo, sin embargo
en mi experiencia profesional existe una adicional que es fundamental
para poder desarrollar el proyecto como tal, y esta se encuentra
entre la concepción del proyecto y la planeación y organización del
mismo, es decir la etapa de previsión del tiempo que se dedicara para
el desarrollo del proyecto por el cual se construye el plan de trabajo.
Y sin embargo considero que la definición del proyecto no siempre
incluye la diferencia o punto de vista desde 2 concepciones diferentes,
es decir desde la creación de un nuevo proyecto o bien para un
proyecto en marcha, o en este caso para un plan de mejora continua.
En ambos casos en este tema se abordan las etapas para la creación de
un plan de trabajo desde un punto de vista sustentado en la experiencia
profesional, como consultor y como emprendedor, que he tenido.
El siguiente diagrama explica por completo las etapas para el
desarrollo de un proyecto o lo que abarca un plan de trabajo
127
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.1 definición del proyecto
E
n esta etapa es importante definir el tipo de proyecto que se
abordara si este es un nuevo proyecto o un proyecto en marcha
para aplicar nuevas mejoras, que como bien se ha identificado ambos
casos suponen 2 formas diferentes de abordar la concepción o definición
del proyecto, sin embargo existen puntos que en ambos casos se deben
de considerar, para poder comenzar a entender el proyecto que se
desarrollara, estos son llamados aspectos generales del proyecto y son:
Proyecto
¿Qué
es
y
qué
necesidad
satisface?
Identifica la oportunidad o proyecto de negocio
Objetivo
¿Qué es lo que necesita o que es lo que requiere?
Identifica las principales intensiones u objetivo inmediato
Datos de
Nombre, Dirección, Teléfono, email, etc.
Contacto
Todos los datos que creamos necesarios para la comunicación
Generales del
Giro, Ubicación, Régimen Fiscal, tamaño, etc.
proyecto
Arroja un panorama a grandes rasgos de lo que se desarrollara
Trayectoria laboral, ¿Que avances has tenido con
Antecedentes en el proyecto en general?, ¿Que tienes y en donde
Generales estas ahora?, ¿A dónde quieres llegar?, ¿Cuáles
son tus objetivos a corto, mediano y largo plazo?
Importante para conocer la estabilidad y compromiso con el
proyecto, y de esta forma plantear metas smart, es decir el siguiente
paso lógico para su desarrollo, y no crear una expectativa mayor.
Durante esta parte se puede indagar a grandes rasgos el
nivel de compromiso con el proyecto en cuestión solo hay
que ser receptivos. Así identificamos que tipo de proyecto es:
¿Tienes una
Empresa
Operando?→
SI
NO
Proyecto en Marcha Idea en Gestación
Plan
de
129
Mejora Nuevo
proyecto
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.1.1 Concepción de un nuevo proyecto
Un nuevo proyecto es el equivalente a una idea en gestión, aunque
puede que esta no exista todavía, sin embargo se ha tomado la
decisión de comenzar a pensar en un proyecto a futuro que tal vez
el día de mañana se convierta en un buen negocio. Este sería el
requisito principal para definir un nuevo proyecto básicamente.
Y aunque se podría dar un ejemplo de como se establece la base de
un proyecto para definir su concepto y usarlo, simplemente no estaría
del todo completo ya que si no se ha explorado todo el potencial de
la idea misma, ¿Cómo se podrá desarrollar esta?, Es por esta razón
que es importante seguir esta serie de pasos para desarrollar una idea
con las bases que le permitan ser un proyecto en potencial desarrollo.
3.2.1.1.1 Análisis de la cadena de valor
Cadena de valor es el conjunto de procesos-participantes, que intervienen
para generar un valor agregado (producto-servicio) en un mercado.
Ejemplo 1 El proceso que atraviesa el maíz, para llegar como masa
To r t i l l a para los diferentes restaurantes o tortillerías del país
Ejemplo 2 El proceso que atraviesa el algodón, para convertirse
R o p a en tela y llegar a ser: mochilas, bolsas, ropa y calzado.
Ejemplo 3 El proceso por el que atraviesa el cacao, para convertirse
C a c a o en chocolate para llegar a las pastelerías, reposterías,
tiendas de regalos, tiendas de abarrotes, restaurantes.
Lo que se tiene que hacer es pensar y comenzar a investigar sobre las
cadenas de valor o en este caso los llamaremos mercados potenciales
que nos interesan, donde nos debemos imaginar el proceso por el que
pasan estos productos de nuestro interés, de esta forma comenzaremos
a desarrollar visión para los negocios y mercados potenciales.
130
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.1.1.2 Principales Participantes
Un participante es el equivalente a un intermediario, es decir una persona
implicada en el proceso para concluir dicha cadena de valor, en este caso
imaginemos en la industria de la tortilla por cuantos participantes atraviesa
hasta llegar a la mesa de tu casa todos los días a la hora de la comida.
El primer participante es sin duda alguna el Agricultor en el campo,
quien siembra el maíz y el cual cuenta con una serie de actividades para
poder producirlo, pero en concreto es quien genera la materia prima.
¿Sin embargo hay participantes antes del inicial?, Puede ser sino de
dónde saca las semillas, o el terreno o bien el objetivo de cultivar 30
hectáreas de maíz, por decir un ejemplo. El punto es que aunque
a veces nuestros conocimientos y experiencias no nos permiten
ver si existen más participantes o no, centrémonos en los lógicos y
que resaltan en la operación es decir los que definimos nosotros
mismos al principio, una vez que comiences a investigar o bien
comiences a compartir tu visión, de esta misma investigación saldrán
observaciones y podrás corregir, verificar o aumentar lo que ya sabias.
Bien retomemos el asunto de los participantes de la cadena de valor, estos
a su vez serian compuestos entonces por: agricultor, transporte, harineras,
distribución tortillerías, vendedores en moto y consumidor final.
Una vez que hayas analizado la cadena de valor y los participantes que
hay dentro de esta, trata de definir participantes adicionales que pudieran
ayudar a la operación de la cadena, o bien elige algún participante actual
y analizar su potencial como oportunidad de negocio. La idea de esta
etapa es identificar un participante donde tú te pudieras integrar en la
cadena y comenzar a desarrollar la visión de este proyecto potencial.
131
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.1.1.3 Identificamos la oportunidad
La oportunidad se define entonces como el papel de participante dentro
de la cadena de valor que nos interesa desarrollar, dicha oportunidad no
debe abarcar todo el sistema, puesto que vamos comenzando a entender
la cadena de valor o mercado potencial, y esta oportunidad debe de
agregar un valor adicional a lo que ya se está haciendo actualmente.
En un principio será complicado, pero la solución a esto se va mostrando
a medida que vas investigando y desarrollando tu oportunidad.
Tal vez sea más productivo si contemplas un participante que pueda
funcionar en diversas cadenas o bien si analizas 2 participantes de
diferentes cadenas y te decides por el más viable según tus investigaciones,
aunque esto significaría que tendrías que desarrollar 2 proyectos a la par.
Muy importante aclarar que la oportunidad que desarrolles no debe
de tener a un monto estimado de inversión, ya que esto solo te limitara
de 2 maneras: 1) Al no contar con el dinero, tu dependes de este y por
lo tanto no podrás emprenderlo y 2) si en tu investigación se proyecta
un potencial mayor y por lo tanto será necesario una mayor inversión,
tu trataras de adaptar tu presupuesto a la operación. Bien es por esto
que te recomiendo empezar con lo que tienes, en vez de adaptar tu idea
algo que no tienes, trata de plantear tu oportunidad que has elegido
a algo factible a corto plazo, es decir ¿Qué oportunidad de negocio
podrías emprender con los recursos y elementos con los que ahora
cuentas?, Esta parte será la base de tu proyecto potencial, tu primer paso,
ya que al plantearte como inicias con aparentemente nada, buscaras
darle seguimiento y desarrollo, hasta convertirlo en algo rentable.
Y este análisis te aportara mucho aprendizaje para poder generar
una visión empresarial del proyecto que comenzaras a desarrollar.
132
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.1.1.4 Pasos para el desarrollo del Concepto
Una vez que identificamos la oportunidad de negocio comenzamos
a desarrollarla como tal, por lo que ahora necesitamos comenzar
establecer el concepto del proyecto y comenzar en forma la investigación.
En el mundo existen tantos negocios como especies de animales,
hay miles de diferentes tipos, algunos son grandes, algunos
son pequeños, algunos son simples, algunos son complicados,
algunos llevan mucho tiempo y algunos son recientes y modernos.
Y a pesar de sus diferencias, todos los negocios comparten necesidades
comunes; así como los animales comparten la necesidad común de
alimento, agua y aire. Para ser auto sostenibles, el cliente requiere de
clientes para generar ventas, e introducir ingresos; sin clientes no habrá
ventas, por lo tanto tampoco ingresos, y el negocio no será negocio.
Para atraer clientes debemos empezar a resolver problemas que el cliente
tenga, o por lo menos dejar al cliente más satisfecho de lo que estaba
Sin embargo todo negocio es un riesgo del que se puede generar
dinero, lo que se debe hacer es minimizar este riesgo conociendo el
negocio. Al involucrarte en el negocio aumentas tus posibilidades
de éxito y disminuyes los riesgos, no existen caminos fáciles en
este proceso y cada fracaso se convierte en tu guía de aprendizaje.
El primer paso es identificar el sector que nos interesa o deseamos
pertenecer, estos sectores pueden ser: Transporte, Servicios, Alimentos y
Bebidas, Educación, Salud, Vestido y calzado, Agrícola y Ganadero, etc.
El segundo paso es identificar el tipo de mercado que nos interesa:
Restaurantes, Bares, Entretenimiento, Tienda de ropa, Consultoría,
Mascotas, Nutrición, Gimnasios, Transporte de carga, etc.
133
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Un mercado es la colección de compradores actuales y clientes
potenciales de un producto o servicio, estos consumidores comparten
una misma necesidad, es decir las necesidades crean nuevos mercados:
•La necesidad de desayunar crea el mercado de restaurantes y cafeterías
•La necesidad de aprender crea el mercado de cursos y escuelas.
•La necesidad de tener una buena condición física crea el
mercado de clubes deportivos, gimnasios y parques recreativos.
El tercer paso una vez que hemos identificado el tipo de Mercado
que deseamos ingresar, lo siguiente es definir el mercado especifico,
es decir: la necesidad de alimentarse no resulta del todo especifico,
pero si esto se selecciona y se decide por algo como una cafetería,
un local de comida corrida, un local de postres, un local de antojos
y platillos típicos, una rosticería, una taquera es más especifico
El cuarto paso es identificar de ese mercado especifico las necesidades
del mercado, los productos y servicios que se ofrecen actualmente.
En esta etapa la idea es comenzar a juntar la investigación del
mercado que nos interesa y comenzar a ser más especifico al respecto
Una vez que se selecciona el mercado especifico y sus
principales productos y servicios, se deben de elegir los
principales no importando si ya existen o aun no en el mercado,
El quinto paso es entonces definir los clientes, potenciales y directos,
que representaran el tamaño de la operación y los segmentos
donde se generaran las ventas del proyecto, es decir si son hombres
o mujeres, ¿Dé que edades? Y de ¿En dónde se encuentran?.
El concepto del proyecto se compone de la siguiente manera
Producto
Servicio
Producto
Cliente
1 Segmento
2 Segmento
3 Segmento
A Cliente
1 Segmento
3
5 Segmento
134
B Cliente
2
Segmento
6 Segmento
C
4
7
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.1.1.5 Concepto del proyecto
Ya se estableció como llegamos hasta el desarrollo del concepto del proyecto,
pero para entender un poco más este cuadro lo explicare un poco más.
El concepto del Proyecto se integra inicialmente por 3 elementos:
¿ Q u é ? Productos y servicios principales
¿Quiénes? C
l
i
e
n
t
e
¿Dónde? S e g m e n t o s
Entendamos lo siguiente: existen los clientes, quienes tienen
necesidades, y los productos y servicios son los satisfactores
necesarios para cubrir estas necesidades, por lo tanto los segmentes
es donde se encuentran dichos clientes para ser atendidos.
Veamos un ejemplo de tienda de Abarrotes y perecederos.
Para este caso sus productos principales son: leche, café y cerveza.
Y sus clientes principales son: Solteros, una pareja mayor (Adultos
de 60 años) y una familia de 5 (es decir con 3 niños en casa).
A continuación se marca con una “X” el nivel de consumo por cada
grupo de clientes. Siendo donde hay más “X” mayor el consumo.
Familia de 5 Solteros Pareja mayor
Leche X X X X
X
C a f é X
X
X X
X
X
Cerveza
X X X
Como podemos ver los 3 productos se desplazan de
diferente forma en los diferentes grupos de clientes, estos
grupos de clientes también se pueden llamar segmentos.
Ya que la segmentación de mercados 1es el proceso de analizar el mercado
con el fin de identificar grupos de consumidores que tienen características
comunes con respecto a la satisfacción de necesidades específicas
1
STANTON, ET AL. “Fundamentos de Marketing” Ed. McGrawHIl, México, 11ª ed., 1999.
135
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.1.1.6 La Segmentación de Mercados
El objetivo de todo estudio de mercados es demostrar
cualitativamente y cuantitativamente la posibilidad de vender
los productos o servicios en condiciones favorables; ¿Cuáles son
estas condiciones? Y ¿Dónde se encuentran estas condiciones?
El sistema de mercados, determina: las necesidades, expectativas y
perfil del cliente, así como sus hábitos de consumo, el tamaño de la
operación, la demanda real y potencial, posibilidades de desarrollo,
las oportunidades y amenazas del mercado; la competencia y
posibles estrategias, la participación en el mercado, y medios
de promoción, los canales de distribución y políticas de precios
Este análisis constituye la base del proyecto con el cual se pretende
minimizar el riesgo que enfrentará el producto o servicio al intentar
penetrar en el mercado. En este sentido el estudio de mercado constituye
el inicio de la operación y siendo el que determina el potencial de la misma
aquí se reflejan los principales elementos de desarrollo de la organización.
Para esto La investigación de mercados es una herramienta básica
en la mercadotecnia, donde se sustentan los sistemas de inteligencia
e información de la organización, que desarrolla en conjunto con la
dirección comercial las directrices estratégicas y planes de negocio
para los productos y servicios, jugando un papel de liderazgo en el
establecimiento y consecución de objetivos de ventas, rentabilidad,
penetración, participación de mercado, imagen y posicionamiento de sus
productos, asegurando así su éxito comercial a corto, mediano y largo plazo.
Para conocer mejor este mercado es cribado o bien segmentado,
que es el proceso de dividir un mercado en grupos uniformes más
pequeños que tengan características y necesidades semejantes, para
determinar de mejor manera los planes de acción por grupos de clientes
136
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
En los años 60 fue cuando definitivamente la estrategia de las empresas
pasó de estar orientada a la producción a orientada al mercado. Es en este
momento cuando se comienza a tener necesidad de segmentar el mercado
¿Qué es la segmentación de mercado?.- Es un proceso de agregación
agrupar en un segmento de mercado a personas con necesidades semejantes.
Segmentar es diferenciar el mercado total de un producto o servicio, en
un cierto número de subconjuntos homogéneos referentes a hábitos,
necesidades y gustos de sus componentes,que se denominan segmentos.La
finalidad de identificar estos segmentos es permitir a las empresas adaptar
mejor sus políticas de marketing a todos o algunos de estos subconjuntos.
Hoy en día, con la creciente orientación no sólo al mercado,
sino al cliente, se comienza a hablar de micro segmentación,
e incluso de personalización, es decir el marketing directo.
Segmentar es en el fondo, una estrategia de marketing que
pretende dirigirse en vez de al público total, a diferentes grupos de
forma más especializada. La creciente competencia ha hecho que
los productos y servicios cada vez más adaptados al consumidor,
y en el futuro muchos de ellos estarán hechos a la medida.
Objetivos de la segmentación de mercados.- Homogeneidad
en el segmento, Heterogeneidad entre segmentos, Estabilidad de
segmentos, Los segmentos deben ser identificables y medibles,
Los segmentos deben ser accesibles y manejables, Los segmentos
deben ser lo suficientemente grandes como para ser rentables
137
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.1.1.7 Criterios de Segmentación
Segmentación demográfica
Segmentación
geográf ica.
Existen diferentes variables para segmentar un mercado, que hacen que
un segmento sea potencialmente cliente nuestro, o lo sea del producto,
o lo sea de la competencia, o dentro de los clientes qué variables
determinan que se consuma más de nuestro producto o menos, o qué
variables determinan la fidelidad de un cliente, etc. Basándose en la idea
de que las necesidades de los consumidores varían según las diversas
variables, los siguientes cuadros presentan diversas de segmentar.
V a r i a b l e
R e g i ó n
Municipio/ Delegación
D e n s i d a d
C
l
i
m
a
V a r i a b l e
E
d
a
d
S
e
x
o
Tamaño Familiar
Estado
Civil
T a l l a
P
e
s
o
R e l i g i ó n
Nacionalidad
Niveles, Intervalos o Clases
Norte, Sur, Este, Oeste
Cuautitlán, Azcapotzalco
Rural,
Urbano
Cálido,
Templado
Niveles, Intervalos o Clases
0 - 2 5 / 2 6 - 5 6 / + 5 6
Masculino,
Femenino
1 , 2 , 3 , 4 , 5 , +
Soltero,
Casado
-1,60/1,60-1,80/+1,80
- 5 0 / 5 0 - 8 0 / + 8 0
Católica,
Judía,
Otras
Española, Mexicana, Otras
Segmentación psicográfica.- Se divide a los compradores en diferentes
grupos, de acuerdo a diferencias de estilos de vida, personalidad
y clase social. Los niveles o intervalos resultantes de la variable
personalidad coinciden con las clasificaciones que hace la psicología
del individuo, aunque, generalmente, se marcan los niveles o intervalos
en función del producto o servicio considerado en cada ocasión.
138
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
Segmentación específica
Segmentación
socioeconómica
Los encargados de marketing se sienten cada vez más atraídos por una
segmentación basada en los factores de interés para una persona, sus
opiniones y actividades que conforman su estilo de vida.El conocimiento de
esta variable proporciona una información altamente valiosa al responsable
de marketing y puede servirle de ayuda en el diseño de estrategias efectivas.
Va r i a b l e s
I n g r e s o s
Clase
Social
P r o f e s i ó n
Nivel De Estudios
Niveles,
Intervalos
o
Clases
6,000;
8,000;
10,000;
etc.
Baja,
Media,
Alta
Empleado, Funcionario, Ejecutivo, Otros
Primarios, Secundara, preparatoria,
técnica, licenciatura, maestría, doctorado
V a r i a b l e s Niveles, Intervalos
o
Clases
Tipo
De
Usuario No
Usuario,
Ex
usuario,
Usuario
En
Potencia
Intensidad De Uso Usuario
Por
Primera
Vez,
Usuario
Regular
Volumen De Compra Usuario Ocasional, Gran Usuario
Motivación De Compra Leve,
Medio,
Fuerte
Beneficio
Esperado Precio, Conveniencia, Prestigio, Calidad
Frecuencia De Compra Semanal,
Quincenal
Lugar De Compra Supermercados, Tienda, Especializado
Otra forma de segmentar es por el canal de ventas como: distribuidores,
departamentales, plazas, tiendas de moda, e-commerce, catálogo, etc.
La segmentación de mercado es una forma de buscar nuevas oportunidades
en el mercado total a través del conocimiento real de los consumidores,
no se impone arbitrariamente sino que se deriva del reconocimiento de
que el total de mercado está hecho de sub grupos llamados segmentos.
139
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Estos segmentos son grupos homogéneos (por ejemplo, las personas
en un segmento son similares en sus actitudes sobre ciertas variables).
Debido a esta similitud dentro de cada grupo, es probable que respondan
de modo similar a determinadas estrategias de marketing. Es decir,
probablemente tendrán las mismas reacciones acerca del marketing
mix de un determinado producto, vendido a un determinado precio,
distribuido en un modo determinado y promocionado de una forma dada.
Los requisitos para una buena segmentación mientras más variables
se incluyan, se proporcionara un conocimiento más profundo del
segmento, y es con suficiente información que se crea una imagen clara
del cliente típico por segmento, y se conoce como perfil del comprador.
La segmentación de mercados da los ejes de desarrollo del área
comercial, para establecer las directrices comerciales (ventas,
publicidad, atención al cliente, precios), las bases técnicas de
producción (especificaciones y características del producto) así
como la operación en general (necesidades financieras, logística,
puestos y organigrama, para mantener la operación, etc.)
En si la parte final del establecimiento de la definición o concepto
del proyecto sucede cuando aterrizas la propuestas en: los principales
productos y/o servicios, clientes y segmentos; ya que esto centra y delimita
el alcance de la idea con: ¿Qué?, ¿A quiénes y en dónde vamos a vender?
Al final tu concepto de proyecto-negocio debe ser algo así
Producto
Producto
Producto
Cliente
1 Segmento
2 Segmento
3 Segmento
A
1
4
7
Cliente
Segmento
Segmento
Segmento
140
B
2
5
8
Cliente
Segmento
Segmento
Segmento
C
3
6
9
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.1.2 Plan de mejora
Un plan de mejora se aplica a un proyecto ya establecido, o negocio en
marcha y busca analizar los caminos principales para poder llevar el mismo,
a un nuevo grado de avance atendiendo los problemas con los que cuenta
actualmente, la base de dicho plan se basa en el diagnostico casuístico,
utilizado por los doctores durante décadas al atender a un paciente.
Que en sus orígenes tiene que ver con las técnicas de planeación antes
abordadas como:ciclo de Deming,círculos de calidad,diagrama de Ishikawa,
Árbol de decisión, etc. Más no así la forma de abordar los problemas,
que es lo que se explica a continuación con una metodología simple y
lógica que permite plantear un concepto de proyecto de plan de mejora.
3.2.1.2.1 Lista de todos los problemas
Lo primero es establecer el cuadro de la situación general del paciente y
en este caso del empresario, es decir comenzar como lo haría un doctor
preguntando todos sus problemas, y al igual que en las consultas médicas,
cuidar asegurar que se han mencionado todos los problemas, sin pasar
a otros puntos como las causas o los efectos, ya que requerimos estar
seguros de que se ha completado todo el cuadro con todos los problemas.
Es importante aclarar que el empresario aunque no siempre se
encuentra en todas las áreas de su empresa, el conoce su negocio,
y por lo tanto sabe de los problemas que tiene su empresa.
La pregunta ¿Qué problemas tiene?, Arroja una serie de
argumentos importantes que nos darán los parámetros y ejes en de
dónde construiremos el camino para desarrollar el plan de mejora.
Cuando el empresario sienta que ha concluido es importante preguntar
sobre otro tipo de problemas en diferentes áreas, podemos usar algún
modelo de CMI, o bien mi favorito el plan de negocios para proseguir.
141
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Es decir el plan de negocios tiene 6 áreas fundamentales como lo son:
Administración, Mercado, Producción, Personal, Finanzas y claro
agregamos la Legal. Entonces cuando el empresario pareciera que ha
terminado, tendremos que insistir y preguntar si no¿Tiene algún problema
mas en mercado?, ¿Producción?, ¿Personal?, ¿Finanzas?, ¿Administración
o legal?. Hasta generar una lista completa de todos los problemas, si es
necesario entreviste algún socio o empleado por área, pudiera suceder que
se han omitido algunos pero de esta forma se asegura omitir los menos.
Análisis de la causas.- Una vez en lista todos los problemas,
procedemos a preguntar las posibles raíces o causas de cada
problema, así como el tiempo que llevan con cada uno de ellos.
3.2.1.2.2 Análisis EDT de la lluvia de ideas
Lo que se debe hacer a continuación es comenzar a analizar cada problema
para clasificarlo en base a su causa o efecto en diversas áreas, o categorías.
No.
Problema
Afectado
1
No hay Reglamento claro
Personal
2
Deudas Bancarias
Finanzas
3
No hay fondo de reserva
Finanzas
4
Rotación de personal
Personal
5
Falta Capacitación
Personal
Producción
6
Problemas de inventarios
7
Mala Administración de caja
Finanzas
Producción
8
Materia Prima Cara
9
Problema de actitud de personal
Personal
10
Problemas al programar pagos
Finanzas
11
No existe un sistema contable
Finanzas
12
No hay sueldo definido para los dueños
Finanzas
13
No hay utilidad en el negocio
Finanzas
Legal
14 No existe un contrato para el cuidado de las recetas
Producción
15
No hay controles de producción
142
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
16
17
18
No hay controles de ventas
Falta de limpieza
Instalaciones limitadas, uso de suelo
Finanzas
Producción
Producción
3.2.1.2.3 Gráficos de los problemas
La idea es una vez que hemos agrupado todos los problemas trabajarlos
por su naturaleza o área afectada, para esto la recomendación es
trabajarlos en un Power Point en cuadros, donde de un color se presenten
los problemas, de otro color las causas y sus posibles consecuencias.
Este ejemplo sigue de acuerdo a la información del punto anterior.
Se puede observar que el área afectada es la de personal y cuyas soluciones
son: elaborar un reglamento escrito y crear un plan de capacitación.
143
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Para el caso de producción se puede observar que 4 de los 5 problemas se
dependen de una sola causa, y este genera a su vez más problemas, por lo que
la solución para este subsistema es generar los controles de producción.
En el caso del área de finanzas el principal objetivo será crear un sistema
contable
financiero,
para
crear
los
controles.
144
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.1.2.4 Camino a seguir, para el plan de mejora
Una vez que hemos analizado todos los problemas solo queda establecer
que el camino a seguir para el plan de mejora son las causas raíz de
todos los problemas y en este caso se vuelven la base del plan de trabajo.
Este camino debe contener las prioridades que afectan el desarrollo de
las operaciones de la empresa, siguiendo el caso anterior este sería el plan.
1.
2.
3.
4.
Elaborar
un
reglamento
escrito
Crear
un
plan
de
capacitación
Generar los controles de producción
Crear un sistema contable financiero
Una vez atendidos los problemas principales o raíz, procedemos
atender el resto, de esta forma de 18 problemas originalmente
que se tenías, los hemos aterrizado a 4 cursos de acción.
El truco aquí es analizar correctamente la causa para proponer
la solución al problema, y estas las conoce a fondo el empresario,
simplemente no se dado el tiempo de aclarar su mente y ordenar sus
ideas, pero con esta simple y lógica metodología se acaba de hacer.
145
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.2 Previsión del tiempo
E
sta parte del plan de trabajo la abordamos con la habilidad
Gerencial de “Gestión del tiempo”, de la cual rescatamos el
análisis a la semana y con esto determinamos el tiempo estimado que
le dedicaremos a dicho proyecto en el plan de trabajo, y en base a este
tiempo el plantear las metas que estableceremos de forma SMART
o META para la gestión del proyecto en busca de estos objetivos.
Se deben establecer objetivos SMART y META para el proyecto
146
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.3 Planeación y Organización
E
ntre esta etapa y la anterior se debe integrar al equipo de
trabajo, para el desarrollo del proyecto Por lo que antes
de entrar a la primera etapa de planeación, es necesario haber
integrado los recursos, el equipo y la oportunidad en el proyecto.
•La única forma que conozco en un proyecto nuevo, para
integrar un equipo de trabajo, es que mientras nos encontramos
compartiendo la idea, surgirán personas que su interés sea mayor
y tal vez su experiencia y ganas ayuden a aportar al mismo,
estos o los más constantes deben ser considerados e integrados.
•Mientras que en un proyecto en marcha o una empresa ya funcionando,
será necesario crear un perfil de puesto, para generar vacantes, y con el
proceso de reclutamiento y selección hacernos de nuestro equipo de trabajo.
El perfil de puesto2, también llamado perfil ocupacional de puesto
vacante, es un método de recopilación de los requisitos y cualificaciones
personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas
de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios,
experiencia, funciones del puesto, habilidades y conocimientos,
así como las aptitudes y características de personalidad requeridas.
La segunda etapa se aborda con la habilidad Gerencial de “Delegar”, en
dónde rescatamos la etapa de evaluación para conocer las Fortalezas y áreas
de Oportunidad del equipo; así como el hecho de delegar principalmente
por función o proyecto en el caso de equipos que sobrepasen los 5
integrantes, ya que de esta manera se gestiona mejor al equipo de trabajo.
La recomendación es que mientras se entrevista al candidato para
incorporase al proyecto se haga una evaluación, donde analicemos sus
fortalezas y áreas de oportunidad así como su nivel de compromiso y si
2http://sorad.ual.es/mitra/documentos/tec_pereda03/ALMER%C3%8DA%20PUESTOS.pdf
147
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
se considera un líder o no y ¿Por qué? Todos estos campos nos ayudaran
a decidir qué candidato es mejor para cada tarea o proyecto que surja, se
considera dentro de la Habilidad “Delegar” en la etapa 1 “Evaluación”.
Esta etapa es la que suele durar más en el desarrollo del proyecto ya que es
necesario comenzar a poner a trabajar todo lo que tenemos, el equipo y los
recursos con los que contamos, para darle forma y definición al proyecto.
Recordemos un poco los sistemas de administración donde se divide
en 3 partes fundamentales que son: insumos, proceso y producto;
en el caso de algún producto los insumos son la materia prima, los
gastos indirectos de fabricación y la mano de obra; después el proceso
de maquila y manufactura moldea y le da forma para terminar el
producto final como puede ser: tortillas, borradores, laptops, etc. ¿Pero
en el caso de un proyecto cuales son los insumos, proceso y producto?
Insumos
¿Qué tenemos?
Recursos
Personal
Equipo de cómputo
Fuentes de ingresos
Espacios de trabajo
Materiales de apoyo
Proceso
¿Cómo lograrlo?
Carpetas
Archivos
Informes
Plantillas
Borradores
Prototipos
Todo el trabajo que
Todo con lo que conse desarrolle a partir
tamos para iniciar el
de con lo que se
proyecto
inició
Producto
¿Qué queremos?
Entregables y desarrollos finales del
proyecto, así como
prototipos y avances
más sobresalientes
Son los objetivos del
plan de trabajo, por
lo que se desarrollan
en el plan de trabajo
En esta etapa ayuda mucho el planteamiento de las preguntas
de planeación estratégica: ¿Que tenemos y en dónde estamos?;
¿Qué queremos y Hacia dónde vamos?; ¿Cómo lo logramos?
148
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
Para plantear esta organización del proyecto será necesario
que convoques a una reunión donde presentes esta situación.
En dicha reunión será necesario que cuentes con herramientas que te
permitan generar comunicación y claridad a tu equipo de trabajo en
relación a las acciones que se tomaran para darle desarrollo al proyecto,
estas acciones deben especificar: la tarea, el responsable, duración y
fecha de entrega. La herramienta por excelencia y adaptabilidad es la
minuta, que es de donde se originara entonces los cursos de acción para
el desarrollo del proyecto, y de esta forma alimentar el plan de trabajo.
Debo aclarar que al inicio del tema 3.2 se plantea un diagrama que incluye
el sistema y proceso administrativo como parte del plan de trabajo, así
como las preguntas de planeación estratégica, sin embargo una cosa es
su gestión o manejo y otra muy diferente el trabajo que se realiza al
desarrollar el proyecto; por lo tanto existen herramientas de gestión que
no son los desarrollos pero si son parte de los entregables. Es decir son los
documentos que ayudan a evaluar los avances y comprobar el trabajo que
se está llevando acabo, sin ser estos los objetivos principales del proyecto.
Tratare de explicarme mejor: Tenemos el proyecto X, cuyo objetivo es
desarrollar el plan de negocios de dicho proyecto; sin embargo si no
sabemos ¿Qué tiempo le dedicaremos al proyecto a la semana?, ¿Cómo
podrás fijar objetivos SMART o META? Sin estos objetivos como
podrás dirigir a tu equipo para que en el desarrollo de la reuniones,
los planes de acción que se generen estén alineados a los mismos; y sin
minutas como existirá una distribución y claridad en el trabajo del equipo;
Sin seguimiento como aseguras que se entreguen las cosas a tiempo, y sin
reportes y avances ¿Cómo sabes cómo van?, o ¿Qué tan productivo eres?
Existen 2 ejes de crecimiento del proyecto: Su gestión y su desarrollo.
149
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.3.1 Planeación (Reuniones)
L
as minutas3 son el recurso escrito de una reunión o audiencia.
Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión,
comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con los
planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes,
y finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas.
No hay consenso en lo que debe o no debe contener una minuta
de reunión de una empresa o ente no gubernamental. Dentro de
ciertos límites, los negocios y las organizaciones privadas pueden seguir
las reglas que ellos eligen. Las minutas pueden ser tan detalladas y
comprehensivas como una transcripción, o tan brevemente y sucintas
como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas.
La función inmediata de la minuta es servir como archivo de datos a la
audiencia. Sirve para guardar en forma escrita la información tratada de
manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, disponible para
revisar en cualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se
revisan las decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto).
Durante la planeación podemos aplicar las siguientes técnicas:
G r u p o Té c n i c a
Tor menta
de
ideas
D e l p h i
Té c n i c a s
Cualitativas Grupos TGN
Finalidad
u
objetivo
Detonar
varias
alternativas
para un caso en especifico
Conocer
la
opinión
individual
del
equipo
Generar
respuestas
por
medio de equipos de trabajo
C í r c u l o s Reuniones
periódicas
para
de
Calidad mejorar
sus
funciones
3https://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=9&cad=rja&uact=8&sqi=2&ved=0CDcQFjAI&url=http%3A%2F%2Futncomunicacionprofesional.files.
wordpress.com%2F2012%2F04%2Fminutadereuniocc81n.doc&ei=bbb8U-ucNcfh8gG5n4DYBw&usg=AFQjCNGbMEYyYX_P9itZtrFjcuKtn85zjw&sig2=47RkkyU71xi4see-gaZvQg
150
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.3.1.1 ¿Quién redacta la minuta de la reunión?
Usualmente las minutas son escritas por secretarias o por una
persona del equipo asignada para tal efecto. En el caso de los ámbitos
públicos y oficiales, por un mecanógrafo. En cualquiera de los
casos, es responsabilidad del encargado de dicha tarea, tomar notas
a lo largo de la reunión e interpretar lo que se trate en la misma.
Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fácil, pero realmente
involucra problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe útil.
Primero se debe distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal
de las secundarias o de menor importancia, y encontrar un lenguaje
claro y apropiado para resumir la información e ideas importantes.
En muchos casos este trabajo se vuelve complejo, puesto que algunas
reuniones son usadas para establecer disputas y, por lo tanto, la persona
encargada de la minuta se deberá transformar en un juez y juzgar qué
aspectos sacar en función del interés y expectativas de sus colegas.
De todas formas, posteriormente será necesario el consenso de
la minuta por parte de todo el equipo. Si los miembros del comité
o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo que sucedió
en la reunión, entonces ésta queda aprobada. Si hay errores u
omisiones, estos pueden ser corregidos o aumentados posteriormente.
Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y
las minutas enmendadas pueden ser aprobadas según la agenda prevista.
151
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.3.1.2 ¿Cómo redactar una minuta de reunión?
Al
tener
momento
de
su
en
cuenta
que
redacción, será
necesario
la
minuta
debe
ser:
Específica. Se deben evitar abstracciones y generalidades. Para ello, será
necesario especificar todo lo que de lugar a confusiones, como: marcas
de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de personas responsables.
Concisa. La información debe ser, preferentemente, breve y puntual.
Si bien corresponde abarcar todo lo que se haya planteado en la
reunión (de forma resumida), se deberán excluir detalles innecesarios,
particularmente aquellas discusiones que no llevan a ninguna parte.
La excepción es para los casos de reuniones financieras, en donde es
muy usual incluir ciertos aspectos que pudieran ser catalogados de
irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima
de “es mejor que sobren a que falten” por cuestiones de seguridad.
Objetiva. Es necesario eliminar toda subjetividad que denote opiniones,
sentimientos,etc.,y que pueda alterar la posterior interpretación de la reunión.
152
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"Ejemplo de Formato de Minuta de Reunión
Formato de Minutas de Reunión
ACTAS
[DÍA]
[HORA]
[LUGAR]
REUNIÓN CONVOCADA
POR
TIPO DE REUNIÓN
APUNTADOR
CRONOMETRADOR
ASISTENTES
Temas del orden del día
[TIEMPO ASIGNADO]
TEMA 1
[MODERADOR]
DISCUSIÓN
CONCLUSIONES
PLANES DE ACCIÓN
[TIEMPO ASIGNADO]
RESPONSABLE
TEMA 2
PLAZO
[MODERADOR]
DISCUSIÓN
CONCLUSIONES
PLANES DE ACCIÓN
RESPONSABLE
PERSONAS DE
CONTACTO
NOTAS ESPECIALES
153
PLAZO
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.3.2 Organización (Seguimiento)
Bien aunque ya en las reuniones por medio de las minutas se han asignado
los planes de acción correspondientemente a cada integrante del equipo,
nos debemos asegurar de haber distribuido correctamente la carga de
trabajo es decir haber delegado correctamente los planes de acción.
Revisa la habilidad gerencial de Delegar del capítulo 2, tema 2.2 etapa 1 y 2
El siguiente paso
esto
requeriremos
P
l
a
z
es
de
asegurar
ciertas
o Es
en
la entrega y con
indicaciones
como
días
hábiles,
Permite generar la fecha de entrega
U b i c a c i ó n Se refiere a como se entrega el producto
Hora
de
Ejemplo: email, oficina, espacio en red, etc.
Entrega Es importante para no esperar todo el día
Ejemplo: 09:00 am, 12:00 pm, 5:00 pm
Actividad que precede Es en el caso de que dependa de una
actividad previa, y sin esta no pueda iniciar
G
r
a
d
o Fácil,
Normal
o
difícil
Sirve para identificar las posibles
complicaciones que se pudieran suscitar
en su desarrollo, si la actividad es crítica
se deberán tomar medidas precautorias
Posteriormente conforme se acerca la fecha de entrega
deberemos preguntar ¿Cómo les va? Y revisar que la
entrega se de en la fecha, horario y ubicación establecidos.
Adicionalmente se puede contar con comentarios de ambas partes, tanto
del responsable por dicho plan de acción y por su moderador quien es
quien asigna dicha responsabilidad, para finalizar con la retroalimentación
154
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.4 Integración, Dirección y
Control
3.2.4.1 Integración (Programación)
Es la etapa, de mayor responsabilidad y más apasionante, ya que se
integra todo lo anterior en el plan de trabajo, y desde aquí se visualiza
la gestión del proyecto, los avances, las actividades entregadas y
pendientes, entre otras cosas, la integración se origina de los objetivos,
el directorio, las minutas, y los archivos de seguimiento; lo que genera
la información suficiente para poder aplicar las técnicas, métodos
y herramientas de planeación, para una mejor gestión del proyecto.
Las
técnicas
que
se
pueden
G r u p o Té c n i c a
Árbol de
Té c n i c a s
decisión
Cualitativas
Investigación
T é c n i c a s de operaciones
CuantitatiIshikawa
vas
Red PERT
CPM
Métodos
Gantt
Gráficos
Visio
Software
Project
Excel
Otros
Calendarios
Adicionales
Evaluaciones
por reunión
aplicar
a
esta
etapa
son:
Finalidad
u
objetivo
Análisis de los sucesos posibles,
que influye en una decisión
Modelos matematismos con la
función de mejorar u optimizar
Sistema de calidad adecuado
Modelo de Gestión de Proyectos
Identificar la ruta o camino crítico
Establecer
gráficamente
las
actividades y duración del proyecto
Diagramas de flujo, mapas y planos,
organigramas,
programación,
cuenta con herramientas útiles
Programa de gestión de proyectos
Programa adaptable a cualquier
área o desarrollo de proyecto
Especializado, Office, Gmail, etc.
Para
visualizar
las
fechas
de entrega y de reunión
De
las
reuniones,
o
bien
de
los
entregables
155
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.4.2 Dirección
Durante la dirección nos podemos apoyar en la etapa de ayuda de la
habilidad gerencial de “Delegar”, pero no limitarnos a esto, ya que en
esta etapa debemos asegurar que el sistema funcione correctamente.
Recordando que “Cada orden, que no se le de seguimiento carece
de valor”; es decir revisar que los documentos de gestión se estén
generando para poder dar seguimiento a los planes de acción, que
se cumpla lo acordado, como los plazos de entrega; buscando que se
avance en el desarrollo del proyecto y que se alcancen los objetivos.
Aunque existen varias teorías de liderazgo, así como manuales para
convertirte en un buen gerente o director, el siguiente cuadro te
ayudara a guiarte en el tipo de persona que deseas convertirte, es decir
un jefe ladra-ordenes o un buen líder que predica con el ejemplo.
Jefe vs Líder
Un jefe
Un líder
•Inspira entusiasmo
•Inspira miedo
•Aconseja, guía y pregunta
•Manda y ordena
•Asume la responsabilidad
•Busca culpables
•Dice Nosotros
•Dice Yo
•Comparte éxitos
•Presume sus éxitos
•Se preocupa por las personas
•Se preocupa por las cosas
•Tiene un equipo de trabajo
•Tiene empleados
•Reparte el trabajo
•Todo urge para hoy
•Se enfoca en las actividades
•Piensa en las estrategias
•Toma la decisión en equipo
•Toma todas las decisiones
•Escucha antes de hablar
•Habla antes de escuchar
•Predica con el ejemplo
•Es incongruente
•Alimenta el espíritu del equipo
•Alimenta su propio ego
•Es controlador-micro gestiona •Sabe Delegar-crea oportunidades
156
Capítulo 3 -"Plan de trabajo"-
3.2.4.3 Control
Los principales controles durante el desarrollo de plan de
trabajo se elaboran por y durante cada etapa del plan de trabajo
Etapa
Control
1 Definición del Proyecto Concepto del proyecto plan de mejora
La base para entender el proyecto y así medir los posibles alcances
Objetivos META y SMART
2 Previsión del tiempo
Las escalas para alcanzar el objetivo principal
Minutas
3 Planeación y
Importante para acordar los planes de acción para su desarrollo
Seguimiento
3 Organización
Una vez asignada la tarea, para verificar los detalles de entrega
Análisis y Evaluaciones
4 Integración
La programación e integración de todo lo que compone el proyecto
Ajustes
4 Dirección
Para revisar que la gestión y el desarrollo del proyecto vayan bien
Objetivos vs Resultados;
5 Entrega y Termino
Informes de Mejora
Importante para aprender de esta gestión y que se puede mejora
Lo explicare así: La base es la definición del proyecto, lo que nos permite
después plantear los Objetivos del mismo, y dirigir las reuniones para
asignar planes de acción que permitan alcanzar los mismos, para después
revisar los detalles de la entrega y de esta forma llevar la programación
correspondiente y así poder analizar y evaluar el proyecto, para realizar
los ajustes necesarios para llegar a los resultados, y al finalizar revisar
que se puede mejorar para el futuro desarrollo de nuevos proyectos.
157
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
3.2.5 Entrega y Termino
T
iene mucho que ver con la cuarta etapa de la habilidad Gerencial
“Delegar”. En resumen, se hace una presentación de los
resultados reconociendo el esfuerzo y buen trabajo del equipo, como
se superaron las obstáculos, reconociendo los logros individuales
y sobresalientes del equipo, si es posible se plantean los planes a
futuro, o el seguimiento que se dará a partir de dicho plan de trabajo.
Es muy importante concretar el proyecto, resaltando los
éxitos obtenidos ya que esto ayuda a motivar, y llenar de una
buena energía al equipo para el desarrollo de los proyectos futuros.
“Para empezar un gran proyecto, hace falta valentía. Para terminar un gran proyecto,
hace falta perseverancia.”...Desconocido
158
Capítulo 4
“Work_plan
(Plan de trabajo
Conceptual)”
“Creo que el principal problema de los Administradores, hoy en día, es que desconocemos
el potencial de las herramientas tecnológicas y programas de cómputo, para hacer mejor
nuestro trabajo y por el otro lado el principal problema de los informáticos e ingenieros,
es que a pesar de que ellos conocen y dominan mejor estas herramientas, desconocen la
operación y funcionamiento de los sistemas y áreas de la empresa”
“Es decir: mientras que unos no saben que existe para ayudarse a realizar mejor
su trabajo, otros desconocen cómo aplicar lo que saben y conocen, para mejorar el
funcionamiento de la empresa”
159
160
Especificaciones
para su desarrollo
4.1
E
ste capítulo es el meollo del asunto en cuestión, es la razón de
esta tesis en sí, y la prueba fehaciente de que pude aplicar los
conocimientos correctamente para desarrollar una herramienta
administrativa integral que permita gestionar por completo un
proyecto, y llevar nuestras reuniones en equipo al siguiente nivel.
Para lo que en este Capítulo abordaremos una serie de aspectos generales
y bases, que nos permitan entender el planteamiento de la situación
por la cual atravesamos, y de esta forma entender porque se desarrolló
esta herramienta de esta manera, considerando aspectos fundamentales
como flexibilidad, seguridad, colaboración, informatización, etc.
161
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.1.1 Elección de la base para su
desarrollo
L
o importante de la plataforma donde se construya esta herramienta
es que debe ser flexible para los usuarios es decir debe ser algo
que ya tengan instalado, para que sea algo que ya conozca y confíen
en las funciones del programa. Ya el hecho de instalar un nuevo
programa implicaría descargarlo, tener que aprenderlo y ponerlo a
prueba, esto desconfiando un poco del editor que esto implicaría
agregar un programa desconocido a sus computador, y el hecho de
invertirle más tiempo a una herramienta que se pondrá a prueba y
que tal vez se deseche por esa simple razón de invertirle demasiado
tiempo para entenderla, por lo que tiene que ser una aplicación
conocida y usada invariablemente en todas las áreas de una empresa
Es decir para este desarrollo conceptual tendrá que ser en el ambiente de
trabajo de Windows ya que es el sistema con más usuarios especializados
en las áreas administrativas de una empresa y ya que el plan de trabajo es una
herramienta Administrativa se debe localizar en este sistema operativo.
Y la razón por la que se elige Excel para desarrollar este Plan de
trabajo Conceptual es porque pertenece al grupo de los básicos de
Office como son Power Point, Word, y Excel; y sin embargo de los
3 es el único que nos permite realizar análisis de datos para poder
integrar las técnicas de planeación necesarias en la gestión de proyectos.
Y aunque la versión Actual Estable es Office Excel 2013, no todos
cuentan con ella y aunque muchos usuarios aún tienen Office 2007,
Microsoft ha avisado que en el presente año se dejara de actualizar y de
dar soporte para esta versión de Excel, por esto y las mejoras que existen
entre una versión y otra es que se elige Excel 2010 para su desarrollo.
162
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.1.2
Aspectos Generales
Considerar
a
Me refiero a las consideraciones primordiales que
debo considerar para comenzar el diseño en general como:
Tamaño.- Este desarrollo implica varias funciones, vínculos,
listas desplegables, formatos condicionales, macros, pero debe
poderse adjuntar a un email genérico de empresa, donde el
limite por envió de paquetes de datos a veces es que debe ser
menos a 10 MB. Es decir este archivo debe ser menor a 10 MB.
Hojas Básicas.- Para empezar este desarrollo se me ocurren
como base: la hoja con el directorio, la hoja de minutas, la hoja del
seguimiento + el gráfico de Gantt y una hoja de Reportes Ejecutivos.
Seguridad.- Deberá permitir proteger la información personal de los
involucrados, es decir lo ideal es que se acceda con un usuario y contraseña
Colaboración en Red.- Lo ideal es que se pueda combinar con
algún servicio de almacenamiento en la nube para compartirse con varios
integrantes del proyecto en el caso de un proyecto Emprendedor o de
universidad, y en el caso de una Empresa compartirse vía red, permitiendo
visualizar el plan de trabajo sin necesidad de ser enviado por email, sino
solo con la conexión a Internet y teniendo la ubicación compartida claro
Automatización.- EL desarrollo en Excel debe ser cuidadoso
al vincular las diferentes hojas, brindando un llenado y análisis
automatizado buscando reducir en gran medida el tiempo para
la elaboración de Minutas, Seguimiento, Diagramas y Reportes.
Protección de Campos.- Debido a que existen posibles
modificaciones en que podrían dañar la comunicación entre
las hojas, para el buen desarrollo del plan de trabajo se deben
manejar campos de usuario, campos de Administrador y campos
de desarrollador, para asegurar su correcto funcionamiento.
163
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.1.3 Colaboración en la nube
E
l almacenamiento en nube o almacenamiento en la nube (del inglés
cloud storage)1, es un modelo de almacenamiento de datos basado en
redes,ideado en los «años 1960»,1 donde los datos están alojados en espacios
de almacenamiento virtualizados, por lo general aportados por terceros.
En este espacio se puede acceder al servicio de
almacenamiento desde el asistente instalado en el ordenador,
el smartphone, la tableta o en Internet de la computadora.
A continuación se presentan los “proveedores actuales de
servicios de cloud Storage”2 y sus características principales.
1http://es.wikipedia.org/wiki/Almacenamiento_en_nube
2http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_alojamiento_de_archivos
164
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Analizamos los servicios por proveedor , en base a 7 criterios de
los cuales usamos una “matriz de criterios” ponderados que suma
y multiplican sus valores para asignar puntos, donde el valor más
alto es el criterio más importante y de esta forma poder determinar
los mejores servicios, desde un punto de vista personal. Que
paradójicamente coincide con el sondeo del top 10 de Internet.
Compatibilidad 7
Colaboración 6
Tiempo
en
5
el
mercado
Accesibilidad 4
Espacio
gratis 3
Popularidad 2
Tamaño Máximo
1
por
archivo
Se refiere a que se puede usar en
Windows, o Mac, en smarthphones, Ipad´s
Es la posibilidad de compartir la carpeta
en la nube con varios compañeros y que
así mismo se sincronice en sus dispositivos
Esto representa la estabilidad de la
aplicación por su tiempo en el mercado
Se refiere a lo fácil que es entender la
plataforma, y lo factible que es compartir,
recuperar y administrar los archivos
Es lo que nos dan al principio para probar
la aplicación, y tal parece de acuerdo a
la popularidad es que ofrecen el espacio
Se refiere al interés y conocimiento
que se tiene de las aplicaciones
Es el tamaño máximo de archivos
que se pueden sincronizar en la nube
En la matriz de criterios ponderados, primero se cuentan los criterios,
después tomamos el número máximo y le sumamos 1 para comenzar
con la clasificación asignando el número mayor al que lo cumple por
completo en relación a los demás prospectos, así a cada uno, después
el que no los cumple se les asigna un “0”, primero de forma vertical
llenamos todos los prospectos por criterio, después los sumamos y
después al terminar se asigna un valor a cada criterio, de acuerdo a lo
que nos interesa más como usuarios, ese criterio se multiplica por el
valor antes otorgado y al final se suman. A continuación los resultados.
165
OneDrive
3
Google Drive
5
7
8
7
7
6
7
8
8
8
3
47.5
208.5
7
7
5
45
191
8
48
Ponderada
8
Valoración
8
Valoración
4.5
Tamaño Máximo
por archivo 1
Dropbox
Tiempo en el
mercado 5
Compatibilidad 7
Colaboración 6
8
Popularidad 2
8
Web host
Espacio gratis 3
Accesibilidad 4
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
194
Box
4
7
2
5
8
6
2
34
146
Mega
7
7
2
4
6
4
8
38
133
Bitcasa
6
6
2
4
6
5
1
30
126
iCloud
SurDoc
2
8
8
6
2
2
5
3
6
6
8
4
4
6
35
35
140
128
SugarSync
0
6
2
4
7
5
8
32
122
RapidShare
4
6
2
3
5
5
8
33
116
ASUS WebStorage
Fileserve
2
8
6
6
2
2
5
1
6
5
5
4
3
4
29
30
120
111
MediaFire
4
6
2
3
5
5
2
27
110
Amazon Cloud Drive
2
6
2
2
4
4
5
25
91
Adrive
7
5
2
2
4
4
1
25
100
Hightail
1
1
2
3
7
1
1
16
84
Tencent Weiyun
8
2
2
1
1
1
6
21
62
4
5
2
1
1
1
1
Firedrive
7
CloudMe
4.5
IBM Connections
2
Ccloud
Wuala
Mozy
Handy Backup
MagicVortex
SpiderOak
2
3
0
1
1
4
5
3
1
1
2
1
1
2
2
2
2
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
4
1
1
1
1
1
1
1
7
26
79
1
15.5
52.5
5
15
45
7
15
15
1
10
5
12
6
1
13
8
51
43
40
38
38
34
Ahora si como quedaron ordenados los servicios de almacenamiento en
la nube por la valoración ponderada, es como recomiendo usarlos y es
bueno tener instalados 2 a 5 de estos servicios, teniendo de ventaja que
todo lo que subamos estará disponible en Internet de manera automática.
166
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.1.4 Seguridad
Pese a que el mismo servicio de Cloud storage, necesita de una
cuenta de usuario y contraseña para el desarrollo del Plan de trabajo
no necesariamente se tendría que usar un servicio de estos, ya que se
podría compartir mediante una ubicación en red, lo que daría acceso
a todos los que estén en la misma, y tal vez el equipo de cómputo
sea compartido o alguien más tenga acceso por lo que la seguridad
debe de encontrarse en el mismo archivo, para proteger los planes
del mismo y los datos de contacto del equipo que está involucrado.
Por una parte el archivo tiene un código de inicio que bloquea el
documento ocultando las hojas e información del mismo, lanzando una
pantalla de para que se inicie sesión con un usuario que haya creado el
dueño del archivo o algún administrador creado con anterioridad por el
dueño. Por otra parte el mismo archivo tiene un código que al cerrarse
protege las hojas ocultándolas y bloqueándolas para su visualización,
por lo que al deshabilitar las macros lo único que ocurriría es que no se
mostrarían las hojas del archivo y no se tendría acceso al plan de trabajo.
De esta manera se puede decir que estamos protegiendo la integridad
del archivo, para proteger los datos del directorio, de la networking
y planes de trabajo en general asegurándonos que únicamente los
integrantes del proyecto tengan acceso, pese a que se encuentra en
nuestro ordenador o en la nube, ahora tenemos un nivel más de seguridad.
También tienes más aspectos de seguridad para proteger el desarrollo
del archivo, sin embargo a nivel usuario esto es el fundamento
de porque es necesario para abrirlo iniciar sesión, lo que nos da la
posibilidad también de crear un historial de usuarios y así revisar
quiénes han ingresado al plan de trabajo y quienes no. Esto se vuelve
muy importante cuando les preguntas: “¿Oye Revisaste el Work_
plan? y claro te contesta: “Si claro no detenidamente pero si lo
revise”, claro tu confías en el pero en la parte del Historial corroboras
su información y precisamente aparee que no ha iniciado sesión.
167
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.1.5 Retos y complicaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Retos Principales
Los diagramas Gantt en Excel que revisamos
en
Internet,
no
eran
flexibles,
ni
dinámicos.
Se sugirió que la fecha de entrega fuera real y considerara las
actividades precedentes, así como si los fines de semana se trabajaba
sábado o no, o bien si desde el viernes se podía decir que era inhábil, se
incluyeran los días festivos, y tal vez los cumpleaños pero que el dueño
del archivo decidiera que tomaba como hábil y que como inhábil,
solo que a la hora de revisar la fecha de entrega esta fuera automática.
La ruta crítica se volvió un problema cuando se
solicitó se añadiera un campo de fechas extendidas
La configuración de varias vistas en el Gantt
El calendario mensual que te mostrara en el mes
todas las actividades asignadas y que se entregaban, así
como te mostrara los días festivos, y fechas de cumpleaños
El formato de los
dinámico
y
actualizara
El
Que
actualizar
gráfico
el
con
de
calendarios, se
para
futuras
Velocímetro
de
la
volviera
fechas.
Evaluación
Executive
Resume,
se
pudiera
2
Tablas
dinámicas
solamente.
Aprender macros en visual basic para este desarrollo.
Complicaciones Principales
Una vez que compartimos el archivo en línea, se agregó
una columna para poner un hipervínculo por archivo y de esta
forma poder revisar, sin mover o meternos en las carpetas de los
colaboradores, sin embargo existía un problema básico, pero difícil
1
de entender y este es que al vincular uno normalmente coloca
la ubicación tal cual es, pero al querer revisar el archivo con clic
en el hipervínculo no se localiza el archivo ya que la ubicación
de mi computadora no es la misma que la de mi compañero.
2
La incompatibilidad con versiones anteriores a 2010
168
“Work_plan
2015 versión 3.0
Beta”
4.2
O
riginalmente este capítulo abarcaría todo el desarrollo, desde
los borradores en Excel, la explicación gráfica de cada hoja que
conforma el libro, hasta la revisión de los códigos en visual basic que
integran la plantilla, así como las formulas, funciones y herramientas
que componen este desarrollo, sin embargo para que no parezca tanto
un manual o bien un curso de Excel de programación, por lo que en este
tema nos centramos en: la descripción de la herramienta explicando los
principales beneficios que se obtienen al usarla, así como los primeros
pasos (habilitar el archivo, crear el 1er usuario, y cargar el tutorial), se
explica brevemente como está conformado el Tutorial para usar este
sistema de gestión de proyectos, se explican las funciones principales de
cada hoja que compone esta plantilla de una manera resumida por nivel
de usuario, también como transcurre el flujo de la información entre las
hojas, su uso por usuario, se explica él porqué del diseño de la portada
de inicio de sesión, se presentan 9 de 10 tips en los que te ayudara este
desarrollo para llevar tus reuniones de manera más productiva, se explican
aspectos de configuración avanzada, los planes de crecimiento y mejora.
Antes de comenzar a usar esta herramienta, te recomiendo que revises
profundamente las habilidades gerenciales y las etapas del Desarrollo
de un plan de trabajo de los temas 2.2 y 3.2 correspondientemente.
En este link “http://1drv.ms/1pjZeXS”, encontraras el Work_plan 2015 ver. 3.0 beta
169
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.1 Descripción del Work_plan
E
s un plan de trabajo genérico y funcional, que al
combinarse con las herramientas TIC´s (Tecnologías de
Información y Comunicación) permite una mejor gestión de
proyectos y llevar tus reuniones de trabajo al siguiente nivel.
Con
el
manejo
de
esta
herramienta
podrán:
1)Ahorrar tiempo en la elaboración de minutas,
resúmenes de reunión, diagramas Gantt, gráficos, calendarios,
seguimiento y análisis de en las reuniones. También para
la elaboración de alguna plantilla para un plan de trabajo.
2)Permitir una mejor comunicación al integrar el directorio,
a la red de trabajo del proyecto, tener una carpeta compartida
en tiempo real desde Internet y tener todo por escrito.
3)Tener un mayor seguimiento: a planes de acción, estatus,
tiempo de entrega, objetivos de reunión, asistencia, tiempo de reunión,
presentadores, productividad e in productividad a nivel individual y grupal.
4)
Administrar tu propio CMI (Cuadro de Mando
Integral) que permite Alinear las actividades a los Objetivos del
proyecto, presentar avances en un BalancedScoredCard, Plan de
Negocios, Proceso Administrativo, objetivos de tu área o agregar
estos Indicadores de Productividad (kpis) como los necesites.
5)Establecer un control financiero del proyecto: donde se
contempla de manera individual la cotización del equipo, donde
se pueden gestionar las inversiones, pago por los servicios,
licencias, que además se puede determinar quienes generan
acciones del proyecto y a quienes se les paga por su trabajo.
6)Configurar la semana laboral, así como los días festivos
e inhábiles dentro del periodo en que se desarrolla el proyecto.
7)Identificar la ruta crítica del proyecto, así como la
siguiente ruta posible a volverse critica del proyecto; teniendo
4 vistas (días, semanas, meses y trimestres) en el diagrama Gantt.
170
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
8) Tener una visión mensual total,al tener un calendario que transcurre
en el mes actual, que te muestra todos los días del mes, los días festivos y
fechas inhábiles, cumpleaños de colaboradores y máximo 15 actividades
que se inician y máximo de 15 actividades que se entregan por día.
9) Seguridad ante todo, principalmente para proteger los datos de la
Networking y el plan de trabajo, es decir podrás crear usuarios para dar
acceso a tu archivo con 2 tipos de usuarios (Colaborador o Administrador).
10) Aprender más Excel, con el simple hecho de revisar la
herramienta y probarla, aprenderás funciones y fórmulas que no sabías
como usar, por lo que si lo revisas a detalle veras que cuentas con un
glosario donde se explican a detalle las formulas, y al plantearte ¿Cómo
se hizo esto, o aquello? Ya estarás aprendiendo, por esto con el Work_
plan todo o partes tú podrás mejorar tus reportes que haces actualmente.
11) No requiere de instalar programas adicionales.- Desarrollado
en un programa cuya plataforma es la más comercial, usada
y solicitada en el mundo empresarial como lo es Excel 2010.
12) Su uso no depende de aprender otro programa.Su completo entendimiento depende del nivel que tenga
el usuario manejando el programa de Office Excel 2010.
13) Ayuda a madurar profesionalmente.- Al contar con una
compleja estructura que permite visualizar campos, que no se tenían
contemplados al inicio y comenzar a entenderlos lo que permite
desarrollar y mejorar nuestras habilidades de gestión de proyectos.
En resumen tendrás más tiempo para planear y gestionar
mejor tu equipo, área, empresa, proyecto de emprendimiento,
o investigación, llevar tus reuniones al siguiente nivel.
Use esta herramienta con ventajas claras sobre otros programas
especializados, en conjunto con servicios en la Nube (Dropbox,
Onedrive, Gdrive, etc) o ubicaciones en Red, para potencializar su uso.
171
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.2 Primeros Pasos
Los primeros pasos consisten en habilitar correctamente el
archivo habilitando las macros, para posteriormente poder
crear nuestro usuario único y al final cargar el Tutorial.
4.2.2.1 Habilitar Macros
Como el Work_plan es un archivo en Excel 2010
con macros (el icono del archivo nos muestra un signo de
admiración indicándonos que contiene macros), por lo que
hay que habilitarlas, para que pueda funcionar correctamente.
Para lo que hay que abrir un nuevo archivo en Excel. Posteriormente
nos dirigimos a Archivo y después seleccionamos Opciones
172
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Seleccionamos
Centro
173
de
Confianza
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Estos cambios son directamente en la aplicación, por lo
que no es necesario guardar el archivo, simplemente lo cerramos
y estos cambios se habrán guardado para futuros archivos.
Al abrirlo por 1era vez tal vez te salga un mensaje
parecido a este, hay que darle clic en Habilitar contenido
174
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.2.2 Creación del usuario Único
Abrimos el archivo,
que nos mostrara
esta
pantalla,
indicándonos que
es la 1er vez que
lo usamos, así
que nos solicita
generar 1er usuario
Administrador
que es el dueño
del
archivo
Cree su usuario
y contraseña y de
clic en “Generar
Administrador”
Al final te saca este mensaje que te pide vuelvas abrir
el archivo e ingreses con tu usuario y contraseña. Te pide
registres tu nombre en la hoja de directorio en el 1er registro.
175
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Lo volvemos abrir y ahora nos arrojara a la pantalla de inicio de sesión
(Log in), donde pondremos nuestro usuario y password recién creados.
Entonces Agregamos nuestro Nombre y Apellidos en la hoja Directorio.
176
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Cerramos y no es necesario guardar, ya que tiene un autoguardado automático en su código siempre al cerrarse.
Volvemos abrir e iniciar sesión y ejecutamos [ALT]+[F8], después [Enter]
Un mensaje saldrá indicándote que eres Administrador y por lo tanto
sus permisos, para administrar el Work_plan desde la Hoja Admin, así
como ver hojas únicas para Administradores, o poder manejar las tablas
dinámicas, o tener habilitadas las funciones de opciones del ratón. De lo
contrario te saldrá un mensaje indicándote que no eres Administrador.
177
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.2.3 Cargar Tutorial
Inicia Sesión con tu usuario único o bien como
administrador, esto se configura desde el panel Admin a
través del dueño del archivo o de un usuario Administrador.
Ve a la hoja “Admin” y busca la opción azul “Cargar Tutorial”
Si llegas a tener problemas con esta parte y estas seguro que tienes Office Excel 2010,
prueba realizar los pasos de habilitar macros, pero busca y habilita los ActiveX.
178
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.3 Tutorial Integrado
E
s el que se carga desde la Hoja “Admin”, al iniciar como
Administrador, básicamente lo cree porque me di cuenta
que a pesar de las capturas de pantalla en una presentación como
Power Point el usuario buscaba relacionar esa parte del tutorial
en el archivo del Work_plan, es decir en el Excel directamente.
Y qué mejor que el mismo Tutorial sirva como simulador
de datos para evaluar las ventajas y beneficios de la herramienta.
El tutorial abarca los aspectos básicos y fundamentales
para poder trabajar con el Work_plan, dando un paseo
básico de las hojas que trabajaras como administrador.
El tutorial se divide en 5 secciones, cuanta con 70 msgbox1 y 5
formularios que presentan una imagen gráfica de la explicación.
Al final de cada sección saldrá un msgbox que te preguntara si
deseas continuar o salir del tutorial, así que de esta forma podrás
revisarlo en el tiempo que tengas disponible, y continuarlo después.
-La sección 1 abarca las hojas de Admin y Directorio, consta de 8 msgbox.
-La
sección
M¡nutas
y
2
abarca
las
hojas
Directorio,
Monitoreo,
consta
de
18
msgbox.
-La sección 3 abarca la hoja de Plan de trabajo, consta de 18 msgbox.
-La sección 4
abarca las hojas: Reports, Monitoreo,
Executive
Resume,
GANTT,
CAL
MENSUAL,
Feedback
y
Evaluación,
consta
de
16
msgbox.
-La sección 5
1
abarca la hoja
de Fnz, consta de 9 msgbox.
Msgbox =Función publica de cuadro de diálogo de Excel
179
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.4 Hoja por Hoja “Estructura”
Nivel Colaborador
Hojas visibles= 14
Hoja 1
.
.
.
DIRECTORIO Es donde colocaras los datos de tus
colaboradores y datos de tu de trabajo
M¡NUTAS
Son los formatos de Minutas que
necesitas para desarrollar las juntas
Plan de trabajo Es desde donde llevaras el seguimiento de los
planes de acción dejados desde las minutas
Reports
Ayuda
a
revisar
actividades
pendientes
y
actividades
entregadas
Monitoreo
Es el resumen de las Juntas, de las 32
minutas disponibles, y muestra ademas la
agenda del dia de cada reunión por minuta
Executive
Es un reporte gráfico de los avances de las reuniones
Resume
así como las actividades, CMI y k-pis del proyecto
GANTT
Muestra el Diagrama del proyecto en 4
vistas: días, semanas, meses y trimestres,
así como la ruta crítica del proyecto
CAL ANUAL
CAL MINI
Son Formatos de Calendario, con inicio
del 1er mes, de la fecha de la minuta 1
CAL 3X4
CAL 6X2
Se aplica después de haber llenado la minuta,
Feedback
ayudando a dar retroalimentación a la misma
Evaluación
Es el resultado de ser evaluado por el equipo
En resumen, no puedes generar una minuta sin los datos de los
participantes del directorio, y no puedes dar un seguimiento, ni
generar un Gantt, si no cuentas con la fecha inicial de la minuta 1,
así como claro planes de acción, para dar seguimiento al proyecto.
180
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Nivel
Hojas anteriores más Hojas
visibles=+3
Administrador
Admin
Desde aquí se configuran a los usuarios, se genera
el historial, se da mantenimiento y limpieza al plan
de trabajo, se configuran CMI, k-pis, se actualizan
los datos de captura, se desbloquean algunas hojas,
se configuran los días festivos, semana laboral y días
inhábiles. Se accede al contacto del desarrollador
y se accede a las actualizaciones y descargas.
Fnz
Muestra un estado de resultados y en base a
la cotización del tiempo dedicado a los planes
de acción en el Work_plan la base del costo del
proyecto, así como la distribución de acciones.
CAL
Muestra todos los días del mes actual,
MENSUAL donde se pueden visualizar los días festivos,
cumpleaños, un máximo de 15 y 15, actividades
que se hayan asignado y se entregan por día
Estas hojas representan el uso básico y fundamental para usar la
herramienta por completo a nivel colaborador y administrador. Pero
cuando el usuario necesitara ir por más podrá acceder a las siguientes
hojas para configurar de manera personalizada su Work_plan.
Hojas Ocultas accediendo desde el panel Admin =6
Datos de
Contiene datos de listas desplegables y celdas
captura
formuladas que se usan en el llenado de las
hojas: Directorio, M¡nutas, Plan de trabajo
CMI
Contiene los nombres de los CMI disponibles
K-pi_CEF & Contiene los Kpis de los CMI: CEF (Consultoria
PA & BSC Empresarial y Financiera), PA (Proceso
Administrativo), BSC
(BalancedScorecard)
k-pi_100 & Contiene los Kpis de los CMI: 100 (Pre
PN
incubación),
PN
(Plan
de
Negocios)
181
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
DB FB
Glosario
Es la Base de Datos de todas las encuestas
de
Feedback
que
se
han
registrado
Contiene las características: Hoja a la que
pertenece, Referencia fila/columna, nivel de
protección, fórmula, tipo de campo, descripción
y observación, de los campos que tiene este libro
El usuario cuenta con un total de 23 hojas para su uso, siendo de
estas 14 básicas, y 3 fundamentales para la gestión completa del
proyecto, sin embargo puede usar 3 más para personalizar su gestión.
4.2.5 Manual Express
El Manual Express es un archivo en Pdf. Elaborado en Visio que
muestra por una parte la comunicación que existe entre las hojas que
componen el Work_plan, así como la dependencia que existe entre
la misma, de esta forma el orden del llenado para lograr el desarrollo
efectivo del plan de trabajo es primero: llenando el Directorio, después
la hoja M¡nutas, después llevando el Seguimiento en la Hoja de Plan
de trabajo, para poder realizar los análisis correspondientes en la hoja de
Reportes, que dependen principalmente de la hoja de Plan de trabajo,
la hoja de Feedback depende de la de M¡inutas y Monitoreo, y la
Evaluación de la de Feedback, y los calendarios de las Minutas y Gantt.
Por otra parte se muestra el uso por tipo de usuario para crear los usuarios
para acceder al Plan de trabajo, sobre su llenado en las Reuniones, en el
seguimiento y la visualización de los informes, reportes y calendarios.
4.2.5.1 Diagrama de Flujo de Información
Este diagrama muestra la forma de comunicación y vínculos entre las
diferentes hojas que componen el Work_plan, es decir el orden en que se
deben ir llenando las hojas para integrar la gestión del proyecto por completo.
182
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.5.2 Uso por Usuario
No importa que usuario seas necesitas habilitar las macros desde Excel
antes de usar esta plantilla, de lo contrario no cargara nada y se genera desde
(Excel 2010): Archivo/Opciones/Centro de confianza/Configurar el
centro de confianza/Configuración de Macros/Habilitar todas las macros.
Los
tipos
Tipo de
Usuario
de
usuario
son:
No. Máx de tipo/ Descripción del usuario
Máx 1/ Es el dueño del archivo, y quien configura
por 1era vez su contraseña (Las contraseñas de
Único
los usuarios se pueden modificar, a excepción
la del 1er usuario o usuario único- dueño)
Es el usuario con las facultades de Administrador,
Administrador lo tiene que nombrar como Admin el
usuario único desde su log in al archivo
Es un usuario interno que colabora en el proyecto,
Colaborador
sin embargo no tiene permisos de adminsitrador
Se puede dar acceso a los usuarios
interesados en el proyecto como: un
Externo o
consultor, un posible socio/inversionista,
Invitado
algún mentor o extensionista financiero, etc.
Este usuario viene pre cargado, no tiene
Visitante
permisos de Administrador el nombre
de usuario y password es: Admin
184
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.5.2.1 Creación de usuarios y alta en Directorio
Aunque en las instrucciones ya se plantearon en
el tema 4.3.2 Primeros pasos, esas son a nivel Usuario
Único y las siguientes indicaciones son por tipo de usuario
Único
Una vez habilitadas las macros abra el archivo,
e introduzca su usuario y contraseña Únicos,
Posteriormente cierre y vuelva abrir. Introduzca
su usuario y contraseña recién creados. Después
coloque su nombre en el Id 1 del Directorio sobre
La Fila 7 y Columna “C” y “D”; cierre y vuelva abrir.
Ejecute [Alt] + [F8], se seleccionara la única macro
disponible y presione [Enter], se le habilitara tres
hojas de Excel, seleccionando “Admin”. Desde este
panel podrá crear los usuarios de sus colaboradores.
Necesita que el Usuario Único lee cree su
usuario, contraseña y lo nombre administrador.
Administrador Posteriormente deberá cargar sus datos
en el Directorio en el registro que le
indique el usuario único o 1er usuario
Necesitan que el usuario único o un
Colaborador/ administrador cree sus usuarios y contraseñas.
Externo/
Posteriormente colocar sus datos dentro del
Visitante
Directorio en el registro que se les indique
185
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.5.2.2 Durante las Reuniones y llenado de Minutas
Después de la
Reunión
Durante la
Reunión
Previo a la
Reunión
Cualquier
la minuta
usuario
tiene
facultades
lo siguiente es durante
para
llenar
las reuniones:
1) Coloca la fecha de la reunión, 2) Nombre un apuntador,
3) Los participantes que presentarán deberán llenar
los temas, hr. Inicio, Área/subsistema, descripción (en
discusión) y duración para establecer la agenda (máximo 5
temas), 4) Se debe nombrar un apuntador, 5) Se establece
el lugar hr. De reunión y objetivo de la reunión, 6) Envié
la Agenda confirmando la Hr. De inicio, Fecha y Lugar
1) Exponga el tema, y respete el tiempo de Discusión,
conclusiones y planes de acción, 2) establezca los planes
de acción, identifique indicadores, asigne responsables
y llegue a un acuerdo en los plazos(se establece en días
hábiles) con los responsables, 3) Genere el Resumen de
la Reunión, acuerdos y Notas, 4) Establezca la fecha,
lugar y hr. De la próxima reunión (en la siguiente minuta)
1) Envié la Minuta correspondiente (imprima una
copia o guarde un respaldo en PDF), 2) Envié también
el seguimiento de las actividades desde “Reports” &
“Executive Resume”, 3) Gestione el seguimiento de
los planes de acción hasta que se acerque la fecha de la
próxima reunión; entonces establezca la nueva agenda.
186
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.5.2.3 Seguimiento del Plan de trabajo
3er
Nivel 2do Nivel 1er Nivel
Existen
hoja:
3
niveles
Responsable,
de
seguimiento
Moderador,
en
esta
Autorización:
El responsable es quien se comprometió de desarrollar
y entregar dicho plan de acción, sus espacios de
seguimiento se identifican con el color verde fluorescente
en los encabezados de la Fila 5, son los campos (P,V:AD).
El moderador es quien expuso el tema y por lo tanto
es quien asigno los planes de acción, sus espacios de
seguimiento son de color azul fluorescente en los
encabezados de la fila 5, son los campos (AN:AQ).
Quien Autoriza es el dueño o uno de los socios principales,
son quienes pueden pagar dicho pago o autorizar acciones
para quien desarrollo el plan de acción dependiendo el
acuerdo en el que se haya llegado de común acuerdo,
su espacio de seguimiento es de color azul marino,
en los encabezados de la fila 5, es el campo (AR).
N i v e l N
i
v
e
l
Colaborador Administrador
4.2.5.2.4 Visualización de Reportes e Informes
Se pueden visualizar, actualizar, modificar y crear en las
hojas: Reports, Executive Resume, Fnz; se pueden visualizar,
actualizar, modificar en las hoja: Monitoreo, Evaluación &
Feedback. Solo se puede crear la Agenda correspondiente en
Monitoreo; Solo se pueden analizar mediante filtros la hoja
Gantt; podrá visualizar los calendarios + el CAL MENSUAL
Se pueden visualizar los reportes e informes:
Reports,
Monitoreo,
Executive
Resume,
Gantt,
Calendarios,
Feedback
y
Evaluación.
187
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.6 Portada Log in
-Contiene 2 logos de proyectos personales que dieron origen a las bases
de esta herramienta, los cuales son: EsUni, y DIA 100.
-Contiene el nombre de la herramienta con un mundo
pequeño, el mundo lo agregue porque me gusto sin embargo
con el impacto que se ha tenido, esperamos llegar a otros países.
-El
el
Slogan
trabajo
“La
en
solución
equipo
Integral
para
al
siguiente
dirigir
nivel”.
-El recuadro superior derecho presenta el uso de las hojas de:
Directorio, M¡inutas y Plan de trabajo, haciendo referencia a:
Networking (Red de trabajo), Meetings (Reuniones) y Colaboración.
-El siguiente recuadro hace referencia a las hojas: de Reportes y Gantt
-El último Recuadro hace referencia a: Calendarios, Feedback y Fnz
188
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.7 Nueve de diez Tips2
L
a mayoría de las reuniones son consideradas como una
verdadera pérdida de tiempo porque no se realizan de
la manera correcta, y la verdad es que el tiempo pasa tan
rápido que no vale la pena perderle en reuniones ineficaces.
Las reuniones son importantes en toda empresa y en el desarrollo de
todo proyecto, pero se convierten en una carga cuando no hace un
uso óptimo del tiempo dedicado a ellas. En muchas empresas se cree
que es indispensable hacer una reunión cada día, pero la realidad es
que las reuniones solo deben hacerse cuando realmente se requieran.
Cada reunión debe ser lo más provechosa posible, por ello
te quiero compartir algunos tips prácticos que te ayudarán a
realizar reuniones mucho más eficaces, eficientes y productivas
en tu empresa. Toma nota y aplícalos en tus próximas reuniones.
Las encuestas han indicado que los asistentes a una reunión típica
las ven como 2,3 veces más largas de lo que deberían ser. Dado que
las reuniones son esenciales para el éxito de un proyecto, el secreto
está en simplemente hacerlas más efectivas y eficaces. A continuación
se muestran diez manearas de llevar a cabo mejor las reuniones.
A continuación presentamos 10 consejos para llevar reuniones
más efectivas, de las cuales el work_plan le ayudara con 9 de estos.
2http://www.emprendices.co/10-tips-para-lograr-reuniones-mas-efectivas/
189
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.7.1 Consejo 1 “Informe previamente de la Reunión”
Informe a los asistentes con tiempo y previamente antes
de la reunión, sobre todo porque muchos son propensos a
olvidarla, pero también para que vengan con cualquier material
o información necesaria para apoyar los temas de discusión.
-El Work_plan le ayudara a informar a sus colaboradores, mediante
la Agenda que se genera del llenado de las Minutas, que usted puede
copiar y pegar en su correo una vez tenga fecha y lugar de la reunión
confirmado, esta se encuentra en la hoja de “Monitoreo”, además puede
compartir la ubicación en red, o bien subirla algún almacenamiento en
la nube como: Dropbox, Gdrive, onedrive, box, bitcasa, etc; para que
sus colaboradores revisen la información correspondiente a la reunión.
190
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.7.2 Consejo 2 “Minimiza el número de participantes”
Invitar sólo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Si
el número de participantes aumenta, también lo hace la tendencia
a estancar la reunión. A menudo, los que no se necesitan suelen
perjudicar y solicitar cualquier información que resulte de la reunión.
-Algo en lo que lo ayudara el Work_plan es precisamente si evalúa
previamente los temas que se verán, y en específico identificar en la
minuta a que subsistema/área corresponde cada uno de ellos, de esta
forma su equipo podrá identificar en que temas podrá aportar, o en cual
llegara para integrarse a la reunión, o bien evaluar si será una sesión
Multidisciplinario o de un área en específico, como Mercado, o Finanzas.
191
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.7.3 Consejo 3 “Establezca y siga una agenda”
Por lo general, cada reunión debe tener una agenda que
tenga al menos tres puntos: los temas a tratar, el tiempo asignado
para cada tema, y el responsable de hablar sobre cada tema
-La hoja de M¡NUTASa, permite llenar hasta 32 minutas, de
hasta 5 temas y reutilizarlas, así como asignar tiempo para cada
tema, que divide el tiempo asignado en: 60% a la discusión, 30 % a
las conclusiones y 10 % a los planes de acción de esta forma podrá
visualizar el tiempo establecido de los temas y con el reloj de su
computador avisarle al moderador sobre cuánto tiempo le queda,
y así poder respetar y seguir la agenda previamente establecida.
Se recomienda preguntar a cada moderador (presentador del
tema), ¿Qué tiempo necesitara para presentar su tema, incluyendo
el tiempo para establecer planes de acción?, Y despumes de acuerdo
al tiempo total de la reunión decidir si se respeta la agenda como
queda o si se ajusta para el tiempo previsto de estas reuniones.
192
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.7.4 Consejo 4 “Establezca y siga una agenda”
En la Reunión no se debe asumir que todo el mundo entiende
automáticamente el propósito de la reunión y los resultados deseados. Al
exponer el objetivo de la reunión al principio de esta,se establece con claridad
dicho objetivo, lo que lograra que los convocados lo tengan en mente y se
dará comienzo a la reunión de forma rápida y enfocada en dicho objetivo.
-Para el punto del propósito, la estructura de la minuta cuenta
con un encabezado donde se pone por escrito el objetivo de cada
sesión, no olvide este punto tan importante para mantener la
reunión lo más centrada posible en el objetivo de la reunión o bien
cuide que vaya de la mano con el objetivo del proyecto en general.
193
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.7.5 Consejo 5 “Intente involucrar a cada miembro”
Las reuniones pueden llegar a des balancear, cuando solo unos pocos
asistentes son los que presenta, participan o toman responsabilidades; o
desde al hablar y dominar las discusiones. El líder de la reunión debe tratar
de involucrar a cada miembro para garantizar que la sinergia del grupo se
produce, y dejar ir aquellos que no aportan nada productivo a la reunión
Aunque no podemos esperar que desde el principio de las reuniones
todos participen, ya que es en relación a las actividades y especializad
que una persona se integra al plan de equipo, el Work_plan registra
las minutas y las analiza, al final usted podrá realizar mediante un
Resumen Ejecutivo, del Work_plan en la Hoja “Executive Resume”, un
análisis de la participación de sus colaboradores, y pedir a quienes no tengan
participación comiencen a hacerlo o aclarar su situación con ellos y dejarlos ir.
194
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.7.6 Consejo 6 “Use diagramas, cuadros y gráficos”
El dicho, “una imagen vale más que mil palabras” es mucho
más cierto en las reuniones. El uso de los mismos puede reducir
la duración de la reunión en hasta un 28%. Siempre que sea
posible, alentar a los participantes a usar diagramas, imágenes
y gráficos en lugar de la entrega de páginas llenas de texto
-Practica y practica con Power Point, Excel, Visio, Prezi, Haiku Deck,
Indesign, Photoshop, Autocad, Inventor, etc… Y por si te lo preguntabas
estas en lo correcto con este punto el work_plan no te puede ayudar.
195
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.7.7 Consejo 7 “Agende los tópicos importantes”
Puede haber ocasiones en que un tema importante, que
no se haya incluido en la agenda, saliendo en la reunión sin ser
previsto. En lugar de desviar el foco de la reunión en este tema,
dependiendo del tema puede ser mejor colocarlo en un “parking
lot” (Lista de temas a tratar) como temas para la siguiente reunión.
-El work_plan te deja introducir hasta 5 temas por si surge algo
adicional, al igual que poder registrar 3 planes de acción por cada
tema; al final si nos usas todos no hay problema. De esta forma podrás
incorporar algún tema adicional de los 5 disponibles que tienes; pero
si ocupas todos podremos colocar otros puntos en notas o acuerdos
y considerar el tema adicional en la siguiente minuta-reunión.
196
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.7.8 Consejo 8 “Registre las acciones a tomar”
Muchos debates en las reuniones son muy interactivos, pero
los resultados no se traducen en puntos de acción pueden no ser
productivos, es decir si alguien toca un tema y de este no se generan
planes de acción, es improductivo. Cada reunión debe concluir con 1)
una descripción de las acciones a tomar, 2) quien es el responsable de
dicha acción, y 3) la fecha en la que el compromiso debe ser cumplido.
-EL Workplan te apoya estableciendo en las minutas, la
descripción del plan de acción, asignando un responsable por
plan y estableciendo el tiempo para su desarrollo, mientras que en
plan de trabajo podrás revisar el seguimiento y la fecha de entrega
197
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.7.9 Consejo 9 “Escriba un sumario de la Reunión”
Tomarse unos minutos para documentar una reunión es muy
importante. Al resumirla coloque 1) asistentes 2) los temas principales
discutidos, 3) conclusiones, y 4) las acciones que deben tomarse.
La información será fácil de registrar y difundir. Los resúmenes
de reuniones deben tratar de mantenerse en una sola página.
Al final de llenar la minuta, se generara un resumen automático
que se podrá copiar y pegar al email para enviarse al equipo, también
se puede exportar la minuta en formato Pdf. Para su impresión
y como copia de soporte digital, en caso de dudas o aclaraciones.
198
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.7.10 Consejo 10 “Mida periódicamente la efectividad”
Cuando se celebran las primeras reuniones del proyecto muchas
veces suelen ser las menos eficaces debido a los nuevos participantes,
as circunstancias, el desconocimiento de las funciones, etc. Midiendo
periódicamente la eficacia de una reunión, nos servirá para ir lograr
mejorando los puntos débiles y llevarlas a un mayor nivel de eficiencia
Las hojas del Work_plan: Plan de trabajo, Reports, Monitoreo,
Executive Resume, GANTT, Feedback, Evaluación y Fnz te
ayudaran con esta parte, teniendo informes y reportes para presentar a
tus jefes, inversores o socios, sobre el proyecto que se está desarrollando.
199
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.8 Configuración Avanzada
La configuración avanzada no está incluid como tal en el tutorial
pre cargado en las versión 3.0 del Work_plan, esto porque esta parte
es adicional, para re configurar los campos fundamentales de listas
desplegables de las hojas de: DIRECTORIO,M¡NUTAS y Plan de trabajo
Para modificar y personalizar tu propio cuadro de
mando, debemos realizarlo en 2 partes: 1 configuración de
tu propio CMI y 2 Configuración de los Kpis del CMI
4.2.8.1 Configuración de su propio CMI
Para comenzar debes acceder a tu archivo de Work_plan en la
Hoja Admin, es decir como administrador y dar clic en mostrar CMI.
Lo primero que tienes que revisar es que en esta parte
se gestiona por rangos y que de B2:F2 es el rango de CMI
200
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Y que cada sub grupo por CMI,
de esto, por ejemplo C3:C8 es
el
Por
CMI
lo
que
que
tiene el nombre
el rango CEF
simplemente,
requerimos
agregamos
personalizado
Y claro con sus respectivos Sub sistemas o sub proyectos, Trata de
no repetir subsistemas o si lo haces, asegúrate de revisar que los
indicadores correspondientes son los indicados para tu gestión
201
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Después
Administrar
vamos
nombres,
o
al
bien
menú
con [Ctrl]
Formulas/
+ [F3]
Lo que hay que hacer es modificar la Referencia del
Rango que estamos afectando en este caso buscamos CMI
202
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Ya que lo Ubicamos lo cambiamos en vez de que termine en F2 a G2
De
esta
título
de
forma
hemos
agregado
correctamente
el
nombre
de
nuestro
CMI
personalizado
Después, selecciona el rango que compone tu CMI
personalizado y dirígete con el mouse a la barra de referencia
Asegúrate
escribiste
de
escribir
en la fila
tal
cual
el
nombre
que
2, sin espacios y presiona
203
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Después
simplemente
selecciona
que
tiene
el
nombre
de
para
rango
verificar
correcto
Listo en tus minutas ya debe de aparecer el CMI y tus subsistemas,
sin embargo faltan configurar los Kpis de cada subsistema.
Verifica con las listas desplegables correspondientes de alguna minuta.
204
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.8.2 Configuración de los Kpis del CMI
Y ya sea que agregues otra hoja o desbloquea una hoja con los
Kpis que ya se cuentan, la recomendación es no crear la hoja
nueva, y usar alguna existente, busca un espacio en dirección a
las columnas, en este caso accedimos desde la Hoja Admin en
el Botón debajo de Mostrar CMI “Cuadro de Mando Integral”.
Lo siguiente es copiar los nombres de los Sub sistemas
o sub proyectos, Copia ([Ctrl]+[C]) desde la Hoja “CMI”y
pega
([Alt
Gr]+[V])transponiendo([T]+[Enter])
en
la
de los Kpis, tus nombres de sub sistemas o sub proyectos
205
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
en
Tus nombres deben de quedar horizontalmente, distribuidos
diferentes columnas, como en la siguiente imagen
Después simplemente ve
Asigna el mismo nombre
agregando tu lista de indicadores de rango que el de la fila
Kpis,por cada subsistema o proyecto 2, en este caso Proyecto_
DIA, recuerda sin espacios
Después
Minutas
ya
simplemente
te
salgan
revisa
que
tus
nuevos
en
las
indicadores
Si ocupas algún CMI, pero algún subsistema o indicador no te
convence, solo asegúrate de modificar los rangos correctos, y también
que los nombres que asignes no se repitan con los del CMI o
Subsistema. Los de los Kpis, si pueden existir duplicados
206
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.8.3 Datos de Captura
Esta parte es principalmente para los usuarios de otros países que
por azares del destino, en ese momento no contaba con la lista de sus
estados y localidades, para que sepan donde configurar estos datos,
así como si algún campo para usar dentro de cualquier celda de lista
desplegable desde aquí se puede configurar o personalizar dicho campo
Ubica
la
Mostrar
Datos
hoja
Admin
y
da
de
Captura, de
Plan
clic
en
de
trabajo
Lo principal es que esta hoja alimenta tanto las minutas, como el plan
de trabajo y el directorio,pero esta desprotegido con fines de personalización
Lo primero que notaras es que los datos se encuentran
agrupados y con recuadros sobre estos, lo que te indica
que delimita cada campo o en este caso, cada la lista
207
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Algunos tienen nombres definidos y otros no, pero aun así es
importante respetar los rangos delimitados por el marco
Todos los campos son 100% personaliza-bles, solo cuida las
observaciones en rojo y los marcos que delimitan los rangos
Estos porcentajes dan un valor agregado al nivel de importancia de la
actividad y al estatus de entrega del mismo, en el recuadro izquierdo
se marcan 3 niveles de prioridad, estos a su vez los puedes modificar
los porcentajes, que aumentan o disminuyen según el caso para de
alguna forma disminuir la estimación del costo, por incumplimiento.
208
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
Desde aquí puede configurar el número de días para que le indique
mediante este estatus cuales revisar de manera inmediata y que nivel de
dificultad tendrá, van relacionados nivel con nivel: “1 fácil, sin problemas”,
con “hacerlo de inmediato”; y “2 Normal, de reto”, con “queda esta semana
solamente”. Así como los días o números 3 y 7 correspondientemente;
el último estatus se genera cuando es mayor a 7, que representa los
días de una semana. Tu puedes aumentar o disminuir estas cantidades.
Desde aquí configura lo que deseas que el Work_plan te cargue
por default en el plan de trabajo, columna AA “Tipo de Inversión”, solo
asegúrate de colocar el número 1 de lo que deseas que te cargue por default.
Del lado derecho de esta misma hoja se encuentran los Estados,
municipios y delegaciones de México, sin embargo si eres de Otro
país como: España, Colombia, Costa Rica, etc. En la Columna O,
Modifica tus estados, y posteriormente como configuramos los Kpis
o CMI, modifica los Rangos para que aparezcan las localidades
de tu país, recuerda es muy importante que no tengan espacios.
209
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4.2.9 Planes de crecimiento y
mejora
4.2.9.1 Sobre el Work_plan
Ruta crítica por CMI o su equivalente por área.- La ruta crítica
actual se genera en relación a todo el proyecto, sin embargo si el
día de mañana se pretende usar para dentro de toda la empresa,
además de que se tiene que aumentar el número de integrantes
del directorio, será necesario evaluar la ruta crítica por área o
subsistema del CMI, pensando que estas serían los departamentos
o equipos de trabajo del mismo proyecto y para darles una correcta
retroalimentación se debe contar con esta ruta crítica por área del CMI.
Opciones de ayuda por hoja.- Se Agregara una imagen por hoja
que permita identificar que campos son vitales, necesarios u opcionales
para el desarrollo del plan de trabajo, así como los efecto de no llenar
estos campos, para que el usuario conozca más sobre su plan de trabajo.
Formularios de captura rápida por hoja.- Esta parte va en relación al
punto anterior para darle al usuario una experiencia más simplificada del uso
de esta compleja herramienta, es decir mostrando una pantalla de llenado
rápido para guiar al usuario en los aspectos básicos de esta herramienta.
210
Capítulo 4 -“Work_plan (Plan de trabajo Conceptual en Excel 2010)”-
4.2.9.2 Sobre Otras herramientas
Tengo el extraño pasatiempo de querer ser empresario, y constantemente
mi mente esta en busca de desarrollar herramientas que me permitan
dar seguimiento a esas ideas, proyectos de negocio, para poder
llevarlos a cabo y si en el camino puedo trabajar con casos reales,
dentro de una organización o con algún empresario o emprendedor,
de esta manera acudir a la fuente, es decir si deseo ser empresario
en lo que llego ahí, trabajar y colaborar con aquellos que lo son o
tienen ese objetivo, es decir: “Si quieres ser carpintero, vas con un
carpintero y le preguntas del oficio, no vas con un mecánico o con
un dentista, para aprender de carpintería, de igual forma para ser
empresario, tienes que ir con un empresario o con un emprendedor.
Por lo que seguiré aprendiendo y aportando, conforme continué
desarrollando este tipo de herramientas de consultoría, que en un
inicio tal vez sea para propios proyectos, pero que al compartirse
solo se enriquece, lo que me permite mejorarla constantemente y
bueno ya tengo planea seguir desarrollando los siguientes conceptos.
Passwords.- La idea es que sea un archivo que con una contraseña
que se personaliza, nos muestre todas las contraseñas que
normalmente guardaríamos en un bloc de notas en el escritorio.
Plan de negocios.- Realizar como en una especie de DICI (Documento
con Información Clave para el Inversionista) o Prospecto de Inversión,
como los que se manejan en los bancos para elegir algún fondo de
inversión, donde se muestren los puntos más relevantes de cada
subsistema del plan de negocios en 1 hoja tal vez por ambos lados, que
permita evaluar el proyecto después al bajarse en un simulador financiero.
Simulador Financiero.- Plantilla que permitiría realizar el estudio
financiero de factibilidad de un proyecto de inversión o negocio.
211
Capítulo 5
“Investigación
de Campo y
Conclusiones”
“Infórmate, Observa, Experimenta, Pregunta, Analiza y Decide”
213
214
Metodología
S
5.1
e aplico investigación de campo, para comprender la forma
en como las comunidades (emprendedora, universitaria,
empresarial, gobierno) visualizan sus principales herramientas
para la elaboración de sus planes de trabajo, reuniones de trabajo,
elaboración de minutas y manejo de equipos de trabajo; para
presentarles el Work_plan y saber entonces si se tiene el visto bueno
de esta herramienta, El proceso de la Investigación de campo es:
1) Redactar y estructurar 2) Revisión de la encuesta
la
encuesta
3) Construir encuesta en Excel 4) Armar
carpeta
para
para generar Base de Datos
compartir vía Internet
5) Distribuir link vía email 6) Publicar link en Facebook
7) Distribuir link en páginas 8) Publicar
link
en
de
Emprendedores
blogs
de
Excel
9) Visitar grupos en la UNAM 10) Asistir a la Semana
del
Emprendedor
11) Seguimiento a encuestas a 12) Consolidar las encuestas
ex compañeros de trabajo
y tener un respaldo
13) Análisis y formulación 14) Elección de tipos de gráficos
de
Base
de
Datos
215
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.1.1 Redacción y estructura de
la encuesta
B
ásicamente se enviaron por email a compañeros de la carrera y
contactos cercanos, así como a mi asesor de tesis, los primeros avances
de los borradores para definir las preguntas correctas y de esta forma
poder establecer la estructura y redacción de la encuesta, para iniciar
la investigación de campo. En total 5 personas revisaron la encuesta.
5.1.2 Revisión de la encuesta
P
osteriormente este fue el resultado final de las observaciones recibidas
y la encuesta final que se explica en 9 partes que la componen.
1er parte.- Consta de la explicación de la encuesta e instrucciones.
2da
parte.-
Son
datos
Generales
3er parte.- Es segmentación de las comunidades y preguntas filtro
217
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
4ta parte.- La pregunta 11
Respuesta de ¿Ha elaborado algún
depende
plan de
de la
trabajo?
SI, ¿En relación algún plan de trabajo que ha desarrollado cual ha sido su duración?
NO, ¿Con que tiempo ha planeado o planearía un viaje para toda tu familia?
El fin de esta pregunta es Evaluar el tiempo promedio para un plan de Trabajo o la
planeación de un viaje familiar
5ta parte.- Las preguntas 13,14 y 15 dependen de la respuesta
que se dio a ¿Ha participado en reuniones o juntas de trabajo?
SI
NO
13¿Qué tiempo se dedica a revisar
13¿Qué tiempo le dedicas a la semana a
la minuta anterior y actividades planear tu vida?, 14¿Cuantas actividades
pendientes?, 14¿Cuántos temas se ven en
realizas a la semana?, 15¿Qué tiempo
la reunión?, 15¿Cuál ha sido la duración
le dedicaste a las reuniones de proyectos
en promedio de estas reuniones?
escolares?
218
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
6ta parte.- Aborda la parte de Técnicas y Software más usado.
7ma parte.- Las preguntas 18 y 19 dependen
de la respuesta que se dio a ¿Ha elaborada Minutas?
SI
18¿Cuál es el promedio de participantes
en las reuniones que recuerdes?
19 ¿Cuántos planes o actividades se
asignaron por tema que recuerdes?
NO
18¿De tus trabajos en equipo que recuerdes
cuantos integrantes había en promedio?
19 ¿Cuántas actividades te tocaba realizar
de un trabajo o proyecto, que recuerdes?
219
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
8va parte.- Ayuda a conocer el orden jerárquico
de los puntos importantes en la gestión de proyectos
9na parte.- Ayuda identificar la situación del usuario con el
Work_plan, visualizar el punto de vista del cliente si existen algunas
mejoras indicándolo de manera general o por hoja en específico, califica
en general a la herramienta y un espacio adicional para algo más.
220
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.1. 3 Agregar macros a encuesta
L
o que se hace es revisar el funcionamiento en General de la
encuesta y agregar el código necesario para que funciones
los controles ActiveX, después se crea una hoja adicional en este
caso la denomine “BD”, que ordena en forma de base de datos
todos los campos de respuesta vinculándose con un igual “=”.
Con lo que se obtienen el total de los datos que se obtienen por encuesta, son 65.
Las
macros
encuestas, así
para
como
generar
el
registro
limpiarlas
son
los
de
las
siguientes:
Código vba que genera el Registro de encuestas para generar base de datos
Private Sub registro()
Application.ScreenUpdating = False
Sheets(“BD”).Visible = True
Sheets(“BD”).Activate
Rows(“5:5”).Insert Shift:=xlDown
Range(“A1:BM1”).Copy
Range(“A5”).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteFormats, Operation:=xlNone, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Sheets(“Cuestionario”).Select
Application.CutCopyMode = False
Sheets(“BD”).Visible = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
221
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Código vba que limpia los campos llenados manualmente y por lista desplegable de la
encuesta
Private Sub limpiar()
Application.ScreenUpdating = False
Sheets(“Cuestionario”).Activate
Range( _
“B112:AS115,AH107:AR107,B101:AS104,AK98:AS98,B95:AS95,H7
9:AJ80,AF71:AH71,AL71:AO71,AF68:AH68,AL68:AO68,AD65:AJ65,AF64:AJ64,H50:AJ51,AI42:AK42,AL42:AO42,AI41:AK41,AL41:AO41,AF38:AH38,AL38:AO38,AK36:AM36,AN36:AQ36,H31:AJ32” _
).Select
Range(“H31”).Activate
Union(Range( _
“AH13:AQ13,AH12:AQ12,V12:AE12,I12:S12,B12:F12,B112:AS115,AH107:
AR107,B101:AS104,AK98:AS98,B95:AS95,H79:AJ80,AF71:AH71,AL71:AO71,AF68:AH68,AL68:AO68,AD65:AJ65,AF64:AJ64,H50:AJ51,AI42:AK42,AL42:AO4
2,AI41:AK41,AL41:AO41,AF38:AH38,AL38:AO38,AK36:AM36,AN36:AQ36” _
), Range(“AQ19:AS19,AQ18:AS18,AQ17:AS17,AQ16:AS16,L18:V18,H16:O1
6,AM23:AO23,AM22:AO22,AP23:AS23,AP22:AS22,H31:AJ32”)).Select
Range(“B12”).Activate
Selection.ClearContents
Application.CutCopyMode = False
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Código vba que limpia los Controles ActiveX de la encuesta
Private Sub borrar()
Application.ScreenUpdating = False
For Each x In ActiveSheet.OLEObjects
If TypeOf x.Object Is MSForms.CheckBox Then x.Object.Value = False
Next
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Después simplemente se vinculan a los Botones ActiveX desde la hoja del cuestionario,
cambiándoles el nombre en sus propiedades.
222
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.1.4 Armar carpeta compartir
C
omo la idea es apoyarnos en la tecnología para esta labor de
realizar encuestas, se creó una carpeta pública1 a través de
www.onedrive.com (almacenamiento en la nube, de Microsoft).
Y contiene lo siguiente:
Es básicamente una introducción de la importancia de
1.Descripción
elaborar
planes de trabajo y los beneficios que se obtendrán
del Workplan
2.Work_plan
2015 3.0 manual
stdr
3.Work_plan
2015 ver 3.0
4.Manual
express Work_plan
5.Encuesta
workplan
con el uso de la herramienta
Explica los pasos básicos para habilitar el archivo y
te lleva de la mano desde cómo crear tu usuario hasta
como poder cargar el tutorial integrado en el Work_plan
así como 9 tips que se podrán llevar a cabo de 10, para
poder llevar tus reuniones al siguiente nivel junto con el
Work_plan
Es el Work_plan beta, listo y limpio para el 1er usuario,
Compatibilidad solo en Windows, Office 2010 o posterior.
Ayuda a identificar el flujo de información entre las hojas
que componen el Work_plan, así como explicar los pasos a
seguir por tipo de usuario (Usuario Único, Administrador,
Colaborador, Externo-invitado)
Es el cuestionario para la investigación de campo, sobre
aspectos generales de plan de trabajo, reuniones, minutas y
manejo de equipo, así como la evaluación del Workplan
1http://1drv.ms/1zaqCis
223
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.1.5 Recolección de datos Fase
1y2
E
l paso siguiente ya que estamos listos para comenzar a encuestar es
mandar un email a mentores y ex jefes de los trabajos en los que he
estado para solicitar su punto de vista en general del material desarrollado,
así como algunos compañeros cercanos y conocidos para corregir los
posibles problemas y contar con las opiniones de los expertos que conozco.
Después
2
comenzamos
a
https://www.facebook.com/Aaron.dia3
224
publicar
en
Facebook2
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
Publicar
en
páginas
especializadas
en
emprendedores3
3http://www.negociosyemprendimiento.org/2014/07/plan-de-trabajo-herramienta.html
225
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Después publicamos en blogs especializados en Excel Avanzado4
Entonces estos 4 medios representan la base de investigación de
campo, donde se espera vía email recibir respuesta de las encuestas
y de esta forma armar el consolidado de la Investigación de campo.
4http://www.ayudaexcel.com/foro/threads/plan-de-trabajo-networking-meeting-colaboracion-gantt-cpm-calendarios-finanzas.35692/#post-171855
226
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.1.6 Recolección de datos Fase 3
L
a idea es llamar a los contactos de email o facebook que consideramos
como posibles expertos debido a su trayectoria profesional o papel
como ex compañeros de trabajo, de esta forma llenar algunas encuestas más.
Después esperamos visitar algunos grupos de la UNAM,
principalmente de la FES Cuautitlán para poder presentar a grandes
rasgos la herramienta, y aplicar la encuesta para la investigación
de campo, principalmente en grupos del asesor o bien del jurado.
También se acudió a la Semana del emprendedor donde se envió la
herramienta buscando la retroalimentación de los expertos en la consultoría
y esperamos a través de ellos poder compartir la herramienta y ponerla
a prueba con sus grupos de empresarios, emprendedores o incubados.
227
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.1.7 Carpeta respaldo de las
encuestas
C
omo se estarán recibiendo encuestas vía email, también se pensó
en otro medio como es un espacio compartido con un vínculo
de editor, es decir quien cuente con este vínculo podrá subir nuevas
encuestas al espacio, sin embargo también podría borrarlas, por lo
que se hace una nueva carpeta privada en internet con la finalidad de
respaldar estas encuestas y consolidar las encuestas en un solo archivo.
Entonces ya se cuenta con un total de 3 carpetas para la investigación de campo.
Por lo que contamos con la carpeta publica de donde se obtiene
la herramienta, manuales y la encuesta, al llenar la encuesta uno
puede decidir si enviarla vía email o bien subirla al espacio
compartido; ya sea vía email o vía espacio compartido, se creara un
respaldo en otra carpeta donde se ira consolidando las encuestas.
228
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.1.8 Consolidado, Análisis y
formulación
U
na vez reunidas las encuestas en una sola ubicación abrimos una por
una, la desbloqueamos, y copiamos la línea del registro en el archivo
que usamos para consolidar de esta manera se construye la base de datos
Una vez hecho esto procedemos analizar la información con tablas
dinámicas y agregar para los puntos necesarios alguna columna con
una fórmula que ayude a simplificar y obtener un mejor su análisis.
Por ejemplo
Pasar de esto
A esto
229
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Para este ejemplo se usaron 11 registros sin embargo las fechas no son iguales,
por lo que ahora imagínate cuando lleguemos a 50, 100 o más encuestas
por lo que este tipo de análisis no es funcional por lo que se agregaron
2 columnas adicionales para poder hacer la segmentación por edades.
Al final de la BD se coloca esta fórmula para determinar la EDAD:
“=(TEXTO(((HOY())-Fecha de nacimiento),”aa”))*1”
Seguida de:
“ =SI(BN6<=25,”entre 20-25”,SI(BN6<=30,”entre 25-30”,SI(BN6<=35,”entre
30-35”,SI(BN6<=40,”entre 35-40”,SI(BN6<=45,”entre 40-45”,SI(BN6<=50,”entre
45-50”,SI(BN6<=55,”entre 50-55”,SI(BN6<60,”entre 55-60”))))))))
BN es igual a EDAD
La 1er Formula ayuda a determinar con la fecha de nacimiento
y la fecha actual la edad del encuestado, mientas que la
segunda ayuda segmentar de acuerdo a su edad al participante.
Esto fue solo un ejemplo de lo que se hace para analizar la base de datos.
5.1.9 Elección de tipos de gráficos
Para este análisis usaremos la gráfica de pastel para visualizar los
porcentajes del total por tópico o pregunta y también usaremos gráficas
de barras para identificar los valores máximos y mínimos, según el caso.
230
Resultados
5.2
L
as siguientes gráficas son el resultado de aplicar las
encuestas a las diversas comunidades: Universitarias,
Emprendedores,
Empresariales
y
Gobierno.
Como tal no fue necesario determinar una muestra, y un público objetivo
ya que con la idea de publicar la herramienta a través de internet no
podíamos imaginar o determinar el alcance que se obtendría de la
misma, por lo que esta investigación de campo fue más un sondeo.
Jóvenes entre 20 y 30 años, nos apoyaron en su mayoría con las
encuestas, siendo quienes participaron un poco más mujeres.
Como a principios de la 2da fase, hubo respuesta más rápido
por parte de los grupos de la UNAM, es por esto que el
segmento de Universidad creció mucho sobre los demás.
231
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.2.1 Segmentación
Preparación Academica
entre 20-25
entre 25-30
entre 30-35
entre 35-40
EDADES
Licenciatura terminada
Licenciatura Trunca
Pasante de Licenciatura
Preparatoria terminada
Secundaria
Titulo de Licenciatura
3%
33%
33%
25%
Cue...
9%
4% 6%
3%
5%
Comunidad
79%
Ocupa...
Emprendedora
Comunidad
-Ocupación
Genero
Empresarial
Sin clasificar
Femenino
Masculino
Universitaria
3%
13%
40%
2%
60%
Cue...
13%
3%
82%
Ubicación
Delegación/Municipio
Ubicación
Estado_de_México
Distrito_Federal
84%
Otro
Cabe destacar que la 1er encuesta en responderse fue de España.
232
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.2.2 Preguntas Filtro
L
as preguntas Filtros corresponden a la secuencia
7 a 10 y se compone de las siguientes preguntas
Se recibió una Respuesta asertiva ya que la mayoría de los
encuestados si ha elaborado algún plan de trabajo, si ha participado
en reuniones, si ha elaborado minutas y si ha manejado equipos de
trabajo.
Preguntas Filtro
25.00%
22.06%
19.12%
20.00%
17.65%
15.00%
11.76%
10.00%
Máximo
5.88% 5.88%
5.00%
1.47% 1.47%
2.94%
1.47%
4.41%
1.47%
Filtros
2.94%
1.47%
0.00%
NO
SI
NO
NO
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
SI
NO
NO
SI
SI
NO
NO
SI
NO
NO
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Por lo que las siguientes Gráficas se dividen en 2 Grupos según
el filtro que hayan activado de SI o NO dependiendo el caso,
para lo que se colocara por segmento de preguntas que afecten
directamente en la redacción de la pregunta filtro, iniciando
con el gráfico del resultado de la pregunta filtro general
233
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.2.3 Plan de trabajo y Planeación
¿Qué opinión tiene sobre un plan de trabajo?
Seleccione una opción, o bien especifique una propia
Es una herramienta vital en la gestión de proyectos
Es parte de la planeación estratégica en una organización
Es parte de la planeación en un proyecto
Es parte de la planeación estrategica en una organización y en la
vida personal
Es un mal necesario en la administración de un proyecto
No sé lo que es, nunca he utilizado uno.
Es vital para una mejor organización y porder alcanzar metas.
3%
1%
1%
2%
2%
52%
39%
¿Ha elaborada algún plan de trabajo?
43%
SI
NO
57%
234
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
Gráficos sobre quienes
trabajo la duración va
han elaborado un plan de
desde 4 días hasta 6 años.
Promedio Minimo de días de duración de un plan de trabajo
400
350
300
250
200
150
100
50
-
4.17%
8.33%
8.33%
4.17%
4.17%
25.00%
16.67%
12.50%
12.50%
4.17%
Maximo días
-
0
-
0
0
0
0
0
-
365
Tiempo días
-
7
14
21
28
30
60
90
180
Minimo días
4
-
-
-
-
Promedio Maximo de días de duración de un plan de trabajo
2,500
2,000
1,500
1,000
500
-
3.57% 3.57% 3.57% 7.14% 3.57% 7.14% 3.57% 3.57% 21.43% 7.14% 3.57% 7.14% 14.29% 3.57% 3.57% 3.57%
Maximo días
-
0
0
0
0
0
0
0
-
0
0
-
-
0
-
Tiempo días
-
21
28
30
35
60
90
120
180
240
300
365
730
1095
1,460
-
Minimo días
7
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
0
235
2,190
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Gráficos sobre quienes NO han elaborado un plan de trabajo,
quienes planean viajes familiares desde 1 día hasta 2 años
Promedio minimo de días para planear un viaje en Familia
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
%
1
2
7
10
14
28
30
45
60
90
180
182.5
365
2.56%
2.56%
30.77%
2.56%
25.64%
2.56%
7.69%
2.56%
5.13%
5.13%
5.13%
2.56%
2.56%
Promedio máximo de días para planear un viaje en Familia
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
%
7
14
21
30
60
90
180
240
365
730
No planea
5.13%
2.56%
2.56%
30.77%
5.13%
7.69%
7.69%
5.13%
25.64%
2.56%
5.13%
236
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.2.4 Reuniones de Trabajo
¿Cuál es tu opinión de estas reuniones o juntas de trabajo?
Sirven para dar seguimiento y monitorear el avance del proyecto
1%
Es parte del trabajo para llegar acuerdos y poder organizar al equipo
2%
Son parte de la planeación en el desarrollo del proyecto
1%
2%
1%
2%
Sirven para aterrizar las actividades, pero si son constantes son
perdida de tiempo deben ser únicas y necesarias.
Sirven para el analisis y retroalimentación de ideas y proyectos que se
tienen planeados, que sirven para el mejoramiento continuo y el
analisis del proyecto u organización
Todas las anteriores son ciertas.
9%
35%
13%
Sirven para organizar equipos pero tambien poder llevar un control
sobre los avances del proyecto, pero no deben ser tan constantes
Son necesarias para organizarse en el trabajo, pero siempre deben
tener un segumiento para que se vea el anvance
Sirven para llevar el control y avance del proyecto para que este vaya
por el camino que se desee
34%
Todas las anteriores
¿Ha participado en reuniones o juntas de trabajo?
SI
NO
41%
59%
El gráfico a continuación muestra un interesante comportamiento
relacionado entre las juntas de trabajo y las de proyectos escolares.
Tiempo de las reuniones
¿Ha participado en reuniones o juntas de trabajo?
20.00%
18.00%
16.00%
14.00%
12.00%
10.00%
8.00%
6.00%
4.00%
2.00%
0.00%
0:25:00
0:30:00
0:40:00
0:45:00
1:00:00
1:10:00
1:15:00
1:30:00
1:40:00
1:45:00
1:50:00
2:00:00
2:30:00
3:00:00
3:15:00
NO
3.57%
10.71%
3.57%
3.57%
3.57%
10.71%
17.86%
7.14%
3.57%
0.00%
7.14%
14.29%
3.57%
0.00%
3.57%
SI
2.50%
2.50%
2.50%
7.50%
7.50%
7.50%
12.50%
10.00%
5.00%
2.50%
7.50%
15.00%
10.00%
2.50%
2.50%
Puntos de Relación
3.04%
6.61%
3.04%
5.54%
5.54%
9.11%
15.18%
8.57%
4.29%
1.25%
7.32%
14.64%
6.79%
1.25%
3.04%
237
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
Análisis
de
los
que
SI
han
participado
en
reuniones
¿Qué tiempo se dedica a revisar la minuta anterior y actividades pendientes?
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
1|horas
Tiempo
30|minutos 20|minutos 10|minutos
22.50%
20.00%
17.50%
10.00%
2|horas
15|minutos 45|minutos
7.50%
7.50%
5|minutos
2.5|horas
2.50%
2.50%
5.00%
25|minutos 40|minutos
2.50%
2.50%
¿Cuántos temas se ven en la reunión?
50.00%
45.00%
40.00%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
1
2
3
4
5
7
2
4
5
6
8
6
8
8
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
3
3
5
5
7.50%
45.00%
10.00%
5.00%
2.50%
2.50%
2.50%
7.50%
2.50%
2.50%
2.50%
2.50%
2.50%
2.50%
Temas 2.50%
238
0
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
Análisis
de
los
que
no
han
participado
en
reuniones
¿Qué tiempo le dedicas a la semana a planear tu vida?
45.00%
40.00%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
tiempo
1|horas
30|minutos
7|horas
2|horas
5|horas
4|horas
3|horas
6|horas
40.74%
11.11%
11.11%
7.41%
7.41%
3.70%
3.70%
3.70%
25|minutos 85|minutos 10|minutos
3.70%
3.70%
3.70%
8
15
3.57%
3.57%
¿Cuantas actividades realizas a la semana?
45.00%
40.00%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
1
2
3
0
Total
3.57%
4
6
2
1
7.14%
42.86%
3
4
5
2
10.71%
3.57%
3.57%
239
3.57%
3
10.71%
7.14%
5
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.2.5 Técnicas y Software
Técnicas de planeación y Software, pregunta 17, las gráficas muestran
el principal o más usada y el orden de jerarquía de los encuestados.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN MAS UTILIZADAS
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
Lluvia de ideas
+ utilizada
Calendarios
EDT
Diagrama Gantt
Diagrama de
Ishikawa
Ruta Crítica
Investigación de
Operaciones
Árbol de decisión
Red PERT
26.11%
17.22%
9.44%
6.67%
4.44%
3.89%
3.33%
1.11%
27.78%
Técnicas de Planeación
SOFTWARE WINDOWS MAS UTILIZADO
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
+ Utilizado
Excel
Power Point
Word
Block de notas
One Note
Project
Visio
27.15%
25.17%
11.26%
3.97%
1.32%
0.66%
30.46%
Software
Hangouts
17% 16%
gmail
Otro
Software
Tea viewer
17%
Skype
Publisher
Base de datos de Empresa
240
16%
17% 17%
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.2.6 Minutas
¿Cuál es tu opinión de las minutas?
Resumen de las tareas, decisiones y puntos claves en una junta
Herramienta que ayuda a darle seguimiento a los objetivos de un proyecto
Importantes para llegar acuerdos y no caer en malos entendidos
Documento con información clave de una reunión, con fines de auditoria
Indispensable para poder dar seguimiento a una idea o proyecto
Importantes para llegar acuerdos y no caer en malos entendidos Documento
con información clave de una reunión, con fines de auditoria
4%
2%
1%
18%
54%
21%
¿Has elaborado Minutas?
NO
SI
241
29%
71%
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
¿Cuál es el mínimo promedio de participantes en las reuniones que recuerdes?
¿Ha elaborado Minutas?
45.00%
40.00%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
2
3
4
5
6
8
SI
36.84%
26.32%
15.79%
5.26%
10.53%
5.26%
NO
20.83%
39.58%
25.00%
10.42%
4.17%
0.00%
¿Cuál es el máximo promedio de participantes en las reuniones que recuerdes?
¿Ha elaborado Minutas?
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
0.00%
4
5
6
7
8
9
10
13
15
20
30
SI
5.26%
21.05%
15.79%
0.00%
5.26%
0.00%
15.79%
5.26%
10.53%
15.79%
5.26%
NO
6.25%
10.42%
22.92%
12.50%
14.58%
2.08%
22.92%
0.00%
4.17%
4.17%
0.00%
242
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
¿Cuántos planes o actividades se asignarón por tema que recuerdes?
¿Ha elaborado Minutas?
80.00%
70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
0
1
2
3
5
SI
0.00%
60.00%
30.00%
0.00%
10.00%
NO
2.08%
72.92%
12.50%
10.42%
2.08%
¿Cuántos planes o actividades se asignarón por tema que recuerdes?
¿Ha elaborado Minutas?
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
0
1
2
3
4
5
6
7
8
15
SI
5.00%
0.00%
10.00%
30.00%
10.00%
25.00%
5.00%
5.00%
5.00%
5.00%
NO
0.00%
4.17%
10.42%
52.08%
18.75%
4.17%
4.17%
0.00%
6.25%
0.00%
243
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.2.7 Puntos para la gestión de
proyectos
Jerarquía de puntos importantes en la gestión de proyectos, pregunta 21
De las siguientes afirmaciones, indique cuales
son importantes para la gestión de proyectos
Puntos importantes en la Programación de proyectos
27.88%
1
25.00%
2
21.63%
3
15.38%
4
5
5.77%
6
4.33%
Orden
1
2
3
4
5
6
Principal
Descripción
Contar con calendarios, diagramas Gantt,
Reportes e informes para monitorear los avances
Contar con habilidades gerenciales como: Administración
del tiempo, Negociación, Manejo de equipos de trabajo,
Delegar, Liderazgo, Coaching, Feedback, Hablar en público.
Identificar la ruta crítica en el desarrollo del proyecto
Identificar si es un proyecto nuevo o un proyecto en marcha
Identificar los días festivos marcados en
la
ley
para
considerarlos
como
inhábiles
Conocer el tipo de semana laboral, es decir
si se contara el sábado como hábil o no
244
Capítulo 5 -"Investigación de Campo"-
5.2.8 Evaluación del Work_plan
Identifique su situación actual con el Work_plan
3%
Lo he descargado y cree mi usuario único
No tengo Office Excel 2010 o posterior
6%
0
Voy en el llenado de la 1er Minuta y doy seguimiento mediante la hoja de plan de
trabajo
He tenido problemas para Abrirlo
2%
3%
1%
47%
10%
Actualmente lo aplico en diferentes proyectos como herramienta de gestión
28%
He empezado con el directorio, he creado usuarios y compartido la carpeta por
internet
Ya voy en la 3er minuta y ya estoy analizando las hojas de Reports, Resume
Ejecutive, Monitoreo, Gantt y Cal Mensual
Pienso que tal vez exista una relación entre quienes han manejado equipos
de trabajo y quienes no,por esto se agregó la pregunta filtro de si ha manejado
equipos, creo que quienes no han manejado equipos podrían desconocer
el uso del plan de trabajo y por lo tanto no le vean el uso al Work_plan
¿Manejas o has manejado equipos de trabajo?
38%
SI
NO
62%
¿En general con lo que ha conocido
del Work_plan como lo calificaría?
Podría ser útil
No lo conozco
Excelente Muy útil
No le veo el uso
14%
3%
15%
68%
En lo personal descartaría la opinión de las personas que no le ven el uso, ya que en
sus encuestas, resulta que no han elaborado minutas, ni tenido equipos a su cargo, ni
elaborado planes de trabajo.
245
“Plan de Trabajo, para una mejor Gestión de Proyectos”
5.2.9 Observaciones en General
L
as diferentes comunidades nos dieron su opinión sobre
esta herramienta en general en la última pregunta, donde
les solicitaba algún comentario, duda o pregunta, entre las
inquietudes más importantes se encontraron los siguientes:
El desarrollo como tal les parece en general bueno que les
podría ser útil, sin embargo muy complicado de aprender.
“Para este punto en específico el work_plan cuenta con un glosario que explican las
funciones o formulas en su caso de cada tipo de celdas del mismo, así como poder cargar un
tutorial que está disponible para consultarse las veces que sean necesarias que muestra los
pasos principales para dominar la herramienta”.
Uno de los puntos que se han mencionado que son innecesarios,
es la cotización de sueldos de los colaboradores, principalmente.
“En este sentido, es correcto pensar que algunos campos están de más, pero si lo vemos
desde este punto de vista, que es mejor ¿Que sobre o que falte?, Sin embargo es correcto
algunos puntos son opcionales para que funcione la programación del proyecto con la
herramienta, el único punto que afecta el no capturar la cotización de los sueldos de los
colaboradores del equipo, es que no se considere el trabajo el trabajo del mismo en el costeo
del proyecto, y si este no se costeara, no es vital llenarse”.
También se ha mencionado el hecho de poder hacer una
versión de esta herramienta compatible en Excel 2007, o que se
pueda exportar a otras plataformas como IOS, Android y Mac.
“En este sentido, debo comenzar a pensar en más cursos de programación para bajar todas
estas herramientas a mas plataformas y poder crear esa conexión con el usuario, y porque
no convertir este pasatiempo en algo rentable”.
246
Conclusiones
C
on el manejo de esta herramienta los emprendedores,
empresarios, consultores, directivos, gerentes, administrativos,
investigadores, profesionistas y estudiantes que desean desarrollar
proyectos y manejen Excel, podrán planear y gestionar mejor a su
equipo, área, empresa, proyecto de emprendimiento, o investigación.
Considero que en base a los resultados obtenidos de la investigación
de campo, se cumplieron las expectativas en cuanto al alcance que
se había planteado originalmente, ya que si bien al inicio de dicha
investigación se contempló el uso de Internet para realizar las encuestas,
es importante comentar que no solo se obtuvo retroalimentación por
parte de nuestro país México, sino que además hubo contacto de
España, Colombia y Costa Rica; quienes se mostraron interesados en
conocer y aprender a usar el Work_plan, y aunque se cumple la hipótesis
satisfactoriamente, y quienes probaron la herramienta, comentaron que
está muy completa, inclusive que hay puntos que bien se podían omitir.
Sin embargo, a pesar de que ya estamos en el 2014, casi 2015, existe un
porcentaje significante de los encuestados que no pudieron descargar
y visualizar la herramienta debido a que no contaban con Office 2010,
siendo 2007 el que tenían instalado, y el convertir el desarrollo en 2007,
247
hubiera implicado perder las características de seguridad, así como
aumentar el peso del archivo, perder el vínculo de las listas desplegables,
así como algunas fórmulas y formatos condicionales, por lo que esta fue
la razón principal de que 15% de los encuestados contestarán que “No lo
conozco”, es decir claro no pudieron probar la herramienta Work_plan.
Y quienes contestaron que conocían mejores, al preguntarles cuales
programas eran estos, nos comentaron que por ejemplo: un Oracle
un SAP, un Axapta o sistemas que gestionan las bases de datos de
toda la empresa. Bueno en ese momento no comente nada, pero que
comparen un desarrollo como el Work_plan con un ERP, es básicamente
sorprendente ya que el plan de trabajo es un sistema de gestión de
proyectos, no un sistema integral para gestionar todas las áreas de una
empresa, es decir no tiene nada que ver la función de planear con
la operación, porque aquí no se pueden subir los inventarios, o las
ventas, o la contabilidad de la empresa, o bien los pagos de nómina del
personal, o los gastos de logística; así que honestamente se confundió
la herramienta, pero gracias por comparar este desarrollo con un ERP.
Un dato que llama la atención es que el 17% de los encuestados no
planea su vida y por lo tanto menos han elaborado un plan de trabajo.
Del 3% de quienes contestaron “No le veo el uso”, debo comentar que en
sus encuestas en 1er lugar son personas que no han manejado equipos de
trabajo, ni elaborado minutas, y no han elaborado planes de trabajo, por lo
que claro una persona que no elabora planes trabajo, ni maneja equipos, ni
hace minutas es normal que en esta etapa de su desarrollo profesional claro
esta herramienta no le sirva de mucho. En otra palabras esta herramienta
es para quienes ya comenzaron a desarrollar sus habilidades gerenciales
es decir han comenzado a pasar de la parte operativa a la administrativa.
248
Personalmente me siento satisfecho con este proyecto de tesis que
me impulso a aprender y llevar mis capacidades a un constante
aprendizaje, buscando hacer este trabajo lo mejor posible, triplicando
mis conocimientos en Excel, así como aprender a usar InDesign. Tuve
la oportunidad con este proyecto de explorar mis límites y ponerme a
prueba constantemente, ya que al no saber a veces ni cómo empezar
o como programar, o como usar InDesign, al elaborar esta tesis que
disfrute mucho realizándola, es algo que me apasiono desde el principio
y lejos de ser tediosa, fue algo motivador con cada avance y desarrollo que
lograba, pude organizar mis ideas y transformarlas en un conocimiento
tangible, que después pude aplicar en esta herramienta y tesis,
permitiéndome ser crítico y contar con los puntos de vista de mi grupo
cercano de compañeros, profesionistas y amigos, para seguir mejorando.
En el proceso de buscar hacerlo lo mejor posible, que hubiera hecho
antes, me llevo aprender cosas nuevas, que sumadas a los conocimientos
y experiencias que ya traía, pudiera desarrollar un buen trabajo, que lejos
de ser un caso específico que solo se podrá aplicar en ciertas circunstancias
aisladas que así lo permitan, y aunque originalmente me hubiera gustado
presentar un caso de éxito de negocio o presentar una idea con un
gran potencial en desarrollo, este trabajo se centra en una herramienta
administrativa que pasa muchas veces desapercibida, por enfocarnos más
en otras como: el plan de negocios, algún simulador financiero, o sistema
de gestión especializado, para alguna área o departamento en especificó,
sin embargo dichos objetivos se alcanzan de una mejor manera al contar
con un equipo, y por medio de un plan de trabajo, que es la herramienta de
donde se originan y desarrollan todos los proyectos antes mencionados.
Tengo la oportunidad de poder mostrar la madurez profesional a la que
he llegado y aportar algo a este mundo de la administración, continuare
bajo esta línea de desarrollos, para poder pulir aún más esta herramienta
y darle seguimiento a otros desarrollos que ya tengo en mente.
249
Work_plan 3.0 FODA
Fortalezas
1)Ahorrar tiempo en la elaboración de minutas,
resúmenes de reunión, diagramas Gantt, gráficos, calendarios,
seguimiento y análisis de en las reuniones. También para
la elaboración de alguna plantilla para un plan de trabajo.
2)Permitir una mejor comunicación al integrar el directorio,
a la red de trabajo del proyecto, tener una carpeta compartida
en tiempo real desde Internet y tener todo por escrito.
3)Tener un mayor seguimiento: a planes de acción, estatus,
tiempo de entrega, objetivos de reunión, asistencia, tiempo de reunión,
presentadores, productividad e in productividad a nivel individual y grupal.
4)
Administrar tu propio CMI (Cuadro de Mando
Integral) que permite Alinear las actividades a los Objetivos del
proyecto, presentar avances en un BalancedScoredCard, Plan de
Negocios, Proceso Administrativo, objetivos de tu área o agregar
estos Indicadores de Productividad (kpis) como los necesites.
5)Establecer un control financiero del proyecto: donde se
contempla de manera individual la cotización del equipo, donde
se pueden gestionar las inversiones, pago por los servicios,
licencias, que además se puede determinar quienes generan
acciones del proyecto y a quienes se les paga por su trabajo.
6)Configurar la semana laboral, así como los días festivos
e inhábiles dentro del periodo en que se desarrolla el proyecto.
250
7)Identificar la ruta crítica del proyecto, así como la
siguiente ruta posible a volverse critica del proyecto; teniendo
4 vistas (días, semanas, meses y trimestres) en el diagrama Gantt.
8) Tener una visión mensual total,al tener un calendario que transcurre
en el mes actual, que te muestra todos los días del mes, los días festivos y
fechas inhábiles, cumpleaños de colaboradores y máximo 15 actividades
que se inician y máximo de 15 actividades que se entregan por día.
9) Seguridad ante todo, principalmente para proteger los datos de la
Networking y el plan de trabajo, es decir podrás crear usuarios para dar
acceso a tu archivo con 2 tipos de usuarios (Colaborador o Administrador).
10) Aprender más Excel, con el simple hecho de revisar la
herramienta y probarla, aprenderás funciones y fórmulas que no sabías
como usar, por lo que si lo revisas a detalle veras que cuentas con un
glosario donde se explican a detalle las formulas, y al plantearte ¿Cómo
se hizo esto, o aquello? Ya estarás aprendiendo, por esto con el Work_
plan todo o partes tú podrás mejorar tus reportes que haces actualmente.
11) No requiere de instalar programas adicionales.- Desarrollado
en un programa cuya plataforma es la más comercial, usada
y solicitada en el mundo empresarial como lo es Excel 2010.
12) Su uso no depende de aprender otro programa.Su completo entendimiento depende del nivel que tenga
el usuario manejando el programa de Office Excel 2010.
13) Ayuda a madurar profesionalmente.- Al contar con una
compleja estructura que permite visualizar campos, que no se tenían
contemplados al inicio y comenzar a entenderlos lo que permite
desarrollar y mejorar nuestras habilidades de gestión de proyectos.
251
Oportunidades
1) Como desarrollo en otras plataformas como: Mac, IOS, y Android
para
2)
Al
pulir
y
mejorar
la
mejorar
experiencia
la
del
Herramienta
usuario
3) Al generar más herramientas que ayuden en el
desarrollo de proyectos como complementos de esta.
Debilidades
en
1)
Únicamente
versión
Office
compatible
con
Excel
2010
o
Windows
posterior.
2) Es una herramienta compleja de dominar, relacionada
con el nivel que tiene el usuario con el manejo de Excel.
3)
Requiere
para entender y
de
usar
cierta
madurez
por completo la
empresarial
herramienta
Amenazas
1) Que algún programador entienda la herramienta y genere un
desarrollo similar en más plataformas como: IOS, MAC y Android.
2) Dejar la herramienta tal y como esta, lo que la haría obsoleta.
3) Empresas extranjeras que se dedican a este tipo de
desarrollos copien y vendan este desarrollo por su cuenta.
252
Anexos
U
no de los puntos importantes durante el desarrollo del Workplan
y durante mi formación como consultor es el desarrollo de la
secuencia lógica de los sistemas vitales de un proyecto de inversión
o empresa, llegue a esa conclusión imaginando los procesos cada
vez que llegaba a emprender el desarrollo de un proyecto y lo pude
confirmar una vez que revise los planes de negocios, y ya que esta
parte representaría su equivalente en un CMI, o bien la estructura
de un plan de trabajo. Debo esta capacidad de análisis y deducción
gracias a mis experiencias profesionales, como universitario, como
empleado, como consultor, como empresario y como emprendedor.
Por lo que el primer anexo son ejemplos de las estructuras
de planes de negocios, donde se puede corroborar la secuencia
lógico del desarrollo de los proyectos de inversión o empresas.
El segundo anexo, lo agregue como complemento de la definición
del proyecto, que es la etapa 1 de un plan de trabajo, y este en
el caso específico de un nuevo proyecto, ya que al definir el
concepto del negocio el siguiente paso lógico en su desarrollo, es
comenzar a realizar el estudio de mercados, y explico brevemente
4 metodologías de investigación de campo que ayudaran a
analizar cómo abordar cada punto del estudio para darle respuesta.
253
Plan de Negocios
A continuación se presentan 3 ejemplos de Índice de guías de Plan
de Negocios: 1) de la UNAM CU, 2) del Instituto Mexiquense
del Emprendedor y 3) de la convocatoria Santander Premio a
la Innovación Empresarial, en los cuales podemos identificarlos
los subsistemas que abarcan, a través de sus estudios, y en dónde
podemos visualizar el orden de desarrollo de cada uno, cabe destacar
que aunque el 1er subsistema es el de Administración; este como tal
no genera datos clave, de los cuales dependa el siguiente subsistema
por lo que después de este notaremos, que el 2do es Mercado, el
3ro es el Técnico-Producción, el 4to Personal y el 5to Finanzas.
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256
257
258
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260
Métodos de Investigación de
Mercados
Piloto o E n t r e v i s ta s
Fuentes
muestra y Encuestas
de
Información Observación
Cuando pensemos en un mercado para un producto o servicio, debemos
pensar en la necesidad que crea dicho mercado. Al investigar a fondo sobre
el mercado, disminuye la incertidumbre sobre el mismo, y de esta forma
reducimos también el riesgo. Ciertamente existe más relevante que otra. La
investigación de mercado, debe identificar la información importante, así
que plantea bien las preguntas que te ayudaran a obtener esta información
Significa observación directa sobre un contexto especifico.
Por ejemplo: Observar directamente el comportamiento de
los clientes en una tienda, o se podría pedir autorización
del dueño para conocer el funcionamiento de su negocio.
Fuentes de información secundaria.- Se refiere a la
información que se obtiene de fuentes externas al negocio
o Industria. Por ejemplo: Información en Internet o en
reportes económicos del gobierno. Esta información
puede no estar directamente relacionada con el negocio o
la industria que está investigando, pero podría orientarte
en relación al tipo de información que necesita buscar.
Las fuentes de información primaria.- Se refiere a la información
interna, es decir la que se obtiene dentro de una Empresa. Por
ejemplo: Algún catálogo de productos, lista de precios, Informes.
Las entrevistas se hacen en diversos niveles, tratando
de implicar a los participantes estratégicos de un
negocio o industria, para obtener información específica.
Encuestas son una lista de preguntas diseñadas
para obtener información clave sobre el negocio
Es un grupo clave o Panel que es representativo del
segmento al que se desea abarcar y dónde se pone a
prueba el prototipo o muestra del producto o servicio
Recomendación “Analiza los puntos totales del estudio que harás y analiza por medio de
que método buscaras verificar y darle respuesta a cada punto”., por ejemplo el estudio de
Mercados.
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Bibliografía
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Thomson, México D.F. 2012.
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Editorial Alfaomega Grupo Editor, México D.F. 2011.
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la versión 2003 a la 2010”, 2ª Edición, Editorial Alfaomega Grupo Editor, México D.f.
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desarrollo de productos sostenibles”, Publicado por Ed. Univ. Politéc. Valencia
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NUEVO ENFOQUE PARA ANALIZAR EL IMPACTO DEL CONOCIMIENTO
ACADÉMICO.” Tesis Phd. Universidad Politécnica de Valencia, España.
PARA REVISAR POR COMPLETO ESTE PROYECTO DE TESIS,
ES NECESARIO DESCARGAR LA PLANTILLA DEL WORK_PLAN,
ASÍ COMO LOS MANUALES Y MATERIAL DIGITAL EN
http://1drv.ms/1pjZeXS
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