Tema 1 Componentes del sistema

Unidad 1: Componentes del sistema
Identificar los elementos del sistema de
información de mercados de la
organización.
M.I.A. Gabriel Ruiz Contreras
[email protected]gy.net.mx
Contenido
1. Elementos del sistema.
1.1 Interconexiones de usuarios.
1.2 Bases de datos.
1.3 Software de aplicaciones.
1.4 Apoyos administrativos.
2. El sistema de información interno.
2.1 Información de ventas.
2.2 Información de costos.
2.3 Información de inventarios.
2.4 Contabilidad.
Introducción
Los países más poderosos del mundo la aplican con
equipo electrónico muy avanzado y con sus centrales de
inteligencia y espionaje internacional.
Análogamente las empresas modernas e importantes se
esfuerzan por controlar los mercados con sus unidades de
investigación de mercados y sus sistemas de información de
mercadotecnia (SIM).
El objetivo de las empresas es que mediante el manejo de
la información que les proporcionan la investigación de
mercados y su SIM sean capaces de afianzar, avanzar,
ampliar y dominar mercados.
1. Elementos del sistema
Estructura compuesta por:
Personal
Para:
• Reunir
• Clasificar
SIM:
• Analizar
Equipos
• Evaluar
• Manejar
Procedimientos
• Distribuir
Se obtiene de:
I
N
F
O
R
M
A
C
Í
O
N
Útil para:
Directores
Fuentes
internas
Gerentes
Fuentes
externas
Tomadores de
decisiones
Fuentes de información de una empresa
Registros contables y de ventas.
Control de inventarios.
Información de clientes (CRM).
Informes de los agentes de ventas sobre los clientes.
Facturas, tickets de cajas registradoras, código de barras.
INTERNAS
Censo de población.
Tendencias económicas del país.
Inflación y devaluación de la moneda.
Necesidades y reacciones del consumidor
Situación de la competencia.
EXTERNAS
S
E
C
U
N
D
A
R
I
A
S
Subsistemas
Flujo y proceso de información en un SIM
Entradas
Proceso
Salida
Datos internos y externos:
Material revisado
•Informes
•Datos estadísticos de ventas
Material analizado
•Resúmenes
•Revistas
Clasificación del material
•Datos prioritarios
•Periódicos
Priorizar
•Censo de población
Captura
•Censo económico y comercial
Almacenaje
•Censo industrial
Difusión
Manejo estadístico de la información
Investigación de mercados
(Fuentes primarias)
Podemos resumir que un SIM:
Se basa en recopilar información regular y planeada por medio de procedimientos y
métodos para que pueda utilizarse en la toma de decisiones de la mercadotecnia.
Evita recurrir a la intuición o a los hechos ficticios.
Permite que una empresa este al corriente de los cambios que se produzcan tanto en el
macro como en el micro entorno que afecten o puedan afectar a la organización así como
de los que tengan lugar dentro de la empresa.
Los avances en las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC)hacen cada vez
más fácil que las empresas manejen un SIM.
Existe una diferencia entre un SIM y la Investigación de Mercados (IM); ya que un SIM
almacena información para utilizarse en cualquier momento; en cambio la IM se ocupa de
cuestiones particulares o especificas, sin embargo también retroalimenta y esta incluido en
el SIM.
1.1 Interconexiones de usuarios
Desde el punto de vista informático una
interconexión es una comunicación
efectuada entre dos o más puntos, con el
objetivo de crear una unión entre ambos.
La interconexión de un SIM se refiere a
los procesos y el equipo por medio de los
cuales los usuarios utilizarán el sistema.
La interconexión en un SIM debe lograr
la vinculación de recursos físicos (bases
de datos, software, hardware), procesos
y los usuarios del SIM (Directores,
Gerentes, Administradores) a través de
una red (intranet y/o internet).
Etapas para la creación de un SIM automatizado
I.
Determinar el usuario final y sus
necesidades:
a) ¿Quiénes van a utilizar el
sistema?
b) ¿Qué información requieren?
c) ¿Cómo la quieren?
d) ¿Cuáles son los objetivos
comerciales que persiguen?
e) ¿Cuáles son sus principales
áreas estratégicas de toma de
decisiones?
II. Determinar
las
interconexiones
posibles con el usuario.
III. Identificar el equipo actual que se
tiene vs básico requerido.
IV. Seleccionar bases de datos y
software para su manejo.
V. Formar la base datos: formatos de
registro, archivos, enlace con la base
de
datos,
soporte
estadístico,
proceso de toma de decisiones, etc.
VI. Funcionamiento
del
sistema:
sistematizar el proceso de búsqueda
de información interna y externa.
1.2 Bases de datos
¿Qué es una base de datos?
Características de una base de datos:
Es un “almacén” que nos permite guardar
grandes cantidades de información de forma
organizada para que luego podamos
encontrar y utilizar fácilmente.
Un conjunto de información relacionada
que se encuentra agrupada ó estructurada.
Una serie de datos organizados y
relacionados entre sí, los cuales son
recolectados y explotados por los sistemas
de información de una empresa. .
Redundancia mínima.
Acceso concurrente por parte de múltiples
usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditoría.
Respaldo y recuperación.
Acceso a través de lenguajes de
programación estándar.
Software de bases de datos para SIM
Access
 Hasta 100 000 registros
SQL Server
100 000 a varios millones de registros
Visual FoxPro
MySQL Database
Oracle
Manejo simultáneo de diferentes
bases de datos de millones de registros
1.3 Software de aplicaciones
Se refiere a programas de software diseñados para recoger, gestionar y difundir
información de manera eficiente de una base de datos.
También se conocen como sistemas de gestión de base de datos y utilizan un
conjunto de programas informáticos para controlar, crear y gestionar las bases de
datos.
Algunos ejemplos son:
Sybase
Oracle
dbMaestro
"Microsoft Money", "Quicken, "QuickBooks" y "Peachtree" (aplicaciones
contables)
Aplicaciones CRM
1.4 Apoyos administrativos
Para que un Sistema de Información de
Mercadotecnia opere adecuadamente se requiere de
apoyo administrativo.
Por ejemplo:
Establecer normas, procedimientos y personal
necesario para mantener la integridad del sistema
y brindar asistencia a todos los usuarios.
2. El sistema de información interno
Toda empresa pequeña, mediana o grande, cuenta
con un cúmulo importante de información que es
recopilada como parte de sus operaciones normales.
La información interna es un proceso de obtención
de datos útiles para la mercadotecnia.
Proviene
de
fuentes
secundarias
como:
contabilidad, ventas, finanzas y producción.
La información obtenida debe ser: recopilada,
analizada, sintetizada, almacenada y enviada a los
interesados.
Permitirá a sus usuarios tomar decisiones sobre el
control interno y las actividades futuras que desee la
administración realizar para lograr las metas
establecidas.
2.1 Información de ventas
El registro de las ventas de bienes y servicios
en una empresa es de carácter obligatorio.
Las ventas deben registrarse en forma
detallada, ordenada y cronológica.
El registro de ventas ayuda a saber que nivel
de ventas tiene la empresa y poder abastecer los
recursos que se necesitan.
La magnitud de aceptación que tienen los
productos con la población.
Establecer estrategias de ventas.
Elevar o mantener el nivel de ventas de la
empresa.
Conocer las ventas actuales y pasadas
desglosadas por producto, región y vendedor.
2.2 Información de costos
Su objetivo no es solo controlar los recursos
utilizados, si no controlar el costo real de la
producción de cualquier producto o servicio.
Permite conocer la utilidad por producto y/o
servicio.
Permite a la gerencia tener información
necesaria para fijar el precio de un producto.
Son la base para determinar la calidad del
funcionamiento de cualquier empresa, ya que hoy
en día las empresas deben enfocarse a producir
con el menor costo y la mayor calidad.
2.3 Información de inventarios
Es un registro de mercancías y/o productos
terminados almacenados
Su correcta administración permite balancear la
demanda y la existencia de los productos.
Sirve para tener un registro de las entradas y
salidas de mercancías así como las devoluciones.
Permite tener un control de todas las
mercancías que tiene la empresa para tomar
decisiones.
El registro del inventario facilita conocer la
demanda de ciertos artículos.
2.4 Contabilidad
La contabilidad se ocupa del registro de todas y
cada una de las transacciones de la empresa
presentada a través de informes claros y detallados.
La información originada en contabilidad es una de
las más importantes por su cantidad de información.
Los datos contables de pérdidas y ganancias de
varios años proporcionan información sobre las
tendencias futuras de una empresa.
La contabilidad proporciona los datos de ventas,
costos, niveles de inventarios, cuentas por cobrar,
etc.
Los estados financieros generados por contabilidad
son la base para el analisis financiero de una
empresa.
Ejemplo de información interna:
Ventas
Clientes
• Ventas brutas por • Facturación
mercado,
zonas • Costos
(informes diarios o • Satisfacción
semanales)
• Por
lineas
de
producto
Por intermediarios:
• Mayoristas
• Detallistas
Distribución
Costos de:
•Inventarios
• Almacenaje
• Transporte
• Proveedores
Conclusiones
Un sistema de información de mercadotecnia (SIM) es una estructura amplia
y centralizada de personal especializado, equipo y procedimientos que reúne,
analiza, evalúa, maneja y distribuye datos e información, tanto de fuentes
internas como externas de la organización.
Brinda información sobre precios, costos, gastos de publicidad, ventas, entre
otros de una empresa, así como la situación en que se encuentra un mercado.
La contabilidad es la principal fuente de información interna de un SIM.
Las fuentes de información interna identifican las fortalezas y debilidades de
la empresa.
Un SIM debe ser una fuentes de información confiable, veras y oportuna que
ofrezca un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la
empresa.