Ayuntamiento de Daganzo

Caso de Éxito
Ayuntamiento
de Daganzo
Soluciones:
Gestión de Nóminas y RR.HH.
Gestión documental
Administración electrónica
Portal del Empleado y del Ciudadano
Gestión económico-financiera
Gestión patrimonial
Padrón Municipal de Habitantes
Daganzo es una localidad situada en la
Comunidad de Madrid, cuya actividad
económica se ha basado tradicionalmente
en la agricultura aunque el desarrollo
del municipio trajo la creación de dos
polígonos industriales. Estos dos sectores
conforman actualmente la principal riqueza
del municipio.
En el aspecto demográfico, recientemente
se han superado los 10.000 habitantes
censados, y muchos de sus vecinos
han elegido Daganzo para vivir por la
tranquilidad de un pueblo pequeño con
excelentes servicios y cercano a la capital,
donde muchos de ellos trabajan.
Buscábamos solvencia
técnica y económica que
garantizara la continuidad del
producto implantado a medio
y largo plazo
Necesidades
detectadas
Hacía tiempo que existía la inquietud por
utilizar herramientas electrónicas para la
gestión municipal. Se decidió ir implantando
soluciones de diferentes proveedores para
las distintas áreas, que respondían a las
necesidades administrativas pero que no
permitían integración entre ellas, lo que
conllevaba un tratamiento manual de muchas
tareas interdepartamentales.
El impulso que se dio a la administración
electrónica tras aprobarse la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrónico de
los ciudadanos a los Servicios Públicos,
trajo nuevos retos y la necesidad de dar una
vuelta más a la tuerca de los sistemas de
información. El inicio de la búsqueda de una
administración electrónica propició algunos
errores en las tomas de decisiones, que se
pudieron subsanar. Gracias al aprendizaje, el
Ayuntamiento eligió a Aytos como el mejor
proveedor posible para cumplir los objetivos
que se perseguían.
Como explica Alejandro Cristóbal, Responsable
de Informática del Ayuntamiento de Daganzo,
“para acometer este proyecto creamos
un equipo de trabajo multidisciplinar, muy
motivado con el reto de la e-administración y
establecimos criterios que diferenciamos a
nivel funcional y a nivel sistemas/soporte”.
Existía además la necesidad de cumplir la Ley
11/2007, por la cual el portal del ciudadano
debía integrarse con el gestor documental
y de expedientes, y que tuviera continuidad
con los procesos internos de tramitación
(frontoffice del ciudadano integrado con el
backoffice de los trabajadores municipales).
El Ayuntamiento necesitaba una solución
con aplicaciones para los diferentes
departamentos, Registro, RR.HH., Secretaría,
Contabilidad, Intervención, etc., y que se
pudiera utilizar la firma digital con circuito
de aprobación y un alto nivel de integración
entre ellas.
En cuanto a las necesidades técnicas en
la elección del proveedor, “se buscaba
solvencia técnica y económica que
garantizara la continuidad del producto
implantado a medio y largo plazo; un
helpdesk para ayudar a nuestros usuarios
y técnicos a resolver los problemas que
pudieran surgir, tanto en la implantación
como en el desarrollo de la aplicación y
que aportara Know How; y un equipo de
desarrollo que liberara a la Administración
Local del problema que suponía la adopción
de cambios en legislación y normativas; y
que tuviera presencia en la Administración
Local”.
Administración electrónica
global y óptima: éxito en la
gestión de recursos humanos,
en trámites internos y al servicio
de los ciudadanos
La relación cliente-proveedor
es algo más que un mero
nivel de soporte: han
primado las soluciones, se
ha aportado conocimiento
y recursos, y se han recibido
y atendido muy bien las
propuestas y sugerencias
de mejora
Fases y duración del
proyecto
En año 2010, las áreas de contabilidad,
intervención y RR.HH. del Ayuntamiento
tomaron la decisión de cambiar sus
aplicaciones, decantándose por las soluciones
de Aytos: SicalWin para la gestión económica,
financiera y presupuestaria; y Sigep, para la
gestión de los RR.HH.
Paralelamente se trabajaba en la idea de una
aplicación que diera una solución integral
a todas las necesidades del Ayuntamiento.
El equipo que realizaba este proyecto optó
por un desarrollo a medida partiendo desde
cero, sin evaluar realmente la complejidad de
las necesidades, y esto supuso un fracaso.
“Afortunadamente se formó un nuevo equipo
con experiencia en proyectos y estableció
nuevos criterios que llevaron a la elección
de Aytos como mejor solución para las
necesidades planteadas”. Durante 2011, se
preparó la infraestructura técnica necesaria,
se instalaron y configuraron las aplicaciones,
se migraron datos y se dio la formación a los
usuarios.
El ejercicio 2012 se comenzó con el
nuevo sistema, que inicialmente incluía
Padrón Municipal de Habitantes, Registro
Electrónico, Portal del Ciudadano, Gestor
Documental (FirmaDoc) y Gestor de
Expedientes (FirmaDoc BPM), que se
integraron con las soluciones ya existentes
SicalWin y Sigep.
“Los inicios fueron duros pero estables, ya
que se programó un arranque de mínimos
en cuanto a parametrización con la idea de ir
desarrollando y optimizando las aplicaciones”
comenta Paz García, experta en Gestión
Municipal.
Javier Botella, técnico informático del
Ayuntamiento, recuerda cómo se trabajó
en la mejora de la plataforma de servidores,
bases de datos, antivirus, virtualización
y, en general, redimensionamiento de los
recursos. Fueron necesarios cambios en el
organigrama de la aplicación, se depuraron
permisos y se realizaron muchas acciones
orientadas a obtener el máximo rendimiento
de las aplicaciones para ganar en agilidad
interna de los equipos de trabajo. También
se empezó a utilizar la solución de Gestión
de Activos. Pasado el primer semestre y
una vez superada la fase inicial, se empezó
a desarrollar el verdadero potencial de
la solución, por la adaptación de los
usuarios, los sistemas y la optimización de
configuraciones.
Además, se desarrollaron los primeros
procedimientos en automático, gracias a los
procesos de BPM que se fueron creando. En
mayo de 2013 se puso en marcha el Portal
del Empleado, integrado con FirmaDoc e
incluyendo circuito de firma digital para la
aprobación de permisos.
El Portal del Empleado ha
supuesto un enorme ahorro
de tiempo, tanto para los
responsables del área de
RR.HH. como para los
empleados del Ayuntamiento
Beneficios y mejoras
Desde su puesta en marcha, se han
alcanzado en gran medida los objetivos
planteados al principio, mejorando los flujos de
trabajo, aprovechando sinergias y eliminando
duplicidad de tareas, teniendo mayor control
sobre los documentos y la información,
reduciendo tiempos de gestión y disminuyendo
el consumo recursos materiales y personales,
y por tanto el gasto. “Las ventajas y ahorros
se cuantifican tanto a nivel interno para el
Ayuntamiento como para los vecinos, que
se benefician de una mejor gestión de sus
asuntos y de la posibilidad de interactuar con
esta Administración de manera electrónica”
explica el Responsable de informática del
Ayuntamiento.
“El modelo de relación cliente-proveedor
durante estos años ha estado basado en la
cordialidad y la ayuda mutua. Se trata de algo
más que un mero nivel de soporte, donde
han primado las soluciones por encima de
los problemas, se ha aportado conocimiento
y recursos por parte del proveedor y se han
transmitido propuestas y mejoras desde el
cliente que han sido siempre bien recibidas
y atendidas”, aspecto en el que coincide el
Departamento de Informática.
Para Rafael Sáez, Interventor del Ayuntamiento,
“las aplicaciones de Aytos han supuesto un
auténtico cambio en la forma de trabajar en
el Ayuntamiento. Ahora el tiempo se emplea
trabajando y dando soluciones rápidas a los
vecinos y demás “clientes”: ya no se pierde
tiempo buscando papeles y persiguiendo
firmas.
Y la calidad de la tramitación administrativa
va aumentando progresivamente, conforme
se avanza en la configuración de procesos
y en el establecimiento de plantillas de
documentos. El margen de mejora todavía
sigue siendo muy amplio en la búsqueda de
la excelencia, pero ya se puede hablar de un
verdadero caso de éxito”.
FirmaDoc y FirmaDoc BPM han logrado
hacer realidad la administración electrónica,
agilizando trámites, organizando expedientes
y documentos y mejorando el día a día de
la entidad. Lidia Duarte, del Área Jurídica
del Ayuntamiento, explica que “la aplicación
FirmaDoc me ha facilitado bastante la
forma de trabajar, ya que ha supuesto
la digitalización total del trabajo diario,
incluidas las firmas de todo el personal,
y la automatización de todos los pasos a
realizar dentro de un expediente mediante
procesos creados, teniendo en todo
momento todos los expedientes controlados
(muy importante, por ejemplo, en los
casos de sustituciones por vacaciones de
compañeros, ya que el trabajo sigue adelante
sin necesidad de la presencia de la persona
que habitualmente lo hace). Por supuesto
la inclusión de plantillas ha hecho disminuir
muchísimo el tiempo empleado para finalizar
un expediente, como es mi caso en el que
tengo muchísimos pasos que dar dentro del
mismo. Concretamente para mi área y mis
expedientes ha sido una gran evolución”.
El uso de Sigep para la gestión
de Nóminas y RR.HH.
ha minimizado errores, agilizado
los procedimientos y mejorado
el servicio interno
Planes de futuro
Paloma Pascual, del Área de Empleo,
Consumo, Comercio e Industria del
Ayuntamiento, coincide en su opinión con
Lidia Duarte: “la utilización del sistema de
administración FirmaDoc me ha supuesto
no tener que buscar físicamente en papel
los expedientes de consumo sino que puedo
ver directamente desde la aplicación cada
uno de los documentos que contiene el
expediente: situación en la que se encuentra,
últimas actuaciones, etc.”.
Así mismo, confirma los beneficios aportados
por las soluciones de Aytos: “la utilización del
Portal del Empleado ha supuesto un enorme
ahorro de tiempo al no tener que bajar al
Ayuntamiento a registrar y/o consultar cualquier
situación laboral. Me permite realizar cualquier
gestión personal o disponer de cualquier
información en todo momento, incluso fuera
del horario laboral, desde petición de días,
comunicaciones de baja hasta disponer de
certificados de IRPF”. “Ha sido maravilloso
el avance –confirma Lidia Duarte- ya que es
la primera vez que se implanta de manera
electrónica un lugar donde los empleados
podemos acceder a nuestro expediente
personal directamente, pudiendo consultar y
solicitar cualquier asunto, permiso, certificado,
etc. y desde cualquier lugar y hora, no siendo
necesario encontrarse en el puesto de trabajo
para ello”.
Por su parte, José María Rueda, responsable
de Recursos Humanos y Compras, indica que
“los procesos de ejecución de las nóminas son
mucho más racionales: antes se realizaban a
través de cuadros mensuales en Excel con
las incidencias, altas y bajas, gratificaciones,
complementos, etc. que se enviaban a la
gestoría, que a su vez volvía a introducir
estos datos en su aplicación. Actualmente
sólo se teclea una vez para introducirlos en
Sigep. La elaboración de contratos también
ha mejorado sustancialmente ya que permite
tener parametrizados los distintos tipos
e incluso editarlos por tandas de fechas
de contratación. Al integrarse Sigep con
FirmaDoc y el Portal del Empleado, el control
de días libres de disposición y vacaciones
se tramitan directamente desde la petición
del usuario al programa documental y una
vez tramitados vuelven a Sigep para su
contabilización y control, lo que también
minimiza errores”.
El responsable de Informática del
Ayuntamiento concluye señalando que “como
podemos comprobar continuamente, las
distintas Administraciones están impulsando
la e-administración a todos los niveles.
Trabajar con soluciones de este tipo te da
las garantías y la tranquilidad de asumir los
nuevos retos planteados de una forma no
traumática. Todavía en esta fase, estamos a
punto de implantar el Portal del Proveedor,
en consonancia con los requisitos de la
e-facturación que son exigidos por otras
administraciones. La evolución de la solución
pasará por explotar las posibilidades del
software, desarrollando procesos de BPM que
permitan la automatización de procedimientos
y consiguiendo mejor integración entre los
módulos de los diferentes departamentos”.
Las ventajas y ahorros se
cuantifican tanto a nivel
interno para el Ayuntamiento
como para los vecinos de
Daganzo
Caso de Éxito
Ayuntamiento
de Daganzo
Perfil del Cliente
Situación
Soluciones
Beneficios
Daganzo de Arriba es una Villa
ubicada en el noreste de Madrid,
a veintisiete kilómetros de la
capital, en la campiña baja del río
Henares y cuenta con un término
municipal de 4.325 hectáreas.
Hacía tiempo que existía la
inquietud por utilizar herramientas
electrónicas para la gestión
municipal.
Se
decidió
ir
implantando
soluciones
de
diferentes proveedores para las
distintas áreas, que respondían
a las necesidades administrativas
pero que no permitían integración
entre ellas, lo que conllevaba un
tratamiento manual de muchas
tareas interdepartamentales. Por
ello, el Ayuntamiento de Daganzo
recurrió a Aytos en busca de
soluciones que tuvieran sencilla
integración y optimizasen el
trabajo de las diferentes áreas de
la entidad.
•Gestión económico-financiera:
SicalWin
•Gestión de Nóminas y RR.HH.:
Sigep-RRHH y Sigep-Nom
•Gestión documental, firma
electrónica reconocida y
gestión de procedimientos:
FirmaDoc BPM
•Padrón Municipal
de Habitantes
•Registro electrónico
•Portal del Ciudadano
•Portal del Empleado
•[email protected]
El Ayuntamiento ha mejorado los
flujos de trabajo, aprovechando
sinergias y eliminando duplicidad
de tareas. Tiene ahora un mayor
control sobre los documentos
y la información, con la reducción
de los tiempos de gestión y la
disminución del consumo de
recursos materiales y personales,
y por tanto del gasto.
Los orígenes del municipio
datan del siglo XII y su nombre
fue inmortalizado por Miguel
de Cervantes en el año 1615.
En esta época, el escritor tomó
la personalidad de algunos
habitantes de la villa de Daganzo
para dar vida a los personales
de uno de sus entremeses: La
Elección de los Alcaldes de
Daganzo.
Sigep-RRHH y Sigep-Nom, se integra con:
•Sigep-Nom y Sigep-RRHH se complementan
•Portal del Empleado
•Gestión económico-financiera SicalWin
•Gestión documental, firma electrónica reconocida y
gestión de procedimientos FirmaDoc y FirmaDoc BPM
Portal del Empleado se integra con:
•Gestión de personal, nóminas y RR.HH., Sigep-Nom
y Sigep RRHH
•Gestión documental, firma electrónica reconocida y
gestión de expedientes electrónicos, FirmaDoc BPM
SicalWin se integra con:
•Gestión de subvenciones
•Gestión del Patrimonio (GPA)
•Gestión de personal, nóminas y RR.HH.
•Gestión documental, firma electrónica reconocida
y gestión de procedimientos BPM
•Registro de entrada y salida de documentos
•Padrón municipal de habitantes
•Gestión de ingresos
•Gestión de facturas electrónicas
•Gestión de expedientes electrónicos
•Portal del ciudadano y del proveedor
•Aplicaciones externas a través de servicios web
•Gestión Patrimonial, GPA
Gestión documental, firma electrónica reconocida
y gestión de procedimientos FirmaDoc BPM integra
con:
•Gestión de subvenciones
•Gestión del Patrimonio (GPA)
•Gestión de personal, nóminas y RR.HH.
•Registro de entrada y salida de documentos
•Padrón municipal de habitantes
•Gestión de ingresos
•Gestión de facturas electrónicas
•Gestión de expedientes electrónicos
•Portal del ciudadano y del proveedor
•Aplicaciones externas a través de servicios web
Padrón Municipal de Habitantes se integra con:
•Portal del ciudadano
Registro electrónico se complementa con:
•Gestión documental, firma electrónica reconocida
y gestión de expedientes electrónicos: FirmaDoc
•Portal del Ciudadano
Portal del Ciudadano se integra con:
•Padrón Municipal de Habitantes
•Registro de entrada y salida
•Ingresos
•Gestión económico financiera