Cómo usar Voicemail Pro en modo IP Office - Avaya

IP Office 8.1
Cómo usar Voicemail Pro en modo IP
Office
15-601131 Número 13a - (28/06/2012)
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establecidos para este proposito.
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Contenido
Contenido
1. Inicio de sesión en el buzón
1.1 Inicio de sesión en el buzón desde la extensión
propia
..................................................................... 7
1.2 Inicio de sesión
.....................................................................
en el buzón desde otra ubicación
8
1.3 Configuración de un código de acceso para el
buzón
..................................................................... 8
2. Resumen
2.1 Opciones del
.....................................................................
buzón
10
2.2 Opciones del
.....................................................................
menú de ayuda del correo de voz
11
2.3 Códigos de.....................................................................
acceso predeterminados
11
3. Reproducción de mensajes
3.1 Reproducción
.....................................................................
de mensajes nuevos
3.2 Guardado de
.....................................................................
mensajes
3.3 Reproducción
.....................................................................
de mensajes antiguos y guardados
3.4 Eliminación.....................................................................
de mensajes
15
15
15
16
4. Remisión de mensajes de voz
4.1 Reenvío de.....................................................................
mensajes a correo electrónico
4.2 Remisión de
.....................................................................
mensajes a otra extensión
4.3 Remisión de
.....................................................................
mensajes con encabezado
4.4 Remisión de mensajes a la lista de mensajes
guardados
.....................................................................
4.5 Remisión de futuros mensajes nuevos al correo
electrónico
.....................................................................
4.6 Desactivación
.....................................................................
de la remisión de mensajes
18
18
19
19
19
20
5. Configuración de notificaciones por
correo electrónico
5.1 Recepción por correo electrónico de alertas de
mensajes nuevos
..................................................................... 22
5.2 Activación y desactivación de alertas y remisiones
al correo electrónico
..................................................................... 22
6. Configuración y modificación del
saludo
6.1 Reproducción
.....................................................................
del saludo
6.2 Guardado del
.....................................................................
saludo
6.3 Configuración de la reproducción continua del
saludo
.....................................................................
6.4 Desactivación de la reproducción continua del
saludo
.....................................................................
6.5 Cambio del.....................................................................
saludo
6.6 Cambio de.....................................................................
saludos para grupos de búsqueda
24
24
25
25
26
27
7. Administración del buzón
7.1 Activación e
.....................................................................
inactivación del correo de voz
30
7.2 Activación e inactivación del timbre de correo de
voz
..................................................................... 30
8. Opciones disponibles al llamar al
buzón
8.1 Omisión del.....................................................................
saludo del buzón
32
8.2 Transferencia
.....................................................................
a un número de cobertura
32
9. Voz visual
Índice
...............................................................................35
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Capítulo 1.
Inicio de sesión en el buzón
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Inicio de sesión en el buzón:
1. Inicio de sesión en el buzón
En esta sección se describen las formas de iniciar sesión en el buzón para recuperar los mensajes, sea desde la extensión
propia 7 o desde otra ubicación 8 .
El buzón de correo de voz se puede proteger con un código de acceso 8 . De ser así, para poder revisar los mensajes
debe ingresar el código de acceso. Si la extensión de su código de acceso no cumple con la restricción de extensión
configurada por el administrador de su sistema, este le indica que cambie su código de acceso.
De manera predeterminada, la extensión propia de cada usuario se configura como ubicación de confianza, desde la cual
no es necesario ingresar el código de acceso. Si la extensión se encuentra en un lugar público, quizá convenga modificar
esta opción para asegurar que siempre se le solicite ingresar un código de acceso, incluso desde su propia extensión.
Si suele iniciar sesión en el buzón desde una ubicación que no es su propia extensión, puede pedir al administrador de
sistema que la configure también como ubicación de confianza.
Nota: Dado que un buzón de mensajes de un grupo de búsqueda es atendido por más de un usuario, el sistema no le
solicita cambiar el código de acceso del buzón de mensajes del grupo de búsqueda aun cuando no cumpla con la
restricción de extensión configurada por el administrador del sistema.
1.1 Inicio de sesión en el buzón desde la extensión propia
Si el administrador de sistema configura la opción, usted podrá iniciar sesión en el buzón desde su extensión telefónica
propia o desde otra ubicación. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión en el buzón desde otra ubicación
8 .
De manera predeterminada, su extensión es una ubicación de confianza, es decir, que para iniciar sesión en el buzón de
correo de voz desde la extensión no hace falta ingresar un código de acceso. Pero si la extensión se encuentra en un lugar
público, el administrador de sistema puede habilitar la opción de usar un código de acceso. Para obtener más información,
consulte Configuración de un código de acceso para el buzón 8 .
Para iniciar sesión en el buzón desde su extensión propia:
1. Marque *17. Si es la primera vez que se usa el buzón, tal vez el sistema le pida que grabe su nombre. De ser así,
siga las instrucciones que oirá.
2. En cuanto haya iniciado sesión en el buzón, se oirá un anuncio con la cantidad de mensajes nuevos que contiene (si
los hubiera). A continuación, el sistema reproducirá estos mensajes nuevos. Para conocer las opciones que puede
usar, presione 8.
· Para escuchar los mensajes antiguos:Presione 1.
· Para escuchar los mensajes guardados:Presione 2.
3. Después de escuchar un mensaje nuevo, éste se convierte en antiguo y será eliminado automáticamente 36 horas
después de la primera reproducción. En los sistemas VoiceMail Pro, el administrador de sistema puede configurar el
plazo durante el cual se guardarán los mensajes antes de su eliminación automática. Consulte al administrador de
sistema para saber si se modificó el plazo de almacenamiento de los mensajes.
4. Para salir del correo de voz, cuelgue el teléfono.
En las secciones siguientes se describen las funciones que pueden usarse después de iniciar sesión en el buzón.
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1.2 Inicio de sesión en el buzón desde otra ubicación
Si con regularidad inicia sesión en el buzón desde fuera de su oficina, puede pedir al administrador de sistema que habilite
el acceso remoto al buzón. Una vez configurado esto, usted podrá iniciar sesión desde un número de extensión distinto del
suyo propio.
Para iniciar sesión en el buzón desde otra ubicación:
1. Marque el número de su extensión.
2. Al oír el saludo del correo de voz, presione 8. Si se configuró un código de acceso, el sistema se lo pedirá ahora.
3. Ingrese el código de acceso. Ya puede revisar los mensajes.
Positivo
· Si suele iniciar sesión en el buzón desde una ubicación que no es su propia extensión, puede pedir al administrador de
sistema que la configure como ubicación de confianza. Cuando inicie sesión en el buzón desde una ubicación de
confianza, el sistema no pedirá el código de acceso.
De manera predeterminada, la extensión propia de cada usuario es una ubicación de confianza. Si la extensión se
encuentra en un lugar público, quizá convenga modificar esta opción para que se le solicite ingresar un código de acceso,
incluso en su propia extensión.
1.3 Configuración de un código de acceso para el buzón
Para proteger el buzón, se puede configurar un código de acceso. Esto es especialmente útil cuando para recuperar los
mensajes se inicia sesión desde un lugar público.
Para configurar un código de acceso para el buzón:
1. Desde su extensión propia, marque *17 para iniciar sesión en el buzón. Para obtener más información, consulte
Inicio de sesión en el buzón desde la extensión propia 7 .
2. Presione *04 para cambiar el código de acceso al buzón.
3. Ingrese el código de acceso actual después del tono. Si todavía no tiene un código de acceso, presione #
(numeral).
4. Ingrese el código de acceso nuevo después del tono y presione #.
5. Cuando el sistema le pida que repita el nuevo código de acceso, ingréselo otra vez y presione #.
6. Cuando oiga un mensaje que confirma que se ha modificado el código de acceso, cuelgue.
Nota: Dado que un buzón de mensajes de un grupo de búsqueda es atendido por más de un usuario, debe cambiar la
contraseña del correo de voz del grupo de búsqueda utilizando en Administrador de IP Office y debe abstenerse de
cambiar la contraseña con un interfaz de usuario telefónico (TUI).
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Capítulo 2.
Resumen
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2. Resumen
2.1 Opciones del buzón
Si usted llama a su propia extensión y el sistema lo transfiere al correo de voz, puede presionar 8 durante el saludo inicial
para escuchar los mensajes.
A continuación se ofrece un resumen de las opciones disponibles después de iniciar sesión en el buzón desde una
extensión propia o desde una ubicación remota.
· A menos que se elija guardar un mensaje, éste será eliminado automáticamente 36 horas después de su
reproducción. Para guardar un mensaje durante su reproducción, presione 5.
Notas
· Si durante la reproducción del mensaje presiona la tecla 0 y la mantiene presionada, podrá poner el mensaje en
pausa. Para continuar con la reproducción del mensaje, presione el botón que corresponde a Retroceder o
Anterior en la pantalla del teléfono.
· Para poder usar las opciones de correo electrónico, el administrador de sistema debe habilitarlas.
· El funcionamiento de VoiceMail Pro se puede personalizar para ofrecer opciones diferentes a determinadas personas
y grupos de usuarios.
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Resumen: Opciones del buzón
2.2 Opciones del menú de ayuda del correo de voz
Siempre que lo desee, puede presionar 8 para oír el menú de ayuda.
1
Reproducir mensajes antiguos.
2
Reproducir mensajes guardados.
3
Modificar el saludo.
4
Eliminar el mensaje que se está escuchando.
5
Guardar el mensaje que se está escuchando.
6
Opciones de remisión.
7
Repetir el último mensaje.
8
Ayuda.
9
Omitir el mensaje.
**
Regresar la llamada al remitente. Sólo cuando se escucha el mensaje en forma interna.
*01
Transferir todos los mensajes al correo electrónico.
*02
Enviar notificaciones por correo electrónico.
*03
Desactivar las funciones de correo electrónico.
*04
Cambiar el código de acceso.
No se anuncian las funciones adicionales.
#
Remitir el mensaje.
*
Retroceder el mensaje.
0
Poner el mensaje en pausa (cuando se mantiene apretada la tecla 0) o llamar al número de recepción para el
correo de voz.
2.3 Códigos de acceso predeterminados
Los siguientes códigos de acceso predeterminados se pueden usar desde una extensión propia.
· Para iniciar sesión en el buzón desde una extensión propia: Marque *17.
· Para activar e inactivar el correo de voz: Marque *18 (activar) o *19 (desactivar).
Cuando la opción está desactivada, el sistema dejará de transferir las llamadas al buzón cuando usted esté ocupado
o no responda. Pero otros usuarios de buzones podrán remitirle mensajes a su buzón.
· Para activar o desactivar el timbre del correo de voz: Marque *48 (activar) o *49 (desactivar).
Cuando esta opción está activada, sonará un timbre cada vez que usted termine una llamada y vuelva a colgar el
auricular del teléfono (a menos que haya otra llamada en espera). El sistema hace sonar el teléfono y, cuando
usted responde, le pide que inicie sesión en el buzón.
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Capítulo 3.
Reproducción de mensajes
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3. Reproducción de mensajes
El modo de buzón de IP Office puede contener mensajes de los siguientes tipos:
· Nuevos
Éstos son los mensajes que el propietario del buzón todavía no oyó.
· Antiguos
Tan pronto como se comienza a oír el mensaje, éste se convierte en antiguo.
· Guardados
Mientras se escucha un mensaje, se puede pedir al sistema que lo guarde.
En cuanto haya iniciado sesión en el buzón, se oirá un anuncio con la cantidad de mensajes nuevos contenidos en el
buzón. Luego el sistema presentará el primer mensaje. Para obtener más información, consulte Reproducción de mensajes
nuevos 15 .
Mientras se escucha los mensajes, están disponibles estas opciones:
· Eliminar el mensaje que se está escuchando. Para obtener más información, consulte Eliminación de mensajes
16
.
· Guardar el mensaje para que el sistema lo conserve durante el plazo definido para los mensajes guardados. En los
sistemas VoiceMail Pro, el administrador de sistema puede configurar este plazo. Para saber cuánto tiempo el
sistema conservará los mensajes guardados, consulte al administrador de sistema. Para obtener más información,
consulte Guardado de mensajes 15 .
· Remitir el mensaje a otra extensión. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes a otra
extensión 18 .
· Repetir el mensaje que se está escuchando.
· Omitir el mensaje y pasar al siguiente.
· Llamar a la persona que dejó el mensaje.
· Adelantar, retroceder y poner en pausa los mensajes.
Al escuchar un mensaje por primera vez, éste se convierte en antiguo. Pero los mensajes antiguos y guardados se pueden
escuchar todas las veces que se quiera. Para obtener más información, consulte Reproducción de mensajes antiguos y
guardados 15 .
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Reproducción de mensajes:
3.1 Reproducción de mensajes nuevos
En cuanto haya iniciado sesión en el modo de buzón de IP Office, se oirá un anuncio con la cantidad de mensajes de
correo de voz nuevos (si los hubiera). A continuación, el sistema reproducirá el primero de los mensajes.
· El administrador de sistema puede configurar el plazo de permanencia de los mensajes en el buzón. Verifique con el
administrador del sistema para saber el tiempo durante el cual su buzón de correo retiene los mensajes.
Mientras se escucha un mensaje, existen las opciones siguientes:
· Para eliminar el mensaje:Presione 4. Para obtener más información, consulte Eliminación de mensajes
· Para guardar el mensaje:Presione 5. Para obtener más información, consulte Guardado de mensajes
15
16
.
.
· Para remitir el mensaje:Presione 6. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes de voz
18
.
· Para repetir el último mensaje:Presione 7.
· Para omitir el mensaje:Presione 9.
· Para regresar la llamada al remitente (si fue una llamada interna): Presione **.
· Para avance rápido del mensaje: Presione #.
· Para retroceder el mensaje: Presione *.
· Para poner el mensaje en pausa:Presione 0. Use la tecla * para reiniciar el mensaje.
3.2 Guardado de mensajes
De manera predeterminada, los mensajes antiguos permanecen en el buzón durante 36 horas. Si desea conservar un
mensaje más tiempo, puede marcarlo como mensaje guardado. Para los mensajes guardados, el plazo predeterminado de
permanencia en el buzón es el que haya configurado el administrador de sistema.
Para guardar un mensaje:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 5 para guardar el mensaje mientras lo escucha o después de haberlo oído. El sistema reproducirá una
confirmación de que el mensaje fue guardado.
3.3 Reproducción de mensajes antiguos y guardados
En cuanto se comienza a escuchar un mensaje nuevo, éste se convierte en "antiguo".
Para escuchar los mensajes antiguos:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 1. El sistema anunciará la cantidad de mensajes antiguos y a continuación los reproducirá uno por uno.
Para escuchar los mensajes guardados:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 2. El sistema anunciará la cantidad de mensajes guardados y a continuación los reproducirá uno por uno.
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3.4 Eliminación de mensajes
En cuanto se comienza a escuchar un mensaje nuevo, éste se convierte en antiguo. De manera predeterminada, los
mensajes antiguos permanecen en el buzón un máximo de 36 horas; posteriormente, se los elimina como parte de las
actividades de mantenimiento del correo de voz. En relación con los mensajes nuevos, el administrador de sistema puede
cambiar esta duración, en los sistemas VoiceMail Pro. Si usted tiene la seguridad de que no quiere conservar un mensaje,
puede eliminarlo mientras lo escucha o después de haberlo escuchado.
Para eliminar un mensaje:
1. Mientras escucha el mensaje que no desea conservar, presione 4.
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Capítulo 4.
Remisión de mensajes de
voz
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4. Remisión de mensajes de voz
Los mensajes se pueden remitir a otra ubicación.
Durante la reproducción del mensaje o inmediatamente después, el mensaje se puede remitir:
· Al correo electrónico. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes al correo electrónico
· A otras extensiones. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes a otra extensión
18
18
.
.
· A la lista de mensajes guardados. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes a la lista de
mensajes guardados 19 .
Antes de remitir los mensajes, puede añadirles un encabezado. Para obtener más información, consulte Remisión de
mensajes con encabezado 19 .
4.1 Reenvío de mensajes a correo electrónico
Para que sea posible usar esta función con su dirección de correo, el administrador de sistema debe ingresar la dirección y
asignarla al nombre de su buzón en IP Office Manager. De lo contrario, al intentar usar la función se oirá un mensaje con
indicación de que el buzón no tiene habilitado el correo electrónico.
Si esta opción está habilitada, los mensajes de voz se podrán remitir a un buzón de correo electrónico.
Para remitir un mensaje al correo electrónico:
1. Durante o inmediatamente después de reproducir el mensaje, presione 6.
2. Presione 1. El sistema remitirá el mensaje a su dirección de correo electrónico.
Para regresar al menú anterior o para cancelar la remisión del mensaje:
1. Presione #.
4.2 Remisión de mensajes a otra extensión
Los mensajes se pueden remitir a otra extensión o a varias al mismo tiempo.
Para remitir mensajes a otra extensión:
1. Durante o inmediatamente después de reproducir el mensaje, presione 6.
2. Presione 2.
3. Escriba cada número de extensión seguido por un #.
4. Para finalizar, presione # otra vez. Por ejemplo:
· Para remitir un mensaje a las extensiones 201, 202 y 203, ingrese: 201#202#203##
· Para remitir un mensaje solamente a la extensión 201, ingrese: 201##
Para regresar al menú anterior o para cancelar la remisión del mensaje:
1. Presione #.
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Remisión de mensajes de voz: Remisión de mensajes a otra extensión
4.3 Remisión de mensajes con encabezado
Antes de remitir un mensaje, puede grabar otro mensaje propio y añadirlo como encabezado al que está remitiendo. Esto
puede servir, por ejemplo, para explicar al receptor la razón por la que le remite el mensaje.
Para remitir un mensaje con un encabezado:
1. Durante o inmediatamente después de reproducir el mensaje, presione 6.
2. Presione 3.
3. El sistema le pedirá que grabe un mensaje y que luego presione cualquier tecla para terminar la grabación.
4. Ingrese la lista de extensiones a las que desea reenviar el mensaje. Para obtener más detalles sobre cómo reenviar
un mensaje, consulte Remisión de mensajes a otra extensión 18 .
Para regresar al menú anterior o para cancelar la remisión del mensaje:
1. Presione #.
4.4 Remisión de mensajes a la lista de mensajes guardados
A menos que se elija guardar un mensaje, éste será eliminado automáticamente 36 horas después de su reproducción.
Para evitarlo, el mensaje se puede remitir a la lista de mensajes guardados.
Para remitir un mensaje a la lista de mensajes guardados:
1. Durante o inmediatamente después de reproducir el mensaje, presione 6.
2. Presione 4. Esto es equivalente a presionar 5 después de la reproducción del mensaje.
Para regresar al menú anterior o para cancelar la remisión del mensaje:
1. Presione #.
4.5 Remisión de futuros mensajes nuevos al correo electrónico
Para que sea posible usar esta función con su dirección de correo, el administrador de sistema debe ingresar la dirección y
asignarla al nombre de su buzón en IP Office Manager. De lo contrario, al intentar usar la función se oirá un mensaje con
indicación de que el buzón no tiene habilitado el correo electrónico.
Si la opción está habilitada, el buzón se puede configurar de modo que todos los mensajes que se reciban en el futuro se
remitan a una dirección de correo electrónico.
· Si elige esta opción, los mensajes no se almacenarán en el buzón de correo de voz.
· Esta opción anula las otras alertas por correo electrónico.
Para remitir los futuros mensajes nuevos al correo electrónico:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione *01. Los mensajes nuevos que se reciban en el buzón de correo de voz en el futuro se remitirán a la
dirección de correo electrónico.
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4.6 Desactivación de la remisión de mensajes
Para desactivar la remisión de mensajes:
1. Durante la reproducción del mensaje o inmediatamente después, presione 6.
2. Presione #.
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Capítulo 5.
Configuración de
notificaciones por correo
electrónico
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5. Configuración de notificaciones por correo electrónico
Puede recibir una notificación de los nuevos mensajes enviados a su dirección de correo electrónico. La notificación puede
ser una simple alerta para indicarle que tiene un mensaje o una copia del mensaje del correo de voz si es necesario. Para
obtener más información, consulte Recepción por correo electrónico de alertas de mensajes nuevos 22 .
Además, cuando escuche un mensaje puede pedir que el sistema lo remita a su dirección de correo electrónico. Para
obtener más información, consulte Remisión de mensajes al correo electrónico 18 .
Para que sea posible usar estas funciones con su dirección de correo, el administrador de sistema debe ingresarla en IP
Office Manager. De lo contrario, cada vez que intente usar una opción de correo electrónico, se oirá un mensaje con
indicación de que el buzón no tiene habilitado el correo electrónico. Para saber si el sistema de correo de voz está
configurado para el uso del correo electrónico, consulte al administrador de su sistema.
5.1 Recepción por correo electrónico de alertas de mensajes nuevos
Si lo desea, puede pedir que el sistema le envíe una alerta por correo electrónico cuando alguien llame y deje un mensaje
para usted.
· Si lo desea, puede recibir las notificaciones en la dirección de correo electrónico de su teléfono móvil, si tiene una.
Es decir, puede recibir alertas de la llegada de mensajes nuevos incluso cuando no esté en su oficina. Para
averiguar su dirección de correo electrónico de su teléfono móvil, comuníquese con su proveedor de servicio de
telefonía móvil.
· Esta opción anula la remisión al correo electrónico. Para obtener más información, consulte Remisión de futuros
mensajes nuevos al correo electrónico 19 .
Para recibir por correo electrónico una alerta cuando lleguen mensajes nuevos:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione *02. Recibirá un aviso por correo electrónico cada vez que le dejen un mensaje nuevo.
5.2 Activación y desactivación de alertas y remisiones al correo electrónico
Si ha elegido alguna de las opciones de notificación de correo electrónico, puede desactivarlas desde su teléfono.
Para desactivar las opciones de correo electrónico (remisión o alertas):
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione *03. Oirá un mensaje de confirmación que dirá si la opción ahora está activa o inactiva.
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Capítulo 6.
Configuración y modificación
del saludo
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6. Configuración y modificación del saludo
De manera predeterminada, cuando alguien llama al buzón de correo de voz, el sistema reproduce un saludo genérico.
Pero si lo desea, usted puede grabar un saludo personalizado.
· Usted puede escuchar el saludo personalizado cada vez que lo desee. Para obtener más información, consulte
Reproducción del saludo 24 .
· También puede cambiar el saludo todas las veces que quiera. Para obtener más información, consulte Cambio del
saludo 26 .
· Además, puede configurar el saludo para que se reproduzca continuamente. Para obtener más información,
consulte Configuración de la reproducción continua del saludo 25 .
· Asimismo, puede grabar un saludo para los buzones de los grupos de búsqueda. Para obtener más información,
consulte Cambio de saludos para grupos de búsqueda 27 .
6.1 Reproducción del saludo
El saludo personalizado se puede escuchar y (en caso de ser necesario) modificar en cualquier momento.
Para escuchar el saludo:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 3 , la opción correspondiente a los saludos.
3. Presione 1. Esta opción también permite oír el mensaje predeterminado o el que esté grabado actualmente.
Después de grabar un mensaje nuevo, puede escucharlo y decidir si desea grabarlo de nuevo o guardarlo. Para
obtener más información, consulte Cambio del saludo 26 o Guardado del saludo 24 .
Para regresar al menú anterior:
1. Presione 8.
6.2 Guardado del saludo
Cuando esté satisfecho con el saludo, puede guardarlo como está o configurarlo además para que se reproduzca de
manera continua. Para obtener más información, consulte Configuración de la reproducción continua del saludo 25 .
Para guardar el saludo:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Haga al mensaje los cambios necesarios. Para obtener más información, consulte Cambio del saludo
26
.
3. Presione 3. El sistema reproducirá una confirmación de que la modificación fue guardada.
· Si usted cuelga antes de presionar 3, el sistema usará el saludo que estaba activo antes.
Para regresar al menú anterior:
1. Presione 8.
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Configuración y modificación del saludo: Configuración de la reproducción continua del saludo
6.3 Configuración de la reproducción continua del saludo
El saludo personal se puede configurar para que se reproduzca continuamente. En tal caso, la persona que llama no podrá
dejar un mensaje ni presionar 0 para ser derivado al número de recepción, si se configuró dicho número.
Importante: si activa esta opción y más tarde desea desactivar la reproducción continua del saludo, grabe un nuevo
mensaje. Consulte Desactivación de la reproducción continua del saludo 25 .
Para configurar la reproducción continua del saludo:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 3 , la opción correspondiente a los saludos.
3. Presione 4. El sistema reproducirá una confirmación de que la modificación fue guardada.
Para regresar al menú anterior:
1. Presione 8.
6.4 Desactivación de la reproducción continua del saludo
Si configuró la reproducción continua del saludo y quiere desactivarla, siga estas instrucciones:
Para desactivar la reproducción continua del saludo:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 3 , la opción correspondiente a los saludos.
3. Presione 2 para modificar el mensaje.
4. Grabe el mensaje después del tono.
5. Presione 2 cuando haya terminado de grabar el saludo. A continuación, puede presionar 1 para oír el mensaje
nuevo.
6. Presione 3 para guardar el mensaje sin reproducción continua. El sistema reproducirá una confirmación de que la
modificación fue guardada.
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6.5 Cambio del saludo
Usted puede cambiar el saludo personalizado cada vez que lo desee. Si usted elige dar a las personas que llamen a su
buzón alguna opción de transferencia 32 a números de cobertura, debe grabar un saludo que explique las opciones de
transferencia disponibles.
Precaución
· Si cambia el saludo del sistema por uno personalizado, para volver a usar el saludo del sistema necesitará la ayuda
del administrador del sistema.
Para cambiar el saludo:
1. Inicie sesión en su buzón de correo.
2. Presione 3 , la opción correspondiente a los saludos.
3. Presione 2 para cambiar el saludo.
4. Grabe el mensaje después del tono.
· La grabación debe durar 3 segundos como mínimo.
5. Presione 2 cuando haya terminado de grabar el saludo. A continuación, puede presionar 1 para oír el mensaje
nuevo.
6. Presione 3 para activar el mensaje. Si no desea usar la nueva grabación, puede grabar otra vez o colgar el teléfono
para seguir usando el mensaje que estaba activo antes.
7. Decida si desea hacer otros cambios o guardar el nuevo saludo. Para obtener más información, consulte Guardado
del saludo 24 o Configuración de la reproducción continua del saludo 25 .
Para regresar al menú anterior:
1. Presione 8.
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Configuración y modificación del saludo: Cambio del saludo
6.6 Cambio de saludos para grupos de búsqueda
El administrador de sistema puede configurar un método para que los usuarios puedan iniciar sesión en el buzón de un
grupo de búsqueda. Además del saludo estándar, también los saludos de los grupos de búsqueda se pueden configurar.
Para cambiar los saludos de los grupos de búsqueda:
1. Inicie sesión en el buzón del grupo de búsqueda. El método exacto depende de la opción que haya configurado el
administrador de sistema.
2. Presione 3 , la opción correspondiente a los saludos.
3. Seleccione el tipo de saludo que grabará:
· Saludo estándar:Presione 1.
Este saludo se usa cuando el grupo de búsqueda está en servicio pero todos sus miembros disponibles están
ocupados o sin respuesta.
· Saludo de fuera de horario: Presione 2.
Este saludo se usa cuando el grupo de búsqueda está de servicio nocturno, fuera de servicio o fuera de horario.
· Saludo para llamadas en cola: Presione 3.
El sistema reproducirá este saludo cuando el interlocutor haya estado cierta cantidad de tiempo esperando
respuesta.
· Saludo de "todavía en cola": Presione 4.
Si 20 segundos después de oír el saludo para llamadas en cola el interlocutor sigue esperando respuesta, se
reproducirá el saludo de "todavía en cola", y se repetirá cada 20 segundos.
4. Una vez seleccionado el tipo de saludo que grabará, puede elegir las opciones siguientes:
· Para oír la grabación:Presione 1.
· Para grabar un nuevo saludo: Presione 2.
El sistema le pedirá que presione 2 otra vez cuando haya terminado de grabar. A continuación, volverá al
menú para oír, grabar o guardar el mensaje. La grabación debe durar 3 segundos como mínimo.
· Para guardar la nueva grabación:Presione 3.
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Capítulo 7.
Administración del buzón
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7. Administración del buzón
En ocasiones puede ser útil configurar el sistema de modo que no transfiera las llamadas al buzón cuando la línea está
ocupada o no se atiende la llamada. Para ello, puede desactivar el correo de voz y volver a activarlo cuando lo necesite.
Para obtener más información, consulte Activación e inactivación del correo de voz 30 .
El administrador del sistema puede configurar que cuando una llamada se transfiera al correo de voz, el interlocutor
pueda transferir la llamada a otra extensión 32 , por ejemplo a la recepción.
De manera predeterminada, el sistema de correo de voz avisa que hay mensajes haciendo sonar un timbre en el teléfono
la próxima vez que usted termine una llamada y vuelva a colgar el auricular. Usted puede elegir si quiere activar o
desactivar este timbre opcional. Para obtener más información, consulte Activación e inactivación del timbre de correo de
voz 30 .
7.1 Activación e inactivación del correo de voz
Cuando el correo de voz está desactivado, el sistema no transfiere las llamadas al buzón si la línea está ocupada o no se
atiende la llamada. Pero esta opción no impide que otros usuarios de buzones remitan mensajes a su buzón.
Para activar o desactivar el correo de voz:
· Marque *18 (activar) o *19 (desactivar). Sonarán dos tonos de confirmación.
7.2 Activación e inactivación del timbre de correo de voz
Cuando el timbre del correo de voz está activado, el teléfono suena al terminar una llamada y colgar el auricular (a menos
que haya otra llamada en espera). El sistema hace sonar el teléfono y, cuando usted responde, le pide que inicie sesión en
el buzón. Esta opción se puede activar o desactivar.
Para activar o desactivar el timbre del correo de voz.
· Marque *48 (activar) o *49 (desactivar). Sonarán dos tonos de confirmación.
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Capítulo 8.
Opciones disponibles al
llamar al buzón
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8. Opciones disponibles al llamar al buzón
Al llamar a un buzón de mensajes, puede utilizar las opciones que se indican a continuación. También pueden usar estas
opciones las personas que llamen y sean transferidas al buzón.
· Omitir el saludo del buzón
32
· Transferir a un número de cobertura 32
Presione una tecla para lograr la transferencia a un número de cobertura, por ejemplo a recepción. Para que esta
opción esté disponible, el administrador de sistema debe configurar el número de recepción que se usará con el
correo de voz.
8.1 Omisión del saludo del buzón
Cuando se llama a una extensión y la llamada se transfiere al correo de voz, se puede omitir el saludo y avanzar
directamente al tono que indica cuándo dejar un mensaje.
Para omitir el saludo del buzón:
· Marque el número de la extensión.
· Tan pronto como se responda la llamada, presione 2 para omitir el saludo. A continuación se oirá el tono que indica
que ya se puede guardar el mensaje.
8.2 Transferencia a un número de cobertura
El buzón se puede configurar de modo que las personas que llamen puedan transferir la llamada a otro número mientras
oyen el saludo del buzón. Para ello, deberán presionar 0. IP Office 5.0+ también permite añadir números de transferencia
adicionales a los que el usuario accederá presionando 2 ó 3.
Los números a los que se transfieren las llamadas puede configurarlos el administrador del sistema. Además, si usted
también usa IP Office Phone Manager puede configurar personalmente los números de destino de las transferencias.
Si configura números de destino de transferencia, debería mencionarlos en el saludo del buzón
24
.
Si el destino al que se transfiere la llamada no responde y se activa el correo de voz, se volverá al buzón original.
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Capítulo 9.
Voz visual
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9. Voz visual
La función de voz visual permite acceder al buzón de correo de voz con el menú en pantalla del teléfono, en vez de seguir
indicaciones habladas.
Para usar esta función, el administrador del sistema debe añadir al teléfono el botón correspondiente o asignar el botón
de MENSAJES al uso de la voz visual.
· La función de voz visual es compatible con la mayoría de los teléfonos de escritorio de Avaya compatibles con IP
Office, siempre que cuenten con una pantalla apropiada. En otros teléfonos, el botón se puede usar para acceder al
buzón con indicaciones habladas y para transferir la llamada directamente al correo de voz.
· En los teléfonos T3, el botón de Voz visual transfiere directamente a la función Escuchar de esta modalidad. Para
acceder a toda la gama de funciones de voz visual, use Menú > Configuración > Configuración de correo de
voz.
Controles de voz visual
La disposición de las opciones en pantalla varía según el tipo de teléfono y el tamaño de pantalla.
· Escuchar
Acceda a su propio buzón de correo de voz. Al presionarlo, la pantalla mostrará el número de mensajes Nuevos,
Antiguos y Guardados. Seleccione una de esas opciones para comenzar a reproducir los mensajes de esa
categoría. Use las siguientes opciones
· Escuchar
Reproducir el mensaje.
· Guardar
Marcar el mensaje como mensaje guardado.
· Pausa
Realizar una pausa en la
reproducción del mensaje.
· Llamar
Llamar al remitente del mensaje si hay un ID del mismo disponible.
· Eliminar
Eliminar el mensaje.
· Copiar
Copiar el mensaje en otro buzón de correo. Cuando se presione,
aparecerá una serie de opciones adicionales.
· Mensaje
Grabar y enviar un mensaje de correo de voz a otro u otros buzones de correo.
· Saludo
Cambiar el saludo principal usado para las personas que llaman a su buzón de correo. Si no se ha grabado ningún
saludo se usa el saludo predeterminado del buzón de corrreo del sistema.
· CEmail
Esta opción solamente aparece si en la configuración de IP Office se indicó una dirección de email para usarla con el
correo de voz. Este control permite ver y cambiar el modo usado actualmente de correo electrónico de correo de
voz por nuevos mensajes recibidos por su buzón de correo de voz. Use Cambiar para cambiar el modo
selecciondo. Presione Hecho cuando aparezca el modo requerido. Los modos posibles son:
· Contraseña
Cambiar la contraseña del buzón de correo de voz. Para ello se requiere el ingreso de la contraseña existente.
· Correo de voz
Activar y desactivar la cobertura de correo de voz.
Uso del botón de voz visual para transferencia de correo de voz
Si lo presiona mientras tiene una llamada conectada, el botón MENSAJE permite el ingreso de un número de extensión
para la transferencia directa al buzón de voz de la llamada conectada.
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Índice
R
Índice
A
Acceso remoto 8
C
Cambiar
Activación y desactivación de la remisión de mensajes
20
Activación/desactivación del correo de voz 10, 30
Activación/desactivación del timbre de correo de voz
10, 30
Código
Acceso al buzón 8
Código de acceso
Configuración 8
Inicio de sesión sin 7, 8
Códigos de acceso predeterminados 11
Correo electrónico
Activación/desactivación de notificaciones 10
Alertas 18, 22
Opciones 22
Remisión de mensaje de voz a 18, 19, 22
E
Eliminación
Mensaje actual 10
Mensajes 10, 16
Encabezado
Remisión de mensaje con
10
G
Grabado/predeterminado 26
Guardado de mensajes 15
L
Lista de mensajes guardados
Remisión de mensajes a 19
M
Mensaje
Activar y desactivar la remisión
Eliminación 16
Mensaje actual
Eliminación 10
Guardar 10
Mensajes antiguos 15
Detención 25
Mensajes guardados 15
Mensajes nuevos 15
20
Reenviar
A otra extensión 10, 18
Al correo electrónico 10
Con encabezado añadido 10, 19
Mensajes 18
Mensajes a la lista de mensajes guardados
Regreso de llamada al remitente 10
Repetición del mensaje anterior 10
Repetir último mensaje 10
Reproducción 14
Mensajes antiguos 7
Mensajes guardados 7
Mensajes nuevos 15
Saludo 10, 24
Reproducir
Mensajes antiguos 10
Mensajes guardados 10
Retroceder 10
19
S
Saludo
Cambio 24, 26
En cola 10
En servicio 27
Estándar 27
Fuera de horario 10
Grabar 10
Guardar 24
Guardar nuevo 10
Normal 10
Omisión 32
Reproducción 10
Reproducción continua 10
Saludo de horas 27
Servicio nocturno 27
Todavía en cola 27
Saludo del buzón
Omisión 32
Saludo para llamadas en cola 27
Saludos para grupos de búsqueda 27
T
Timbrado 10
U
Ubicación de confianza 8
N
Número de recepción 32
O
Omisión
Código 8
Desde la extensión propia 7
Desde otra ubicación 8
Desde una ubicación de confianza 8
Mensaje de voz 10
Opciones para la persona que llama 32
Saludo 32
Saludo del buzón 32
Opciones
Disponibles al llamar al buzón 32
Opciones para la persona que llama 32
P
Predeterminado
Códigos de acceso
11
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Las cifras de rendimiento y los datos mencionados en este documento son los
habituales y deberán ser confirmados específicamente y por escrito por Avaya
antes de que puedan aplicarse a cualquier pedido o contrato concreto. La
empresa se reserva el derecho a alterar o corregir las especificaciones
indicadas. La publicación de la información contenida en este documento no
implica la libertad de patente o de otros derechos de protección de Avaya o
terceros.
Todas las marcas comerciales identificadas con los símbolos ® o ™ son marcas
comerciales registradas o marcas comerciales, respectivamente, de Avaya Inc.
El resto de las marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios.
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