INFORME DE AUDITORÍA M-15-09 14 de octubre de 2014

INFORME DE AUDITORÍA M-15-09
14 de octubre de 2014
Municipio de Aguadilla
Programa Head Start
(Unidad 4003 - Auditoría 13787)
Período auditado: 1 de julio de 2009 al 31 de diciembre de 2012
M-15-09
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CONTENIDO
Página
ALCANCE Y METODOLOGÍA............................................................................................................. 2
CONTENIDO DEL INFORME............................................................................................................... 2
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 3
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA............................................................................................. 4
OPINIÓN Y HALLAZGOS ..................................................................................................................... 4
1 - Trabajos no realizados según contratado ....................................................................................... 5
2 - Deficiencias relacionadas con las órdenes de compra y con los comprobantes
de desembolso ............................................................................................................................... 7
3 - Falta de expedientes completos para los proyectos de construcción de obras y mejoras
permanentes, falta de documentos requeridos, e información no incluida en las cotizaciones
obtenidas para la contratación de los proyectos .......................................................................... 11
4 - Recibos de propiedad no preparados, propiedad no valorada, ausencia de hojas de
transferencias, inventario de propiedad no realizado, deficiencias con los inventarios
perpetuos y propiedad no localizada ........................................................................................... 14
5 - Ausencia de controles para el uso de las computadoras .............................................................. 19
6 - Ausencia de inventarios físicos y perpetuos, y otras deficiencias relacionadas con estos
y con los registros en el almacén de materiales de limpieza y educativos .................................. 20
7 - Incidentes de vandalismo y hurto de propiedad no notificados a tiempo a la Oficina del
Contralor ..................................................................................................................................... 22
RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 24
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ 27
ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERÍODO
AUDITADO........................................................................................................................ 28
ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ......................................................................... 29
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Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
14 de octubre de 2014
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado
y de la Cámara de Representantes
Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Programa Head Start del Municipio de Aguadilla
para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la
misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.
ALCANCE Y
METODOLOGÍA
La auditoría cubrió del 1 de julio de 2009 al 31 de diciembre de 2012.
En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos
financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las
circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a
particulares; inspecciones físicas; examen y análisis de informes y de
documentos generados por la unidad auditada y por fuentes externas;
pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control
interno y de otros procesos; y confirmaciones de cuentas y de otra
información pertinente.
CONTENIDO DEL
INFORME
Este Informe contiene siete hallazgos sobre el resultado del examen que
realizamos
de
las
operaciones
fiscales
de
los
fondos
del
Programa Head Start del Municipio de Aguadilla. El mismo está
disponible en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.
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INFORMACIÓN SOBRE
LA UNIDAD AUDITADA
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En enero de 1965, el Municipio de Aguadilla comenzó a operar como
agencia delegada del Programa Head Start. En enero de 2011, se añadió
a dicho Programa el proyecto Early Head Start. Actualmente, el Programa
atiende a una matrícula de 866 niños, de los cuales 850 son de
Head Start y 16 de Early Head Start.
El Programa opera con fondos federales y otros otorgados por la
Administración para el Cuidado y Desarrollo Integral de la Niñez
(ACUDEN) del Departamento de la Familia. Como agencia delegada,
cuenta con 49 centros para atender las necesidades de la matrícula de los
municipios de Aguadilla, Aguada, Moca y Rincón.
El Alcalde y la Junta de Gobierno dirigen el Programa. El Alcalde tiene la
responsabilidad de remitir propuestas anuales para solicitar los fondos del
Programa. La Junta de Gobierno está compuesta por una comisión
permanente de cuatro miembros de la Legislatura Municipal de Aguadilla
nombrados cada cuatro años. La Junta participa en la planificación, el
desarrollo, la implantación, la evaluación y la fiscalización del Programa,
y vela por que el mismo sea de utilidad y significativo para los
participantes.
El Programa también cuenta con un Comité de Política Normativa cuyos
miembros los eligen los padres de los niños participantes. Dicho Comité lo
componen padres y personal de la comunidad para asistir en las decisiones
relacionadas con la planificación y la operación del Programa.
Los anejos 1 y 2 contienen una relación de los funcionarios principales del
Municipio y de la Legislatura Municipal que actuaron durante el período
auditado.
Los presupuestos asignados para el Programa Head Start ascendieron a
$6,072,585 en el 2009-10, $6,016,984 en el 2010-11 y $5,883,788
en el 2011-12.
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El Municipio de Aguadilla cuenta con una página en Internet,
a
la
cual
se
puede
acceder
mediante
la
siguiente
dirección: www.miaguadilla.com. Esta página provee información acerca
de los servicios que presta dicha entidad.
COMUNICACIÓN CON
LA GERENCIA
Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron
remitidas al Hon. Carlos Méndez Martínez, Alcalde, mediante cartas de
nuestros auditores, del 4 de abril, 16 de agosto y del 1 de octubre de 2013.
En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las
situaciones comentadas.
Mediante cartas del 29 de abril, 10 de septiembre y 16 de octubre de 2013,
el Alcalde remitió sus comentarios a los hallazgos incluidos en las cartas
de nuestros auditores. Los comentarios de dicho funcionario se
consideraron al redactar el borrador de este Informe.
El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió al Alcalde, para
comentarios, por carta del 7 de mayo de 2014. Este contestó mediante
carta del 6 de junio de 2014. Los comentarios de dicho funcionario fueron
considerados en la redacción final de este Informe y se incluyen en la
sección titulada OPINIÓN Y HALLAZGOS.
OPINIÓN Y HALLAZGOS
Opinión favorable con excepciones
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales del Programa Head Start del Municipio de Aguadilla,
se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables, excepto por los hallazgos del 1 al 7 que se comentan a
continuación.
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Hallazgo 1 - Trabajos no realizados según contratado
Situaciones
a.
De febrero de 2010 a febrero de 2012, se otorgaron tres contratos por
$267,038 a igual número de contratistas, para la reparación y la
construcción de gazebos, verjas y gabinetes en nueve centros
Head Start ($148,690); la instalación de verjas, y la reparación de
baños y pintura en varios centros ($64,020); y la instalación de pisos
de gomas en varios centros ($54,328).
En cinco inspecciones realizadas por nuestros auditores en abril y
mayo
de
2013
a
dichos
proyectos,
se
observó
que
en
nueve centros los trabajos no se realizaron de acuerdo con lo
contratado, según se indica:
1)
Un gazebo en el Centro Las Muñecas no fue construido según
las especificaciones establecidas. El mismo requería que las
medidas de las piezas que formaban el alero del techo de madera
fueran de 2" x 6". Sin embargo, las utilizadas para la
construcción fueron de 2" x 4".
2)
No se habían corregido los problemas de filtración en un
almacén del Centro de Espinal y en un baño del Centro de
Voladoras.
3)
No se habían corregido las deficiencias con las puertas del
Centro José de Diego ni con un portón que da acceso a la cocina
del Centro de San Antonio.
Los trabajos fueron facturados de mayo de 2010 a junio de 2012
y certificados de conformidad por dos funcionarios municipales
en ese período. A octubre de 2012, el Municipio había realizado
los pagos en su totalidad por $267,038 a dichos contratistas.
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Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias al Artículo 8.016(c) de la
Ley 81-1991, al Capítulo IV, Sección 10(1) y al Capítulo IX,
secciones 6, 7 y 8 del Reglamento para la Administración Municipal.
Efectos
Las situaciones comentadas propiciaron que se efectuaran los mencionados
desembolsos sin verificar ni inspeccionar adecuadamente los trabajos de
acuerdo con lo establecido en los contratos. Además, propician la comisión
de irregularidades y evitan que, de estas ocurrir, se puedan detectar a
tiempo para fijar responsabilidades.
Causa
Atribuimos las situaciones comentadas a que la Directora del Programa y
los funcionarios municipales a cargo de inspeccionar y certificar los
proyectos no verificaron la corrección de que dichas transacciones
procedieran a tono con la Ley, con el Reglamento y con los contratos.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Durante el transcurso de la construcción del proyecto del gazebo
el contratista tuvo la problemática de la falta de disponibilidad en
el mercado de varias piezas de madera entre ellas la madera 2”x6”,
por lo que el marco exterior lo realizó con madera tratada 2”x4” y
el marco interior utilizó madera 4”x4”, la cual esta última tiene un
precio mayor a la madera 2”x6” y brinda mejor refuerzo y
capacidad de soporte a la estructura del techo. La Oficina de
Planificación realizó un análisis comparativo y entre deductiva y
aditiva la cual resultó que hay una aditiva para Head Start de $2.67
por cada pedazo de madera, para un total de $10.68 en beneficio
para Head Start, dicha cantidad no fue reclamada por el
contratista. Los trabajos no se podían detener debido a que se
encontraban trabajando durante el curso escolar. [sic]
[Apartado a. 1)]
Los problemas de filtración tanto del almacén del Centro de
Espinal y el baño del Centro de Voladora habían sido corregidos
al momento de aceptar e inspeccionar el proyecto. Por tal razón no
fueron señalados en el informe de inspección emitido por la
Oficina de Planificación. [sic] [Apartado a.2)]
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Las deficiencias en las puertas del Centro de José de Diego y el
portón del Centro de San Antonio habían sido corregidas al
momento en que se aceptó e inspeccionó el proyecto. Al momento
de la inspección por los Auditores de la Oficina del Contralor
habían transcurrido ya dos (2) años, por lo que las puertas y portón
se habían deteriorado por su uso continuo. [Apartado a.3)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. Respecto al apartado a.1), este no fue construido de
acuerdo con las especificaciones, según requeridas y establecidas en
contrato. Tampoco se nos presentó evidencia de que se había modificado y
que la Junta había estado de acuerdo con esto.
Respecto al apartado a.2) y 3), nuestros auditores entrevistaron al
personal asignado a los centros mencionados, y estos nos indicaron que las
deficiencias comentadas nunca fueron corregidas por el contratista.
Véanse las recomendaciones 1 y 2.
Hallazgo 2 - Deficiencias relacionadas con las órdenes de compra y
con los comprobantes de desembolso
Situaciones
a.
El Director de Finanzas es el funcionario encargado de efectuar los
pagos del Municipio a través de los comprobantes de desembolso. No
obstante, por cuestiones de control, delega el trámite de los pagos en una
unidad de pagaduría o en un funcionario o empleado municipal adscrito
a la Oficina de Finanzas. Los comprobantes de desembolso deben
incluir los documentos que justifiquen los pagos, tales como
requisiciones, órdenes de compra, facturas e informes de recibo e
inspección de bienes y suministros, entre otros. En el proceso de
adquisición de materiales, equipos y servicios, los municipios deben
obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, para
asegurarse de que haya balance disponible para cubrir los
desembolsos, cuando los materiales o el equipo comprado se reciban
o los servicios se rindan. Estos no se deben obtener sin la
correspondiente orden de compra.
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Los documentos que den base para un pago deben ser aprobados por
los jefes de las dependencias municipales, y ser aprobados, además,
por el Alcalde o su representante autorizado antes de referirse para
pago a la Oficina de Finanzas. Además, los comprobantes de
desembolso de la Rama Ejecutiva municipal deben ser firmados en el
siguiente orden: Encargado de Preintervención, Director de Finanzas
o su representante autorizado, Alcalde o su representante autorizado,
y Pagador Oficial. El Director de Finanzas mantiene y custodia todos
los libros, los registros y los documentos relacionados con la
actividad de contabilidad y financiera del Municipio; también aprueba
los pagos que estén acompañados de una factura debidamente firmada
y certificada por el acreedor que hubiera prestado los servicios o servido
los suministros.
El Programa tiene personal nombrado para las áreas de compras,
contabilidad,
preintervención
y
pagaduría.
Estos
empleados
responden a la Directora del Programa. En las oficinas del Programa
se preparan los comprobantes de desembolso con sus justificantes y
con las firmas de la Directora y la Preinterventora del Programa.
Estos documentos son referidos al Municipio para la firma de la
Directora de Finanzas y el Alcalde o su representante.
Del 27 de febrero de 2009 al 13 de septiembre de 2012, el Municipio
otorgó 35 contratos por $993,270 para la construcción de obras y
mejoras ($755,940) y para servicios profesionales por ($237,330).
El examen realizado a 95 comprobantes de desembolso por $681,836
pagados entre el 22 de diciembre de 2009 y el 27 de febrero de 2013,
por dichos conceptos, reveló que:
1)
De octubre de 2010 a octubre de 2012, se tramitaron para
pago 39 comprobantes de desembolso por $198,351, en los
cuales no se incluyó copia de la orden de compra como parte de
la evidencia para realizar el desembolso.
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2)
En marzo de 2011, se formalizaron cuatro contratos por $99,000
por concepto de servicios de patología, nutrición y psicología,
para los cuales no se obligó el importe total de los contratos
firmados; sólo se obligaron fondos por $90,000.
3)
Tres comprobantes de desembolso por $6,040 emitidos a un
proveedor de servicios de patología carecían de la firma de la
pagadora. Además, uno de estos por $1,772 no tenía la firma del
Alcalde.
4)
No se encontraron para examen, ni los funcionarios municipales
pudieron suministrarnos, cuatro comprobantes de desembolso y
sus justificantes por $44,630, emitidos en diciembre de 2009 y
marzo de 2011. Los desembolsos fueron por concepto de
servicios de construcción e ingeniería en la supervisión de obras.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 6.005(c) y (f),
8.010(d), 10.007, 11.011(a)(7) de la Ley 81-1991 y al Capítulo IV,
secciones
1,
2(b),
7,
8
y
14
del
Reglamento
para
la
Administración Municipal.
Efectos
Las situaciones comentadas impiden mantener un control adecuado de los
desembolsos e impiden al Programa controlar en forma efectiva su
presupuesto. Además, propician el ambiente para la comisión de errores e
irregularidades.
Causa
Las situaciones comentadas se atribuyen a la falta de diligencia de las
directoras de Finanzas y del Programa, al no cumplir con su obligación de
velar por que los procesos mencionados se realizaran como se requiere en
la Ley y el Reglamento, lo cual es necesario para salvaguardar los intereses
del Municipio.
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Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
El motivo por el cual los comprobantes no contaban con la copia
de la orden era que para realizar el pago se enviaba al Municipio
de Aguadilla el comprobante de desembolso con el expediente en
su totalidad que incluía la orden de compra original junto al
contrato y todas las justificaciones para el pago. Esto ocurría con
el sistema de OCAM actualmente no ocurre con el sistema de
Rock Solid. [sic] [Apartado a.1)]
Para cada uno de los cuatro contratos hubo una asignación
presupuestaria de $24,750. Del total de la cantidad antes
mencionada existen dos órdenes de compra para cada contrato,
una en el sistema de OCAM por $2,250.00 y otra por $22,500.00
en el sistema de Rock Solid. Los $9,000.00 que se señalan en este
hallazgo como no obligados, corresponden a las cuatro (4) órdenes
por $2,250.00 cada una, que se registraron en el sistema de
OCAM, ya que para este tiempo estaba en proceso de transición
entre OCAM a Rock Solid. [sic] [Apartado a.2)]
Se tomaron las medidas necesarias para que los contadores del
Programa cotejen las firmas y ponches correspondientes de cada
comprobante. [sic] [Apartado a.3)]
Se proveyó copia del comprobante número 10-00444 por
$96,367.21, que se encontraba en expediente previamente a la
inspección los auditores de la oficina del contralor. [sic]
[Apartado a.4)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. Cada comprobante de desembolso debe contener
todos sus justificantes, por lo cual cada uno debía contener, al menos, una
copia de la orden de compra. [Apartado a.1)]
Respecto al apartado a.2), las cuatro órdenes de compra, por $2,250 cada
una, son del 8 de marzo de 2011 y corresponden a enmiendas de contratos
de los mismos proveedores del año fiscal 2009-10. Los contratos indicados
fueron firmados el 28 de marzo de 2011, correspondientes al
año fiscal 2010-11, y esto es 20 días posteriores a las enmiendas de los
contratos del 2009-10. En la evidencia remitida por el Municipio, estos
incluyeron copias de las órdenes que incluyen los números de los contratos
que están siendo obligados y que no son iguales a los mencionados.
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Respecto al apartado a.3), la carta incluida estaba relacionada con el
sistema de archivo de los comprobantes de desembolso en el área de
contabilidad y no con la situación comentada.
Respecto al apartado a.4), sólo suministraron evidencia de un
comprobante que fue localizado. No obstante, quedaban pendientes de
localizar otros cuatro comprobantes de desembolso según indicados,
además del remitido.
Véanse las recomendaciones 1 y 3.
Hallazgo 3 - Falta de expedientes completos para los proyectos de
construcción de obras y mejoras permanentes, falta de documentos
requeridos, e información no incluida en las cotizaciones obtenidas
para la contratación de los proyectos
Situaciones
a.
De agosto de 2009 a febrero de 2012, se formalizaron 5 contratos y
10 enmiendas por $588,208 para la construcción de igual número de
obras y mejoras permanentes, donde se utilizó el método de solicitar
cotizaciones a, por lo menos, 3 proveedores representativos en el
mercado para la adjudicación de los proyectos (subasta informal).
Para dichos contratos, el Municipio solicitó cotizaciones a
21 licitadores.
El examen de los cinco proyectos contratados y la evaluación de los
documentos e información requeridos para estos reveló lo siguiente:
1)
No se mantenía un expediente completo para que cada proyecto
tuviera todos los documentos requeridos, tales como: planos y
especificaciones, permisos de construcción, estimados de costos,
evaluaciones de licitaciones, órdenes de cambio aprobadas,
informes de inspección y cartas de aceptación, entre otros.
Algunos de estos documentos se archivaban con los contratos, o
con los expedientes de inspección, se incluían en los
comprobantes de desembolso, o se mantenían bajo la custodia de
diferentes funcionarios y empleados.
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2)
Entre los documentos requeridos para los 5 proyectos
examinados, no se incluyó la carta de notificación final a los
16 licitadores (76%) no agraciados.
3)
El examen de las 21 cotizaciones reveló que en las mismas no se
incluyó el nombre ni el título del funcionario o empleado
municipal que las recibió y aceptó.
Criterios
Es norma de control interno mantener un expediente de cada proyecto, el
cual contenga todos los documentos relacionados con el mismo en forma
organizada. [Apartado a.1) y 2)]
La situación comentada en el apartado a.3) es contraria al
Artículo 10.007(a) de la Ley 81-1991, en el cual se establece que el
funcionario o empleado municipal que solicite, reciba y acepte las
cotizaciones requeridas por Ley o reglamento, deberá escribir, en toda la
documentación pertinente, en forma legible y clara, su nombre completo y
título, y deberá firmar en cada etapa del proceso, incluso en la verificación
de exactitud y corrección de los estimados de costo. El funcionario o
empleado autorizado a adjudicar la compra o servicio, certificará tal hecho
al escribir en forma legible y clara su nombre completo, y título, y
estampar su firma. En el Capítulo VIII, Parte III, Sección 1(2) del
Reglamento para la Administración Municipal se incluye una disposición
similar.
Efectos
Las situaciones comentadas evitan mantener expedientes completos para
cada proyecto, dificultan nuestra función fiscalizadora y le restan
confiabilidad a los procesos. Además, impiden verificar en todos sus
detalles la corrección y la propiedad de los procedimientos llevados a
cabo. La situación comentada en el apartado a.3) puede propiciar la
comisión de errores e irregularidades en la obtención de las cotizaciones y
que, de estas cometerse, no se puedan detectar a tiempo para fijar
responsabilidades.
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Causas
Las situaciones comentadas se atribuyen a que la Secretaria Municipal, el
Agente Comprador en funciones y la Preinterventora no cumplieron
diligentemente con sus deberes y funciones, ni con las disposiciones de
Ley y de reglamentación citadas. Además, a que la Directora de Finanzas
no supervisó adecuadamente dichas operaciones.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Debido al alto volumen de documentos y con el fin de no duplicar
los mismos, cada oficina que trabaja con un proyecto mantiene un
expediente completo que contiene los documentos pertinentes a
las funciones que realiza dicha oficina. No obstante, todos estos
documentos han estado disponibles para la revisión de la Oficina
del Contralor. [Apartado a.1)]
Actualmente la compradora del programa envía a todos los
licitadores la carta de adjudicación del proyecto y carta de no
adjudicación a los que no fueron favorecidos. [sic]
[Apartado a.2)]
Al presente la compradora del programa anota en cada cotización
su nombre, firma, puesto y fecha de recibo. [Apartado a.3)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado a.1) del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. No se evitó la
duplicidad de documentos, y se dificultó el examen y el análisis de los
mismos. Las minutas de inspecciones se duplicaban en los expedientes.
Además, varios empleados alegaron que desconocían de la existencia de
los expedientes de las otras áreas o el contenido de otros expedientes. La
ausencia de un expediente centralizado o completo que contenga toda la
información de los proyectos o la ubicación y el contenido de los
expedientes existentes crea una limitación para la realización de nuestras
funciones de auditoría.
Véanse las recomendaciones 1 y de la 4 a la 6.
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Hallazgo 4 - Recibos de propiedad no preparados, propiedad no
valorada, ausencia de hojas de transferencias, inventario de propiedad
no realizado, deficiencias con los inventarios perpetuos y propiedad no
localizada
Situaciones
a.
Las operaciones relacionadas con la propiedad mueble del Programa
se rigen por el 45 Code of Federal Register (CFR), Parte 92.32(b) y
d(1)(3) Equipment. En este se disponen los controles que deben
establecerse relacionados con los equipos y se establece que el estado
usará, manejará y dispondrá del equipo adquirido de acuerdo con las
leyes y los procedimientos del estado. Además, desarrollará un
sistema adecuado de control que prevenga, salvaguarde y proteja la
propiedad contra pérdida, daño y robo.
Se rigen, además, por el Procedimiento para el Control de la
Propiedad Head Start de ACUDEN, revisado a enero de 2012. En
este se disponen los controles sobre la propiedad y los inventarios.
Entre las responsabilidades del Encargado de la Propiedad se
establece que: este debe mantener al día los expedientes relacionados
con los activos fijos; numerar y marcar los activos fijos que se
reciban; en caso de donaciones o préstamos, el donante debe remitir
un documento con el valor del equipo; ver que toda la propiedad
asignada esté respaldada por recibos de propiedad firmados por los
empleados; y mantener estos recibos custodiados. Ningún número de
unidad debe repetirse, a menos que sea una adición a la unidad
principal. Si es clase diferente debe tener número diferente y debe
colocarse sobre una parte que impida ser removido y que esté visible
sin obstruir el libre uso o reparación del mismo. Además, se establece
que ningún empleado podrá trasladar, transferir, prestar o disponer de
una propiedad pública sin la autorización previa y escrita del
Encargado de la Propiedad o por decisión del Administrador o del
Director del Proyecto. El Encargado de la Propiedad le responde a la
Directora del Programa.
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En el inventario de propiedad preparado al 31 de octubre de 2012 se
incluían 393 unidades, de las cuales 243 estaban valoradas en
$472,771. Las restantes 150 unidades no estaban valoradas en el
inventario.
Examinamos 62 unidades entre las que se incluían computadoras,
escritorios, sillas, neveras y trimmers. De estas, 30 unidades estaban
valoradas en $35,940. Como parte de nuestro examen, nuestros
auditores realizaron varias inspecciones físicas entre febrero y marzo
de 2013, que revelaron lo siguiente:
1)
A los funcionarios o empleados que recibieron 58 unidades de
propiedad (94%) no se les preparó ni se les entregó el Recibo por
Propiedad en Uso (Modelo SC1211).
2)
Treinta dos (52%) de las unidades de propiedad mueble
examinadas no tenían asignado un valor monetario en el
inventario de la propiedad. Estas habían sido donadas al
Programa.
3)
No se nos suministraron para examen 9 hojas de transferencia de
3 equipos adquiridos por $1,848 y de 6 equipos donados. Estos
fueron transferidos por los empleados custodios a otros, y para
ser ubicados en el almacén de uno de los centros y en el almacén
de la oficina central.
b.
Al Encargado de la Propiedad cesar en sus funciones, se debe tomar
un inventario. El nuevo Encargado de la Propiedad deberá verificar el
mismo contra los registros internos y, de encontrar alguna diferencia,
deberá aclararla. Además, será responsable de que toda la propiedad
asignada esté respaldada por recibos de propiedad en uso
debidamente firmados por los empleados y tener estos recibos en
custodia. El 31 de mayo de 2012 el Encargado de la Propiedad cesó
en sus funciones. El 1 de junio de 2012 se nombró un nuevo
Encargado de la Propiedad.
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El examen realizado de dichas operaciones reveló que ni el
Encargado de la Propiedad saliente ni el entrante realizaron el
inventario de la propiedad mueble a la fecha en que el primero cesó
en sus funciones. Esto, para remitir a la Oficina del Comisionado de
Asuntos Municipales un informe relacionado con la situación en que
se encontraba la propiedad al momento del cambio.
c.
El examen realizado de los diferentes centros Head Start y de los
inventarios perpetuos de octubre de 2012 y de abril de 2013 sobre la
propiedad mueble registrada en estos, reveló lo siguiente:
1)
El inventario perpetuo de abril de 2013 no contenía los ajustes
sobre la propiedad mueble que se reflejaban en los inventarios
físicos. Entre estos, unidades de propiedad mueble que se
encontraban en lugares diferentes a los indicados en los
inventarios y a otras que no se localizaron.
2)
El inventario perpetuo y el Subsidiario de la Propiedad no
contenían toda la información requerida en los mismos. Estos no
contenían la fecha de adquisición, el costo del equipo comprado,
el número de orden de compra correcto, el número de serie para
todas las propiedades que apliquen y tengan dicha descripción, el
número de propiedad, e información final sobre la disposición.
En los estados financieros (Single Audit Report) auditados
por contadores públicos autorizados, correspondientes al
año fiscal 2008-09, se comentó una situación similar.
3)
El inventario perpetuo de abril de 2013 tenía 29 números de
propiedad repetidos, equivalentes a 58 unidades de propiedad.
4)
Cuatro neveras aparecían dos veces en el inventario con el
mismo número de propiedad, lo que duplica su valor en el
mismo.
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5)
No se localizaron para examen físico 9 propiedades muebles
cuya numeración era similar a la numeración asignada a otras
10 unidades. Estas no tenían un valor asignado en el inventario
perpetuo.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias al 45 CFR Parte 92.32(b),
d(1)(3)) Equipment. En este se disponen los controles que deben establecer
relacionados con los equipos.
Las situaciones comentadas son contrarias a las disposiciones establecidas
en el Procedimiento para el Control de la Propiedad Head Start de
ACUDEN, según enmendado, como se indica:

Las situaciones comentadas en los apartados a.1) y 3), b.,
c.1) y 5) son contrarias a los artículos del 1.1.3 al 1.1.6.

Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 3) son contrarias al
Artículo 1.2.

La situación comentada en el apartado a.2) es contraria al
Artículo 4.V.

La situación comentada en el apartado c.2) es contraria al
Artículo 2.4.

La situación comentada en el apartado c.3) es contraria al
Artículo 3.1.

Lo comentado en el apartado c.4) es contrario al Artículo 1.4.
Efectos
Las situaciones comentadas impiden mantener un control adecuado de la
propiedad, lo que propicia el uso indebido o la pérdida de esta. Además,
dificultan fijar responsabilidades en caso de que esto ocurra.
Causa
Las situaciones comentadas se atribuyen a la falta de diligencia de las
directoras de Finanzas del Municipio y del Programa, y de los encargados
de la propiedad.
18
M-15-09
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
La encargada de propiedad al presente prepara para cada
propiedad el Recibo por Propiedad en Uso (Modelo SC1211).
[sic] [Apartado a.1)]
El valor monetario de la propiedad asignada por ACUDEN, a la
Agencia Delegada del Municipio de Aguadilla, no está en los
libros financieros del Municipio ya que esta propiedad sigue
siendo propiedad de ACUDEN y estos aparecen valorizados en
sus registros de inventario. [sic] [Apartado a.2)]
La encargada de propiedad actualmente utiliza una hoja de
Transferencia de Equipo para cada transferencia de equipo entre
los empleados custodios. [sic] [Apartado a.3)]
Durante el año 2012, el Proyecto Head Start tenía designado a un
empleado de fondos municipales como encargado de la propiedad,
al 3 de abril de 2012, este empleado solicito una licencia médico
familiar de emergencia y no pudo realizar un inventario de
transición con la nueva encargada de la propiedad. [sic]
[Apartado b.]
El inventario perpetuo fue culminado con todos sus ajustes
correspondientes. Actualmente el mismo se encuentra actualizado.
[sic] [Apartado c.1)]
Se actualizó el subsidiario de la propiedad con un nuevo formato
que contiene fecha de adquisición, costo del equipo, numero de
orden de compra, número de serie, descripción, numero de
propiedad e información final sobre la disposición. [sic]
[Apartado c.2)]
En los casos en los cuales el número de propiedad es igual,
Ej. OC-462, HSA-462, la identificación se diferenciara por las
letras o siglas correspondientes para proporcionar una clara
distinción y particularidad a cada artículo. Estas letras son parte
esencial de la identificación de la propiedad, debido a que
ACUDEN transfiere propiedad con el número ya asignado y la
mayoría de las ocasiones ese número fue asignado con
anterioridad por la Encargada de Propiedad del programa. [sic]
[Apartado c.3)]
La Encargada de Propiedad eliminó la duplicidad de las neveras
en el inventario. [Apartado c.4)]
M-15-09
19
Toda la propiedad no localizada en este hallazgo tiene numeración
de Oficina Central. Ej (OC-468), la diferenciación de la propiedad
se hace por las siglas OC-468 y/o HSA-468, las siglas aparecen en
el inventario perpetuo ya identificadas. [sic] [Apartado c.5)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. Respecto al apartado a.2), a la propiedad que se hace
referencia es aquella donada por empresas privadas. Directamente a los
centros Head Start.
Véanse las recomendaciones 1 y de la 7 a la 14.
Hallazgo 5 - Ausencia de controles para el uso de las computadoras
Situaciones
a.
Las directoras de Finanzas y del Programa tienen la encomienda de
proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad adscrita
al Programa. Para esto, deben establecer los procedimientos que
tengan
los
controles
necesarios
para
impedir
que
ocurran
irregularidades y que, de estas ocurrir, se puedan descubrir y fijar
responsabilidades.
En septiembre de 2012, el Programa realizó un pago por $5,249 para
la adquisición de siete computadoras para las oficinas administrativas
del Programa. En diciembre de 2012, nuestros auditores examinaron
los controles de estas computadoras y reflejó lo siguiente:
1)
Las computadoras no contaban con una pantalla de advertencia
sobre el uso, el acceso y el cuidado de las mismas.
2)
Tres (43%) de las computadoras no contaban con contraseñas en
el sistema básico de entrada y salida.
Criterios
La situaciones comentadas son contrarias a los artículos 6.005(f) y
8.010(d) de la Ley 81-1991.
20
M-15-09
Efectos
Las situaciones comentadas pueden dar lugar al uso indebido de las
computadoras y propicia que personas no autorizadas puedan acceder y
hacer uso indebido de esta. Además, dificultan que se puedan detectar a
tiempo para fijar responsabilidades.
Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a que las directoras de Finanzas y
del Programa se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron
adecuadamente los intereses del Programa.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Al presente todas las computadoras poseen en la pantalla el
mensaje de advertencia sobre su uso, acceso y cuidado de las
computadoras. [sic] [Apartado a.1)]
Todas las computadoras cuentan con un nombre de usuario y
contraseña antes de entrar al sistema y al entrar al internet. [sic]
[Apartado a.2)]
Véanse las recomendaciones 1 y 15.
Hallazgo 6 - Ausencia de inventarios físicos y perpetuos, y otras
deficiencias relacionadas con estos y con los registros en el almacén de
materiales de limpieza y educativos
Situaciones
a.
La Oficina de Administración del Programa cuenta con un almacén
en el cual, entre otras cosas, se mantienen los materiales de limpieza,
educativos y de oficina. El mismo es atendido por el Encargado del
Almacén.
Durante un examen de los registros y del área del almacén, se
determinaron las siguientes deficiencias:
1)
No se realizaban inventarios físicos anuales de los materiales.
Tampoco se realizaban inspecciones periódicas de las cantidades
que se mantenían en existencia.
M-15-09
21
2)
No se mantenían inventarios perpetuos adecuados de la
existencia de los materiales. El examen de 10 artículos del
almacén reflejó lo siguiente:
a)
Ocho (80%) de los artículos examinados no se incluyeron
en el inventario perpetuo.
b)
Para los dos artículos restantes, incluidos en el inventario
perpetuo, las cantidades localizadas en el conteo realizado
no coincidían con lo indicado en el inventario.
3)
El inventario perpetuo no se completaba en todas sus partes, ya
que en la mayoría de los casos, no se reflejaba la fecha y la
cantidad de las compras ni los despachos realizados.
4)
No se mantenía un inventario perpetuo de la existencia de
repuestos para vehículos.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias al Capítulo VII, Sección 25 del
Reglamento para la Administración Municipal. Es norma de sana
administración y de control interno que se mantengan inventarios
perpetuos de los materiales del almacén y que se establezcan
procedimientos internos para la toma de inventarios físicos.
Efectos
Las situaciones comentadas pueden propiciar el uso indebido de los
materiales y suministros, y otras situaciones adversas.
Causas
Las directoras del Programa y de Finanzas, y el Encargado del Almacén no
protegieron adecuadamente los intereses del Programa ni cumplieron con
la reglamentación establecida.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
No se acepta el hallazgo.
22
M-15-09
Para establecer un inventario físico anual de materiales se asignó
el mes de mayo de cada año, ya que este mes es el cierre del año
escolar y de esta forma se pueden evaluar las necesidades para
poder realizar las compras del próximo año escolar.
Trimestralmente se realizaran inspecciones periódicas del
inventario de materiales. [sic] [Apartado a.1)]
Se realizó un inventario físico de los materiales del almacén.
Todos los artículos se encuentran en el inventario perpetuo.
[Apartado a.2)a)]
Las cantidades localizadas en el
contabilizadas. [sic] [Apartado a.2)b)]
almacén
están
todas
El inventario perpetuo contiene lo que se recibe en el almacén, se
verifica con la orden de compra, se anotan las altas y las bajas que
se realizan al hacer los despachos. [sic] [Apartado a.3)]
Se estableció en el sistema un inventario perpetuo de piezas y
repuestos de vehículos con una descripción particular. Este
inventario está separado del inventario de materiales.
[Apartado a.4)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. No se recibió evidencia de la realización del
inventario ni de las medidas tomadas para ser consideradas en la
evaluación de la contestación.
Véanse las recomendaciones 1, 16 y 17.
Hallazgo 7 - Incidentes de vandalismo y hurto de propiedad no
notificados a tiempo a la Oficina del Contralor
Situación
a.
La entidad, luego de detectar la pérdida de propiedad o alguna
irregularidad relacionada, tendrá un término de 20 días para
investigar. Además, tendrá 10 días adicionales para informar dicha
situación a la Oficina del Contralor.
Del 31 de agosto de 2011 al 28 de junio de 2012, en el Programa
ocurrieron tres casos de pérdida de propiedad por incidentes de
vandalismo y robo. El costo de la misma ascendió a $8,129.
M-15-09
23
Realizamos un examen de dichas situaciones y este reveló que los
3 incidentes no fueron informados a la Oficina del Contralor dentro
de los 30 días establecidos. Estos se informaron con tardanzas de 50 a
89 días después del término establecido.
Criterios
La situación comentada es contraria a lo dispuesto en la Ley Núm. 96, al
Reglamento 41, Notificación de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo
de Fondos o Bienes Públicos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico del
20 de junio de 2008, y a la Carta Circular 1300-24-08, emitida el 30 de
enero de 2008 por el Departamento de Hacienda.
Efecto
La situación comentada impidió que esta Oficina tuviera disponible la
información en el tiempo requerido para ejercer su función fiscalizadora.
Causas
Atribuimos la situación comentada a que las directoras de Finanzas y del
Programa, y el Encargado de la Propiedad no actuaron diligentemente en
cumplir con la Ley. Además, el Alcalde y la Directora de Finanzas no
supervisaron adecuadamente dichas operaciones.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Una vez se identifica alguna propiedad perdida; la Coordinadora
de Seguros Públicos recibe el informe de incidente junto con el
informe de la querella e información del policía que redacta el
informe de querella y lo notifica antes de treinta 30 días a la
Oficina del Contralor. [sic]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece, ya que no se recibió evidencia ni información que
demuestre lo contrario.
Véanse las recomendaciones 1 y 18.
24
RECOMENDACIONES
M-15-09
Al Comisionado de Asuntos Municipales
1.
Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva
establecido por esta Oficina y, con las disposiciones del
Boletín Administrativo 1998-16, aprobado el 13 de junio de 1998 por
el Gobernador. [Hallazgos del 1 al 7]
Al Alcalde
2.
Asegurarse de que las obras se realicen de acuerdo con las
especificaciones establecidas en los contratos, y que se aprueben
órdenes de cambio para enmendar cualquier contrato, de manera que
se documenten y se justifiquen los cambios en los proyectos.
[Hallazgo 1-a.]
3.
Ejercer una supervisión eficaz de las funciones de la Directora de
Finanzas para asegurarse de que cumpla con la ley, los reglamentos y
los procedimientos aplicables. Además, ver que se:
a.
Procese los comprobantes de desembolso cuando estos
contengan, entre otras cosas, copia de la orden de compra como
parte
de
la
evidencia
para
realizar
el
desembolso.
[Hallazgo 2-a.1)]
b.
Velar por que se preparen e incluyan las órdenes de compra en
los comprobantes de desembolso, y se obliguen en su totalidad
los importes de los contratos firmados a la fecha de la
preparación de la orden de compra para estos. [Hallazgo 2-a.2)]
c.
Procese los comprobantes de desembolso cuando estos o sus
justificantes
contengan
correspondientes
o
de
las
sus
firmas
de
los
funcionarios
representantes
autorizados.
[Hallazgo 2-a.3)]
d.
Localicen los cuatro comprobantes de desembolso que se
comentan en el Hallazgo 2-a.4) para que remitan los mismos a la
Unidad de Auditoría Interna, y que esta los examine, determine
su corrección y emita el informe con las recomendaciones.
M-15-09
25
Además, establezca un sistema de archivo adecuado para los
comprobantes de desembolso, de manera que no se repita una
situación similar.
4.
Establecer los controles internos necesarios para mantener un
expediente completo para cada una de las obras contratadas que
incluya, entre otras cosas, los planos y especificaciones, los permisos
de construcción, los estimados de costos, evaluaciones de licitaciones,
órdenes de cambio aprobadas, informes de inspección y las cartas de
aceptación. [Hallazgo 3-a.1)]
5.
Notificar a todos los licitadores participantes la decisión del
otorgamiento
de
la
buena
pro
de
una
subasta
informal.
[Hallazgo 3-a.2)]
6.
Establecer los controles internos necesarios en las operaciones
relacionadas con la solicitud, el recibo y la aceptación de
cotizaciones, y en la adjudicación relacionada con las mismas.
[Hallazgo 3-a.3)]
7.
Ejercer una supervisión adecuada sobre los encargados de la
propiedad para que estos preparen y entreguen a los funcionarios y
empleados recibos de la propiedad asignada a estos, donde se hagan
responsables de la custodia y el uso de la misma. [Hallazgo 4-a.1)]
8.
Velar por que se asigne valor a la propiedad prestada o donada por
ACUDEN u otra institución y se incluyan en el inventario; e instruir a
los encargados de la propiedad sobre la importancia de mantener
documentación
sobre
la
propiedad
donada
o
prestada.
[Hallazgo 4-a.2)]
9.
Asegurarse de que la propiedad mueble transferida de un empleado a
otro o de un área a otra tenga como evidencia de dicho traslado una
hoja de transferencia firmada. [Hallazgo 4-a.3)]
10. Velar por que se tomen inventarios cuando ocurran cambios en los
encargados de la propiedad. [Hallazgo 4-b.]
26
M-15-09
11. Asegurarse de que en el inventario perpetuo se ajusten las diferencias
encontradas en los inventarios físicos. [Hallazgo 4-c.1)]
12. Asegurarse de que el inventario perpetuo y el subsidiario de la
propiedad contengan toda la información requerida en estos.
[Hallazgo 4-c.2) y 4)]
13. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones de los encargados
de la propiedad para asegurarse de que estos mantengan controles
adecuados sobre la propiedad, y de que estos realicen lo siguiente:
a.
Mantengan hojas de transferencias en las que se indique la
localización de la propiedad. [Hallazgo 4-a.3)]
b.
Numeren y marquen toda la propiedad y que ningún número se
repita a menos que sea una adición a la unidad principal.
[Hallazgo 4-c.3)]
14. Realizar
una
investigación
de
la
propiedad no
localizada.
[Hallazgo 4-c.5)]
15. Asegurarse de que todas las computadoras tengan:
a.
una página de advertencia sobre el uso y responsabilidad del
empleado a cargo de las mismas. [Hallazgo 5-a.1)]
b.
sus
debidas
contraseñas
para
acceder
a
las
mismas.
[Hallazgo 5-a.2)]
16. Realizar un inventario físico al almacén anualmente y documentar el
mismo. [Hallazgo 6-a.1)]
17. Actualizar el inventario perpetuo del almacén, de manera que:
a.
Se incluyan todos los artículos que se guardan en el almacén
[Hallazgo 6-a.2)a) y 4)]
b.
Se actualicen las cantidades del inventario perpetuo diariamente
[Hallazgo 6-a.2)b)]
c.
Se complete la información requerida en el formulario del
inventario perpetuo. [Hallazgo 6-a.3)]
M-15-09
27
18. Notificar dentro del tennino establecido a Ia Oficina del Contralor el
vandalismo, robo o perdida de Ia propiedad. [Hallazgo 7]
AGRADECIMIENTO
A los funcionarios y a los empleados del Programa Head Start y del
Municipio de Aguadilla, Jes agradecemos Ia cooperaci6n que nos prestaron
durante nuestra auditorfa.
~~~
Por
~YYJ~
28
M-15-09
ANEJO 1
MUNICIPIO DE AGUADILLA
PROGRAMA HEAD START
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
PERÍODO
NOMBRE
CARGO O PUESTO
DESDE
HASTA
Hon. Carlos Méndez Martínez
Alcalde
1 jul. 09
31 dic. 12
Sr. David Morales Feliciano
Administrador Municipal
1 jul. 12
31 dic. 12
Sra. Evelyn J. González Rodríguez
Administradora Municipal
1 jul. 09
29 jun. 12
Sra. Noemí Alfonso Valle
Directora de Finanzas
1 jul. 09
31 dic. 12
Sra. Damaris Medina Grajales
Secretaria Municipal
1 jul. 09
31 dic. 12
Sr. José I. Lacourt Rivera
Auditor Interno
15 jul. 12
31 dic. 12
1 jul. 09
30 jun. 12
Sr. David Morales Feliciano
”
Sra. Nannette Guevara Pérez
Directora de Recursos Humanos
1 jul. 09
31 dic. 12
Sra. Emily Masters Arcelay
Directora de la Oficina de Programas
Federales
1 jul. 09
31 dic. 12
Sra. Ana M. Cubero Díaz
Directora del Programa
Head Start
1 jul. 09
31 dic. 12
M-15-09
29
ANEJO 2
MUNICIPIO DE AGUADILLA
PROGRAMA HEAD START
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
PERÍODO
NOMBRE
CARGO O PUESTO
DESDE
HASTA
Hon. Rafael Fernández Nadal
Presidente
1 jul. 09
31 dic. 12
Sra. Elika Vega Hernández
Secretaria
1 jul. 09
31 dic. 12
MISIÓN
Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo
con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del
Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA
LOGRAR UNA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA DE
EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios
que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se
incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008,
disponible en nuestra página en Internet.
QUERELLAS
Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono
al (787) 754-3030, extensión 1106, o al 1-877-771-3133 (sin cargo).
También se pueden presentar mediante el correo electrónico
Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la página en Internet de la Oficina.
INFORMACIÓN SOBRE
LOS INFORMES DE
AUDITORÍA
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye
información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del
informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los
informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de
rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden
comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030,
extensión 3400.
INFORMACIÓN DE
CONTACTO
Dirección física:
Internet:
105 Avenida Ponce de León
www.ocpr.gov.pr
Hato Rey, Puerto Rico
Teléfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069
Correo electrónico:
ocpr@ocpr.gov.pr