セミナーハウスマニュアル - 早稲田大学

セミナーハウス申込みマニュアル〔抽選申込み〕
セミナーハウスお問い合わせ先
:
最終更新日
2013 年 12 月 27 日(金)
[email protected]
2006 年度よりセミナーハウス利用申込みは、Waseda-net ポータルで受付けています。
これまでのように、セミナーハウス利用申込みや変更手続きのために学生生活課窓口まで来なくても
手続きができるようになりました。
全 21 ページ
(この表紙を含む)
このマニュアルをサイト上からプリントアウトし、よく参照してから手続きを行ってください。
手続きは簡便になりましたが、セミナーハウスの利用が集中する時期(週末、夏季休業期間)には、
これまで以上にたくさんの申込みが増えています。多くの皆さまがセミナーハウスを利用できるようにしたいので、
申込みにあたっては、できるだけキャンセルの少ない利用でのお申込みとなりますよう、心がけてください。
皆さまのご協力をお願いいたします。
重要!
利用が認められない場合
(1) 手続き不備
も、原則認めません。
手続き期限日(利用開始日か
ら学生生活課休業日を除く 7 日
前)までに「予約の確定」、「宿泊
者名簿の提出」、「利用券の印
刷」および「利用料の支払い」が
済んでいない予約は利用を認め
ません。
学生生活課の承認なしに、利
用当日、利用券よりも多い人数
でセミナーハウスへ行くことは認
めておりません。
(4) 規約違反
表紙
1 ポータルログイン後の手順
2 セミナーハウスと利用月の
選択
3 利用開始日の選択
4 宿泊室・付帯施設の
予約状況確認
5 予約内容の入力
6 利用人数の入力と
宿泊室タイプの選択
7 付帯施設、食事数の入力
「セミナーハウス利用上の心得」
を遵守できない場合、管理人の
指示に従えない場合は、セミナ
ーハウスの利用を禁止します。
このような利用が事後に発覚
した場合、セミナーハウスの利
用を禁止します。
この場合は規定に則り、利用
料を全額請求します。
(3) 申請内容の虚偽
(2) 名簿不備
手続き期限日(利用開始日か
ら学生生活課休業日を除く 7 日
前)までに手続した人数より利
用したい人数が増えた場合で
申請内容に虚偽があった場
合は利用を認めません。利用後
に虚偽申請の事実が判明した
場合は、以後のセミナーハウス
利用を禁止します。
8 抽選申込みから
抽選発表までの間の表示
9 抽選結果発表
セミナーハウスの詳細・お問い合わせ
10 支払方法の選択
11 宿泊者名簿提出方法の
選択
12 宿泊者名簿のダウンロード
13 宿泊者名簿の作成
14 宿泊者名簿の提出
15 利用券の印刷
16 利用料の振込み
●早稲田大学セミナーハウス Web サイト
http://www.waseda.jp/student/kosei/seminar-house/
●セミナーハウスや予約手続きに関するご質問は、
[email protected] E-mail でお願いいたします。
●システム上のお問い合わせは
Waseda-net ポータルログイン後、右側メニュー内の「ITセンターヘルプデスク」よりお願いいたします。
1.Waseda-net ポータルログイン後の手順
Waseda-net ポータルにログインし、サービスメニューから
「学生生活」-「利用申込み」をクリックします。
※ 教職員は「学生支援」-「利用申込み」をクリックします。
「学生生活」をクリックします。
※教員・職員は「学生支援」と
表示されています。
「- - 利用申込み」をクリックします。
2
2.セミナーハウスと利用月の選択
予約状況画面が表示されるので、リストボックスから利用したいセミナーハウス名を選択し、
利用開始日の月をクリックします。
①セミナーハウス名をリストボックスか
ら選択します。
②利用開始日の月をクリックします。
3
3.利用開始日の選択
セミナーハウスの予約状況が表示されます。
空室の割合は %で表示されています。
※ 100%と表示されていれば全室空室です。0%の場合は空室はありません。
大学の公式行事や授業などの予約があり、既に 0%となっている日があります。
予約状況を確認し、利用開始日の「○○%」をクリックします。
※「予約不可」と表示されている
日は利用できません。
利用開始日の ○% をクリックします。
100%未満の場合、既に一部予約が入
っています。0%の場合は、空室はあり
ません。
4
4.宿泊室・付帯施設の予約状況確認
宿泊室タイプごと、付帯施設ごとの予約状況が表示されます。
付帯施設(ゼミ室や運動施設)で既に予約がある部分は赤く塗られて表示されます。
時間単位で利用する
運動施設
午前・午後単位で
利用する運動施設
ゼミ室
「AM」の左から 8:00-9:00、9:00-10:00 …、
「PM」の左から 13:00-14:00、14:00-15:00 …、の1時間毎を示します。
バーベキュー施設
AM は昼食時の利用、PM は夕食の利用を示します。
AM(8:00-12:00)、PM(13:00-17:00)の時間帯を示します。
AM(8:00-12:00)、PM(13:00-22:00)の時間帯を示します。
予約状況の確認後、利用開始日の[予約]ボタンをクリックします。
利用開始日の
[予約]ボタンをクリックします。
※ 付帯施設について、既に予約が入っ
ている時間帯は赤色で表示されます。
5
5.予約内容の入力
「利用団体名」、「利用期間」、「利用目的」、「到着予定時刻」、「連絡先電話番号」を入力し、
[次画面へ]ボタンをクリックします。
入力項目にエラーがあるときは画面上部にエラーメッセージが表示されます。
メッセージに従い、正しく入力してください。
入力項目にエラーがあると、ここにメッセージが表示されます。
①すべての欄に入力します。
※入力方法は、下記を参照してください。
②[次画面へ]ボタンをクリックします。
「利用団体名」
「利用期間」の終了日
ゼミや研究室
「○○学部○○学科○○ゼミ(または研究室)」など、所属と名称
を入力します。〔※ゼミ・研究室名だけではなく、必ず、学部名と学
科名も入力してください〕
サークル
正式なサークル名を入力します。略称は使用しないでください。
学生や教職員が
個人で利用する場合
所属と氏名を入力します。
上段は利用開始日、下段は利用終了日です。2 泊 3 日が限度です。
下段の日付のリストボックスから利用終了日を選択してください。
「利用目的」
リストボックスの中から該当する項目を選択してください。
「到着予定時刻」
到着の見込み時刻をリストボックスから選択してください。
選択できる時間は 13:00~17:00 までの 15 分ごとです。
「連絡先電話番号」
手続者の連絡先の電話番号を半角で入力してください。
6
6.利用人数の入力と宿泊室タイプの選択
この画面では利用人数(男女別、学生教職員別)を入力します。
宿泊室のタイプに要望がある場合は、「要望」欄のリストボックスから選択することができます。
※収容定員を超える人数を入力した場合は、すべての予約が認められません。
①利用者の人数を入力します。
人数が未確定の場合は想定する
最大の人数(定員を超えない範囲)
で入力してください。
②[次画面へ]ボタンをクリックします。
※ ご注意 ※
・松代セミナーハウスでは、部屋の要望は選択できません。
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7.付帯施設(ゼミ室、運動施設、バーベキュー)、食事数の入力
付帯施設を予約する場合は、「付帯施設欄」で希望の付帯施設をリストボックスから選択し、
[追加]ボタンをクリックします。
※付帯施設の予約方法の詳細は、次ページを参照してください。
次に、食事欄に食事をとる人数を入力します。
付帯施設と食事人数の入力後、[入力完了]ボタンをクリックします。
①付帯施設(ゼミ室、運動施設など)を指定します。
※指定方法は、次ページを参照してください。
-
②セミナーハウスで食事をとる人数を入力します。
③[入力完了]ボタンをクリックします。
※ ご注意 ※
・すべてのセミナーハウスにおいて、チェックイン当日の昼食は、原則として予約できません。
どうしても必要な場合は、セミナーハウスへ電話にてご相談ください。
・松代セミナーハウスでは、チェックアウト後の昼食は予約できません。
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※ 付帯施設の予約方法
「付帯施設」欄で付帯施設を追加すると、選択した付帯施設のボックスが表示されるので、
利用日と利用時間(時間帯)を入力します。
同じ付帯施設でも、利用日が 2 日以上にわたる場合や 1 日でも連続しない時間を選択する場合は、
リストボックスから再度同じ施設を選択して[追加]ボタンをクリックし、付帯施設を追加してから
利用日と利用時間(時間帯)を入力してください。
付帯施設の予約をキャンセルする場合は、キャンセルしたい施設の利用日欄と時間帯欄で
すべて空白を選択します。チェックボックスの場合は、チェックを付けない状態にします。
[入力完了]ボタンをクリックすると、キャンセルが反映されます。
②[追加]ボタンをクリックします。
この操作により、選択した付帯施設の利用日時を指
定するボックスが下に表示されます。
①リストボックスから付帯施設名を選択します。
③利用日と時間帯を指定します。
-
付帯施設でバーベキュー施設を予約した場合は、
必ず、予約した日付・時間帯(昼食または夕食)の
「食事数」欄に人数を入力してください。
※ バーベキューの予約方法
バーベキューを予約する場合は、「施設」と「食材数」の両方の予約が必要です。
【施設の予約】
付帯施設からバーベキュー施設を選択し、利用日と時間帯を指定します。
時間帯は、昼食の場合は AM、夕食の場合は PM を指定します。
【食材数の予約】
バーベキューに参加する人数(=食材数)を食事数欄に入力します。
食材の予約がない場合、バーベキュー施設の利用はできません。
※食材の持込は、すべてのセミナーハウスで禁止されております。
バーベキュー施設のみの貸出しは行っておりません。また、調理器具の持込みも禁止されております。
※ ご注意 ※
・抽選申込みにおいては、宿泊室に空きがあっても、付帯施設の予約が他の団体と重複すること
により、落選となる場合もあります。その施設がなければセミナーハウス利用が成り立たない場合を
除き、付帯施設を選択せずに抽選申込みをしてください。
当選後、付帯施設に空きがある場合は、付帯施設を追加予約することができます。
・松代セミナーハウスでは、チェックアウト後の付帯施設は予約できません。
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8.抽選申込みから抽選発表までの間の表示
抽選発表までは、抽選の申込みは My 予約画面に「抽選待ち」と表示されます。
抽選申込の登録が完了すると、
My 予約画面になり、「状態」欄に
「抽選待ち」と表示されます。
内容確認や修正をしたい時は、
このボタンをクリックします。
※ ご注意 ※
2008 年度より、各抽選の申込みは 1 人 1 件まで(各期の抽選は 2 回あるので計 2 件まで)に変更と
なりました。
1 団体で複数の人が抽選申込みをしたと認められた場合は、すべての申込みを無効にします。
さらに、以後のセミナーハウス申込みをお断りすることがありますので、そのような行為のないよう、
注意してください。
抽選期間中に 2 件目の予約を入
力しようとすると、このようなエラー
メッセージが表示されます。
結果発表後、随時先着順申込当日から、修正、取消しが可能になります。2 つの予約が認められ、
いずれかをキャンセルする場合は、他の団体の利用の妨げとならないように、早急に不要な予約を
必ず取り消してください。
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抽選申込期間内であれば、My 予約画面で[内容表示・修正]ボタンをクリックして、
詳細画面で予約内容を確認したり、修正することができます。
[修正]ボタンをクリックすると、
予約内容を変更することが
できます。
抽選待ち状態であることを
示しています。
※ ご注意 ※
1 回目・2 回目抽選申込ともに、抽選申込期間以降に予約内容の修正や予約取消が
可能になるのは随時先着順受付日以降です。
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9.抽選結果発表
抽選の結果は My 予約画面の「状態」欄に表示されます。抽選発表日に確認してください。
●当選の場合
●落選の場合
予約の確定(当選)後に必要な手続きは、次のとおりです。
利用する場合
キャンセルする場合
① 支払方法の選択
② 宿泊者名簿提出方法の選択
③ 宿泊者名簿の提出
④ 利用券の印刷
⑤ 利用料の振込み(銀行振込みを選択した場合)
① 予約の取消し
※ポータル上で予約の取消操作を行わずに手続き期限
日を過ぎた場合、申込時の利用料全額をお支払いただき
ますのでご注意ください。
「支払方法の選択」、「宿泊者名簿提出方法の選択」、「宿泊者名簿の提出」(添付を選択した場合)、
「利用券の印刷」や「予約の取消し」は My 予約画面から行います。
利用券の印刷、利用料の
振込などの手続き最終期
限です。
予約内容の確認、予約内容の修正、利
用券の印刷をするときは、このボタンを
クリックします。
名簿の提出方法を選択します。
予約を取り消すときにこのボタンを
クリックします。
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10.支払方法の選択
この操作は、随時先着順受付日以降に手続き可能となります。
予約確定(当選)した申込みを利用する場合は、必ず、この操作を行ってください。
支払方法を選択しないと、予約データの入力が完了せず、修正や利用券の印刷ができません。
My 予約画面で[内容表示・修正]ボタンをクリックし、予約内容修正画面で[支払方法入力へ]
ボタンをクリックします。
①[支払方法入力へ]ボタン
をクリックします。
次に、支払方法を選択し、[支払方法更新]ボタンをクリックしてください。
③[支払方法更新]ボタンを
クリックします。
②支払方法を選択します。
※ ご注意 ※
●利用料を校費で支払う場合は、予め所属学部・研究科事務所の校費処理担当者にご相談のうえ、お申込
みください。
※予約画面で入力する「担当者」とは、研究費などを扱う財務担当者のことで、通常、学部・研究科事務所
に所属しております。
研究室において経理業務をされている秘書の方ではございませんのでご注意ください。
●予約画面で「校費支出」を選択した場合に入力が必要な項目(費目名、金額、箇所名、校費処理担当者、
校費処理担当者の連絡先)についても、所属学部・研究科事務所へお問合せください。
●2008年度より、校費処理の運用ルールが下記の通り変更となりました。
予約画面で「校費支出」を選択した場合、予約手続期限日後に学生生活課から予約者宛に校費支払の方
法についてご案内のメールをお送りいたしますので、利用日前までに以下の手続を行ってください。
※請求については利用後となります。
①予約者は以下3点の書類をセミナーハウス利用料を校費として支出する箇所(学部・研究科事務所)へ、
セミナーハウス利用料を校費で支払いたい旨を伝え、担当者に提出する。
・「利用券」のコピー
・メールに添付された「調達申請・支払請求入力用紙」
・メールに添付された「調達申請・支払請求入力用紙(記入見本)」
※添付ファイルの印刷はカラーではなく、白黒で行ってください。
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※校費の費目を複数選択されている場合で、箇所が複数ある場合は、該当の複数箇所に必要書類を提出
していただく必要があります。(「調達申請・支払請求入力用紙」は箇所ごとに必要となります。)
②箇所の担当者に承認をもらった後、「調達申請・支払請求入力用紙」に必要事項を記入見本をもとに記
入してもらう。
※必要事項はオレンジで色付けされた部分で、「支払先コード」、「支払先名」、「支払請求額の金額」、「支
払請求額の合計」、「差引額」、「差引額の合計」となります。
なお、1つの箇所で、学生と教職員を分けるなど費目が複数になる場合は、「品目」の部分に「学生分」、
「教職員分」などと記入してもらってください。
※「調達申請・支払請求入力用紙」の余白に、箇所の受付印、担当者印、内線の電話・FAX番号を記入し
てもらってください。
③記入後の「調達申請・支払請求入力用紙」と利用券コピーを学生生活課へ持参または学内便で送付す
る。
セミナーハウス利用料を校費として箇所からの振替ができない場合は、銀行振込に変更となりますので、
利用日前までに [email protected] までご連絡ください。
なお、校費と銀行振込の併用はできませんので、ご了承ください。
画面上部には予約に必要な手続きの進捗状況が色分けで表示されます。
表示されている手続き期限日(利用開始日から学生生活課休業日を除く 7 日前)までに
「宿泊者名簿提出」、「利用券印刷」および「利用料の振込(銀行振込みの場合)」を済ませてください。
なお、抽選申込みで当選した予約の「修正」、「名簿提出」、「予約取消」、「利用券印刷」は、
随時先着順受付日以降に手続き可能となります。
予約に必要な手続きの進捗を表示して
います。
既に終えた手続きはピンク色で、終えて
いない手続きは赤色で表示されます。
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11.宿泊者名簿提出方法の選択
宿泊者名簿の提出方法は、ポータル上での「ファイル添付」、または学生生活課カウンタでの
「手書き名簿の提出」の 2 通りから選択することができます。
まず、どちらの提出方法にするかの選択を My 予約画面 より行ってください。
なお、どちらの提出方法を選択した場合でも、予約手続き処理期限日までに、「宿泊者名簿の提出」、
「利用券の印刷」、「利用料の振込み」(銀行振込みの場合)を行う必要がありますのでご注意ください。
My 予約画面で[提出方法選択]ボタンをクリックします。
名簿提出、利用券の印刷、
利用料の振込などの手続
き最終期限です。
このボタンをクリックすると、提出方法を
「ポータル上のファイル添付提出」か、
「手書きで学生生活課へ提出」 を選択す
る画面が開きます。
提出方法の選択や、宿泊者名簿のフォーマットをダウンロードできる画面が表示されます。
① クリックして、宿泊者名簿のフォーマットを自分のパソコンの
適当な場所にダウンロードします。
(具体的な操作方法は、手順番号 12.を参照してください)
② いずれかのボタンをクリックして、
宿泊者名簿の提出方法を選択しま
す。
●[ファイル添付]ボタンをクリックした場合
●[手書きでの提出]ボタンをクリックした場合
各メッセージ画面で[OK]をクリックすると、名簿提出方法が確定されます。
一度選択した提出方法は変更できませんのでご注意ください。
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12.宿泊者名簿のダウンロード
① 名簿提出方法選択画面の、「◆名簿のフォーマットはこちらから」というリンクをクリックし、
宿泊者名簿のフォーマット(エクセルファイル)を自分のパソコンにダウンロードします。
[保存]ボタンをクリックします。
② ダウンロードする場所とファイル名を指定して、ファイルを保存します。
ダウンロードする場所(保存先)は、各自適当な場所を指定してください。
ファイル名は「登録番号-利用団体名.xls」 という規則で付けます(中間の-はハイフン)。
ダウンロードした後にファイル名を変更することもできます。
※ ご注意 ※
・ファイル名にスペースや禁則記号(\ / ; ? " < > |)を付けないでください。
適当な保存場所を選
択します。
ファイル名を「登録番号-利用
団体名」.xls にして保存します
(後でファイル名を変更しても
可)。
[保存]ボタンをクリッ
クします。
※宿泊者名簿のフォーマットは、次の画面からもダウンロードすることができます。
Waseda-net ポータルの左側サービスメニュー「学生生活」(教員・職員は「学生支援」)の中にある
「宿泊者名簿」をクリックします。
宿泊者名簿フォーマットをダウンロード
するには、ここをクリックします。
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13.宿泊者名簿の作成
ダウンロードした宿泊者名簿のフォーマットに必要事項を入力/記入します。
提出方法が添付の場合はパソコンで入力して保存、手書きの場合は印刷してボールペンで
記入してください。鉛筆書きの名簿は受理できません。
必ず、すべての項目
を記入してください。
●「利用責任者」には指導教授・サークル会長など、「予約者」には予約者(利用手続者)を記入してください。
ゼミ・研究室の場合は、原則として「利用責任者」は指導教授、「予約者」は学生が担当してください。
● 「利用責任者」および「予約者」の連絡先は必ず記入してください。緊急時に連絡をする場合が
あるので、内線番号ではなく、できるだけ携帯電話の番号を記入してください。
● 各参加者について、宿泊する日(1 泊目、2 泊目)に ○ を記入してください。
宿泊しない場合は、「宿泊なし」に ○ を記入してください。
● この名簿は「早稲田大学学生補償制度(傷害補償)【学傷補】」の活動届にも適用されるので、学生の
学籍番号、集合場所・時間、解散場所・時間を必ず記入してください。
● Excel の所定入力行を超える人数を入力する場合は、行をコピーして追加してください。
● 名簿記入方法に関する不明点などは、名簿提出前に学生生活課までご相談ください。
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14.宿泊者名簿の提出
手続き期限日(利用開始日から学生生活課休業日を除く 7 日前)までに提出します。
●添付提出の場合
My 予約画面の[内容表示・修正]ボタンをクリックし、詳細画面で[名簿提出]ボタンをクリックします。
①[名簿提出]ボタンをクリックします。
次の画面が表示されるので、名簿ファイルを添付します。
②[参照]ボタンをクリックして、ファイル
が保存されている場所を選択します。
③[送信]ボタンをクリックします。
●手書き名簿提出の場合
記入した名簿(紙)を手続期限日(利用開始日から学生生活課休業日を除く 7 日前)までに
学生生活課カウンタまでお持ちください。
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15.【重要】セミナーハウス利用券の印刷
利用券は予約内容(人数の増減など)が確定し、宿泊者名簿の提出を終えた後に印刷してください。
利用券印刷後も、手続き期限日(利用開始日から学生生活課休業日を除く 7 日前)までであれば、
予約内容を修正することができます。修正後は必ず利用券を再印刷してください。
新たに利用券を発行した場合は、修正前の利用券は無効となりますので、破棄してください。
※ ご注意 ※
利用券の再印刷も手続き期限日までに行う必要があります。
利用券を印刷するには、詳細画面の[利用券印刷]ボタンをクリックしてください。
[利用券印刷]ボタンをクリックします。
すべての団体について、[利用券印刷]ボタンをクリックした後に表示される「誓約書」に同意
しなければ「利用券の印刷」を行うことはできません。
誓約書の内容を確認してから、[同意]ボタンをクリックしてください。
[同意]ボタンをクリックすると利用券が表示されるので、利用券の予約内容を確認のうえ、
[印刷]ボタンをクリックしてください。
予約内容により 2 ページ以上印刷されることがあります。
2 枚以上の利用券は、ホチキスなどで留めてセミナーハウス管理人に提示してください。
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【 セミナーハウス利用券 】
[印刷]ボタンをクリックします。
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16.セミナーハウス利用料の振込み
支払方法が銀行振込の場合は、利用券に印字された振込み締切日までに銀行で利用料を
振り込んでください。
振込先口座情報や振込み時の注意事項は、利用券と同時に印刷される
「今後の利用手続きについて」を参照してください。
予約内容の修正を行った場合は、利用券の「修正履歴」欄に記載されます。
利用料振込後に修正を行い利用料が増えた場合は、振込み締切日までに
不足額を振り込んでください。
利用料振込後、手続き期限日までに利用料が減少した場合は、学生生活課カウンタへ
① 利用券
② 振込領収証
③ 印鑑
を持参し、「利用料返還願」を記入して申請してください。利用後 1 カ月以内が申請期間です。
利用料は、宿泊料金、有料施設利用料、消費税、入湯税(伊豆川奈セミナーハウスのみ)の合計額で
す。利用料に食事代は含まれていませんので、チェックアウト時に現地で精算してください。
※ ご注意 ※
・手続き期限日までの減少でも、返還申請をしないと利用料は返還されません。
・手続き期限日(利用開始日から学生生活課休業日を除く 7 日前)までに手続きした人数より
実際に利用した人数が少ない場合でも、利用料は手続きした人数分をお支払いいただきます。
手続き期限日を過ぎてからの人数減少分の利用料は返還致しません。
以
21
上