Stellenausschreibung Assistenz im Office Management

Stellenausschreibung
Assistenz im Office Management
Das Institut für Höhere Studien (IHS) ist ein unabhängiges, nicht gewinnorientiertes
Forschungsinstitut,
das
die
Expertise
von
ÖkonomInnen,
SoziologInnen
und
PolitikwissenschafterInnen vereint, um grundlegende Problemstellungen in Wirtschaft, Politik und
Gesellschaft zu untersuchen.
Das IHS sucht zur Unterstützung der Institutsbetreuung ab sofort eine Assistenz im Office
Management (30 Stunden/Woche, Karenzvertretung für 12 Monate), Verlängerung möglich.
In dieser Position betreuen Sie – als Teil des IHS Adminteams - die WissenschaftlerInnen mehrerer
Forschungsgruppen des IHS und fungieren als wichtige Schnittstelle zu internen und externen
Kontakten.
Ihre Kernaufgaben in dieser Position:
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Durchführung von Assistenzaufgaben im Wissenschaftsmanagement (Aufbereitung von
Informationen für Berichte, Archivierung von Verwaltungsakten, Protokollführung bei
Sitzungen)
Organisation und Planung von Veranstaltungen (Organisation Unterkunft, Eventankündigung,
Budgetüberwachung und Abrechnung)
Administrative Unterstützung für Studierende und Lehrende im Masterprogramm (u.a.
Kursdokumentation und -ergebnisse, Kursplanerstellung, Prüfungsabwicklung, Koordination
mit Partnerinstitutionen)
Aufbereitung von Content für die Website zur Außendarstellung der Forschungsprojekte und ergebnisse (Newsmeldungen)
Budgetverwaltung
Organisation und Betreuung von GastwissenschaftlerInnen
Vorbereitung von PR-Aktivitäten
Organisation und Protokollierung von Forschungsgruppen - Sitzungen und -besprechungen
Ihre Qualifikation / Ihre Eigenschaften:
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. HAK-Matura
Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise im forschungs- bzw.
universitätsnahen Bereich
Ausgewiesene Kompetenz zu selbständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Engagement
Hohe Eigenmotivation und Organisationstalent
Hervorragende Kenntnisse in Deutsch und Englisch
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office
IHS Institut für Höhere Studien – 1080 Wien, Josefstädter Straße 39 – www.ihs.ac.at
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Effizienter, genauer Arbeitsstil
Exzellentes Time Management und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
Darüber hinaus wünschenswerte Zusatzqualifikationen:
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Erfahrung mit Content Management zur Betreuung der Website und von Social Media
Erfahrung mit Prozessabläufen, Dokumentation, Formularentwicklung
Erfahrung im Umgang mit unterschiedlichen Personenkreisen aus Wissenschaft und
Forschung.
Unser Angebot:
Wir bieten Ihnen eine herausfordernde und spannende Beschäftigung in einer kollegialen,
internationalen Atmosphäre sowie flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten. Das Institut hat seinen
Sitz in zentraler Lage im 8. Bezirk in Wien und ist öffentlich gut erreichbar.
Das Mindestgehalt für die ausgeschriebene Position beträgt € 1.787,00 brutto pro Monat (14x). Je nach
konkreter Qualifikation und beruflicher Vorerfahrung ist eine höhere Bezahlung möglich.
Wenn Sie die Zukunft des IHS mitgestalten möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inkl. CV
und etwaige Nachweise über einschlägige Berufserfahrung bis 22. Juli 2016 an [email protected]
IHS Institut für Höhere Studien – 1080 Wien, Josefstädter Straße 39 – www.ihs.ac.at